REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO CONVENIO UCLA LUZ DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA COORDINACIN DE ESTUDIOS

S DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN EN CONTADURA MENCIN AUDITORIA

AUDITORA OPERACIONAL A LOS PROCESOS DE OTORGAMIENTO Y RECUPERACIN DE CRDITOS. CASO: ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO, R.L.

Trabajo de Grado presentado para optar por el ttulo de Especialista en Contadura Mencin Auditoria

Por: LCDA. DANNY M. MARVAL L. I. 10.974.136. Tutor: MGSC. GLADYS FERNNDEZ

Punto Fijo, Octubre 2007

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO CONVENIO UCLA LUZ DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN EN CONTADURA MENCIN AUDITORIA

AUDITORA OPERACIONAL A LOS PROCESOS DE OTORGAMIENTO Y RECUPERACIN DE CRDITOS. CASO: ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO, R.L.

Por: LCDA. DANNY M. MARVAL L. I. 10.974.136.

Punto Fijo, Octubre 2007

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. CONVENIO UCLA LUZ. DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA. COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO. ESPECIALIZACIN EN CONTADURA. MENCIN: AUDITORA.

CARTA DE ACEPTACIN DEL TUTOR

Yo, Gladys Fernndez, C.I: V- 9.427.862, hago constar que he ledo el Anteproyecto de Trabajo Especial de Grado, titulado Auditora Operacional a los Procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L ., presentado por la Lcda. Danny M. Marval Lugo, titular de la Cdula de Identidad No. V-10.974.136, para optar al ttulo Especialista en Contadura Mencin: Auditora en el programa UCLA-LUZ. Acepto asesorar al participante en calidad de tutora, durante la etapa de desarrollo y presentacin del Trabajo Especial de Grado. Punto Fijo, a los diecisis das del mes de Mayo de 2007.

Mg. Gladys Fernndez Tutora C.I. V- 9.427.862

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CARTA DE APROBACIN DEL TUTOR

Yo, Gladys Fernndez, C.I: V- 9.427.862, hago constar que he ledo el Trabajo Especial de Grado, titulado Auditora Operacional a los Procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos. Caso: Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L., presentado por la Lcda. Danny M. Marval Lugo, titular de la Cdula de Identidad No. V-10.974.136, para optar al ttulo Especialista en Contadura Mencin: Auditora en el programa UCLA-LUZ, apruebo el Trabajo por considerar que cumple con los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a discusin pblica y evaluacin por parte del jurado que se designe. Punto Fijo, a los diecisis das del mes de Mayo de 2007.

Mg. Gladys Fernndez Tutora C.I. V- 9.427.862

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. CONVENIO UCLA LUZ. DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA. COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO. ESPECIALIZACIN EN CONTADURA. MENCIN: AUDITORA.

CARTA AVAL

Yo, Gladys Fernndez, C.I: V- 9.427.862, hago constar que he ledo el anteproyecto de Trabajo Especial de Grado, titulado Auditora Operacional a los Procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L ., presentado por la Lcda. Danny M. Marval Lugo, titular de la Cdula de Identidad No. V-10.974.136, para optar al ttulo Especialista en Contadura Mencin: Auditora en el programa UCLA-LUZ, manifiesto que he ledo detenidamente el trabajo y considero que cumple los requisitos necesarios para ser sometido a la evaluacin final. Punto Fijo, a los tres das del mes de Septiembre de 2007.

Mg. Gladys Fernndez Tutora C.I. V- 9.427.862

DEDICATORIA A mis Padres:

Por contar con ellos incondicionalmente por darme todo el apoyo en los momentos ms difciles, y por haberme motivado a seguir mis estudios. Los Quiero Mucho. A mis Hermanas:

Por estar siempre conmigo dndome el mejor de los apoyos para continuar con mis estudios y en los momentos que ms las he necesitado. Siempre les estar agradecida. A mi Esposo:

Por estar constantemente a mi lado, apoyndome a seguir con mis estudios. Te amo mi AMOR.

AGRADECIMIENTO

A Dios . Por estar conmigo en todo momento en lo bueno y en lo malo, dndome su apoyo y seguridad para lograr m meta. A la Virgen: Por guiarme y estar en todos los pasos de mi vida y por or siempre mis suplicas. A la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, Convenio UCLA-LUZ A mi Tutora: Gladys Fernndez, por su gran apoyo, impulsndome en todo momento al desarrollo de mi trabajo y doy gracias por su consejos. A mis Amigos: Anioleg, por haberme inducido a continuar con mis estudios. Antonio, Iliana, Julia, Elizabeth, Linoska, Lus, por darme siempre ese aliento para culminar mis estudios.

NDICE Pgina Carta de Aceptacin del Tutor Tutor Carta de Aprobacin del Tutor Acta de Carta Aval del Aprobacin vi vii xii xvi 1 4 4

Dedicatoria Agradecimiento ndice de Tablas RESUMEN.. INTRODUCCIN. CAPTULO I EL PROBLEMA Planteamiento...

ndice de Grficos xiv Sumary xvii

Objetivos de la investigacin 11 Objetivo General.. 11 Objetivo Especficos. 11 12 Justificacin. Delimitacin 13 CAPTULO II MARCO TERICO 15

Antecedentes de la Investigacin. 15 Bases Tericas. Cooperativa. Cooperativismo 18 18 19

Economa Social... 19 Auditora Operacional. 20

Objetivos.. 21 Alcance y Significado. 22 Clasificacin de la Auditora 23 Importancia de la Auditora Operacional. 23 Proceso de la Auditora Operacional 24 Fase I Planeacin. 24 Fase II Ejecucin y Anlisis. 26 Fase III Informes.. 27 Fase IV Seguimiento y Recomendaciones... 27 Control Interno. 27 Sistema de Control Interno.. 29 Objetivos del Sistema de Control Interno 29 Elementos del Sistema de Control Interno.. 30 Clasificacin del Control Interno 31 Mtodos de Evaluacin... Objetivo 31 32 Estudio y Evaluacin de Control Interno 32 Alcance de la Auditora 33 Papeles de Trabajo 34 Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo. 34 Propsito de Papeles de Trabajo. 35 Archivos de Papeles de Trabajo.. 35 Archivo Permanente Archivo Corriente Crdito. Riesgo Crediticio Objetivos y Funciones del Departamento de Crdito.. 38 36 36 37 38

Hallazgos. 36 El Clasificacin del Crdito. 37 Principales Factores que determinan el Riesgo en las empresas 38

Anlisis de Crdito.. 39 Cuentas por Cobrar.. 39 Cobranzas. 40 Diferentes formas de cobranzas 41 Normas de Control Interno de Carcter General 43 Bases Legales.. 46 Definicin de Trminos Bsicos. 50 Operacionalizacin de las Variables 54 CAPTULO III MARCO METODOLGICO.. 56 Tipo de Investigacin.. 56 Diseo de Investigacin.. 57 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos. 58 Instrumentos de Recoleccin de Datos 59 CAPTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN 62 Anlisis e Interpretacin de los Resultados. 62 CONCLUSIONES.. 107 RECOMENDACIONES 110 BIBLIOGRAFA 114 ANEXOS. 119 Anexo A Currculum Vitae del Autor 119 Anexo: B Organigrama 125 Anexo: C Estructura. 126 Anexo: D Programa de Auditora Operacional 127 Anexo: E Cronograma 130 Anexo: F Cuestionario para evaluar el control interno.. 131 Anexo G. Informe de Auditora 134 Anexo: H Planilla 142 de Solicitud Anexo: de J Crdito.. 140 Anexo: I Carta de Referencia

Sectorial.

Pagar. 143

Anexo: K Estado de cuenta de Asociados. 144 Anexo: L Tabla de Amortizacin de Crdito 145

NDICE DE TABLAS Tabla Pgina Reglamento Interno 69 Aprobar o Improbar los Crditos 70 Solicitud de Crditos 71 Reglamento Interno de Cobranza 72 Polticas Administrativas y Legales 73 Polticas y Normas 74 Polticas de Cobranzas 75 Organigrama del Departamento de Crdito 77 Misin, Visin, Objetivos y Metas 78 10 Funciones y Responsabilidades del Departamento 79 11 Funciones de Analistas y Liquidadores 80 12 Tiempo Requerido 81 13 Personal 82 14 Programa de Capacitacin 82 15 Manual de Normas y Procedimientos 83 16 Supervisin de los Crditos 84 17 Polticas y Normas de la Asociacin 85 18 Instrumento de Control 85 19 Sistema Automatizado 86 20 Registro Actualizado 87 21 Otorgamiento de Crdito, Cobranzas, y Estados de Cuentas 88 22 Conciliacin Cuentas Auxiliares 89 23 Anlisis de Antigedad de Saldo 89 24 Departamento de Contabilidad 90 25 Cuentas Incobrables 91 26 Auditora Interna 92 27 Mtodos y Procedimientos Financieros, Contables y 93

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Administrativos 28 Organigrama del Departamento de Cobranza 94 29 Manual de Normas y Procedimientos de Cobranza 95 30 Sistemas Automatizado de Cobranza 96 31 Recibos de Cobros 97 32 Estado de Cuenta 98 33 Supervisin de Cobranza 99 34 Instrumento de Control 100 35 Personal 101 36 Programa de Capacitacin 101 37 Control, Manual y Sistemtico 102 38 Cuotas Vencidas 103

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NDICE DE GRFICOS Grfico Pgina Reglamento Interno 69 Aprobar o Improbar los Crditos 70 Solicitud de Crditos 71 Reglamento Interno de Cobranza 73 Polticas Administrativas y Legales 74 Polticas y Normas 75 Polticas de Cobranzas 75 Organigrama del Departamento de Crdito 78 Misin, Visin, Objetivos y Metas 79 10 Funciones y Responsabilidades del Departamento 79 11 Funciones de Analistas y Liquidadores 80 12 Tiempo Requerido 81 13 Personal 82 14 Programa de Capacitacin 83 15 Manual de Normas y Procedimientos 83 16 Supervisin de los Crditos 84 17 Polticas y Normas de la Asociacin 85 18 Instrumento de Control 86 19 Sistema Automatizado 86 20 Registro Actualizado 87 21 Otorgamiento de Crdito, Cobranzas, y Estados de Cuentas 88 22 Conciliacin Cuentas Auxiliares 89 23 Anlisis de Antigedad de Saldo 90 24 Departamento de Contabilidad 90 25 Cuentas Incobrables 91 26 Auditora Interna 92 27 Mtodos y Procedimientos Financieros, Contables y 93

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Administrativos 28 Organigrama del Departamento de Cobranza 94 29 Manual de Normas y Procedimientos de Cobranza 95 30 Sistemas Automatizado de Cobranza 96 31 Recibos de Cobros 97 32 Estado de Cuenta 98 33 Supervisin de Cobranza 99 34 Instrumento de Control 100 35 Personal 101 36 Programa de Capacitacin 102 37 Control, Manual y Sistemtico 102 38 Cuotas Vencidas 103

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO CONVENIO UCLA-LUZ DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURIA ESPECIALIZACIN EN CONTADURA. MENCIN: AUDITORIA

AUDITORA OPERACIONAL A LOS PROCESOS DE OTORGAMIENTO Y RECUPERACIN DE CRDITOS. CASO: ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO R.L. Autor (a): Lcda. Danny M. Marval Lugo Tutor (a): Mg. Gladys Fernndez RESUMEN Esta investigacin esta dirigida a desarrollar una Auditora Operacional en la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., especficamente en el Departamento de Crdito y Cobranza, con el objeto de evaluar los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa a travs de la verificacin de los procedimientos existentes, la revisin del cumplimiento de la normativa legal y sublegal y la evaluacin del control interno. El estudio se ubic en la modalidad de investigacin de campo no experimental de tipo transeccional o transversal, ya que los datos se recolectan en un nico perodo de tiempo, y es de carcter descriptivo puesto que se evalan los procedimientos que realiza la Asociacin. Los mtodos que se emplearon para la realizacin de la investigacin fueron observacin directa, y cuestionarios, la unidad de anlisis estuvo conformada por las operaciones realizadas en el departamento de crdito y cobranza y las unidades informantes fueron todas aquellas personas que interactan en el proceso de otorgamiento y recuperacin de crditos. Los instrumentos y las tcnicas de recoleccin de informacin provienen de fuentes primarias y secundarias como son: textos, documentos, informes, entre otros. Como resultado, se observa que existen deficiencias en los controles internos, debido a que no cuenta con manuales de normas y procedimientos para llevar a cabo los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la empresa evaluada a travs de la auditora operacional aplicada. Por lo que se sugiere realizar los manuales que le permitan establecer sus normas y procedimientos, lo que conllevar un mejor proceso eficiente, eficaz dentro de la Asociacin Cooperativa. Palabras Claves . Auditora Operacional, Proceso, Crdito y Cobranza, Eficacia, Eficiencia.

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UNIVERSITY CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO" CONVENTION UCLA-LUZ DEAN OF ADMINISTRATION AND CONTADURIA SPECIALIZATION IN ACCOUNTS. WORDS: AUDIT

AUDIT OPERATIONAL PROCESSES TO GRANT AND RECOVERY OF APPROPRIATIONS CASE: COOPERATIVE ASSOCIATION SAN JOSE OBRERO "R.L. Author (a): Lcda. Danny M. Marval Lugo Tutor (a): Mg. Gladys Fernandez ABSTRACT This research is directed toward developing an Operational Audit Cooperative Association in San Jose Obrero, "R.L., specifically in the Department of Credit and Collection, with the aim of evaluating the granting of credits and recovery of the Cooperative Association through the verification of existing procedures, a review of regulatory compliance and legal sublegal and evaluation of internal control. The study was placed in the form of field research no experimental type transeccional or cross, because the data are collected in a single period of time, and it is descriptive in nature since it assesses the procedures carried out by the Association. The methods that were used to carry out the investigation were direct observation and questionnaires, the unit of analysis consisted of the operations conducted in the department of credit and collection and the respondents were all people who interact in the process of granting and recovery. The tools and techniques for collecting information from primary and secondary sources such as: texts, documents, reports, among others. As a result, it is noted that there are deficiencies in internal controls, because it does not have manual of rules and procedures for carrying out the processes of granting credit and recovery of the company evaluated through operational auditing applied. It is suggested that the manuals make enabling it to establish its rules and procedures, which means a better process efficient, effective within the Cooperative Association. Keywords. Operational Audit Process, Credit and Collection, Effectiveness, Efficiency.

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INTRODUCCIN

La auditora operativa es considerada una herramienta de suma utilidad en la toma de decisiones organizacionales, ya que se encarga de evaluar los procedimientos administrativos y operativos, basndose en los beneficios que se encuentran estrechamente relacionados al incremento de la eficiencia y eficacia en sus procesos productivos.

La aplicacin de la auditora operativa, tiene como principal cualidad orientar a la direccin, por otra parte, conlleva como propsito fundamental proporcionar informacin y recomendaciones a la administracin que tiendan a mejorar la eficiencia de las operaciones de la entidad. An cuando la costumbre ha asignado el nombre de Auditora Operacional, en el ejercicio de su prctica el auditor operacional no debe nicamente revisar la operacin en s, habr de extenderse a la funcin de esa operacin.

En tal sentido, el propsito de esta investigacin es evaluar, mediante la aplicacin de una auditora operacional los procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L, en la cual se evaluarn los procedimientos de control interno y los procesos efectuados especficamente en las actividades mencionadas, con el fin de que la dependencia cuente con los instrumentos necesarios para realizar las tareas, que le permitan cumplir con las normas, polticas, procedimientos que avale a la Asociacin para la liberacin de los crditos de manera pertinente y eficaz.

La investigacin se ha estructurado de la siguiente manera: Capitulo I presenta el planteamiento del problema, detallndose aspectos de la realidad de los procesos dentro de la organizacin, los objetivos general y especficos que orientan la investigacin, la justificacin en la cual se expresa la necesidad de una reflexin
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sobre lo que acontece en la realidad. Captulo II contiene el marco terico, donde se presentan los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales, operacionalizacin de las variables con sus dimensiones e indicadores y definicin de trminos bsicos. Captulo III en el cual se expresa la metodologa a utilizar, el tipo y diseo de la investigacin, los mtodos a emplear en la investigacin, la poblacin, muestra, instrumentos y tcnicas de recoleccin de datos; luego en el Captulo IV se reflejan el anlisis de los instrumentos de la investigacin como es el cuestionario aplicado y las observaciones directas, luego se reflejan las conclusiones, recomendaciones, bibliografa consultada y por ltimo se presentan los anexos.

