Gestin tecnolgica en las organizaciones: quines deben asumir esta funcin?

Por: Sandra Fabiana Aronica y Mara Florencia Peretti. Universidad Nacional de Crdoba. Argentina

Introduccin No hay dudas de que la Tecnologa de Informacin (TI) y los Sistemas de Informacin (SI) que soporta brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite o para innovar los procesos de una organizacin y es por ello que su gestin es sumamente necesaria. La importancia estratgica y operativa de los Sistemas de Informacin en los negocios no es cuestionada. Por lo tanto existe la necesidad real de que los administradores y profesionales de negocios sepan cmo administrar esta funcin organizacional vital. En sus primeras aplicaciones, las organizaciones utilizaron los SI para automatizar tareas organizativas de ndole administrativa-contable sin considerar de forma adecuada su impacto estratgico. Sin embargo, actualmente la TI tiene que apoyar SI que permitan mejoras estratgicas y en este sentido, la organizacin debe administrar a sus recursos humanos, tareas, tecnologa, cultura y estructura de acuerdo con las interdependencias que se generan en torno a los flujos de informacin acorde a las estrategias del negocio. Los procesos de una organizacin son con frecuencia complejos e ineficientes. En muchos casos la TI se ha utilizado para hacer lo mismo de una manera ms rpida con el consecuente ahorro de costos. Pero, en los das que corren esto est cambiando y la TI no solo hace ms eficientes los procedimientos, si no que adems puede utilizarse estratgicamente como fuente de ventajas competitivas sostenibles. Qu es la gestin tecnolgica? Todo lo referente a la gestin tecnolgica se encuentra an en proceso de definiciones debido a lo reciente de las reflexiones sobre la temtica, los constantes cambios en las reglas, modelos, valores, procedimientos e instituciones requeridos para configurar la nueva lgica general de gestin empresarial en el contexto del nuevo paradigma tecno-econmico. La complejidad y velocidad de los cambios que se estn produciendo, el uso intensivo del conocimiento, la tecnologa y la innovacin como factores dominantes y responsables del xito de las empresas en el nuevo ambiente empresarial, demandan nuevas prcticas de gestin. Esta necesidad de bsqueda intencionada y sistemtica del desarrollo de innovaciones apoyadas en la tecnologa, al ritmo impuesto por la velocidad de cambios de conocimientos y del mercado, estn promoviendo la gestin tecnolgica como la funcin ms importante en la gestin empresarial, por ser ella la responsable de la gestin del recurso clave para la competitividad. (Gaynor ed., 1996)

En trminos generales los conceptos de gestin, administracin y gerencia son sinnimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la prctica se observa el trmino management traducido como administracin pero tambin como gerencia. Y en los libros clsicos se toman como sinnimos. Lo esencial de dicho concepto - administracin, gestin y gerencia - est en que los tres se refieren a un proceso de planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar como lo planteara H. Fayol al principio del siglo pasado o Koontz actualmente. Dicho esto, estamos en condiciones de definir Gestin Tecnolgica (GT) tal cual como la encontramos en el glosario de trminos de Bid-Secab-Cinda (1990): "La gestin tecnolgica es la disciplina en la que se mezclan conocimientos de ingeniera, ciencias y administracin con el fin de realizar la planeacin, el desarrollo y la implantacin de soluciones tecnolgicas que contribuyan al logro de los objetivos estratgicos y tcnicos de una organizacin". El objetivo de la gestin tecnolgica no se limita a que la empresa pueda aplicar tecnologa con xito en algunas ocasiones, sino que persigue implantar una conciencia elevada de la necesidad de administrar continuamente la tecnologa aplicada. La gestin tecnolgica es conocimiento y es prctica. Es un sistema de conocimientos y prcticas relacionados con los procesos de creacin, desarrollo, transferencia y uso de la tecnologa. Quines deben asumir la funcin tecnolgica? Podemos comenzar definiendo al Administrador de Recursos Informticos (ARI) como la persona encargada de gestionar uno o ms RI. Andreu, Ricart y Valor (1996) mencionan 4 fases por las cuales transit el rea de sistemas desde los aos 60 hasta la actualidad y de cmo fueron cambiando los responsables de la tecnologa dentro de la organizacin a medida que la misma fue cambiando su protagonismo. Nolan (1982), por su parte, desarroll la teora de que la funcin informtica transita en las organizaciones por 6 etapas de madurez. Estos enfoques nos ayudan a comprender el por qu, el como pas, el cmo se lleg a la situacin actual por la cual, tecnolgicamente hablando, transitan muchas organizaciones. Si comparamos ambos enfoques (ver Cuadro 1) obtendremos una primera aproximacin de a quin le ha correspondido gestionar la TI en los distintos momentos.

