AUDITORIA 5 PLANEJAMENTO

INTRODUO

As normas de auditoria determinam que o trabalho de auditoria seja adequadamente planejado.

Planejar significa estabelecer metas para que o servio de auditoria seja de excelente qualidade e ao menor custo possvel. Os principais objetivos a serem atingidos so os seguintes: Adquirir conhecimento sobre a natureza das operaes, dos negcios e forma de organizao da empresa; Planejar maior volume de horas nas auditorias preliminares; Obter maior cooperao do pessoal da empresa; Determinar a natureza, amplitude e datas dos testes de auditoria; Identificar previamente problemas relacionados com contabilidade, auditoria e impostos.

Nos tpicos seguintes desenvolveremos com maior grau de profundidade os objetivos relacionados.

COMO ADQUIRIR CONHECIMENTOS SOBRE A EMPRESA AUDITADA O auditor externo deve adquirir ou restabelecer conhecimentos sobre a empresa para que possa planejar e efetuar se exame de acordo com as normas de auditoria geralmente aceitas. Para obter esse conhecimento, o auditor externo deve estudar, principalmente, as seguintes reas da empresa:

Financeira comportamento do fluxo de caixa; se as operaes da empresa esto gerando recursos suficientes para sustent-la financeiramente; principais credores bancrios, encargos financeiros e forma de pagamento; possveis problemas de liquidez; se os fornecedores esto sendo pagos em dia; principais fornecedores e suas condies financeiras; se existem contas de clientes em atraso; principais clientes e suas condies financeiras; principais investimentos feitos ao longo do ano e a situao econmico-financeira das empresas investidas.

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Contbil princpios contbeis adotados na elaborao das demonstraes contbeis; uniformidade, de um exerccio social para outro, na aplicao desses princpios; quando as demonstraes contbeis estaro prontas; se as anlises das contas esto sendo preparadas regularmente ao longo do ano; se foram ou esto sendo tomadas providncias para corrigir as irregularidades ou erros identificados nas anlises das contas.

Oramentria situao atual do oramento em comparao com o incorrido; explicaes para as variaes significativas entre o orado e o real; projees at o fim do exerccio social.

Pessoal polticas de admisses; poltica de treinamento; poltica de avaliao; poltica de aumentos salariais; estrutura organizacional da empresa; sada de funcionrios importantes.

Fiscal e legal situao atual de processo envolvendo o nome da empresa; livros fiscais e legais e sua escriturao; resultado das investigaes realizadas pelas autoridades fiscais; mudana no contrato social ou estatuto.

Operaes principais aquisies de bens do ativo imobilizado; principais baixas de bens do ativo imobilizado; mquinas paradas, obsoletas etc.; estoques obsoletos ou de lento movimento; novos produtos; planejamento do inventrio fsico anual.

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Vendas situao da empresa no mercado em comparao com os concorrentes; poltica de propaganda; causas das devolues de vendas; poltica de garantia dos produtos.

Suprimentos limites de aprovao de compras; sistema de compras (informao da necessidade de compra, pesquisa de possveis fornecedores, cotao de preos aos fornecedores, seleo de melhor proposta e a compra); problemas potenciais de compra (nico fornecedor, dificuldade de importao, crescimento muito elevado dos preos das matrias-primas etc.).

COMO PLANEJAR MAIOR VOLUME DE HORAS NAS AUDITORIAS PRELIMINARES

No Brasil e em vrios pases, a maioria das empresas encerra seu exerccio social em dezembro de cada ano. Esse fato ocasiona acmulo de servios nas firmas de auditoria externa nos trs meses seguintes a dezembro, enquanto nos outros meses do ano (abril a dezembro) essas firmas tm certa ociosidade. Para contornar esse problema, os auditores externos executam, sempre que possvel, maior volume de servios de auditoria nas visitas preliminares. Cabe destacar que existem outros motivos para maior concentrao de servios nas visitas preliminares, conforme exemplificados a seguir: detectar problemas de imediato; evitar esforo fsico e mental muito grande dos auditores nos meses de janeiro e maro; evitar horas extras nos meses de janeiro a maro; dar mais ateno empresa auditada; emitir o parecer dentro de um prazo razovel de tempo, aps a empresa ter levantado as demonstraes financeiras.

A seguir exemplificaremos algumas reas para as quais o auditor externo poderia efetuar servios de auditoria na visita preliminar: levantamento e avaliao do sistema de controle interno; reviso analtica das demonstraes contbeis intermedirias; teste das receitas acumuladas at a data da visita preliminar; teste das despesas acumuladas at a data da visita preliminar; teste das compras (matrias-primas, bens do imobilizado etc.) efetuadas at a data da visita preliminar; teste das depreciaes, amortizaes e exaustes registradas no perodo; resumo das atas; atualizao da pasta permanente.