CAPTULO I

EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La economa social se ha convertido en un medio a partir del cual se concreta la lucha contra la exclusin social, canalizando y convocando la participacin activa de las personas excluidas, creando instancias de dilogo y concertacin que posibiliten dicha participacin, procurando la organizacin de los individuos con el fin de llevar a cabo diversas actividades destinadas a mejorar sus ingresos, acceder a los servicios sociales, hacer valer sus puntos de vista, defender sus intereses y negociar sus relaciones frente a terceros y al Estado, potenciando as los canales de acceso al desarrollo de sus propias familias y localidades, logrando su inclusin en el sistema productivo de los pases.

En la economa social se refleja la realidad que emerge con el propsito de incorporar formas concretas de participacin e interaccin de los ciudadanos y el esquema de organizacin que desean e intentan desarrollar. Adems, en esta economa se desarrolla la produccin de bienes y servicios, con intereses econmicos y sociales comunes, apoyando en el dinamismo participaciones importantes de los ciudadanos en las llamadas empresas alternativas, como las empresas asociativas y autogestionables. Se puede decir que esta economa ser impulsada a travs de dos programas bsicos: Uno de la democratizacin del capital y la legitimacin del mercado, a travs de las actividades productivas autogestionarias donde converjan formas de propietarios tales como microempresas, empresas comunitarias, nuevas

cooperativas, medianas empresas y empresas campesinas, y el otro programa, se refiere a la organizacin como de microfinanzas, apoyado en las leyes de Microfinanzas, Ley de Cooperativa y el Sistema Financiero Pblico, orientando el acceso a los recursos financieros y la asistencia tcnica a las comunidades autogestionarias, empresas familiares y microempresas, que facilitar el desarrollo de los beneficiarios de la economa social.

El movimiento cooperativo tiene un amplio desarrollo a nivel mundial, es probable que cualquier consumidor haya probado productos de prestigio internacional y ptima calidad sin saber que fue producido por una empresa cooperativa. Son muchos los productos de exportacin que son producidos por empresas de este tipo.

Cabe destacar que luego de existir un grupo de cooperativas aisladas, hoy en da existe un fuerte movimiento mundial cooperativo que ha dado origen a centrales y federaciones regionales, nacionales e internacionales, las cuales han alcanzado un crecimiento de tal magnitud, que sus productos se encuentran presentes en todo el mercado mundial.

Segn Garca-Gutirrez citado por Vargas (2001), el cooperativismo trata de un sistema organizado alrededor de unas relaciones sociales que buscan situar a la persona por encima del capital. El grado de compromiso de los socios en la empresa se pone de manifiesto especialmente en la lealtad hacia la organizacin, por ejemplo, al no desviar la produccin hacia otro tipo de empresa; y en el grado de participacin de los socios en los rganos sociales de la sociedad cooperativa. Tambin se plasma el compromiso de los socios en la poltica de autofinanciacin, pues generalmente cuando se ha de acometer algn proyecto empresarial en la organizacin o se necesitan fondos, stos son aportados por los socios en funcin de su contribucin a la actividad cooperativa.

Estas entidades han alcanzado un desarrollo de tal nivel, que existen organizaciones cooperativas internacionales, nacionales, subregionales y locales,

entre ellas hay siempre un apoyo con las propuestas de otros lugares, existen programas de soporte tcnico y financiero para que un grupo de productores con una idea tenga el sustento para disear un proyecto y ejecutarlo.

Celis, (2003), seala que: las primeras experiencias cooperativas datan de la mitad del siglo XIX, en Inglaterra nacen las primeras cooperativas de consumo en Francia se originan las de produccin y las de crditos en Alemania; a finales del siglo pasado inmigrantes europeos traen las ideas cooperativas a Amrica. (2003, Pg. 18).

Una cooperativa es una asociacin autnoma de personas que se han unido voluntariamente para hacer frente a sus necesidades econmicas, sociales y culturales comunes por medio de una empresa de propiedad conjunta y democrticamente controlada. Tambin esta fundamentada en los valores cooperativos de autoayuda, responsabilidad personal, democracia, igualdad, equidad, solidaridad, una tica fundada en la honestidad, transparencia, responsabilidad social e inters por lo dems.

En Venezuela, el cooperativismo surge como una propuesta de socializar la propiedad de los medios de produccin, mediante la valoracin del trabajo como factor fundamental del proceso por encima del capital. En tal sentido, se puede decir que el cooperativismo promueve la libre asociacin de individuos y familias con intereses comunes, para construir una empresa en la que todos tienen igualdad de derechos y en las que el beneficio obtenido se reparte entre sus asociados segn la actividad que desarrolla.

La contribucin de estas asociaciones es clave para el financiamiento de las organizaciones de desarrollo social, ya que genera beneficios sociales a la comunidad, es decir que la iniciativa social se define por su motivacin y no por sus consecuencias. Para alcanzar niveles competitivos en el mercado global, los

dirigentes, funcionarios, trabajadores y asociados deben establecer su visin social por medio de los valores y principios cooperativos, as como la aplicacin del balance social para medir el impacto de la responsabilidad social de cada cooperativa, con sus trabajadores, asociados y comunidades.

Debe sealarse, que existen las cooperativas de obtencin de bienes y servicios, aqu entran las cooperativas de consumo y las cooperativas de ahorro y crdito. La primera, tiene por objeto satisfacer econmicamente las necesidades de sus miembros, por medio de la mejora de los servicios de compra y venta de artculos de primera necesidad. Las cooperativas de consumo, desarrollan sus objetivos, aprovechando los descuentos por compras al mayor y venden los productos a sus miembros a los costos de adquisicin, aumentados en una pequea porcin para cubrir los gastos generales de operacin. En tanto que las de Ahorro y Crdito, son las conformadas por un grupo de personas que pueden pertenecer a una misma comunidad, empresa, entre otros; que se organizan para ahorrar peridicamente, crendose as un crdito mutuo, al cual tienen la posibilidad de acceder para solicitar prstamos sobre sus ahorros. Estas normalmente se conocen como Caja de Ahorros, Banco Cooperativo, entre otros.

Al respecto, CU Match Up (2006), seala: La cooperativa de ahorro y prstamo es una asociacin financiera formada por sus socios con fines lucrativos, constituida para permitir que los individuos en el campo de afiliacin pongan en comn sus ahorros, ejecuten prstamos el uno al otro y que sean propietarios de la organizacin donde nacen sus ahorros, consiguen prstamos, y reciben servicios econmicos. Siendo que las cooperativas de ahorro y prstamo existen nicamente para rendirles servicios a sus socios-propietarios, los integrantes se pueden asegurar de conseguir tasas favorables para sus inversiones de ahorro y conseguir prstamos de tasa baja con precios competitivos.

Las Cooperativas de ahorro y crdito tienen como objetivo brindar a los asociados beneficios que le permita obtener mejores resultados en cuanto a los prstamos
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solicitados. Por ello se considera de gran importancia la aplicacin de una auditora operativa a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos que permitir conocer los procedimientos utilizados, adems de verificar el cumplimiento de la normativa legal y sublegal aplicable para establecer las mejoras a los mismos.

Ahora bien, la Auditora Operacional es un examen objetivo de la eficiencia financiera y operacional, sistemtica, profesional de las operaciones, revisando profundamente aquellas reas consideradas como crticas. La auditora operacional se enfoca en la forma como se llevan a cabo las actividades. El propsito del examen y evaluacin es establecer y aumentar el grado de las tres E, smbolos de la auditora operacional respecto a los componentes bsicos de la gerencia. Las tres E pueden ser definidas en forma concisa y sencilla, como son economa, eficiencia, efectividad/equidad; su finalidad es emitir una opinin independiente, de asesoria, a la alta direccin, acerca de la validez del sistema de control integral en las entidades auditadas.

En otras palabras, la auditora busca el cumplimiento de las normas, evaluar la eficiencia de las operaciones y actividades ejecutadas, el funcionamiento de los sistemas, y los riesgos que puede ocasionar el no cumplimiento de lo antes mencionado.

Jos D. Pinilla (1996), explica en referencia a la auditora operacional lo siguiente: Algunos autores, entre ellos los canadienses, distinguen en forma clara la auditora operacional de la auditora administrativa o de gestin. Dicen ellos que la auditora de gestin trabaja solamente con los conceptos de economa y eficiencia, mientras que la auditora operacional, se basa en los conceptos de economa, eficiencia y efectividad/eficacia. (Pg.21)

De igual manera, la consideracin sobre el funcionamiento del control interno de las organizaciones se constituy en factor prioritario dentro de las normas de auditora, con tal fin se han desarrollado diferentes enfoques orientados a lograr mecanismos giles de evaluacin del control interno, cuyos resultados debidamente ponderados, sirvan de herramientas bsica para que el auditor proyecte y determine el alcance, la naturaleza y la extensin de los procedimientos de auditora a aplicar.

Para el presente estudio se ha seleccionado la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L., que se encuentra ubicada en Punto Fijo, Estado Falcn, la cual fue fundada el 26 de abril de 1962, modificados sus estatutos en Asamblea celebrada los das 5, 6 y 7 de septiembre de 1997, quedando registrada en la Superintendencia Nacional de Cooperativas SUNACOOP bajo el N ACSM-118 Gaceta Oficial N 32091 de fecha 16 de octubre de 1980. La cooperativa de Ahorro y Crdito, inici sus actividades con un grupo conformado por once (11) personas quienes acumularon un capital de 1.210,00 bolvares, con el propsito esencial de combatir la especulacin existente en aquel momento, producida por personas que prestaban dinero a altos intereses (prestamistas). Tiene como finalidad ir consolidando una empresa de propiedad colectiva, democrticamente gestionada y controlada, abierta, flexible, regida por los principios cooperativos, valores de transparencia, solidaridad, responsabilidad, equidad, honestidad, compromiso, que tenga como propsito fundamental: hacer eficiente, efectiva las necesidades y aspiraciones econmicas, sociales, culturales, comunes; especficamente en el rea financiera de servicios, educativa y formativa.

Esta Asociacin otorga dos tipos de prstamos a sus Asociados, los prstamos ordinarios y los extraordinarios. Los prstamos ordinarios estn dirigidos a cualquier tipo de inversin o necesidad del asociado; y los extraordinarios, van dirigidos a inversiones que produzcan rendimiento econmico, beneficios y mejorar la calidad de vida del asociado. Los prstamos ordinarios corresponden a las siguientes categoras:

prstamo para la salud, vivienda, educacin y los prstamos extraordinarios estn representados por los prstamos especiales, agropecuarios, colectivos, lnea abierta de crdito.

La Asociacin cuenta con un Departamento de Crdito y de Cobranza, que tiene como finalidad atender al asociado para gestionar los trmites de entrega de los prstamos solicitados, siguiendo los lineamientos para concretar la liquidacin de los mismos dentro del departamento financiero; mostrando la credibilidad, honestidad y rendimientos del servicio prestado. Adems, se encarga de planificar las estrategias a determinar y, a su vez, de recuperar los recursos otorgados a los asociados en los prstamos, gestionando acciones para reintegrarlos al capital de la cooperativa, aplicando las operaciones administrativas y legales que sean necesarias para equilibrar la situacin. As como tambin, coordinar y analizar conjuntamente con el gerente del departamento, los reportes de los registros emitidos del sistema contable sobre los prstamos y/o crditos otorgados a los asociados.

Sin embargo, el Departamento de Cobranza de la Asociacin Cooperativa, presenta deficiencias en el control interno, especficamente en los procesos de recuperacin de los crditos, ocasionando un alto ndice de morosidad debido a las cuotas acumuladas de los asociados, por lo cual el departamento debe buscar la manera ms efectiva para recuperar los recursos en el menor tiempo posible.

Cabe destacar, que este departamento, no cuenta con manuales de normas y procedimientos escritos, el control sobre los crditos y la cobranza no parece apropiado, lo que trae como consecuencia deficiencias en los procesos ejecutados por el personal que labora en el departamento de crdito y cobranza, afectando a los asociados en la obtencin de futuros crditos. Considerando adems que sus mayores ingresos vienen dados por la recuperacin de los crditos otorgados a los asociados.

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Ante esta problemtica, se hace necesario realizar una auditora operativa en el rea de crdito y cobranza, con la cual se evale la condicin del control interno y los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, realizados por la Asociacin Cooperativa, con el fin de que el departamento cuente con las herramientas para tomar las medidas necesarias que le permitan cumplir con las normas, polticas, procedimientos que garantice a la Asociacin la recuperacin de los crditos de manera oportuna y eficaz. Para ello, se formulan las siguientes interrogantes: Cules son los procedimientos existentes para el otorgamiento y recuperacin de crdito de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L. Cul es la normativa legal y sublegal aplicable a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos? Cmo esta conformado el control interno de los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos? Como se aplicara una auditora operacional a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crdito de la Asociacin Cooperativa. OBJETIVOS Objetivo General Evaluar, mediante la aplicacin de una Auditora Operacional, los procesos de Otorgamiento y Recuperacin de Crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L.

Objetivo Especficos Verificar los procedimientos existentes para el otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L. Revisar el cumplimiento de la normativa legal y sublegal aplicable a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos.
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Evaluar el control interno en los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, especficamente en el rea de crdito y cobranza. Aplicar una auditora operacional a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L..

JUSTIFICACIN

Un adecuado Control Interno as como los procedimientos escritos que permitan conocer los pasos a seguir en una determinada actividad, son de suma importancia en cualquier organizacin. En tal sentido, la investigacin propuesta busca, basado en la teora y los conceptos bsicos de auditora, evaluar, mediante la aplicacin de una auditora operacional, los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, empleado por la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L, para de esta manera incentivar la implantacin de un adecuado control interno y procedimientos acordes con la situacin actual en los procesos mencionados, que permita verificar el resguardo de la informacin, la adecuada ejecucin en todas las operaciones de la organizacin, promoviendo y facilitando la correcta realizacin de las funciones y actividades establecidas, ya que si se cuenta con funciones y procedimientos establecidos, se pudiera bajar los ndices de morosidad y mejorar los procesos de atencin de las exigencias de los asociados, logrando as establecer estndares ideales y apropiados, que logren el cumplimiento de la normativa legal y procedimientos, as como tambin, con los objetivos y metas establecidas por la Asociacin.

Adems, la presente investigacin permitir dar a conocer al Departamento de Crdito y Cobranza de la Asociacin, la situacin actual correspondiente a los procesos; y servir de gua informativa para otras asociaciones cooperativas, y de base a otros estudios relacionados con la actividad de asociaciones cooperativas que se realicen, as mismo, que tengan relacin con la aplicacin de auditora.

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DELIMITACIN La presente investigacin est enmarcada en el rea de auditora operativa; especficamente en los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L, que est ubicada en la Avenida Tchira en la ciudad de Punto Fijo. Es necesario destacar, que la presente auditora tendr como periodo de evaluacin el ejercicio fiscal 2006.

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CAPTULO II MARCO TERICO ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIN Antecedentes de Investigacin

Definido el planteamiento del problema y determinado los objetivos que precisan los fines de la presente investigacin, se muestran las bases que hacen referencia a trabajos realizados sobre el tema propuesto:

Primeramente se encontr el trabajo de investigacin realizado por Bastidas, Maribel (2000), presentado para optar al Ttulo de Licenciada en Contadura Pblica Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, titulado Aplicacin de una Auditora Operacional en la Gerencia de Administracin y Finanzas de la Empresa Prolaca, C.A:, cuyo objetivo es evaluar la gerencia de administracin y finanzas de Industrias Prolaca, C.A., por medio de la aplicacin de una auditora operacional que evalu el nivel de eficiencia, eficacia y economicidad de sus operaciones, de manera tal que se puedan solucionar las posibles fallas detectadas por medio de las recomendaciones de la auditora. La metodologa que se emple en el anlisis, es de tipo descriptiva con diseo de campo, la poblacin en estudio esta conformada por la empresa industrias Prolaca, C.A. y la muestra por la gerencia de administracin y finanzas a quienes se le aplicaron los instrumentos para la recoleccin y evaluacin de la Informacin.