Etapas de Nolan Fases segn Andreu, Ricart y Valor Quin gestiona la TI? Etapa 1. Inicio: El SI se utiliza para Fase 1: Aparicin masiva de la Departamento de tareas de tipo operativas. Hay poca informtica por los aos 60, con Procesamiento de Datos que planificacin de los sistemas de grandes aparatos que requeran un generalmente dependa del rea

informacin. Los usuarios no son ambiente acomodado especialmente de Administracin y daba demasiado conscientes del valor de la para los mismos. Aislamiento repuesta a usuarios que tecnologa. progresivo del departamento de necesitaban automatizar sus procesamiento de datos del resto de tareas. la organizacin. El objetivo primordial de los directivos al Rol cumplido por tcnicos con incorporar la informtica a sus conocimientos administrativos empresas era la reduccin de costos limitados que daban apoyo de proceso de informacin, por ello tecnolgico a diferentes reas de las primeras aplicaciones de la organizacin. sistemas de informacin fueron la contabilidad, nmina y facturacin. Procesos puramente administrativos, que las nuevas tecnologas permitan en aquel momento hacer lo mismo de forma mucho ms eficiente y con mayor precisin Etapa 2. Expansin. Crecen las Fase 2: Expansin anrquica de las Departamento de Sistemas expectativas de los usuarios en lo aplicaciones informticas. El que ya no depende solo de relativo a las posibilidades que la TI departamento de informtica se ve Administracin) es el les brinda. Sin embargo no hay una en la necesidad de hacer frente a responsable de los SI y contina comprensin clara de sus beneficios peticiones de usuarios que cada vez asignando los recursos y y sus limitaciones. La tecnologa se son ms complejas y relacionadas prioridades a las peticiones de considera un aadido a la con el funcionamiento del negocio. las diferentes unidades organizacin y se miden poco las Entre otras razones, la funcionales (ya no usuarios necesidades reales de los que la estn incomprensin de los responsables puntuales) utilizando. El control de presupuestos de informtica de los problemas y gastos en las herramientas planteados por los usuarios, hace Rol cumplido por tcnicos con tecnolgicas es mnimo y aparecen que en muchas ocasiones no se conocimientos administrativos problemas tcnicos con el desarrollo tomen las decisiones adecuadas limitados que daban apoyo de programas. Una porcin creciente desde el punto global de la tecnolgico a diferentes reas de del esfuerzo en programacin se compaa. la organizacin. utiliza en el mantenimiento de los sistemas. Se est en un momento de crecimiento con falta de planificacin Etapa 3. Formalizacin. A medida Fase3: Las grandes inversiones y Gerencia de Sistemas. Sus que se suceden los problemas de las quejas de los usuarios que no responsabilidades han cambiado forma continua debido a la falta de ven sus necesidades cubiertas como completamente, se ha convertido planificacin de los SI hay una antes (cuando slo era automatizar en un coordinador del equipo necesidad creciente de hacer un tareas rutinarias) hacen que los interdepartamental que elabora esfuerzo por planificar. Se reorganiza responsables de la compaa el Plan de Sistemas el departamento de procesamiento de decidan afrontar el problema de los datos. Su direccin ha de justificar SI desde un punto de vista global. Este rol es cumplido por gastos y actividades de la misma A partir de este momento se tcnicos / administradores que forma que otros grandes establecen planes sistemticos de

departamentos en la organizacin. Se definicin de necesidades de dan apoyo tecnolgico a controla la proliferacin de proyectos informacin coherentes con los diferentes funciones imponiendo cargas en los objetivos estratgicos de las organizacionales (otras departamentos de los usuarios por el unidades funcionales de la gerencias) y como una gerencia desarrollo de proyectos y el uso de compaa. El Responsable de ms, surgen dentro de ella reas servicios informticos Sistemas coordina al equipo especficas, como por ejemplo: de redes, Etapa 4. Integracin. Consolidada la interdepartamental que elabora la administradores propuesta del Plan de Sistemas. administradores de bases de etapa 3, la funcin de procesamiento datos, desarrolladores de de informacin toma una nueva (analistas y Una vez aprobado el plan de software direccin. Se orienta ms hacia la soporte a obtencin de informacin sistemas por la direccin, fija los programadores), presupuestos de SI, las aplicaciones usuarios, etc., todos ellos con propiamente dicha. De forma paralela base de formacin se produce la introduccin de a desarrollar en el perodo gran presupuestario y las polticas de tecnolgica que por la inercia terminales interactivos en los departamentos de los usuarios, el asignacin a los recursos que organizacional tuvieron que sin demasiada desarrollo de una base de datos con puedan seguir a cargo del aprender planificacin conceptos bsicos presencia de tecnologas de responsable de SI. de administracin. comunicacin. Los usuarios antes controlados presupuestariamente, ahora son capaces de satisfacer su demanda de necesidades informticas. Hay un crecimiento en la demanda de aplicaciones y por tanto, un aumento considerable en la oferta y gasto para satisfacer esta demanda. A medida que tiene lugar un crecimiento rpido, el control a travs de las tecnologas resulta ineficiente. De forma particular la redundancia de datos y la duplicacin de los mismos se convierten en un problema significativo Etapa 5. Administracin de datos. La respuesta a los problemas de la etapa 4 consiste en tratar de controlar la gestin de los datos. Se pasa a considerar a los datos como insumos en el proceso de producir informacin a considerarlos un resultado, teniendo en cuenta que los datos son recursos en las empresas. Por lo tanto tienen que ser gestionados. En esta fase se desarrolla una base de datos integrada que da servicio a las necesidades organizativas. Las

