Desarrollo de la auditoria del funcionamiento del modulo de Manejo de Materiales perteneciente al sistema de informacin automatizado SAP Easy Access

de la empresa de PDVSA Gas ubicada en Anaco, Estado Anzotegui. Descripcin del sistema SAP R/3
SAP R/3 (System, Applications and Products) es un software abierto, basado en la tecnologa cliente/servidor, diseado para manejar las necesidades de informacin de una empresa. En 1972, en Mannheim, Alemania, tres ingenieros tuvieron una idea. Ellos queran producir un software que marcara un tendencia acerca de cmo deban hacerse las cosas en el mercado para soluciones de negocios integradas y dieron inicio a una pequea empresa llamada Systemanalyse and Programmentwicklung. Desde entonces, aquella compaa se llama SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos). Desde el comienzo, SAP se dedic al software para aplicaciones de negocios. Por la colaboracin con ejecutivos de negocios e IT y teniendo socios en todo el mundo SAP desarroll una forma nica de comprender los desafos encontrados en la implementacin de soluciones tecnolgicas para usuarios de negocios, desarrollando software que puede ayudar las compaas a integrar sus procesos de negocios ayudando a toda la empresa a funcionar ms ordenadamente. Los sistemas verstiles y modulares pueden ser rpida y fcilmente adaptados a nuevos procesos de negocios de forma que crezca su capacidad a medida que crece el negocio. La compaa SAP creo la solucin SAP R/3 en el ao 1992. El nombre SAP R/3 es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informtico. Este sistema va dirigido a la mayora de las industrias: fabricacin, distribucin, industrias qumicas, automovilsticas, telecomunicaciones, etc. Este sistema comprende muchos mdulos integrados, que abarcan prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. SAP ha puesto su mirada en el negocio como un todo: as ofrece un sistema nico que soporta prcticamente todas las reas de negocio. SAP proporciona la oportunidad de sustituir un gran nmero de sistemas independientes, que se han desarrollado e instalado en organizaciones ya establecidas, por un solo sistema modular. Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero est diseado para trabajar con otros

mdulos. Est totalmente integrado, ofreciendo autntica compatibilidad entre todas las funciones de una empresa. SAP R/3 es la columna vertebral del sistema de informtica de Pdvsa, ya que controla los procesos administrativos, el rea de recursos humanos, finanzas, procura de materiales, contratacin de servicios y, adems brinda apoyo a las reas operacionales, sistemas de mantenimiento, de proyectos, servicios de atencin al cliente, entre otros. Pdvsa, adopto el sistema R/3 de SAP para integrar toda la informacin de la corporacin y poder responder de esta forma a la necesidad de consolidacin que exige la competitividad de los mercados de hidrocarburos a nivel mundial. La incorporacin del Sistema R/3 de SAP en la industria petrolera venezolana se decidi en 1994 fecha en las que los diferentes filiales coincidieron en renovar su plataforma tecnolgica. La decisin de implantar el sistema R/3 de SAP se tomo luego de que un grupo compuesto por cinco gerentes de alto nivel de las cinco filiales petroleras evaluaron varios paquetes de computacin en los Estados Unidos. Al mismo tiempo se hizo una licitacin a nivel internacional con el fin de concretar la empresa que dara apoyo en la consultora que requerira el proceso de implantacin. A finales de 1995 se negocio con SAP y para la misma fecha se implant en sistema SAP R/3.

Arquitectura del sistema SAP R/3

El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente/servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de interaccin entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados.

Mdulos del sistema

Mdulo FI Contabilidad Financiera - Finanzas Este mdulo soporta los requerimientos contables de la empresa. Todas las contabilizaciones entre las diferentes aplicaciones del sistema R/3 se registran a tiempo real.