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Por otro lado, es importante sealar el trabajo realizado por Pineda, Luz (2002) como Trabajo Especial de Grado para optar el Ttulo de Especialista en Contadura Pblica Mencin: Auditora Universidad Catlica del Tchira-Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado titulado Aplicacin de una Auditora Operacional al Ciclo de Ingresos de Carmon Tiendas, C.A, con el objeto de disear de un programa de auditora operacional para evaluar la adecuacin de los controles internos existentes y los procedimientos utilizados en las distintas operaciones que involucra el ciclo de ingresos de la empresa, procediendo adems a la formulacin de recomendaciones relacionadas con las deficiencias encontradas. La investigacin fue fundamentada en un estudio de campo por el uso predominante de fuentes primarias, entrevistas y observaciones directas a las personas encargadas de los procedimientos involucrados en el ciclo de ingresos. Como conclusin el objetivo final permiti detectar las debilidades existentes en los controles internos del ciclo de ingreso de la empresa evaluada. Asimismo, se realizaron unas series de recomendaciones que se consideren pertinentes para mejorar los procedimientos y el sistema de control interno, de manera tal que los mismos sean ejecutados en virtud del logro de los objetivos de la organizacin.

Tambin se debe mencionar el trabajo realizado por Gil, Omar (2002) como Trabajo Especial de Grado para optar al Titulo de Especialista en Contadura Pblica Mencin: Auditora, otorgado por la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, titulado Evaluacin del Proceso de la Gestin de Cobranza en la Empresa, C.A.. Energa Elctrica de la Costa Oriental (ENELCO), cuyo objetivo fue evaluar el proceso de la gestin de cobranza de C.A. ENELCO, con la finalidad de disear un plan que contenga los objetivos y estrategias que permitan la mejora de dicho proceso. La investigacin fue descriptiva, de campo y transeccional, es descriptiva porque identifica caractersticas y seala forma de conductas y actividades que se orienta a recolectar informacin relacionada con el estado real de las situaciones, es de campo porque se realiza en el sitio donde se encuentra el objeto de estudio, obteniendo como resultado la agrupacin de las opiniones de los clientes
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internos y externos en orden de prioridad para detectar los nudos crticos (Fortalezas y Debilidades) con la finalidad de dar las recomendaciones al proceso evaluado. Dichos resultados fueron la base para proponer un plan contentivo de objetivos, estrategias y de responsables para que se ejecute este plan con el objeto de mejorar la gestin de cobranza en la empresa C.A. ENELCO.

En relacin al Sistema de Control Interno, se encontr el trabajo realizado por Corro, Orlando (2003), quien present el Trabajo Especial de Grado, para optar al Ttulo de Licenciado en Contadura Pblica, en la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, titulado Diseo de un Programa de Auditora Interna en el rea de Crdito y Cobranza para la Asociacin Cooperativa de Servicios Mltiples Claret, cuyo objetivo fue proporcionar una herramienta vlida que contribuya al correcto funcionamiento del rea en estudio. La investigacin es no experimental, de tipo combinado de campo y documental a nivel descriptivo, donde los datos se recogieron directamente de la realidad, mediante un cuestionario aplicado a travs de una entrevista a los directivos del rea de crdito y cobranza, lo que significa que se trabaj con datos primarios realizndose posteriormente un anlisis porcentual, presentndose los resultados en grficos. Luego de efectuado el proceso investigativo se concluy que la cooperativa no cuenta con controles que le permitan identificar los factores de riesgo econmicos e inseguridad social a nivel interno, tampoco cuenta con medidas de prevencin por la prdida de los recursos considerndose necesaria la aplicacin de un programa de auditoria interna que proporcione lineamientos bsicos para ser aplicados por los directivos de la cooperativa en estudio con la finalidad de optimizar el control operativo del rea de crdito y cobranza de la Asociacin de Cooperativas de Servicios Mltiples Claret, por lo que se recomienda el diseo de un programa de auditoria interna en el rea de crdito y cobranza a fin de mejorar el proceso de informacin, sincerar los saldos de las cuentas por cobrar a los socios, agilizar el proceso de otorgamiento de crdito y en consecuencia darle veracidad y validez tanto al trabajo que realiza el personal del departamento, como a los resultados obtenidos por la gestin realizada.
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Colina, Esly (2005), realiz el Trabajo Especial de Grado, Modalidad: Pasanta para optar al Ttulo de Licenciada en Contadura Pblica, presentado en La Universidad del Zulia, titulado Anlisis del Control Interno del Departamento de Prstamo, cuyo objetivo fundamental consisti en efectuar una revisin y anlisis de los procedimientos, as como tambin de las alternativas establecidas para la obtencin de los prstamos tomando en consideracin el reglamento que rige dicha actividad, a fin de constatar el cumplimiento de los requisitos exigidos para la obtencin de un prstamo, de igual manera se verific el control interno del departamento que otorga dichos prstamos. Se utiliz el diseo de entrevistas no estructuradas, observacin directa, revisin del sistema, lectura y anlisis de los reglamentos de prstamos, consultas bibliogrficas y revisin documental. Es importante resaltar que el producto de la evaluacin permiti las breves conclusiones y recomendaciones que se proponen para el mejoramiento del departamento antes citado.

Los antecedentes nombrados anteriormente, reflejan que la auditora es de mucha importancia para la organizacin, ya que permite, mejorar los pasos a seguir en cuanto a los procedimientos, controles, y normas con la veracidad de las funciones que deben efectuarse en todos los departamentos.

BASES TERICAS Cooperativas

Son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y derecho cooperativo, de la economa social, participativa, autnomas, de personas que se unen mediante un proceso de acuerdo voluntario, para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y culturales, comunes, para generar bienestar integral, colectivo

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y personal, por medio de los procesos y empresas de propiedad colectiva, gestionadas y controladas democrticamente.

Cooperativismo El cooperativismo es un modelo social y econmico clave dentro de los nuevos procesos de globalizacin, tratados de Libre Comercio y disminucin de la pobreza.

Ahora bien, el cooperativismo se basa en las experiencias de los procesos comunitarios solidarios que son parte de nuestra cultura y recogen la tradicin solidaria ancestral que ha conformado nuestro pueblo.

Tenemos que trabajar para que las cooperativas grandes, pequeas o medianas sean rentables, aumenten sus operaciones, remuneren bien a sus trabajadores y tengan armoniosas relaciones internas para desarrollar nuestro modelo social cooperativo de manera sostenida.

Economa Social

La economa social abarca ambos tipos de organizaciones, las de inters colectivo y las de inters general. Estas organizaciones se han creado en diversas pocas y contextos, y por lo tanto existen en Venezuela varias generaciones de cooperativas y asociaciones de desarrollo social.

La economa en el proceso de produccin de bienes y servicios que concilia intereses econmicos y sociales comunes, apoyados en la accin de las comunidades locales y en la participacin importante de los ciudadanos y de los trabajadores de empresas alternativas, como las asociativas y las microempresas autogestionables.

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Auditoria Operacional

La auditora operativa es hoy un elemento vital para la gerencia, permiti a los ejecutivos conocer la manera de resolver los problemas econmicos, sociales y ecolgicos que a este nivel se presentan, generando en la empresa un saludable dinamismo que la conduce exitosamente hacia las metas propuestas.

La auditora operativa esta muy relacionada con las caractersticas estructurales y funcionales del objeto de estudio, por lo que su ejecucin requiere de una gua que se adapte a las condiciones existentes y que, sin limitar la independencia y creatividad del auditor, le permita lograr una sistematicidad y orden que le haga obtener los mejores resultados en un corto plazo.

Una Auditora Operacional, es un examen objetivo de la eficiencia financiera y operacional, sistemtica y profesional de las operaciones, identificando y revisando profundamente aquellas reas consideradas como crticas. La auditoria operacional enfoca la forma como se llevan a cabo las actividades, al momento de efectuar el examen y como podran ser mejoradas dichas actividades.

Jos Dagoberto Pinilla, explica La auditoria de gestin trabaja solamente con los conceptos de economa y eficiencia, mientras que la auditoria operacional se basa en los conceptos de economa, eficiencia y efectividad/eficacia. (2001, Pg. 21).

Es tanto el examen como la evaluacin independiente del proceso administrativo y de las operaciones, con base en los criterios de valoracin llamados criterios de economa, eficiencia, efectividad/eficacia y equidad. Su fin es asesorar a la direccin en el proceso de mejoramiento del sistema de control integral en las organizaciones. (Ibd., Pg. 20).

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El propsito del examen y evaluacin es establecer y aumentar el grado de las tres E, (Efectividad, Eficiencia, Economa), smbolos de la auditora operacional respecto a los componentes bsicos de la gerencia. Las tres E pueden ser definidas en forma concisa, sencilla para el manejo de los recursos de la administracin pblica y privada.

Gustavo Cepeda, (1997), en su libro titulado Auditora y Control Interno menciona que la auditora operativa u operacional se ha definido como un examen integral y constructivo de la estructura orgnica de la empresa y de sus componentes, polticas, de controles financieros y operativos, de sus modos de operacin y del aprovechamiento de sus recursos fsicos y humanos. (Pg. 175).

Guillermo, Cullar (1997), define a la auditora operacional o de desempeo como: el examen y evaluacin profesional de todas o una parte de las operaciones y actividades de una entidad cualquiera, para determinar su grado de eficacia, economa y eficiencia y formular recomendaciones gerenciales para mejorarlo.

Objetivos

El establecimiento de los objetivos de la auditora operativa viene determinado fundamentalmente por las necesidades que manifieste la institucin.

En un sentido general los objetivos de la auditoria pueden ser: Medir en los distintos niveles, la eficiencia y eficacia operativa. Revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro de la organizacin, que afecten el desarrollo de las operaciones. Evaluar el funcionamiento de los sistemas operativos con la finalidad de asegurar el cumplimiento futuro de las normas.

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Evaluar los riesgos. Evaluar reas especficas de la organizacin sobre las que se desea realizar acciones correctoras. (Ibd., Pg. 175)

Alcance y significado

En la auditora de empresas privadas, los criterios han evolucionado hasta llegar a principios y prcticas de contabilidad generalmente aceptados. En la auditora operativa no existen criterios generalmente aceptados aplicables a todas las situaciones; stos se disean de acuerdo con la organizacin, el rea, el programa o el proyecto. Los criterios en auditora operativa se derivan de las siguientes fuentes: Los estatutos de la organizacin o los documentos bsicos de la planeacin. Las leyes y normas aplicables. Las normas y procedimientos internos. Las prcticas administrativas generalmente aceptadas. Pronunciamiento de las asociaciones profesionales. (Ibd., Pg 177)

La Fundacin Latino americana de Desarrollo Municipal FULADEM, establece que los componentes o elementos bsicos de la gerencia han tenido muchas definiciones a las cuales se agrega las siguientes para fines de entender bien la definicin de la auditoria operacional. (2005, Pg 33).

Planificacin: Establecimiento de los objetivos y metas bsicas, formulacin de las estrategias relacionadas, polticas, procedimientos, mtodos y determinacin de las fuentes y usos de los recursos necesarios para conseguir dichos objetivos y metas.

Organizacin: Establecimiento de la estructura o agrupacin de las actividades necesarias para llevar a cabo los planes y definiciones de las lneas de autoridad y

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responsabilidad.

Direccin: Hacer que todo personal participe de manera coordinada en la ejecucin de los planes dentro del marco organizacional y normativo, as logrando los objetivos y metas.

Control Interno: El plan de organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover eficiencia en las operaciones y estimular la observancia de la poltica prescrita y cumplimiento de las metas y objetivos programados. (Ibd., Pg 165).

Clasificacin de la Auditoria

La tipologa que puede dividir la auditoria depende, esencialmente, de la necesidad empresarial de establecer controles o pautas en el cumplimiento de las actividades que se desenvuelven en el mbito de la organizacin.

Lo expuesto anteriormente, muestra que la auditoria se puede clasificar segn sea el enfoque de su aplicacin, de la misma manera se puede decir, que sta se divide segn sus objetivos en: financiera u operacional; o segn algunos autores en: externa, interna o gubernamental.

Importancia de la Auditoria Operacional

El inters e importancia de la auditoria operacional se est incrementando cada da ms, mientras que las organizaciones tratan de sacar mayor provecho de los limitados recursos disponibles para los servicios pblicos y privados. Sin duda se puede

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pronosticar en forma segura un mayor inters y nfasis en la auditora operacional en el sector pblico como en el privado en los aos venideros.

Al realizar una auditora operativa con frecuencia se observan condiciones deficientes las cuales muchas veces son inevitables, sin embargo se debe ir a la consecucin de resultados ptimos con el fin de alcanzar las metas u objetivos y formular las recomendaciones para mejorar las operaciones.

Proceso de la Auditoria Operacional

La metodologa para desarrollar la auditora operacional consiste en un proceso de obtencin y anlisis de informacin dividido en etapas o fases subsecuentes, debindose mantener el orden de ellas, para garantizar el xito del trabajo.

Las etapas de la Auditora Operacional son las siguientes: Fase I. Planeacin: En esta etapa, el auditor investiga la organizacin como un todo y trata de conocer la empresa. Estudia los estatutos, la organizacin, presupuestos, programas, leyes, normas aplicables y procedimientos bsicos de la administracin y de all redacta un informe de anlisis general.

Segn Jos Dagoberto Pinilla, en su libro titulado Auditoria Operacional explica que en la planeacin debe precisarse y desarrollarse, por los menos, los siguientes aspectos: objetivos, estudio preliminar, evaluacin del sistema de control interno, diseo de procedimientos, pruebas y diseos de papeles de trabajo.

Objetivos: La auditora operacional, externa o interna debe estar precedida de objetivos perfectamente definidos; ellos son la gua fundamental para atender todas las actividades del proceso de auditora con suficiencia claridad del grado de detalle y

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del alcance del trabajo. Estudio Preliminar : En esta fase del proceso de auditora se obtiene informacin bsica general de la organizacin; el propsito es familiarizarse con el ambiente administrativo y operativo global de la entidad auditada, especialmente en materia econmica, organizacional y legal.

Evaluacin del Sistema de Control Interno evaluar el nivel

: Los mtodos que se utilizan para

de control interno en las organizaciones son las entrevistas,

cuestionarios, memorndums analtico descriptivos, diagramas de flujo, modelos matriciales y soluciones combinadas o de otro tipo y que facilitan el conocimiento del estado de control global (de gestin e interno) de la organizacin, el auditor operacional debe disear el modelo o instrumento de evaluacin que mas se adapte a la situacin en estudio. Para evaluar el sistema de control global de la organizacin, es necesario visualizar la totalidad de la empresa con base en los tres componentes del control de gestin: control estratgico, tctico y control operativo e interno.

Diseo de procedimientos o pruebas de auditora: A travs de la evaluacin del sistema de control de gestin e interno y segn las reas crticas identificadas por el auditor, se disearan las pruebas que se consideren pertinentes en trminos de pruebas de cumplimiento, pruebas sustantivas y pruebas de doble propsito.

Diseo de Papeles de Trabajo : El diseo de estos papeles depende de las pruebas que vayan a ejecutarse y del nivel de detalle de la informacin requerida. Es necesario que el auditor planee el contenido del archivo permanente y del archivo corriente a partir de un ndice que facilite a la organizacin, el cruce y el acceso directo a las distintas cdulas cuando sea necesaria su consulta o para atender requerimientos judiciales si el auditor es cuestionado en su actividad profesional.

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Fase II. Ejecucin y Anlisis:

En esta segunda fase se debe analizar la

informacin de las pruebas de auditora previamente diseadas, el anlisis de la informacin debe basarse en los avances investigativos sobre la gestin moderna, en el criterio del auditor, en la normatividad tcnica y legal relacionada con el ente auditado y en los conceptos de economa, eficiencia y efectividad de las operaciones.

Obtencin de evidencias: Para tener xito en la obtencin de evidencia el auditor debe ser sencillo, amable, respetuoso de las opiniones de los dems, creativo, metdico, objetivo y gozar de una adecuada formacin como investigador para levantar con efectividad la evidencia suficiente y competente.

Anlisis de Resultados: Los resultados de las pruebas de auditora deben analizarse y organizarse de acuerdo con su naturaleza. Por ejemplo, los hallazgos relacionados con la legalidad, con la economa, con la eficiencia, con la efectividad y con la equidad, en la instrumentacin del proceso administrativo y de las operaciones.

Diagnstico: En esta fase se identifican, interpretan los hallazgos y se organizan en el orden de mayor a menor impacto en la organizacin; se debe tener cuidado de no incluir aquellos irrelevantes.

Pronstico: Consiste en la descripcin del impacto de cada uno de los hallazgos en el evento de no ser contrarrestados con los controles respectivos; es decir, se visualiza la problemtica en que podr caer la empresa si no atiende las recomendaciones de la auditora.