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Cumpre ressaltar que, por ocasio da visita preliminar, o auditor externo pode executar tambm auditoria sobre o saldo das contas do balano patrimonial. Entretanto, esse fato depender do grau de confiana que ele possa depositar no sistema de controle interno da empresa.

COMO OBTER MAIOR COOPERAO DO PESSOAL DA EMPRESA A firma de auditoria tem um custo elevado com seus funcionrios, por serem eles de formao superior, e, tambm, a necessidade de um alto investimento em treinamento, devido ao fato desse tipo de servio exigir um grau de conhecimento tcnico muito grande. Como conseqncia, o preo de um servio de auditoria para uma empresa no barato. Portanto, o auditor externo deve, sempre que possvel, utilizar o pessoal da empresa para que o seu servio saia por um valor razovel. Exemplificando, o auditor externo poderia utilizar o pessoal da empresa nos seguintes servios: apanhar documentos nos arquivos da empresa; preencher os papis de trabalho de movimentao de contas de investimentos, ativo imobilizado, ativo diferido e patrimnio lquido; preparar anlises compondo os saldos das contas do balano patrimonial; preparar reconciliaes bancrias; reconciliar as cartas de confirmaes de saldos de clientes e fornecedores com os registros da empresa; preparar os mapas de reviso analtica.

O auditor externo deve fazer alguns testes para certificar-se de que esses servios, feitos pelo pessoal da empresa esto adequados.

COMO DETERMINAR OS TESTES DETALHADOS DE AUDITORIA O auditor externo deve planejar o seu trabalho de modo que as reas de controle interno e reviso analtica sejam executadas em primeiro lugar, para que ele possa determinar a natureza, extenso e datas dos testes detalhados ou procedimentos de auditoria para as diversas contas do balano patrimonial da demonstrao do resultado do exerccio. O grau de segurana de que as possveis irregularidades ou erros sejam detectados pela prpria empresa evidenciado pelo levantamento e avaliao do sistema de controle interno. A reviso analtica constitui uma anlise gerencial das contas do ativo e do passivo e de receitas e despesas. O objetivo dessa anlise determinar o relacionamento entre as diversas contas (como, por exemplo: estoques e custos das vendas; contas a receber e vendas etc.) e averiguar as causas das flutuaes anormais, tendncias etc. Por conseguinte, a reviso analtica indica ao auditor externo as reas com possveis problemas e aquelas onde podem ser reduzidos os testes detalhados. Logo, naquelas reas onde o controle interno fraco e existem flutuaes anormais ou tendncias incomuns, o auditor externo executa maior volume de testes, j que existe maior risco de que um erro ou irregularidade tenha ocorrido sem que a empresa o tenha detectado. O auditor externo, por meio do sistema de controle interno e da reviso analtica, obtm conhecimento de como os dados contbeis so compilados at serem levantadas as demonstraes contbeis, e, tambm, da natureza dos valores registrados nas diversas contas. Informaes essas que o ajudam na determinao dos procedimentos de auditoria e as datas mais adequadas para execut-los.

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IDENTIFICAO PRVIA DE PROBLEMAS A auditoria deve ser planejada de modo que os problemas sejam evidenciados com antecedncia, para que a administrao da empresa tenha tempo de solucion-los sem que haja atraso na divulgao das demonstraes financeiras anuais. Esse fato exige que o auditor execute os testes de auditoria primeiramente nas contas com possveis problemas, contas essas que so evidenciadas pela avaliao do sistema de controle interno e da reviso analtica. Exemplificaremos, a seguir, os problemas relacionados com a contabilidade, auditoria e impostos, que poderiam ser identificados a priori pelo auditor externo: falta de atendimento de novas normas contbeis emitidas pela CVM ou pelo Instituto dos Auditores Independentes do Brasil IBRACON; quebra da uniformidade na aplicao de princpios contbeis, tornando necessria a divulgao em nota explicativa e meno no parecer do auditor externo; novas transaes registradas em desacordo com os princpios de contabilidade geralmente aceitos; erros nos procedimentos ou clculos das depreciaes, amortizaes, exaustes etc.; impostos calculados erroneamente ou no recolhidos dentro do prazo estabelecido; provises aparentemente baixas ou altas; ativos registrados como despesas e despesas contabilizadas como ativos; transaes que esto sendo registradas com base no regime de caixa; falta de atendimento de recentes legislaes fiscais.