Est compuesto por las siguientes reas de aplicacin: Libro Mayor (GL) - Componente central de FI usado para generar los estados financieros legales. Cuentas por Pagar (AP) - Auxiliar que registra y maneja la informacin contable de todos los proveedores, es integrado al mdulo de compras. Cuentas por Cobrar (AR) - Auxiliar que registra y maneja la informacin contable de los clientes. Activos Fijos (AA) - Maneja y actualiza todos los activos fijos y controla los procesos contables relacionados a los mismos. Mdulo CO - Controlling (Costos y Control) Este mdulo ofrece las funciones requeridas para la contabilidad de costos y el anlisis de rentabilidad. Est dividido en las siguientes reas: Costo de Overhead (OM) - Sirve para planificar, controlar y manejar los gastos indirectos de la empresa (electricidad, beneficios sociales) usando,

principalmente, los elementos de costos (cules) y los centros de costos (dnde). Costo del Producto (PC) - Planifica y controla los costos de produccin. Anlisis de Rentabilidad (PA) - Permite evaluar segmentos de las operaciones del negocio - definidas de acuerdo a productos, clientes, organizaciones de ventas, etc. - para determinar su contribucin a las ganancias de la empresa. Sirve de soporte a las ventas y mercadeo. Mdulo MM Manejo de Materiales Este mdulo apoya las funciones de aprovisionamiento de materiales y servicios adems de las funciones de almacn necesarias para la operacin diaria de la empresa. Se divide en las siguientes reas: Compras (PUR) - Cubre las compras externas de materiales y servicios, determina las posibles fuentes para suplir un requerimiento y controla la recepcin de los bienes y los pagos de los mismos. Planificacin de Necesidades (MRP) - Planificacin basada en el consumo histrico de los materiales; til para definir el punto de reorden.

 Gestin de Stocks (IM) - Representacin del inventario fsico actual, manejo del stock de los materiales tanto en cantidad como en valor y control de todos los movimientos de almacn (recepcin y salida de mercanca, transferencias, etc.) Verificacin de Facturas (IV) - Entrada y chequeo de las facturas recibidas comparndolas contra el pedido de compras y la recepcin de la mercanca, chequeando precio y cantidad. Mdulo WF - Workflow Este mdulo enlaza los mdulos de aplicacin de SAP R/3 con tecnologas, herramientas y servicios. Es una herramienta de soporte para todos los mdulos. WF automatiza los procesos del negocio de acuerdo a procedimientos predefinidos y reglas. Por ejemplo, ocurre un evento que dispara un proceso, entonces el manejador de WF libera un tem que puede ser un documento o informacin particular (datos). Usando las reglas de procesamiento el administrador de WF libera el tem hacia la funcin especfica (localizacin, persona, unidad, etc). Mdulo PM - Mantenimiento de Planta Este mdulo permite la planificacin, el procesamiento y la terminacin de las tareas para el mantenimiento de una planta. Facilita la toma de decisiones sobre todo lo referente al mantenimiento de planta. Entre sus elementos claves estn: Procesamiento de tareas no planificadas. Gestin de servicios. Notificacin de mantenimiento por fecha y/o indicadores. Planificacin de mantenimiento. Sistema de informacin para mantenimiento de Planta. Mdulo QM - Gestin de Calidad Este mdulo es un sistema de informacin y control de calidad que permite planificacin de calidad, inspeccin y control para manufactura, costos y procura. Entre sus elementos claves estn: Inspeccin de calidad Planificacin de calidad

 Sistema de Informacin de la Gestin de Calidad Mdulo SD - Ventas y distribucin Ayuda a optimizar todas las tareas y actividades producto de las ventas, entregas y facturacin de las mismas. Entre sus elementos claves estn: Gestin de pedidos Gestin de entregas Facturacin Sistema de informacin de ventas Mdulo PP - Planificacin de Produccin Se usa para planificar y controlar las actividades de manufactura de la empresa Entre sus elementos claves estn: Lista de Materiales (Bill of Material) Planificacin de operaciones y ventas Cronograma maestro de produccin Planificacin de requerimiento de materiales (MRP) Control de almacn Ordenes de produccin Costos, Costos basados en actividades (ABC), etc.

Sistemas operativos compatibles con el sistema R/3

HP-UX AIX Citrix GNU/Linux - Slo la versin comercial de Red Hat Open VMS MPE/iX Windows Server
o o

Windows 95 Windows 98

Windows NT

IBM OS/400 IBM S/390 MACINTOSH OS/2

Bases de datos compatibles con el sistema R/3

Informix Oracle Adabas Sybase ASE IBM DB/2 Microsoft SQL Server

Compatibilidad entre la presentaciones del tipo front-end

SAPGui (Interfaz grfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de lista o grfico en la mayora de los sistemas de presentacin front-end, incluidos los siguientes:

Windows OSF/Motif OS/2PM Macintosh Java Multiplataforma

Libreras de programacin

Mdulos SAP en Perl en CPAN (en ingls)