Tratamiento: Es la solucin que recomienda el auditor a la gerencia para atender los problemas implicados en los hallazgos.

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Fase III. Informes: Los hallazgos, se van informando en la medida en que se detectan; la gerencia est, de esa manera, debidamente informada y puede tomar las decisiones que estime pertinentes en forma oportuna. Se puede decir que el informe puede ser de forma inmediata o parcial, y de informe final.

Informe de accin inmediata: Los directivos y el personal operativo estn interesados en que el auditor acte constructiva, positiva y oportunamente de frente a los problemas que vaya encontrando, para lo cual deber presentar informes parciales que muestren la debilidades encontrada oportunamente de manera que permita realizar las correcciones en su momento.

Informe Final: El informe final de auditora debe enmarcarse en los objetivos preestablecidos de la auditora y, por tanto, referirse a problemas de legalidad, economa, eficiencia y efectividad relacionados con el manejo administrativo y con los procesos operativos.

Fase IV. Seguimiento de Recomendaciones:

Los desarrollos tericos de la

auditora indican que el trabajo del auditor termina con un informe final. Sin embargo, eso es vlido solamente en el caso de auditora externa.

Segn Cepeda, el informe de auditora, es el producto final del trabajo de auditora. El informe de auditora generalmente comienza con un resumen de hallazgos y recomendaciones.

Control Interno

El control interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de produccin, distribucin, financiamiento,

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administracin, entre otras son regidas por el control interno. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policiaco o de carcter tirnico, el mejor sistema de control interno, es aquel que no daa las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrn a empleado. La funcin del control interno es aplicable a todas las reas de operacin de los negocios, de su efectividad depende que la administracin obtenga la informacin necesaria para seleccionar de las alternativas, las que mejor convengan a los intereses de la empresa. El control interno debe establecerse previo estudio de las necesidades y condiciones de cada empresa.

El control interno segn las Normas y Procedimientos de Auditora en su glosario tcnico lo define como: Est representado por el conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad.

La Publicacin Tcnica N 1 de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela sobre Normas de Auditora de Aceptacin General expresa en la segunda norma de auditora referente a la organizacin y ejecucin del trabajo, que se debe efectuar un estudio y evaluacin del control interno existente como base para determinar la extensin de los procedimientos de auditora que va a aplicar.

El estudio de Control Interno tiene por finalidad obtener un conocimiento de cmo est conformado ste; no slo desde el punto de vista de las normas y procedimientos establecidos por la administracin de la entidad auditada, sino tambin como opera en la prctica.

En el Informe de Control Interno el auditor debe describir el carcter del examen efectuado, su alcance y grado de responsabilidad que se asume en el respectivo

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trabajo de auditora. Esta descripcin puede hacerse a travs de una carta de presentacin o formando parte integral del informe.

Sistema de Control Interno

El sistema de control interno debe estar estructurado de acuerdo con las categoras preventivo, detectivo y correctivo; y su operatividad debe realizarse simultneamente y automticamente, cuando se ejecutan las operaciones, sin que sea necesario identificar a ciertas personas como responsables exclusivas de su ejecucin.

El plan de organizacin y todos los sistemas mtodos y procedimientos adoptados en una organizacin en forma coordinada para asegurar la proteccin integral de todos los recursos, obtener informacin confiable, segura y oportuna, promover la economa, eficiencia, efectividad y equidad de las operaciones, estimular la adherencia del personal a los objetivos y polticas de la organizacin y consolidar las condiciones esenciales dirigidas a posibilitar el gobierno global de las distintas organizaciones sobre la base de instrumentalizar deseablemente las funciones de planeacin, organizacin, direccin y control de las operaciones, en la perspectiva de mejorar los niveles de productividad y de competitividad. (Jos Dagoberto Pinilla, Pg. 74)

Todo empleado debe desarrollar sus actividades debidamente controladas o dentro del concepto de control interno. Eso quiere decir que los procedimientos operativos y de control deben estar estructurados de manera que las transacciones u operaciones se procesen acompaadas del control requerido para obtener resultados confiables, seguros y oportunos.

Objetivos del Sistema de Control Interno

Para alcanzar esos objetivos, el sistema de control interno debe ser estructurado segn las premisas siguientes:

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Asegurar la proteccin de todos los recursos de la entidad. Obtener informacin confiable, segura y oportuna. Promover la economa, la eficiencia, la efectividad y la equidad de las operaciones. Estimular la adhesin del personal a los objetivos y polticas de la organizacin. Consolidar las condiciones esenciales de orden administrativo para asegurar el xito esperado de la gestin. (Ibd., Pg 77)

El Control Interno de cada organismo o entidad debe organizarse con arreglo a conceptos y principios generalmente aceptados de sistema y estar constituidos por las polticas y normas formalmente dictadas, los mtodos y procedimientos efectivamente implantados y los recursos humanos, financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinado debe orientarse, principalmente al cumplimiento de los objetivos.

Elementos del Sistema de Control Interno

El sistema de control interno, en cualquier tipo de organizacin, tiene los siguientes componentes fundamentales: Coincidencia de la necesidad de una efectiva cultura de control empresarial. Aceptacin plena de que la gerencia es fundamentalmente la responsabilidad del control en las organizaciones. Visin, misin, objetivos, polticas y procedimientos perfectamente definidos. Estructura de Organizacin slida. Procedimientos administrativos, operativos y de control efectivo y documentado. Capacidad productiva de una organizacin y el cumplimiento de desviaciones

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de las metas y objetivos programados. No diferenciado de lo contable, administrativo u operacional, ya que en todos existen elementos de control. (Ibd., Pg 77).

Clasificacin del Control Interno El control interno se clasifica en: Control Interno Administrativo y Contable.

Control Interno Administrativo:

Mtodos, medidas y procedimientos que

tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.

Control Interno Contable: de contabilidad.

Mtodos, medidas y procedimientos que tienen que

ver principalmente con la proteccin de los activos y la confiabilidad de los datos

Mtodos de Evaluacin

Para evaluar el sistema de control interno en las organizaciones se cuenta con varios mtodos de reconocido valor tcnico. Entre ellos tenemos los siguientes: Cuestionario Entrevistas Memorandos analtico-descriptivos. Diagramas de flujo detallados. (Ibd., Pg 97).

Las tcnicas presentan en forma dinmica la secuencia del trabajo, permite adems, conocer y comprender el proceso a travs de los pasos, las unidades administrativas y los cargos que intervienen en l.

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Morea, Lucas (1997), define a la auditora como un proceso sistemtico para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades econmicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, as como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso. (Pg. 2).

Los objetivos fundamentales que se persiguen en la auditoria es expresar una opinin sobre la fiabilidad de la informacin econmico-financiera contenida en las cuentas anuales. Segn Gustavo Cepeda. Alonso, en su libro Auditora y Control Interno (1997) menciona que: (1) Emitir un dictamen u opinin con respecto a la razonabilidad del contenido y presentacin de los estados financieros producidos por la empresa auditada. (2) Evaluar los controles internos establecidos por la empresa examinada, como base para determinar el nivel de confianza a depositar en l y de acuerdo con esto fijar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de auditora. (3) Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a cada empresa en particular. (4) Formular recomendaciones para mejorar los controles internos de la administracin, y cualquier aspecto que ayude a la obtencin de una mayor eficiencia en la gestin financiera y econmica. (Pg. 186). Estudio y Evaluacin del Control Interno

El control interno comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren que los activos estn debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente segn las directrices marcadas por la administracin.

Objetivo Es definir los elementos de la estructura del control interno y establecer los

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pronunciamientos normativos aplicables a su estudio y evaluacin, como un aspecto fundamental al establecer la estrategia de auditora, as como sealar los lineamientos que deben seguirse al informar sobre debilidades o desviaciones al control interno.

El Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., en su obra titulada Normas y Procedimientos de Auditora (1999), seala que los elementos de la estructura del control interno consiste en: La estructura de control interno de una entidad consiste en las polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. Dicha estructura consiste en los siguientes elementos: a) El ambiente de control b) El sistema contable Los procedimientos de control. (Pg. 70) Alcance de la Auditoria

El alcance de la auditora es determinada por el auditor de acuerdo con las normas tcnicas de auditora. Al aplicar dichas normas, y al decidir los procedimientos de auditora que llevar a cabo, el auditor emplear su juicio profesional teniendo en cuenta los conceptos de importancia y riesgos relativos.

Moreno Montaa, Eliana (1997), explica lo siguiente: Es asesorar a la gerencia con el propsito de: Delegar efectivamente las funciones Mantener adecuado control sobre la organizacin Reducir a niveles mnimos el riesgo inherente. Revisar y evaluar cualquier fase de la actividad de la organizacin, contable, financiera, administrativa, operativa. (Pg. 2).

El carcter interno de los rganos de Auditoria de las empresas, hace que las clasificaciones que ms se utilicen sean las internas, que constituyen el control que se

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desarrolla como instrumento de la propia administracin y consiste en una valoracin independiente de sus actividades. Las auditorias que se realizan tienen el fin de expresar opiniones sobre la razonabilidad con que los estados financieros presentan la posicin financiera y los resultados de las operaciones. El hecho de proveer un alcance de auditoria tan amplio, no implica que todas las auditorias actualmente se conduzcan de esta manera, ni tampoco implica que un alcance tan extenso sea siempre deseable.

Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo son documentos donde refleja las evidencias obtenidas en la auditora aplicada, con el fin de requerir una adecuada planeacin antes y durante el curso de la auditora. A medida que se va desarrollando el examen, el auditor, teniendo en cuenta los aspectos por cubrir, deber visualizar el tipo de papel de trabajo que se va a utilizar, de tal forma que presente la evidencia de la mejor manera posible.

los papeles de trabajo son el conjunto de documentos, formularios y escritos que reflejan las evidencias obtenidas por el auditor para sustentar la labor de auditora desarrollada, los mtodos y procedimientos seguidos y las conclusiones y resultados obtenidos. (Gustavo Cepeda, Pg 135). Propiedad y Custodia de los Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo son propiedad del auditor. Sin embargo, el derecho del Auditor, sobre los papeles de trabajo, est sujeto a aquellas limitaciones impuestas por la tica profesional, establecidas para prevenir la revelacin indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente.

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Es difcil establecer el tiempo que un auditor debe conservar los papeles de trabajo, pero es recomendable conservarlos porque son importantes para auditoras futuras y para cumplir con los requerimientos legales en caso de litigios.

La Federacin del Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela (2002), define: Los papeles de trabajo son propiedad del contador pblico. El derecho de propiedad del Contador Pblico, sin embargo, est sujeto a limitaciones de tica vinculadas a la relacin confidencial con los clientes, de acuerdo con el Cdigo de tica Profesional y lo previsto en el Art.11 de la Ley de Ejercicio de Contadura Pblica. (Ibd., Pg 182). Propsito de Papeles de Trabajo Los papeles de trabajo tienen los siguientes propsitos: Ayudan a la planeacin y desarrollo de la auditora Ayudan en la supervisin y revisin del trabajo de auditora Registran la evidencia en la auditoria para respaldar el informe del auditor. Permite organizar y coordinar las diferentes fases de auditora que se lleva a cabo. Sirven de evidencia legal. Los papeles de trabajo constituyen una forma de evidencia que se puede utilizar en acciones legales.

Archivos de Papeles de Trabajo

Los papeles de trabajo deben ser archivados de manera que permitan un acceso fcil a la informacin contenida en los mismos.

Los archivos de los papeles de trabajo para cada examen pueden dividirse en dos grupos bsicos: Archivos corrientes y archivos permanentes.

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Archivo Permanente

El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la informacin que se necesita en forma continua sin tener que producir esta informacin cada ao.

Archivo Corriente

El archivo corriente est conformado, por los papeles de trabajo que muestran la evidencia obtenida durante la auditora.

Hallazgos

Hallazgo significa los aspectos favorables o desfavorables en materia de manejo administrativo, desempeo operativo resultados de una gestin.

El trmino connota situaciones crticas o de deficiencias y/o debilidades de control de gestin; no obstante, los hallazgos pueden ser positivos y negativos esto es, no deben identificarse solamente las deficiencias o debilidades de la gestin, tambin los aciertos encontrados en el momento de la auditora.

Los hallazgos en auditora operacional pueden ser positivos o negativos. Los primeros son las evidencias de los logros de la administracin: de legalidad, economa, eficiencia, efectividad y equidad en las organizaciones. Los hallazgos negativos son las evidencias de los aspectos crticos o debilidades de control que afectan desfavorablemente los resultados de la gestin en materia de legalidad, economa, eficiencia, efectividad y equidad.

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Los componentes bsicos de un hallazgo son: la condicin, criterio, el efecto y la causa.

El Crdito

El crdito significa el compromiso de pago que adquiere una persona o una institucin sobre la base de la opinin que se tiene de ellos en cuanto a que cumplirn puntualmente sus compromisos econmicos.

Mendoza, Machado (1997), define el crdito como la capacidad de adquirir el dinero o especies, a cambio de una promesa de pagar; o como una obligacin de entregar en el futuro algo equivalente a una fecha determinada y en ciertas condiciones dadas. (Pg. 30).

El crdito desde el punto de vista del acreedor o prestamista implica la confianza que tiene ste en el prestatario o deudor para entregar los bienes o servicios requeridos a cambio de una promesa de recibir un pago equivalente en el futuro. En tal sentido, podramos decir que el crdito es la transferencia temporal de poder adquisitivo, a cambio de la promesa de devolver ste, ms sus intereses en una fecha determinada. (Ibd. Pg. 31).

Clasificacin del Crdito

Segn su uso: Para el capital de trabajo, inversin, financiamiento, consumo. Segn el plazo: A corto plazo, intermedio o mediano plazo, a largo plazo. Segn su garanta: Personal, Prendario, Quirografario, Hipotecario. Segn el carcter del sector econmico a que est dirigido: Industrial, comercial, de servicios, agropecuario, otros.

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Segn el sector: Pblico y privado.

Riesgo Crediticio

En trminos muy simples existe riesgo en cualquier situacin en la que no sabemos con exactitud lo que ocurrir en el futuro. El riesgo es sinnimo de incertidumbre, es la dificultad de poder predecir lo que ocurrir.

Principales factores que determinan el Riesgo en las empresas

Factores Internos: Dependen directamente de la administracin propia y capacidad de los ejecutivos de cada empresa. Factores Externos: Son aquellos que estn dado por la inflacin, tipo de cambio, tasas de inters, todo aquello que afecte la capacidad de pago de los prestatarios.

Objetivos y funciones del departamento de crditos

El objetivo principal del departamento de crdito es minimizar el riesgo en las operaciones de crditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad alta: Mantener niveles relativamente bajos de un riesgo crediticio, adems que permitan tener una buena rentabilidad y permanencia del mismo. Es muy importante mantener al personal con capacitacin constante sobre las tendencias de las economas en el pas y tener constante capacitacin en el tema de finanzas y decisiones financieras. Crear sistemas estndares de evaluacin de crditos.

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Detectar aquellos crditos con riesgo superior a lo normal para hacerles seguimiento ms minucioso.

Anlisis de Crdito

El anlisis de crditos se considera un arte, ya que no hay esquemas rgidos y por el contrario es dinmico y exige creatividad por parte del analista de crdito, sin embargo es importante dominar las diferentes tcnicas de anlisis de crdito, y complementarla con una buena experiencia y un buen criterio, as mismo es necesario contar con la informacin necesaria y suficiente que nos permita minimizar el nmero de incgnitas para poder tomar la decisin correcta.

Cuentas por Cobrar

Es el conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperacin de los servicios prestados a sus clientes mediante el uso de su crdito. La operacin de cobranzas incluye la coordinacin con los objetivos, polticas y actividades de la operacin de otorgamiento de crdito.

Las cuentas por cobrar son acreencias a favor de la empresa, liquidables dentro del ejercicio normal de la misma, y provenientes de las actividades especficas en que comercia.

Segn el Boletn 5110-5 del Instituto Mexicano de Contadores Pblicos (1994), seala que el control interno, debe cumplirse de acuerdo a los objetivos relativos a autorizacin, procesamiento y clasificacin de transacciones, salvaguarda fsica, verificacin y evaluacin. De igual manera el boletn seala que el control esta referido a:

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Registros de las operaciones en el perodo correspondiente. Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranza, sobre la antigedad de los saldos. Conciliacin peridica de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente. Confirmacin peridica por escrito de los saldos por cobrar, por personas ajenas de las que manejan los registros contables y participan en labores de cobranza. Custodia fsica de cuentas por cobrar.

