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Servicio Nacional de Aprendizaje SENA REGIONAL SANTANDER OBSERVATORIO TECNOLOGICO ISO9001:2008 MDULO V.

AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD


Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Marzo 8 de 2009

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TALLER SEMANA 3

TALLER SEMANA 3. Cmo se llevan a cabo las auditoras internas?


APRENDIZ: EMAIL: FECHA: CODIGO CURSO: 319351 EDY JOHANNA CONTRERAS JULIO Ejcontreras3@misena.edu.co

Resultado de Aprendizaje del Taller: Conceptualizar y aplicar los conceptos y principios estudiados en los documentos sugeridos en la semana 3. Ponderacin: Este taller tiene un valor de 60 puntos. El taller debe ser enviado al Tutor por el link ACTIVIDADES en el enlace ver/completar actividad. Taller a desarrollar:

Como se llevan a cabo las Auditorias Internas?


GUIA PARA LA ELABORACIN Por lo general, un equipo de dos o ms personas que trabajan fuera del rea auditada llevan a cabo la auditora. Las auditorias tienen una agenda especfica y se concentran en un procedimiento o proceso especifico, no en una persona. La metodologa general para la realizacin de una auditoria es la siguiente: 1. Se selecciona el procedimiento o proceso a auditar. 2. Se determina quienes formarn parte del equipo auditor. 3. Se realiza la notificacin del objetivo y tema de la auditoria a la persona responsable del rea que se auditar y se establece la fecha, sitio y hora oportuna de realizacin de la misma para ambas partes. 4. Se revisa y analiza con mucho cuidado el procedimiento operativo o el procedimiento del proceso a auditar, con base en estos documentos se realizar una lista de verificacin para aplicar en el momento de la auditoria. 5. Se ejecuta la auditoria con la persona del rea encargada como gua. 6. Se comentan los hallazgos encontrados con la persona responsable del proceso auditado.

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7. Se realiza el Informe de auditoria el cual incluye entre otras cosas los hallazgos encontrados, las conclusiones y las recomendaciones siempre que stas ltimas estn definidas como un objetivo de auditoria. 8. Se realiza un informe de acciones correctivas si es necesario. 9. Se realiza el procedimiento establecido para la distribucin del informe de auditoria, repuesta, seguimiento y cierre de la auditoria.

Con base en lo anterior y de acuerdo a la informacin presentada en la semana 3 realice lo siguiente: 1. Seleccione en su organizacin un rea especfica para realizar el Proceso de
Auditoria.

AREA A AUDITAR O PROCESO: ______MACROPROCESO: Gestin Evaluacin, Control y Seguimiento____________________________________________________________ .

2. Elabore la agenda para el proceso de auditora, concntrese en un proceso


especfico del rea seleccionada.

a) Seleccione el procedimiento o proceso a auditar: aqu el aprendiz debe realizar


una breve descripcin del proceso y anexar diagrama de proceso. DESCRIPCION PROCESO A AUDITAR: Se desarrollan entrevistas a los auditados.

Durante las mismas se van revisando los documentos y registros que el auditor solicite para verificar la veracidad de la informacin suministrada por los auditados y la ausencia de no conformidades respecto a los requisitos establecidos. Los hallazgos hechos durante las entrevistas se consignan por los auditores en el formato listas de verificacin para auditoras internas de calidad. Cuando sea necesario, se realizan observaciones directas en el lugar de trabajo, para verificar la conformidad con los requisitos establecidos. Es la ltima actividad programada en la agenda del Plan de Auditora. La Reunin de Cierre es presidida por el Inspector General del Ejrcito o el Inspector Delegado de Control Interno; el Auditor Lder deber presentar las conclusiones generales de la auditora de tal manera que sean comprendidas y reconocidas por los Lderes y Responsables de los procesos auditados. En el caso de las Auditorias donde se conforman varios grupos de Auditores con

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un Coordinador, ste presentar a los Auditados las conclusiones de la Auditora y posteriormente har entrega de los informes de los procesos auditados.