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PRINCIPAIS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA

Providncias para a reunio com a gerncia da empresa Leia o parecer e as demonstraes financeiras do exerccio social anterior. Leia o relatrio-comentrio do exerccio social anterior. Leia as pastas correntes do exerccio social anterior, a pasta permanente e a pasta de correspondncias. Leia as atas de reunio de acionistas, do conselho de administrao, da diretoria e do conselho fiscal. Leia os relatrios de auditoria interna emitidos durante o exerccio social a ser auditado; Visite a fbrica e os principais departamentos da empresa. Leia as legislaes fiscais e as normas de contabilidade e auditoria emitidas durante o exerccio social e aplicveis empresa sob exame. Compare, de forma global e para os principais grupamentos de contas, os nmeros do balano patrimonial preliminar mais recente com os do fim do exerccio social anterior. Compare tambm os valores da demonstrao do resultado preliminar com os do mesmo perodo do exerccio social anterior e com o oramento. Atente para eventuais flutuaes incomuns e significativas, tendncias anormais ou qualquer outra situao fora do padro que lhe chame a ateno. No caso de primeira auditoria, visite o auditor externo anterior e leia seus papis de trabalho.

Reunio com a gerncia da empresa Discuta os pontos levantados no tpico anterior. Indique se houve ou haver mudanas na natureza dos negcios, poltica financeira, prticas contbeis etc.

Informaes a serem obtidas da empresa Prepare uma carta endereada empresa relacionando as informaes necessrias para o servio de auditoria. Essas informaes representam: cpia das demonstraes contbeis; anlise de contas; reconciliaes bancrias; extratos bancrios; cpias de atas; cpias de contratos de emprstimos a longo prazo etc. A carta deve ser elaborada de forma a identificar as principais contas e o tipo de anlise ou reconciliao especfica que o auditor externo necessita. Essa carta deve ter tambm, para cada informao, a data prometida (espao deve ser preenchido pela empresa), a data recebida (espao deve ser preenchido pelo auditor externo medida que vai recebendo cada informao) e o funcionrio da empresa responsvel (espao deve ser preenchido pela empresa). A carta de pedido de informao muito importante no sentido de possibilitar ao auditor externo planejar mais adequadamente a poca de realizao dos servios de auditoria.

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Planejamento das horas Estabelea a distribuio das horas entre as visitas preliminares e final, por classe de profissional e rea de auditoria. Essa distribuio feita com base nos seguintes dados: horas constantes no levantamento que determinou o valor do preo do servio de auditoria; experincia adquirida na execuo dos passos - Providncia para reunio com a gerencia da empresa a Informaes a serem obtidas da empresa; experincia de cada auditor.

No quadro a seguir consta exemplo de planejamento das horas.

Quadro Planejamento das horas.

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Auditoria preliminar Levante o sistema de controle interno, relacionando com a parte contbil, e o avalie. Execute o procedimento de reviso analtica para as demonstraes contbeis preliminares. Revise os trabalhos feitos pela auditoria interna durante o exerccio social e determine at que ponto podemos confiar nesse trabalhos para reduzir o volume de nossos teste detalhados. Estabelea o valor de materialidade. Materialidade em auditoria quer dizer que se ocorresse um erro ou irregularidade at esse valor no levaria os leitores a terem um entendimento errneo sobre as demonstraes financeiras. A determinao desse valor muito importante principalmente nos seguintes casos: evidenciar as contas e transaes importantes; limitar erros ou irregularidades que o auditor externo pode aceitar sem precisar dar uma ressalva no seu parecer; especificar as informaes que devem ser divulgadas em notas explicativas (por exemplo, se o estoque no um item material no balano e tambm na determinao do lucro da empresa, no h necessidade de divulgar em nota explicativa sua forma de avaliao). Fixar o valor material para as demonstraes financeiras depende muito da experincia do auditor externo e de sua sensibilidade com relao empresa auditada. Na prtica, tm sido usados alguns percentuais sobre dados contbeis, conforme exemplificados a seguir: 1% sobre o total do ativo; 1% sobre o total de receitas operacionais; 5% sobre o patrimnio lquido.

Estabelea os procedimentos de auditoria e quantidade de testes a serem feitos para os grupamentos de contas do balano patrimonial e da demonstrao do resultado do exerccio. Se os programas-padro da firma de auditoria no se adaptam empresa, altere-os ou elabore novos programas de auditoria. Efetue todos os procedimentos de auditoria relacionados com a visita preliminar. Atualize a pasta permanente. Revise o relatrio-comentrio do ano anterior com a empresa, verifique quais foram as providncias tomadas para solucionar os problemas mencionados e emita, se necessrio, novo relatrio-comentrio. Esse novo relatrio deve conter os pontos do relatrio anterior que no foram atendidos pela empresa e os problemas encontrados na visita preliminar. Antes de sair da empresa assegure-se de que todos os papis de trabalho foram revisados e que todos os pontos de reviso foram limpos.

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