Portas, Nayla (1997), explica lo siguiente: Cobranzas: La cobranza puede conceptualizarse como el conjunto de operaciones necesarias para transformar un activo exigible. Comienza con la existencia de un derecho representado en una cuenta o un documento a cobrar, y trae como resultado el ingreso de dinero o algn ttulo representativo de dinero - cheque u orden de pago.

Tambin se interpreta como Cobranza a la documentacin de un crdito que ya existe. Se trata de un crdito en cuenta corriente que es cancelado por el deudor mediante un pagar. Si bien aqu el cobro no es definitivo, pues se sigue teniendo un crdito y an no se ha percibido el dinero, las caractersticas de la gestin emprendida son de similar importancia a las que se requieren para lograr el cobro en dinero.

La operacin bsica de cobranza abarca todas las operaciones que se comprenden desde el momento en que se detecta que un crdito est en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes de la cobranza son ingresados y contabilizados en la empresa.

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Diferentes formas de cobranzas

La cobranza puede asumir diversas formas en funcin del tipo de empresa que se trate, de las caractersticas de los deudores, de la radicacin de los montos a cobrar, del volumen de operaciones, entre otros. Es probable que en una empresa se puedan aplicar ms de un tipo de cobranza para lograr la cancelacin de los crditos.

Cobranza por cobradores

En este caso, personal de la empresa sale a efectuar la cobranza directamente en el domicilio del deudor. All se percibe el dinero, los cheques o los pagars que firma el deudor.

Cobranza por repartidores

En algunos casos, dada la caracterstica del producto que se comercializa, la cobranza es realizada por el mismo repartidor que efecta la entrega de la mercadera vendida. Suele ser usada por empresas que se dedican a la venta de productos alimenticios.

Cobranza por agencia

En este caso el deudor tambin es visitado en su domicilio. La diferencia radica en que la cobranza es realizada por alguna empresa dedicada especialmente a prestar ese servicio y que fue contratada con ese fin. En realidad no es una forma muy utilizada, reservndose su uso, generalmente, para el caso de crditos de difcil realizacin.

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Cobranza por correspondencia

El deudor enva por correspondencia el importe de su obligacin. Normalmente el deudor enva un cheque de manera tal que elimine cualquier riesgo por extravo o sustraccin del valor.

Cobranza en Caja

En este caso es el cliente quien se traslada hasta la empresa para realizar el pago de su deuda. Esta forma suele emplearse en los comercios minoristas que venden sus mercaderas a crdito, generalmente cancelables al cabo de un nmero determinado de cuotas.

Cobranza por depsito bancario

En algunos casos, el deudor efecta su pago depositando el importe adeudado en la cuenta corriente bancaria del acreedor. Generalmente en estos casos se usa un modelo de boleta de depsito especial que tiene una copia ms que la habitual. Esa copia adicional queda en poder del banco, quien la hace llegar a su cliente para hacerle saber a ste de la cobranza que se ha realizado.

Cobranza de documentos por medio de un banco

Entre los servicios que ofrecen los bancos se encuentra el de cobranza de documentos. En estos casos los documentos a cobrar son entregados al banco. Este enva el aviso de vencimiento al deudor para que efecte el pago directamente en el banco. Cuando el deudor paga, el banco acredita el importe recibido en la cuenta de

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su cliente y notifica a ste del xito de la gestin de cobranza. Si el documento no fuera cancelado a su vencimiento, el banco puede encargarse del protesto del mismo.

Normas de control interno de cobranza de carcter general

Control interno de carcter especfico

Entre las normas propias de la cobranza, se distinguen las siguientes: Utilizacin de recibos prenumerados : Para posibilitar un control estricto sobre la cobranza, los formularios que se utilizan como recibos deben venir encuadernados en talonarios y prenumerados de imprenta. Una copia de cada recibo extendido debe quedar adherida al talonario, as como tambin de aquellos que fueron anulados. Adems debe instruirse al personal que emite los recibos para que el uso sea correlativo, es decir sin dejar recibos en blanco para utilizar ms adelante. Bsicamente, lo que se debe verificar es que de todo recibo emitido se enve una copia a la empresa. Para ellos se puede controlar el talonario cuando ste se termina, observando si todos los recibos tienen una copia adherida, sumar el importe de las copias y controlar el total con las Cobranzas rendidas, por quien utilizaba el talonario, en los das que abarca el uso del mismo. Otra forma de control consiste en observar diariamente si las copias de los recibos que se rinden tienen numeracin correlativa. Los recibos debern ser firmados por la persona que efectu el cobro. Para cerrar el control, los formularios deben ser custodiados por un funcionario responsable (Jefe de Cobranzas) y entregados a quienes los van a utilizar, bajo recibo firmado y cuando demuestren que se est por terminar el talonario que tienen en uso.

Liquidacin inmediata de la cobranza:

Esta norma procura que cuando se

realice una cobranza fuera de la empresa, los fondos obtenidos lleguen cuanto antes a la tesorera de la empresa o al Banco. Esto implica que si la cobranza es por

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cobradores, la rendicin debe ser diaria. En el caso de que los cobradores se trasladen al interior se requiere que diariamente realicen depsitos o transferencias desde los bancos del interior. Concentrando los fondos cobrados lo antes posible, se controlan las disponibilidades que pertenecen a la empresa, adems de permitir que se utilicen transitoriamente estos valores con fines ajenos a los de la explotacin.

Control de los valores recibidos por correspondencia ampare el Ingreso. Por tal razn es conveniente que

: El peligro de este tipo los valores no lleguen

de cobranza es que en el momento de recibirse los valores no se emite un recibo que directamente a Caja sin ningn tipo de comprobante. Resulta conveniente que la correspondencia sea abierta directamente por Secretara y que all se confeccione una planilla con el detalle de los valores recibidos.

Concesin de descuentos por pronto pago:

stos no deben ser autorizados por

quien efecta la cobranza. Esta norma pretende evitar el posible fraude que cometera quien cobrara un importe, e ingresara otro inferior, justificando la diferencia como un descuento concedido.

Endoso restrictivo de los cheques recibidos: Es necesario que ni bien se reciba un cheque se le inserte al dorso un sello que tenga la leyenda "nicamente para ser depositado en la cuenta de XX". De esta manera nadie podr apropiarse del cheque, ya que el mismo solo podr ser depositado en la cuenta de la empresa.

Cheque para depositar posteriormente: Es una prctica habitual que se entreguen cheques cuyo depsito debe ser postergado y que generalmente se extienden con fecha adelantada. Es una norma de control interno no aceptar cheques postdatados, ya que si entre la fecha de recepcin del valor y la que figura en el mismo se produce el fallecimiento, la quiebra u otro tipo de inhabilitacin del

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librador, sern muy problemticas las posibilidades de efectivizar el cobro.

Transferencia de dinero o valores:

Cada vez que se transfieren internamente

efectivo o valores, debe hacerse de forma tal que la transferencia quede documentada para que se sepa quien es el responsable de la custodia de los mismos. La documentacin de transferencia implica un descargo para quien entrega el dinero y una responsabilidad para quien los recibe al firmarle la recepcin de los valores. Por eso, es recomendable que los valores pasen por el menor nmero de manos posibles. Custodia de documentos a cobrar: Es recomendable que los documentos a

cobrar no queden en poder de quien efecta el cobro o recibo de los fondos, pues se posibilita que se extraigan fondos de la Cobranza y se reemplacen estos importes por un documento. Por tal motivo es recomendable que esos documentos queden en poder de personas que no tengan acceso a las disponibilidades.

Depsito ntegro e inmediato de la cobranza

: Se procura que diariamente se

realice el depsito total de la cobranza y al mismo tiempo emitir un cheque, para extraer los fondos necesarios del banco. De esta manera se posibilita un eficiente control al verificar que la cobranza de cada da ha llegado a la Institucin Bancaria.

Por ltimo, podemos decir que las bases tericas resultan de suma importancia en la investigacin cientfica, debido a que estas muestran los trminos inmersos directamente en el tema, ayudando as al lector a comprender de manera eficaz el trabajo, de las bases tericas.

De tal forma, la presente definicin de las bases tericas, permitir al lector comprender los trminos tratantes, que en este caso estn directamente relaciones para los controles internos de los procesos, debido a que se requiere evaluar, mediante

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aplicacin de una auditoria operacional los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos.

BASES LEGALES

Las Asociaciones Cooperativas estn reglamentadas por medio de diversas leyes y decretos que fundamentan y permiten mantener una excelente calidad en dichos servicios, las cuales ayudan a las asociaciones, a planificar, coordinar en pro del beneficio social de la comunidad.

Entre las disposiciones legales se encuentra las que rige la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, Normas y Procedimientos de Auditora, Normas de Auditora de Aceptacin General, Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, Estatutos. En consecuencia se tomaron en consideracin, las normativas legales y reglamentarias que se detallan a continuacin.

Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela

La Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, se establece conforme a la Gaceta Oficial N 36.860 del 30 de diciembre de 1999, por la Asamblea Nacional Constituyente mediante el voto libre y en referendo democrtico. Segn el artculo 7 establece lo siguiente:

La constitucin es la norma suprema y el fundamento del ordenamiento jurdico. Todas las personas y los rganos que ejercen el Poder Pblico estn sujetos a esta Constitucin.

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Es importante mencionar los artculos 118, 180 y sus numerales 3,4, y 5 de la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, que establecen lo siguiente: Artculo 118: Se reconoce el derecho de los trabajadores y de la comunidad para desarrollar asociaciones de carcter social y participativo, como las cooperativas, cajas de ahorro, mutuales y otras formas asociativas. Estas asociaciones podrn desarrollar cualquier tipo de actividad econmica, de conformidad con la Ley. La Ley reconocer las especificidades de estas organizaciones, en especial, las relativas al acto cooperativo, al trabajo asociado y su carcter generador de beneficios colectivos.

El Estado promover y proteger estas asociaciones destinadas a mejorar la economa popular y alternativa.

Artculo 180: La ley crear mecanismos abiertos y flexibles para que los Estados y los Municipios descentralicen y transfieran a las comunidades y grupos vecinales organizados los servicios que stos gestionen previa demostracin de su capacidad para prestarlos, promoviendo: La participacin en los procesos econmicos estimulando las expresiones de la economa social, tales como cooperativas, cajas de ahorro, mutuales y otras formas asociativas. La participacin de los trabajadores y trabajadoras y comunidades en la gestin de las empresas pblicas mediante mecanismos autogestionarios y cogestionarios. La creacin de organizaciones, cooperativas y empresas comunales de servicios, como fuentes generadoras de empleo aquellas tengan participacin. y de bienestar social, propendiendo a su permanencia mediante el diseo de polticas donde

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Ley Especial de Asociaciones Cooperativas

La Ley que crea la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., se establece conforme a la Gaceta Oficial N 37.285 del 18 de Septiembre de 2001, por el Decreto de Ley Especial de Asociaciones Cooperativas en uso de sus atribuciones legales. Segn el artculo 2 establece lo siguiente: Las cooperativas son asociaciones abiertas y flexibles, de hecho y de derecho cooperativo, de la economa social y participativa, autnomas, de personas que se unen mediante un proceso y acuerdo voluntario, para hacer frente a sus necesidades y aspiraciones econmicas, sociales y culturales comunes, para generar bienestar integral, colectivo y personal, por medio de procesos y empresas de propiedad colectiva, gestionadas y controladas democrticamente.

Es importante mencionar en el artculo 62, 77 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas establece lo siguiente: Artculo 62: Los organismos de integracin podrn coordinar con las instancias de control de las afiliadas el desarrollo de los sistemas de auditorias, vigilancia y control.

Artculo 77:

Corresponde a la Superintendencia Nacional de Cooperativas

ejercer las funciones de control y fiscalizacin sobre las cooperativas y sus organismos de integracin.

Podr establecer las oficinas o dependencias que fueren necesarias para el adecuado cumplimiento de sus funciones.

Estatuto de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero de R.L.

Estatuto de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, discutido y aprobado por

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la Asamblea General de Asociados de fecha 13 y 14 de agosto del ao 2005. En su artculo 47 aprueba lo siguiente: El Comit de Crdito es el rgano encargado de analizar y resolver sobre las solicitudes de prstamos de los asociados conforme al reglamento interno que para tal efecto est vigente. Estar constituido por un representante de cada sector y sus respectivos suplentes. El Comit elegir de su seno (1) Comisionado, un (1) Secretario, y el resto de los integrantes sern vocales, cada uno de ellos tendr su suplente para cubrir las ausencias que pudieran presentarse. Se reunirn al menos una vez por semana de forma ordinaria y cada vez que sea necesario de forma extraordinaria. La mayora simple de sus miembros constituirn qurum.

Es necesario destacar, el artculo 12 del Estatuto de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L, donde se establece lo siguiente: De acuerdo a lo establecido en los artculos 24 y 25 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, las formas y estructuras de coordinacin y funcionamiento de esta Cooperativa atendern a su propsito econmico, social y educativo propiciando la participacin, evaluacin y control permanente. Esta Cooperativa tendr: Consejo de Administracin, Consejo de Supervisin, Evaluacin y Control, Comit de Crdito, Comit de Educacin, Comit de Cultura y Deportes y Junta de Directores. La funcin de estas cinco instancias es lograr su cohesin e integracin, as como la de stas con las Asambleas de Asociados. La Cooperativa podr crear otras instancias que considere necesarias para su funcionamiento y cada una de ellas tendr al igual que las ya existentes, las facultades, propsitos y regimenes establecidos en los artculos 24, 27, 28 y 29 de la Ley Especial de Asociaciones Cooperativas y estarn integradas por tantos miembros como lo exija la instancia creada para cumplir con su objetivo. Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero de R.L.

El Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, fue analizado en reunin extraordinaria de Junta de Directores en reunin extraordinaria del da 10 de julio de y entrar en vigencia a partir del 17 de julio de 2006. Este Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo se establece por el Estatuto de la Asociacin. En su artculo 1 aprueba lo siguiente: El presente Reglamento regir las actividades prestatarias de la
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Cooperativa San Jos Obrero. Segn lo pautado en el Artculo 47 del Estatuto vigente.

El Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, establece en su artculo 16 lo siguiente: Es condicin indispensable para optar a un nuevo prstamo menor a la T.I.V haber cancelado el 75% del prstamo anterior. De optar a un prstamo a igual tasa deber haber cancelado el 50% del prstamo a igual tasa deber haber cancelado el 50% del prstamo anterior, esta condicin no aplica para prstamos amparados por sus ahorros. Cualquier saldo pendiente, ser descontado al liquidar el nuevo prstamo. Artculo 19: El plazo para la cancelacin de los prstamos ser acordado entre el asociado solicitante y el comit de crdito.

Las Normas de auditoria son procedimientos de auditora, se refieren, no slo a las cualidades personales del auditor, sino tambin al ejercicio de su juicio en el desarrollo de su examen y a la informacin relativa a l.

DEFINICIN DE TRMINOS BSICOS

Para la elaboracin de esta investigacin es necesario el manejo de cierta cantidad de trminos bsicos, imprescindibles para fundamentar tericamente la misma. Entre ellos se tienen: Auditora: La acumulacin y evaluacin de evidencia sobre informacin cuantificable de una entidad econmica para determinar e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin y los criterios establecidos.

Actividad de Control: Poltica y procedimientos adems del ambiente de control en el sistema contable que establece la direccin de la compaa para cumplir sus

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objetivos.

Antigedad de Cuentas por Cobrar: Anlisis de los debitos que integran cada saldo a cargo de clientes, tomando como base la fecha de la factura o la fecha de vencimiento. Este anlisis se utiliza como auxiliar para determinar los saldos vencidos y de dudosa recuperacin.

Componente: Uno de los cinco elementos del control interno. Los componentes del control interno son ambiente de control, valoracin de riesgos, actividades de control, informacin y comunicacin, y monitoreo.

Control de Calidad: Es el sistema que debe establecer el auditor para lograr que sus trabajos renan los requisitos mnimos que establecen las normas de auditora que rigen su actuacin profesional.

Control Interno: Esta representado por el conjunto de polticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos especficos de la entidad. La estructura del control interno consta de los siguientes elementos: 1) El ambiente de control, 2) El sistema contable y 3) Los procedimientos de control.

Criterio: Un conjunto de estndares contra los cuales puede medirse un sistema de control interno para determinar su efectividad. Los cinco componentes del control interno, tomados en el contexto de las restricciones inherentes del control interno, representan criterios para la efectividad del control interno para cada una de las tres categoras de control. Para una categora, la confiabilidad de la informacin financiera, existe un criterio ms detallado, el concepto de debilidad material.