aplicaciones crecen alrededor de esta base de datos. Los usuarios han de mantener una mayor integridad y uso correcto de los recursos de informacin Etapa 6. Madurez. El SI es integral, Fase 4: Es difcil obtener ventajas La Direccin o Alta para todo el funcionamiento de la competitivas sostenibles si los Gerencia es responsable por la empresa. La cartera de aplicaciones planes de TI/SI se desarrollan de gestin de la TI/SI utilizados encaja cada vez ms con las manera pasiva solamente en estratgicamente por la empresa. actividades de la organizacin. La funcin de la estrategia de la Este rol debe ser asumido por estructura de datos se convierte en un empresa y para apoyar a la misma; profesionales de la modelo de datos es necesario algo ms, integrar las Administracin con nociones posibilidades de los SI y las TI con tcnicas que comprendan la la estrategia de la empresa en el funcin tecnolgica y posean momento de formularla. Es preciso habilidades para su gestin. pasar a una situacin activa de cooperacin TI/SI-estrategia de la compaa. Fuente: elaboracin propia Como podemos observar, la gestin de la tecnologa, a la vez que fue tomando protagonismo en el interior de las organizaciones, requiri cada vez en sus responsables de capacidades de gestin adems de los conocimientos tecnolgicos. La planificacin, el diseo y la implementacin de SI no son procedimientos triviales, se debe tener en cuenta la relacin de los mismos con los dems sistemas que configuran la infraestructura de la empresa y deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa. Con el tiempo la tecnologa se fue infiltrando en los diferentes procesos de la empresa pasando a ocupar casi todos los mbitos. Hoy la TI soporta la toma de decisiones, las relaciones con externos, el negocio, su administracin. Es por eso que los usuarios se ven forzados a estudiar ms de tecnologa y los tcnicos deben conocer ms de administracin y de los negocios. La gestin de los recursos de informacin (RI) es una responsabilidad cada vez ms importante para los directivos y por lo tanto, cada vez ms inherente a los profesionales de ciencias econmicas. La informacin y el soporte tecnolgico que la contiene se deben gestionar adecuadamente para asegurar su uso eficiente buscando siempre el beneficio operativo y estratgico de la organizacin. La importancia que las TI han alcanzado es enorme. Han dejado de ser una herramienta de soporte y/o un rea accesoria para convertirse en una funcin totalmente necesaria para cualquier organizacin. Hoy en da es impensable concebir a una empresa que no use las TI para la gestin del da a da. Si bien las organizaciones han invertido mucho dinero en adecuar o adquirir la ltima tecnologa disponible, la mayora de esas inversiones no han sido evaluadas desde el punto