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DIAGRAMA DE FLUJO

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b) Determine segn el proceso los cargos de las personas que deben participar.
EJ. EN UNA EMPRESA MANUFACTURERA, en el proceso de REALIZACION DEL PRODUCTO, los cargos que pueden participar en la auditora pueden ser: Jefe de Produccin, Operarios, Jefe de Planta, Inspector de Producto, etc. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Con el fin de monitorear el

cumplimiento de los objetivos de la auditora interna de calidad se debe evaluar el desempeo de los auditores utilizando para ello el formato de Perfil Auditor de Calidad, Seleccin y Evaluacin. Una vez el Equipo Auditor entregue el informe de la auditora practicada, el Auditor Lder realizar la evaluacin a cada uno de los auditores que participaron en la auditora y las presentar al Inspector Delegado de Control Interno para su anlisis y consolidacin, dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes a la distribucin del informe de auditora. Con base en los resultados de los aspectos evaluados sobre el desempeo de los Auditores Internos, el Inspector Delegado de Control Interno adoptar las acciones pertinentes, orientadas al fortalecimiento de las competencias que se requieran para el mejoramiento continuo del procedimiento. Los auditados mediante cuestionario de percepcin, dan su concepto sobre el desempeo de los auditores. Auditor lder Participar en la seleccin del Equipo Auditor Elaborar el Plan de Auditora Participar en las reuniones de apertura y cierre de la auditora Representar al Equipo Auditor ante la Direccin Reunirse con el equipo auditor y analizar las evidencias para que sean pertinentes y suficientes y permitan la deduccin de conclusiones con respecto al Sistema de Gestin de la Calidad Auditado. Preparar y presentar el informe de auditora Auditor Verificar que los requisitos de la auditora sean aplicables. Comunicar y clasificar los requerimientos de la auditora Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente las responsabilidades asignadas. Revisar la documentacin relacionada con el Sistema de Gestin de la Calidad existente. Documentar las observaciones. Presentar el informe con los resultados de la auditora. Verificar la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones preventivas,

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correctivas y de mejora. Conservar y salvaguardar los documentos de la auditora en forma confidencial. Tratar la informacin confidencial con discrecin. Cooperar y apoyar al auditor lder.

c) Haga memorando comunicativo dirigido a la persona encargada del proceso o


rea a auditar, explicndole lo que se pretende realizar. MEMORANDO FECHA:: 25 de junio de 2.012 AUDITOR: DR. JOSE ALBERTO BUSTOS ALZATE DEPENDENCIA A AUDITAR: Todas las dependencias PROCESO: Verificacin procesos y procedimientos de las diferentes dependencias de la Administracin. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA Generales: Verificar que el manejo y la aplicacin de los procesos y procedimientos estn de acuerdo a la normatividad legal vigente. Especficos: seguimientos a la aplicacin e implementacin de todos los procesos y procedimientos en cada una de las dependencias de la Administracin. ALCANCE: La administracin CRITERIOS DE AUDITORIA: Sentido de pertenencia, integralidad, calidad en los servicios

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3. Basados en el diagrama de proceso, elabore una lista de chequeo o verificacin


del proceso seleccionado en el punto 1. de este taller. ADJUNTE ACA LA LISTA DE CHEQUEO

Aplicar principios, procedimientos y tcnicas de auditora Planificar y organizar el trabajo eficazmente Llevar a cabo la auditora dentro del horario acordado Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia Recopilar informacin a travs de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos. Registros y datos, Entender lo apropiado del uso de tcnicas de muestreo y sus consecuencias para la auditora, Verificar la exactitud de la informacin recopilada, Confirmar que la evidencia de la auditora es suficiente y apropiada para apoyar los hallazgos y conclusiones de la auditora, Evaluar aquellos factores que puedan afectar la confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditora Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditora, Preparar informes de auditora, Mantener la confidencialidad y la seguridad de la informacin Comunicarse eficazmente Conocimientos Documentos del sistema de gestin y de referencia: para permitir al auditor comprender el alcance de la auditora y aplicar los criterios de auditora. Sistemas de informacin y tecnologa para la autorizacin, seguridad, distribucin y control de documentos, datos y registros. Situaciones de la organizacin: estructura, funciones interaccin de procesos y terminologa relacionada. Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables a la organizacin

4. Escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo del presente taller.

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En toda organizacin siempre estar presente los costos de la calidad y de la mala calidad. Que debe ser un objetivo primordial de invertir en costo de prevencin de la calidad, esto har que los costos de evaluacin de la calidad disminuyan.

Muchas Gracias!!!