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Deficiencia: Un defecto del control interno percibido, potencial o real, o una oportunidad de fortalecer el sistema de control interno para proporcionar una mayor probabilidad de que los objetivos de la entidad son conseguidos.

Evidencia Comprobatoria: Es, principalmente, el conjunto de elementos que comprueba la autencidad de los hechos, la evaluacin de los procedimientos contables empleados y la razonabilidad de los juicios efectuados.

Especialista: Es la persona fsica o moral que posee conocimientos tcnicos y experiencia en un determinado campo de accin diferente al de la contabilidad y auditora y puede ser contratado tanto por el cliente como por el auditor.

Investigacin: Representa la obtencin de informacin, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa.

Limitacin al alcance: Es la imposibilidad prctica, o bien, por limitaciones impuestas por la administracin de la compaa, en la aplicacin de todos los procedimientos de auditora que el auditor considera necesarios.

Planificacin: Establecimiento de las actividades o de las diferentes etapas, considerando tiempo y recursos necesarios, orientadas hacia el alcance de las metas y objetivos de la organizacin.

Procedimiento de Control: Son los procedimientos y polticas adicionales al ambiente de control y al sistema contable, que establece la administracin para proporcionar seguridad razonable de lograr los objetivos especficos de la entidad.

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Programa de Auditora: Es el documento en el que se reflejan las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se disearon como resultado de la evaluacin de los objetivos de control interno.

Pruebas de Cumplimiento: Son pruebas diseadas para comprobar que los procedimientos de control interno estaban en operacin durante el periodo auditado.

Pruebas Sustantivas: Son pruebas diseadas para llegar a una conclusin con respecto al saldo de una cuenta, sin importar los controles internos sobre los flujos de transacciones que se relejan en el saldo.

Proceso: Conjunto de fases sucesivas de un fenmeno o asunto, las cuales son controladas supervisadas y evaluadas por el sistema de control interno. Reglamento: Norma de carcter general, abstracta e impersonal, expedida por el titular del poder ejecutivo, con la finalidad de lograr la aplicacin de una Ley previa.

Variable: Representacin cuantitativa o cualitativa de una caracterstica, la cual asumir distintos valores que dependern del momento de su observacin, expresada con la unidad de medida apropiada a la respectiva caracterstica.

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CAPTULO III MARCO METODOLGICO TIPO DE INVESTIGACIN

La investigacin de acuerdo al objetivo planteado, est enmarcada en el tipo de investigacin descriptiva, ya que identifica las caractersticas del objeto de estudio, adems se orienta a recolectar informacin relacionada con el estado real de la situacin de la empresa, en este caso la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L., en el proceso de otorgamiento y recuperacin de crdito.

Ahora bien, en cuanto al tipo de investigacin descriptivo los autores Hernndez, Fernndez y Baptista manifiestan lo siguiente: los estudios descriptivos persiguen sealar las propiedades importantes del objeto que se esta analizando, de la misma forma afirma que en los estudios descriptivos se miden una serie de caractersticas del fenmeno estudiado de forma independiente, para luego describir lo que se investiga. (Dankhe, citado por Hernndez y Baptista, 1998, 60).

De igual manera, la presente investigacin se enmarc en el rea de auditora, ya que se propuso evaluar, mediante la aplicacin de una auditoria operacional los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, con el fin de verificar sus normas, polticas, objetivos, procedimientos e identificar las variables e indicadores.

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DISEO DE INVESTIGACIN

El diseo del presente estudio es de campo, ya que se realiz en el sitio en donde se encontraba el objeto de estudio, es decir en la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L., lo cual significa que recolect datos directamente de la realidad, por medio de observacin directa, cuestionarios, informacin suministrada por el personal que labora en la asociacin; resumen y sntesis, provenientes de libros de textos, leyes, reglamentos, Internet, entre otros.

El diseo de investigacin de campo establece un modelo de verificacin que permite contrastar los hechos con las teoras, y sirve como estrategia sistemtica que asegura una apropiada recoleccin de informacin. Adems, es un plan concebido para abordar y dar respuesta al problema formulado. (Carlos, citado por Mndez, Pg. 138).

Como seala Kerlinger La investigacin no experimental o ex post-facto es cualquier investigacin en la que resulta imposible manipular variables o asignar aleatoriamente a los sujetos o las condiciones (Kerlinger citado por Hernndez, Fernndez y Baptista, Pg. 184).

Debido a que Hernndez, Fernndez y Baptista (1998), define la investigacin transeccional o transversal, como Recolectan datos en un solo momento, en un tiempo nico. Su propsito es describir variables, y analizar su incidencia e interrelacin en un momento dado. (Pg. 186).

En tal sentido, el diseo de investigacin se clasific como no experimental post facto, de tipo transeccional o transversal, debido a que se relacion con la aplicacin de auditora operativa a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos en un nico perodo de tiempo, delimitado por el ejercicio fiscal 2006.

ex

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TCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

En la investigacin se emple la observacin directa, anlisis y la evaluacin, la cual se aplic al departamento en estudio, para conocer la situacin actual de crdito y cobranza, y adems se obtuvieron datos documentales por medio de trabajos de investigacin realizado a la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L. A continuacin se explican las tcnicas utilizadas en el estudio: Observacin Directa: Mediante el cual se obtuvo una visin ms clara del problema que se abord y se determin su situacin actual, con el objeto de identificar en forma detallada los procedimientos de otorgamiento y recuperacin de crditos, con la finalidad de poder detectar debilidades e incumplimiento en la normativa legales y proponer mejoras a los correctivos.

Anlisis: Identific las partes integradoras de la realidad, y de esta manera se establecieron las causas y efectos de la investigacin. Es decir, se realiz una revisin de los elementos relacionados con el proceso en estudio y a travs del anlisis se elaboraron los procedimientos escritos que buscaron mejorar los procesos en las actividades descritas.

Evaluacin: Consisti en evaluar y verificar toda la documentacin suministrada para poder aplicar la auditora operativa a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos.

Por otra parte, la unidad de anlisis fueron las operaciones realizadas en el departamentos de crdito y cobranza de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L., y las unidades informantes la conform el personal que labora en el departamento, de crdito y cobranza encargado de ejecutar los procesos en estudio.

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INSTRUMENTOS DE RECOLECCIN DE DATOS

Fue de suma importancia establecer los instrumentos y tcnicas para la recoleccin de datos para poder realizar la investigacin. Es necesario destacar que las fuentes constituyen la informacin obtenida para el desarrollo de la investigacin, ya que por medio de estos instrumentos se puede describir, analizar y explicar todos los aspectos necesarios para abordar el estudio. En tal sentido, en la investigacin se utilizaron fuentes primarias y secundarias de informacin, la fuente primaria abarc toda la informacin obtenida de forma directa de la empresa que se evalu y se aplicaron tcnicas de recoleccin como fueron: entrevistas y cuestionarios que estuvieron dirigidos al personal que labora en el rea de estudio, y gerentes de los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos con la finalidad de obtener una visin clara del problema y as facilitar el anlisis de la informacin obtenida.

El instrumento consisti en un cuestionario de preguntas cerradas con respuestas de si, no y no aplica, el cual fue ventajoso, debido a que permiti el ahorro del tiempo y la fcil codificacin y anlisis de los resultados, aplicado a (13) unidades informantes del Departamento de Crdito y Cobranza de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., estuvo conformado por 38 items.

Cabe sealar que la fuente secundaria de informacin, fueron las obtenidas en las leyes, reglamentos, estatutos que rigen el proceso de otorgamiento y recuperacin de crditos en la asociacin cooperativa. Adems se debe mencionar que la informacin obtenida para el desarrollo de la investigacin, fue complementada por medio de consultas de Internet, fuentes bibliogrficas, tesis de grado, entre otros.

Lo planteado permiti recabar informacin de las tcnicas presentes en la investigacin, la cual viene dada por la revisin, anlisis, comprobacin, encuesta, cuestionarios, entrevistas e informacin obtenida por la asociacin, normas, leyes,

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reglamentos, estatutos, entre otros.

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CAPTULO IV RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN

Para efectuar la auditora operacional, se realiz un estudio detallado a la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., mediante la aplicacin de cuestionarios al personal que interviene en el proceso de otorgamiento de crditos, cuyo objetivo primordial es la revisin a los procedimientos aplicados, para el otorgamiento y la recuperacin de los mismos. En tal sentido, las herramientas que se utilizaron se derivan de los objetivos, dimensiones e indicadores, con la finalidad de realizar el anlisis e interpretacin de los resultados de manera que permitan determinar las debilidades de los procedimientos del Sistema de Control Interno.

As mismo, se procedi a solicitar el acta constitutiva de la Asociacin Cooperativa, para conocer el objeto de su constitucin y las personas que conforman la directiva. Por otro lado, se verific si poseen una estructura organizativa que permitiera conocer la lnea supervisora encargada de coordinar cada una de las actividades objeto de estudio. A tal efecto, segn expres el presidente de la cooperativa, actualmente se encuentran reestructurando el organigrama de la Asociacin.

La estructura organizativa de la organizacin, es de gran importancia, ya que es el medio que proporciona el flujo de informacin necesaria para poder dirigir las actividades, definir las responsabilidades, y as lograr el cumplimiento de las metas establecidas

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A continuacin se presenta la forma como se realiz la evaluacin de los procesos en estudio, a travs del desarrollo de cada uno de los objetivos planteados.

Verificacin de los procedimientos existentes para el

otorgamiento

recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L.

Departamento de Crdito

El comit de crdito se encarga de estudiar y analizar cada una de las solicitudes, en el orden en que han sido presentadas y supervisa que los crditos que se otorguen se ajusten a las normas legales vigentes de la asociacin.

Es importante sealar, que para el otorgamiento de los crditos, es indispensable que el solicitante sea asociado de la Cooperativa y adems debe cumplir con los requisitos exigidos en el reglamento interno de ahorro y prstamo.

Se constat que las personas deben estar debidamente inscritas en dicha cooperativa y deben cumplir el perodo establecido para la solicitud del crdito, tal y como se estableci en el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo en su artculo 2, el cual expresa que: Todo asociado tiene derecho a solicitar prstamo superior a sus ahorros despus de los seis (6) meses de inscritos, mantener un ahorro sistemtico mensual en su Cuenta Natural La Viejita, el cual debe ser por lo menos el 5% de sus ingresos. De este modo el PARAGRAFO UNO indica: Si el ahorro es interrumpido, deber reactivarlo y esperar lapsos iguales hasta un mximo de seis (6) meses para optar a un prstamo.

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En cuanto a los prstamos ordinarios, los requisitos que exige el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo son los siguientes: Del Asociado: Copia de la cdula de identidad vigente y ampliada (del cnyuge si aplica). Constancia original de trabajo que indique: Cargo, sueldo, tiempo en la empresa (sello hmedo, Rif.) vigente. Certificacin de Ingresos si es comerciante independiente. Carta de referencia sectorial Carta de compromiso del cnyuge y su constancia de trabajo si aplica. Carta exposicin de motivos de la solicitud del prstamo Flujo de caja proyectado a partir de Bs. 15.000.000,00, superiores a sus ahorros. Balance general visado, a partir de Bs. 15.000.000,00 superiores a sus ahorros.

De los fiadores: Copia de la cdula de identidad vigente y ampliada (del cnyuge si aplica). Constancia original de trabajo que indique: Cargo, sueldo, tiempo en la empresa (sello hmedo, Rif.) vigente. Para asociados del Estado Falcn por lo menos un (1) fiador debe ser de la zona.

En cuanto a las garantas, un (01) fiador, si el prstamo es hasta cinco (5) millones superiores a sus ahorros, dos (02) fiadores, si el prstamo es hasta quince (15) millones superiores a sus ahorros.

El asociado debe asistir a las charlas y asesoras sectoriales y organizacionales que se realizan en cada sector al cual pertenezca, all se le hace entrega de las planillas y a su vez le explican la forma de llenado y los requisitos exigidos (Ver anexo H).

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Una vez cumplido con este paso el asociado recopila la documentacin solicitada de acuerdo al tipo de prstamo a requerir. Luego proceden a solicitar la carta de referencia sectorial emitida por el sector y su respectiva aprobacin (Ver anexo I). Una vez cumplido con la recopilacin de los requisitos se hace entrega en recepcin de planillas, la cual es la encargada de revisar si se encuentra completo el expediente de la persona, la misma es pasada a control y seguimiento de planillas para verificar el estatus del asociado (verificar que no tenga deudas pendientes), a continuacin pasa al comit de crdito quien se encarga de entrevistar al asociado para pautar la forma de cancelacin del crdito, despus se realiza una reunin entre el comit de crdito y la Gerencia Financiera para aprobar o desaprobar dicho crdito. Si el crdito es aprobado se convoca al asociado para realizar la firma del pagar conjuntamente con los fiadores, cumplido este paso se hace la entrega del prstamo al asociado.

En relacin al proceso descrito, se evidenci que los procedimientos en el departamento de crdito no son controlados, ya que muchas veces se devuelven los requisitos de los asociados por falta de informacin.

Se observ adems, que el asociado introduce los requisitos para el otorgamiento de crdito y hay mucha demora para el completar el mismo, la persona se traslada a la cooperativa para tener conocimiento en cuanto al status de su prstamo y se encuentra que no aparece el expediente, esto sucede porque no existen responsabilidades en cuanto a las funciones, ya que no cuentan con un manual descriptivo de cargos, donde se detalle la funcin y responsabilidad de cada empleado. La demora que causa el extravi del documento es el tiempo que se pierde para otrgale el prstamo.

Igualmente, se evidenci que los prstamos son otorgados a todos los asociados y no miden la capacidad de ingresos que tiene para cancelarlos, as mismo se constat

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que no tienen una persona que verifique la legitimidad de la informacin suministrada por el asociado.

Adems, los asociados deben mantener un ahorro sistemtico mensual en la cuenta La Viejita, ya que este es el medio que se utiliza para medir el ahorro del asociado y as poder otorgarle el crdito, si no realiza sus ahorros no podr optar a prstamos.

Por otra parte, de acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, el cual dice textualmente en su art. 10 , que los prstamos especiales, estn dirigidos a la adquisicin de artculos en sus departamentos de Electrodomsticos y Librera. Sin embargo se observ que en varias oportunidades se otorga al asociado crditos especiales, debido a que la persona ya tiene aprobado un prstamo ordinario y no puede solicitar otro igual hasta tanto no haya cancelado el de la deuda, y adems se detecto que los prstamos especiales son para la adquisicin de artculos y no para hacer la entrega de efectivos, como est sucediendo en la actualidad.

Se evidenci adems, que el departamento de liquidacin slo est conformado por tres personas, de las cuales una de las liquidadoras es la que se encarga de revisar los expedientes para inmediatamente liquidar el prstamo, luego son pasados a la Gerencia Financiera para hacer efectiva su liquidacin. Se pudo observar la existencia de poco personal para la liquidacin del crdito, por lo que es necesario contratar empleados ya que existe un volumen significativo de asociados para adquirir crditos y el personal con que cuentan no es suficiente para realizar dicha actividad lo que ocasiona demoras para atender todas las solicitudes.

Generalmente al momento de realizar la firma del pagar los documentos no estn en poder de la persona que liquidan los prstamos, sino que se encuentran en la
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Gerencia Financiera pendiente por firmar la autorizacin, lo que trae consigo retrasos para los otorgamientos, lo cual trae como consecuencia prdida de tiempo para la persona que viene a liquidar su prstamo, generando inconvenientes a la Asociacin.

Finalmente, es importante la contratacin de un archivista, ya que el volumen de trabajo que existe en crdito as lo exige, puesto que una sola persona no es suficiente para mantener actualizado los expedientes y el archivista que se encuentra en el departamento de cobranza no puede atender a los dos (2) departamentos simultneamente.

Departamento de Cobranza

El departamento de cobranza es el encargado de recuperar los crditos otorgados por la Cooperativa.

Para ello una vez aprobados y entregados los crditos se pasa el expediente al departamento de cobranza, para que este se encargue de hacer seguimiento al mismo. El analista le solicita un reporte al sistema codificado y este le indica la cantidad de giros vencidos que tiene un asociado.