de vista estratgico, siendo que las decisiones se tomaron en base a recomendaciones de los informticos, por seguir la tendencia de la ltima tecnologa o por razones que poco tienen que ver con la adecuacin a las necesidades estratgicas de la empresa, ecuaciones financieras o anlisis de costo/beneficio relativas al negocio que las mismas tecnologas estn atendiendo. Prez Moya (1997) expresa que la gestin estratgica de la tecnologa es el proceso de convergencias de la tecnologa con las dems funciones de la empresa para lograr la gestin estratgica del negocio. En la gestin estratgica del negocio, la gestin de la tecnologa, al igual que la gestin de las otras funciones, tiene como objetivo bsico la utilizacin ptima de los recursos internos y externos para alcanzar la mxima contribucin a los objetivos del negocio. El principal desafo entonces para quien administre la funcin tecnolgica es alinear la TI con las necesidades del negocio de manera eficiente. La razn por la cual las TI deben ser gestionadas en forma alineada con las estrategias del negocio como cualquier otra funcin perteneciente a la organizacin, es principalmente su capacidad para generar y/o sustentar ventajas competitivas. Pero para ello, se debe ir ms all del modelo actual que limita sus funciones a la mera automatizacin de procesos y al control de costes. Por el contrario, la gestin tecnolgica debe orientarse a generar valor y adoptar una posicin transversal en la organizacin centrndose en la transformacin de los procesos de negocio. La gestin de tecnologa no es absolutamente un asunto tecnolgico sino un proceso de negocios que va ms all de la ciencia y la ingeniera, que incide en cada uno de los aspectos de las prcticas de negocios de una organizacin y que integra los diversos aspectos de negocios que se necesitan para desarrollar ventajas competitivas. (Gaynor, 1999) La gestin tecnolgica se encuentra inmersa dentro de todas las reas de la organizacin e interviene en todas sus funciones. Sin embargo, no se requiere crear un departamento de GT o el cargo de gerente de tecnologa dentro de la empresa, an cuando es imprescindible la adecuada comprensin y administracin de la TI para que proporcione los efectos esperados. Para conseguir una integracin real entre TI/SI y estrategia de negocio es necesario que el propio proceso de formulacin de la estrategia de negocio incorpore ingredientes de TI/SI de la misma forma que lo hace con otras funciones comercial, produccin, control,.. (Andreu, Ricart y Valor, 1996) Esto sin duda se convierte en un desafo para el cual los profesionales en ciencias econmicas se encuentran mejor posicionados a la hora de afrontarlo que aquellos profesionales que tienen una marcada formacin tecnolgica pero que no pueden integrar fcilmente una visin holstica de las necesidades organizacionales. Conclusiones

La concurrencia de oportunidades que se presenta ante la disponibilidad tecnolgica y las mejores prcticas de administracin en el campo de la estrategia, permiten a las organizaciones obtener resultados, que hasta hace poco podan verse como utpicos. El conocimiento y la tecnologa estn al alcance de todas las organizaciones, en realidad lo que hace falta es voluntad para atreverse a cambiar En esencia, lo que ayuda a una empresa a competir en mejores condiciones no es la tecnologa por s misma, sino la capacidad para gestionarla en beneficio del negocio frente a los competidores y en armona con el resto de sus funciones estratgicas. Gestionar la TI requiere un proceso de planificacin paralelo que forma a su vez parte de la planificacin estratgica, tctica y operativa de la organizacin. Es claro que los esfuerzos deben ser orientados principalmente hacia dotar y fortalecer a los profesionales en ciencias econmicas de las capacidades necesarias para aprehender y aplicar la TI no como un simple apoyo para la empresa, sino como una funcin organizacional vital necesaria para el desarrollo de su profesin. Es as que los mismos debern actualizar su visin estratgica en funcin de la nueva realidad; debern mejorar sus habilidades tcnicas, administrativas y de negocios para comprender y adaptarse al nuevo rol de las TI y a la necesidad de su gestin, al igual que en las otras funciones comprendidas en las organizaciones actuales. Utilizar estratgicamente la TI para mejorar las organizaciones, adems de ser una oportunidad profesional, es tambin una oportunidad que se debera incluir en la currcula de los estudiantes en Ciencias Econmicas, especialmente en la de los futuros administradores. La formacin hoy comnmente establecida en esta rea de conocimiento se encuentra mayormente ligada a la Ingeniera en Sistemas y menos relacionada con el proceso organizacional de planeacin, organizacin, direccin y control del conjunto de recursos tecnolgicos que sirven de plataforma al manejo estratgico de la informacin en una organizacin. Desde la perspectiva empresarial, la desatencin curricular acadmica de estos aspectos genera perjuicios para las organizaciones, pues sumidas en mayor o menor grado en este fenmeno, no encuentran perfiles profesionales que atiendan especficamente dicha problemtica. Esto no quiere decir que en general la calidad de los profesionales actuales de TI sea deficiente, sino que en la formacin universitaria actual los futuros profesionales no desarrollan competencias administrativas informticas a nivel organizacional que les sern indispensables para gestionar la funcin tecnolgica de las organizaciones adecuadamente. Es por ello que estamos convencidas de que el mayor desafo ser que los profesionales en ciencias econmicas adviertan la inminente necesidad que tienen las organizaciones de alinear las estrategias tecnolgica y global y que reconozcan que la TI es un tema que les pertenece. Para esto debern abordar a la funcin tecnolgica como tal, es decir, como un tema que les compete ampliamente y para el que no existe profesional que est mejor preparado que ellos, ya que conocen el negocio en forma integral y por lo tanto tienen la capacidad de ser reales agentes de cambio llevando a cabo una mejor GT y agregando valor al negocio.

Obviamente que esto no significa que se deba prescindir del resto de especialistas en TI, sino todo lo contrario, para gestionar adecuadamente la TI es necesario coordinar todos los recursos, conocimientos y potencialidades como una funcin estratgica ms de la organizacin que merece ser tomada en consideracin como tal.