El departamento de cobranzas, cuenta con unas polticas de cobro, las cuales consisten en realizar llamadas cada quince (15) das a los clientes con giros vencidos sino se presenta el asociado a cancelar, es enviada una correspondencia y si an no realiza el pago correspondiente al giro pendiente, a los noventa das (90) se notifica a los fiadores, si transcurrido este tiempo no cancelan se pasa al abogado y luego al comit de crdito para ver que solucin se le busca a este problema que se esta presentando con el asociado. Cabe sealar que se constat que las polticas de cobranzas no se encuentran aprobadas por la Asamblea.

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El departamento de cobranza debe realizar un anlisis de sus polticas ya que hasta los momentos no han dado los resultados esperados, y se requiere recuperar el dinero al menor tiempo posible, para dar respuesta a las nuevas solicitudes de crdito de los asociados.

Durante la realizacin de la auditora, se solicitaron algunos expedientes de los asociados, para verificar el cumplimiento de lo establecido en la normativa de la Cooperativa en cuanto a recuperacin de crditos encontrndose que algunos de ellos no reposan en los archivos del departamento de cobranza y segn la informacin obtenida, an se encuentran en el departamento de liquidacin o crdito.

Cumplimiento de la normativa legal y sublegal aplicable a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos Departamento de crdito Se constat, que los prstamos superiores a los ahorros hasta (5) millones son aprobados directamente por la Gerencia Financiera como lo ndica el Artculo 3, PARGRAFO DOS del Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, los prstamos ordinarios superiores a (30) millones de bolvares son canalizados por el comit de crdito y el Consejo de Administracin para su respectiva decisin, como lo establece en su Reglamento DOS, Artculo 5 PARAGRAFO y los prstamos amparados por

los ahorros se consideran experiencias crediticias, a partir de 5 aos, como se establece en su Reglamento PARAGRAFO TRES.

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1.-Existe un Reglamento interno que establezca el procedimiento a seguir para otorgar los crditos?

Tabla N 1. Reglamento Interno Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 7 100 NO 0 0 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito

0% Si No 100% Grfico 1. Reglamento Interno

El 100% de los empleados (Tabla y Grfico N 1) contest que si existe un Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, que les permita conocer como son las actividades que se realizan para otorgar los prstamos solicitados por los asociados como lo explica el Estatuto de la Asociacin en su Art. 17 que establece como parte de las funciones Dictar sus propias normas o reglamentos internos sobre cualquier materia relacionada con el objeto de la Cooperativa o delegar en las instancias la elaboracin y aprobacin de algunas de ellas.

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2.-Existe un responsable de aprobar o improbar los crditos a otorgar? Tabla N 2. Aprobar o Improbar los Crditos Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 5 71 NO 2 29 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito

29% Si No 71% Grfico 2. Aprobar e Improbar los Crditos

Se observ que existen personas encargadas de aprobar e improbar los crditos, tal y como se presenta en la Tabla y en el Grfico N 2, donde se aprecia que el 71% de los empleados conocen que existe un responsable y el 29% no conoce de la existencia de un responsable, esto ocurre cuando los empleados no conoce los procedimientos que existen en el departamento de crdito, debido a la falta de manuales de normas y procedimientos de crdito. El Reglamento Interno menciona que si existe un responsable para aprobar o improbar los crditos otorgados como se expresa en su Art. 23 El comit de crdito tiene el deber de aprobar, improbar, aplazar o elevar al Consejo de Administracin toda solicitud de prstamo cuando lo crea conveniente.

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3.- Existe una Gerencia legalmente establecida para evaluar la solicitud de crditos? Tabla N 3. Solicitud de Crditos Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 3 43 NO 4 57 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito

43% 57% Grfico 3. Solicitud de Crditos Si No

Se observa en la Tabla y en el Grfico N 3, que el 43% de las personas que laboran en el departamento, respondieron que si existe una Gerencia legalmente establecida para evaluar la solicitud de crdito como se seala en el Reglamento Interno en su comit de crdito estudiar y Art. 3 PARGRAFO TRES : El

analizar cada una de las solicitudes de prstamos, en el orden en que hayan sido presentadas, y el 57% manifest que no existe una gerencia legalmente establecida.

Departamento de Cobranza

El departamento de cobranza debe vigilar el cumplimiento de las obligaciones contradas por los asociados, con especial atencin en el proceso de recuperacin de

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los crditos otorgados, con el fin de generar informes mensuales de gestin donde se demuestre de manera formal los costos de los asociados en cuanto a la cobranza.

Se evidenci que el departamento de cobranza no cuenta con un reglamento para la recuperacin de los crditos, esto es importante, ya que es un instrumento de control que les permitir llevar a cabo los procedimientos con el fin de obtener eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos, para poder lograr las metas y objetivos que se tiene establecido en la recuperacin de los crditos. Adems se deben definir normas para la cancelacin de aquellos saldos considerados definitivamente incobrables.

4.- Existe un Reglamento Interno que establezca el procedimiento a seguir para las cobranzas de los crditos otorgados por la Asociacin?

Tabla N. 4. Reglamento Interno de Cobranza Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

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0%

No 100% Grfico 4. Reglamento Interno de Cobranza

Si

De acuerdo a informacin suministrada, representada en la Tabla y Grfico N 4, el del personal que labora, en el departamento manifest que no existe un reglamento de control interno que les permita cumplir con la legalidad de los procedimientos de cobranzas que se deben seguir.

5.- Existen formalmente polticas administrativas y legales de cobranza que permitan disminuir el ndice de morosidad?

Tabla N 5. Polticas Administrativas y Legales Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

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0%

Si No 100% Grfico 5. Politicas Adminstrativas y Legales

Se evidenci, segn se representa en la Tabla y en el Grfico N 5, que el 100% de los empleados que laboran en el departamento seala, que si existen polticas administrativas y legales de cobranza que permitan disminuir el ndice de morosidad, procesos y criterios a mantener y a ejecutar en el rea de cobranza. Se constat que las polticas de cobranza que actualmente existen no son las recomendables y adems no han sido aprobadas por la Asamblea y actualmente se encuentran realizando cambios a las mismas, esto con el fin de poder recuperar los recursos a corto plazo.

6.- Existe claridad de las polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de cobranza?

Tabla N 6. Polticas, Normas Respuestas Frecuencia Absoluta SI 3 50 NO 3 50 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza %

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Si
50%

No

50%

Grfico 6. Polticas, Normas

Segn la informacin sealada en la Tabla y el Grfico 6, el 50% de los empleados del departamento manifest que si existe claridad de las polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de cobranza, y el 50% indica que no existe claridad de las mismas. Sin embargo no se considera que estas polticas sean recomendables, ya que se le dan muchas facilidades al asociado para realizar el pago, retrazando los plazos establecidos para los cobros.

7.- Las polticas son adecuadas en cuanto a las cobranzas? Tabla N 7. Polticas de Cobranzas Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 2 33 NO 4 67 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza 33% Si No 67% Grfico 7. Polticas de Cobranzas
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Se evidenci, segn los resultados de la Tabla y Grfico N 7, que el 33% est de acuerdo con las polticas y el 67% de las personas considera que las polticas de cobranzas no son adecuadas, ya que los asociados no cumplen con los pagos de cuotas que tienen por los crditos otorgados. Se cree conveniente realizar las gestiones para implementar nuevas estrategias que permitan recuperar el dinero de los crditos otorgados en el menor tiempo posible.

Evaluacin del control interno en los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, especficamente en el rea de crdito y cobranza.

Departamento de Crdito

Se revis y verific la inexistencia de manuales de normas y procedimientos escritos, sin embargo cuentan con un reglamento interno de ahorro y prstamo en donde se explica en detalle lo concerniente a cada tipo de crdito que se otorga en la asociacin cooperativa.

El comit de crdito debe entregar la informacin de los asociados al departamento de cobranza con respecto a los prstamos otorgados, mediante un acta y documentos anexos, para que ste proceda a realizar los trmites de cobranza.

Se observ que existen demoras para la tramitacin de los crditos, ya que el sistema (Shell), con que cuenta la Asociacin Cooperativa no es apropiado motivado a que presenta debilidades en la red, y deficiencias al momento de introducir la informacin, ya que esta no se puede guardar hasta tanto no este completamente cargada en el sistema.

Es de hacer notar, que segn lo observado este programa, no es el recomendable para realizar este proceso, ya que la asociacin cooperativa cuenta con un nmero de
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asociados muy amplio y este retrasa el otorgamiento de los crditos.

Es importante destacar que existen deficiencias en el control interno, ya que no llevan una buena coordinacin en cuanto a sus procesos lo que trae como consecuencia el incumplimiento de los objetivos y las metas establecidas para la asociacin.

La solicitud de los crditos es revisada por varias personas, por lo que se considera necesario establecer un formato (hoja de ruta) que indique en que departamento o rea se encuentra la documentacin y poder hacer un seguimiento oportuno.

El personal que labora en el departamento de crdito debe ser profesional y tener experiencia en el rea en la que est trabajando, ya que es de suma importancia conocer y tener eficiencia en el manejo de los procesos de crditos.

A continuacin se muestra el anlisis realizado al cuestionario de control interno aplicado al personal involucrado en el proceso de Otorgamiento de crdito . 8.- Existe un organigrama en el departamento? Tabla N 8. Organigrama del Departamento de Crdito Respuestas Frecuencia Absoluta SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito %

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0% Si No 100% Grfico 8. Organigrama del Departamento de Crdito

De acuerdo a los resultados obtenidos en la Tabla y en el Grfico N 8, se determin que el 100% de las personas en el departamento de crdito, mencionan que no existe un organigrama en el departamento, es importante resaltar que en l debe existir un organigrama que muestre el nivel de jerarqua y responsabilidades que tienen las personas que labora en el mismo.

9.- La Asociacin Cooperativa cuenta con una Misin, Visin, Objetivos y Metas? Tabla N 9. Misin, Visin, Objetivos y Metas Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 7 100 NO 0 0 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito

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0%

Si No

100%

Grfico 9. Misin, Visin, Objetivos y Metas

Lo que se demuestra en la Tabla y en el Grfico N 9, es que el 100% de los empleados afirma que la Asociacin Cooperativa cuenta con una misin, visin, objetivos y metas, lo cual los orienta dentro de la organizacin.

10.- Los empleados de la cooperativa conocen responsabilidades en el departamento que laboran?

claramente sus

funciones

Tabla N 10. Funciones y Responsabilidades del Departamento Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 3 43 NO 4 57 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crdito

43% Si 57% No

Grfico 10. Funciones y Responsabilidades del Departamento

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Como se expresa en la Tabla y en el Grfico N 10, se obtuvo que el 43% de los empleados si conocen claramente sus funciones y responsabilidades en el proceso de otorgamiento de crdito, y el 57% no tiene claridad en sus funciones y responsabilidades, ya que en estos momentos no cuentan con manuales descriptivos de cargos, donde se especifique claramente como deben realizar sus actividades y labores.

11.- Se encuentra establecido por escrito las funciones de cada uno de los analistas y liquidadores adscritos al departamento?

Tabla N 11. Funciones de Analista y Liquidadores Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos 0%

Si No 100% Grfico 11. Funciones de Analistas y Liquidadores

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Se verific que el 100% no tiene los manuales de cargos por escrito donde se explique las funciones de cada empleado, esto trae como consecuencia que cada empleado ejecute su funcin de acuerdo a un criterio propio.

12.- Realiza Ud. Sus actividades en el tiempo requerido? Tabla N 12. Tiempo Requerido Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 2 29 NO 5 71 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

29% Si

No 71% Grfico 12. Tiempo Requerido

Del total de las personas entrevistadas, se obtuvo que el 29% ejecuta sus actividades en el tiempo requerido y el 71% de las actividades no se cumplen en el tiempo requerido para la eficiencia de las mismas, esto quizs es debido a la gran cantidad de asociados que se presentan diariamente en la asociacin, en busca de informacin para solicitud de prstamos.

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Cree ud. que debe existir ms personal en el departamento? Tabla N 13. Personal Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 7 100 NO 0 0 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0%

Si No 100% Grfico 13. Personal

Se pudo evidenciar, segn se resume en la Tabla y Grfico N 13, que el 100% de las personas encuestadas considera necesario la incorporacin de ms personal en el departamento, para poder realizar los procesos en el menor tiempo posible y atender a los asociados.

El departamento cuenta con un programa de capacitacin para su personal? Tabla N 14. Programa de Capacitacin

Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 3 43 NO 4 57 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

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43% 57% Si No

Grfico 14. Programa de Capacitacin

Se muestra en la Tabla y en el Grfico N 14 que el 43% de los trabajadores seala que cuentan con un programa de capacitacin para su aprendizaje, en tanto que el no cuenta con un programa de capacitacin, ya que la asociacin no ha realizado una programacin para capacitar a su personal en el ao en curso.

15.- Existe un manual de normas y procedimientos en el departamento de crdito?

Tabla N 15. Manual de Normas y Procedimientos Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0% Si No 100% Grfico 15. Manual de Normas y Procedimientos

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Se constat, en la Tabla y Grfico N 15 que el 100% respondieron que no existe un manual en el cual se indiquen los procedimientos a seguir en el otorgamiento de los crditos.

Existe una adecuada funcin de supervisin de los crditos? Tabla N 16. Supervisin de los Crditos Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 3 43 NO 4 57 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

43% Si No 57%

Grfico 16. Supervisin de los Crditos

Se constat, en la tabla y Grfico N 16 que el 43% de los trabajadores manifest que existe una adecuada funcin de supervisin de los crditos, y el 57% no est de acuerdo con la supervisin ya que el volumen de trabajo que tienen no les permite efectuar una constante revisin de los crditos otorgados.

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17.- Existen polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de crdito?

Tabla N 17. Polticas y Normas de la Asociacin Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0%

Si No 100% Grfico 17. Polticas y Normas de la Asociacin

Se pudo determinar que el 100% indica que no existen polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de crdito, ya que en estos momentos se encuentran trabajando para su elaboracin.

18.- Existen un instrumento de Control para el anlisis de los crditos? Tabla N 18. Instrumento de Control Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 7 100 NO 0 0 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

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0% Si No 100% Grfico 18. Instrumento de Control

Segn se resume en la Tabla y en el Grfico N 18 que el 100% seala que si existe un instrumento de control para el anlisis de los crditos, que est representado por el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, el cual es el medio por donde se guan para realizar los procesos de crditos que se le brindan a los asociados.

19.- Cuenta la asociacin con un sistema automatizado de crdito? Tabla N 19. Sistema Automatizado Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0%

Si No 100% Grfico 19. Sistema Automatizado

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En la Tabla y en el Grfico N 19, el 100% de los empleados manifest no tener un sistema automatizado de crdito que les permita agilizar los procesos. Se evidenci que el departamento cuenta con un sistema que fue elaborado internamente, mas no es el recomendable para la asociacin, ya que manejan un nmero ilimitado de asociados para solicitar los crditos y este no les permite agilizar, y garantizar la confiabilidad de los procesos.

20.- Se mantiene un registro actualizado de los asociados en cunto a los crditos otorgados?

Tabla N 20. Registro Actualizado

Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 2 29 NO 5 71 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

29% Si No 71% Grfico 20. Registro Actualizado

En el contenido de la Tabla y Grfico N 20, se observa que el 29% de los empleados si cuenta con los registros actualizados y el 71% sealaron que no se mantiene un registro actualizado de los asociados en cuanto a los prstamos

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otorgados. Evidencindose la necesidad de un sistema automatizado que permita tener un mejor control de los crditos.

21.- Se encuentran separadas las funciones de: Otorgamiento de crditos, cobranzas, elaboracin de estado de cuentas?

Tabla N 21. Otorgamiento de Crditos, Cobranzas, Estado de Cuentas Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 7 100 NO 0 0 Total 7 100

Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos.

0% Si No 100% Grfico 21. Otorgamiento de Crditos, Cobranzas, Estado de Cuentas

Segn los resultados de la Tabla y Grfico N 21, se evidenci que el 100% de las funciones si se encuentran separadas, en cuanto a las labores de cada departamento.

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22.- Se concilian peridicamente las cuentas auxiliares con el mayor principal? Tabla N 22. Conciliacin Cuentas Auxiliares

Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0% Si No 100% Grfico 22. Conciliacin Cuentas Auxiliares

Se pudo observar que el 100% de los empleados manifestaron que no se concilian las cuentas auxiliares con el mayor principal. Es importante conocer los saldos de las cuentas para determinar las cantidades de dinero que se han otorgado a los asociados y se debe conciliar con el fin de obtener la comprobacin de los montos.

23.- Se mantiene actualizado el anlisis de antigedad de saldo por cada asociado? Tabla N 23. Anlisis de Antigedad de Saldo

Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

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0%

Si No 100% Grfico 23. Anlisis de Antiguedad de saldo

La informacin suministrada, seala que el 100% de los empleados manifestaron que no se mantiene actualizado el anlisis de antigedad de saldo por cada asociado. Se sugiere realizar las gestiones para mantener actualizado el anlisis de saldo ya que es necesario para la gerencia, conocer el status en cuanto a los crditos otorgados.

24.- Se suministra oportunamente al departamento de contabilidad informacin sobre los otorgamientos de crditos?

Tabla N 24. Departamento de Contabilidad Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 5 71 NO 2 29 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

29% Si No 71% Grfico 24. Departamento de Contabilidad

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Se constato que el 71% de los encuestados suministra toda la informacin al departamento de contabilidad en cuanto a los crditos otorgados, y el 29, manifest que no se suministra la informacin oportunamente al departamento de contabilidad en cuanto a los crditos de los asociados. El departamento de contabilidad debe estar al tanto de los crditos otorgados con el fin de mantenerlos actualizados en los estados financieros de la organizacin.

25.- Existe una persona responsable de autorizar la cancelacin de las cuentas incobrables?

Tabla N 25. Cuentas Incobrables

Respuestas SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100

Frecuencia Absoluta %

Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

0%

Si No
100%

Grfico 25. Cuentas Incobrables

El 100% dijo que no existe un responsable de autorizar la cancelacin de las cuentas incobrables. Sin embargo se constat que, en algunas oportunidades la Asamblea autoriza la cancelacin de estas cuentas.

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Existe un departamento de auditora interna? Tabla N 26. Auditora Interna Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos

0%

Si No 100% Grfico 26. Auditora Interna

El 100% de los encuestados manifest que no existe un departamento de auditora interna. La asociacin debe contar con un departamento de auditora, ya que es el que se encarga de evaluar, revisar, examinar todos los procedimientos operacionales, contables y garantizar que los procesos se cumplan de acuerdo a sus reglamentos, estatutos y leyes.

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27.- Se

implementan

mtodos y

procedimientos

financieros, contables y

administrativos necesarios para aumentar la eficiencia de la asociacin?

Tabla N 27. Administrativos

Mtodos y Procedimientos

Financieros, Contables y

Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 7 100 Total 7 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Crditos
0% Si

100% Grfico 27. Mtodos y Procedimientos Financieros, Contables y Administrativos

No

La implementacin de los mtodos y procedimientos financieros, contables y administrativos necesarios para aumentar la eficiencia de la asociacin, hasta los momentos no se han tomado en cuenta para cumplir con los Principios de Aceptacin General.

Departamento de cobranza

Como se indic anteriormente, en el departamento de crdito, tambin existen debilidades en cuanto a la cobranza, ya que el sistema utilizado no es confiable, ocasionando que en muchas oportunidades los asociados que han cancelados los prstamos sigan apareciendo con deudas.

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Se evidenci adems, que el departamento no cuenta con un organigrama, que le permita delegar las funciones y responsabilidades de los analistas de cobranza.

Se pudo determinar que los asociados que han solicitado crditos, no realizan sus pagos correspondientes en la fecha de vencimiento trayendo como consecuencia retrasos en sus cuotas.

28.- Existe un organigrama actualizado del departamento? Tabla N 28. Organigrama del Departamento de Cobranza Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0%

Si No 100% Grfico 28. Organigrama del Departamento de Cobranza

De acuerdo a los resultados obtenidos en la Tabla y en el Grfico N 28, se determin que el 100% de los empleados en el departamento de cobranza, mencionan que no existe un organigrama actualizado del departamento, que les permita conocer sus funciones y el orden jerrquico como se encuentran ubicados.

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29.- Existe un manual de normas y procedimientos en la cual se indique el proceso de cobranza?

Tabla N 29. Manual de Normas y Procedimientos Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza
0% Si No 100%

Grfico 29. Manual de Normas y Procedimientos

Cabe destacar en la Tabla y en el Grfico N 29, que el 100% manifest que si existe un manual de normas y procedimientos en el cual se indique el proceso de cobranza de la asociacin, pero actualmente no se encuentra actualizado. Segn evidencias encontradas no cuentan con un manual de normas y procedimiento que les permita disminuir los errores que se presentan por no conocer como se realizan los procesos de cobranzas.

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30.- Cuenta la asociacin con un sistema automatizado de cobranza?

Tabla N 30. Sistema Automatizado de Cobranza Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0% Si No 100%
Grfico 30. Sistemas Automatizado de Cobranza

Segn la informacin reflejada en la Tabla y en el Grfico N 30, se obtuvo que el de los empleados manifestaron no cuenta con un sistema automatizado de cobranza que les permita agilizar los procesos, pero cuentan con un sistema llamado Shell, el cual fue diseado por ellos mismos de acuerdo a sus necesidades. Se sugiere realizar los trmites para adquirir un sistema, ya que este les permitir conocer con exactitud las deudas por cada asociado.

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31.- Se utilizan formas prenumeradas para los Recibos de Cobros? Tabla N 31. Recibos de Cobros Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0% Si No 100% Grfico 31. Recibos de Cobros

En la Tabla y Grfico N 31, la informacin suministrada por los empleados evidencia que el 100% si utiliza recibos de cobros para los asociados, con su respectiva numeracin.

97

32.- Se envan peridicamente estados de cuenta a todos los asociados? Tabla N 32. Estado de Cuenta Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 2 34 NO 4 66 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

34% Si No 66%

Grfico 32. Estado de Cuenta

Se pudo determinar, que el 34% de los empleados respondi que si envan peridicamente estados de cuenta y el 66% manifest que no envan estados de cuenta a los asociados, ya que el estado de cuenta que entregan es de la asociacin no de los asociados.

98

33.- Existe una adecuada funcin de supervisin de cobranza? Tabla N 33. Supervisin de Cobranza Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0% Si No 100% Grfico 33. Supervisin de Cobranzas

En relacin a la Tabla y Grfico N 33, los empleados respondieron que si existe una adecuada funcin de supervisin de cobranza. Es de hacer notar que es importante una adecuada supervisin que permita reflejar las deudas de cada asociado para poder darle seguimiento.

99

34.-Existen un instrumento de Control para el anlisis de cobranza? Tabla N 34. Instrumento de Control Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0% Si No 100% Grfico 34. Instrumento de Control

Con respecto, a la frecuencia de la Tabla y el Grfico N 34, se pudo observar que no existe un instrumento de control para el anlisis de cobranza, ya que no cuentan con un Reglamento Interno, que les permita realizar un seguimiento. Es necesario que se realice un Reglamento que les permita un mayor control de las cobranzas.

100

35.- Cree Ud.. que debe existir ms personal en el departamento?

Tabla N 35. Personal Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza
0% Si No

100%

Grfico 35. Personal

Se determin en la Tabla y en el Grfico N 35, que si debe existir ms personal en el departamento, ya que esto les permite mantener al da los registros de los asociados en cuanto a la morosidad que tiene cada uno de ellos, y as conocer si no tienen ningn giro vencido.

36.- El departamento cuenta con un programa de capacitacin para su personal? Tabla N 36. Programa de Capacitacin Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza
101

0% Si No

100% Grfico 36. Programa de Capacitacin

La asociacin cooperativa, segn se resume en la Tabla y Grfico N 36, indica que no cuenta con un programa de capacitacin para sus empleados, que permita darles las herramientas para agilizar sus actividades.

37.- Se lleva un control manual y sistemtico de los crditos vencidos y no pagados? Tabla N 37. Control Manual y Sistemtico Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 0 0 NO 6 100 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza

0%

Si No 100% Grfico 37. Control Manual y Sistemtico

102

En la encuesta aplicada, se demuestra que el 100% de los empleados, no lleva un control manual de los crditos vencidos y no pagados, pero si lleva un control por medio de un sistema, aunque muchas veces el mismo no garantiza reflejar con sinceridad las deudas de los asociados.

38.-Generan estas cuotas vencidas intereses de mora? Tabla N 38. Cuotas Vencidas Respuestas Frecuencia Absoluta % SI 6 100 NO 0 0 Total 6 100 Fuente: Cuestionario aplicado en el Departamento de Cobranza
0%
Si

No
100%

Grfico 38. Cuotas Vencidas

La respuesta resumida en la Tabla y en el Grfico N 38, nos indica que si se le cobra a las cuotas vencidas los intereses de mora, ya que de esta manera el asociado est ms comprometido a pagar los giros en los plazos asignados.

Cabe destacar que para el ejercicio fiscal 2006, fueron aprobados un total de veinte y un mil ciento cuarenta (21.140) prstamos para los asociados, de los cuales, fueron otorgados como prstamos ordinarios a hombres, la cantidad de cuatro mil doscientos ochenta (4.280) y para mujeres cinco mil ochocientos catorce (5.814). Para los

103

prstamos especiales fueron otorgados cuatro mil doscientos uno para hombres (4.201) y seis mil ochocientos cuarenta y cinco (6.845) para mujeres.

Se pudo constatar que el departamento lleva un archivo de todos los asociados que han solicitado prstamo. En este sentido, se evidenci que los expedientes de los asociados en cuanto a los prstamos otorgados, no tienen anexo los recibos de cobro, sino que estos son llevados por el departamento de contabilidad. Es necesario que se tomen las medidas necesarias al respecto, ya que los recibos deben ir anexos a cada expediente de los asociados.

Se verific, que los expedientes de los asociados no se encuentran foliados, esto trae como consecuencia el extravo de la documentacin y la mejor manera de llevar el control de los documentos es a travs de la respectiva carpeta ya que en estas se encuentra el historial de las personas que han solicitado prstamos y tambin los recibos de cobros que se encuentran archivados.

Se constat que no se elaboran proyecciones (Estadstica inferencial) sobre los distintos tipos de prstamos, por lo que es necesario un departamento de estadstica que les ayude a llevar un sondeo ms exacto del porcentaje de recuperacin de los crditos otorgados.

Se determin, que existen muchas morosidades en cuanto a los crditos otorgados a los asociados de la cooperativa y se sugiere que el departamento de cobranza tome las medidas necesarias en cuanto a estrategias que les permitan recuperar los crditos en el menor tiempo posible.

Se detect, que en los departamentos de crdito y cobranza no existe suficiente personal para realizar los procesos ya que cada da se registran mas asociados

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evidencindose en rpido crecimiento. Adems al poco personal que se tiene se le debe suministrar la capacitacin para tener mejores resultados en cuanto a los procesos que se realizan diariamente.

La Asociacin Cooperativa no cuenta con un departamento de Auditora Interna, que se encargue de evaluar la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organizacin, esto con el fin de hacer recomendaciones en cuanto a los procesos.

Se determin que los documentos que se encuentran en el departamento de cobranza no deben salir del departamento, ya que all deben reposar todos los expedientes del asociado que ha solicitado prstamos, y en caso de necesitar la informacin otra persona ajena al departamento, debe solicitarlo por escrito.

Por ltimo, se debe aclarar que es de suma importancia el sistema de control interno, ya que se pudo observar que no existen controles que les permitan ejecutar los procesos y tener eficiencia, efectividad y veracidad de los resultados.

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CONCLUSIONES

Segn los resultados obtenidos en la investigacin, como fue la aplicacin de una auditora operacional en la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L, se evidenci que existen deficiencias en los procedimientos para el otorgamiento y recuperacin de crditos de la Cooperativa, ya que no cuentan con manuales descriptivos de cargos y manuales de normas y procedimientos, que facilite el adecuado cumplimiento de los procesos de otorgamientos y recuperacin de crditos.

De tal forma, no tienen un sistema que les permita garantizar el resguardo y minimizar el tiempo para registrar la informacin de los asociados.

Por otra parte la atencin a los asociados en el proceso de otorgamiento y recuperacin de crditos no cumplen con las perspectivas de la entrega de crdito a tiempo, eficiencia en el cumplimiento de sus necesidades lo que conlleva a permanente quejas y reclamos por los asociados de la cooperativa.

En cuanto a las normativas de la Asociacin, el departamento de cobranza no cuenta con un Reglamento Interno de Cobranza, que les permita dar cumplimiento a los procesos, para poder manejar una efectividad en cuanto a las recuperaciones, se pude decir que las polticas de cobros no estn claramente establecidas y son insuficientes. Es importante destacar, que el departamento de cobranza debe llevar un control de los expedientes de los asociados en cuanto a que deben ser enumerados y los recibos de cobro deben ser archivados en sus respectivas carpetas.

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Adems existe muy poco personal en los departamentos, que le permita agilizar sus procesos, las funciones de los empleados no estn muy claras debido a la falta de unificacin de criterios para el anlisis y aprobacin de los crditos, ya que no existe un instrumento que les indique cuales son sus funciones y responsabilidades para poder realizar sus labores.

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RECOMENDACIONES

De acuerdo con la evaluacin realizada a travs de la aplicacin de la auditora a los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., se encontr una serie de debilidades, que permiten hacer las siguientes recomendaciones: Organizacin

Realizar el manual descriptivo de cargos de la organizacin, con el fin de que el personal conozca sus funciones y realice sus actividades con respecto a sus procesos. Elaborar un organigrama del departamento de crdito y cobranza. Elaborar el manual de normas y procedimientos del departamento de crdito y cobranza que les permita conocer como son los procedimientos que se deben llevar en dicho departamento. Se sugiere adiestramiento para el personal, por medio de talleres, charlas, capacitacin donde amplen sus conocimientos a nivel profesional y humano. Se recomienda que el personal de otros departamentos que no pertenezcan a crdito y cobranza, no se le debe permitir el acceso a los archivos. Se sugiere la creacin de una Unidad de Auditora Interna.

Contabilidad Los recibos debern reposar en su correspondiente expediente para una mayor

110

veracidad y legalidad de los pagos efectuados. Las obligaciones adicionales que deben realizarse por separado son la facturacin, conciliacin de las cuentas del Mayor Auxiliar con la cuenta de control, aprobacin de los crditos, el mantenimiento de los registros de cuentas canceladas y el seguimiento de cobros. Deben examinarse los registros contables y obtenerse una confirmacin directa por parte de los asociados de los saldos de sus cuentas. Deben conciliarse peridicamente las cuentas individuales del libro auxiliar con la cuenta de control del mayor general, con la finalidad de obtener los saldos actualizados. Se recomienda arrojar mensualmente el estado de cuenta por cobrar.

Crdito y Cobranza

Se deben enviar extractos mensuales a todos los asociados, que muestren el saldo de su deuda y, por lo tanto, deben ser preparados por empleados que no tengan responsabilidades en el departamento de cobranza. Los documentos de cobranza (pagar, los estados de cuentas, recibos de cobros) deben estar enumerados y hay que comprobar la secuencia numrica, lo que permite comprobar si se han registrado todos los documentos. Al establecer polticas de cobranzas se debe considerar la repercusin de otras polticas de la asociacin. El perodo de cobro de la cuota mensual, no debe permitir una mora mayor a 2 meses, ya que esto ocasiona mucho retrazo para cancelar la deuda pendiente. Se sugiere elaborar diagramas de flujos que les permita conocer el ciclo de manera de ilustrar esquemtica y resumidamente la composicin de dichos procesos para los procedimientos de crdito y cobranza. Se recomienda elaborar un Reglamento Interno de cobranza, que les permita cumplir con las normativas y poder sancionar cualquier incumplimiento de los

111

crditos otorgados Se sugiere una hoja de ruta para realizar los procesos de crdito y cobranza.

Administracin

Preparar peridicamente tablas de vencimiento para los saldos de cuentas a cobrar. Esto permite comprobar las suficiencias de los trabajos realizados por los departamentos de crditos y de cobranza. Realizar convenimientos de pago para las cuentas incobrables. Adaptar tecnologas de acuerdo a las necesidades del departamento de crdito y cobranza como son: Estadsticas, rubro por cada actividad de prstamos otorgados.

112

BIBLIOGRAFA

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Grado Publicada.

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(1997).

Auditora

(Documento

en

Lnea).

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Moreno Montaa, Eliana (1997). Auditora (Documento en Lnea). Disponible: http://www.monografia.com/Auditora %20-%20/monografias._com..htm. (Consulta: Mayo 5). Portas, Nayla (1997). Pagos y Cobranza (Documento en Lnea). Disponible: http://www.monografia.com/Pago%20cobranza%20-20monografias._com..htm. (Consulta: 2007, Mayo 12).

117

ULAR RRIC EN CU RESM

SONA S PER DATO LES

Nombres y Apellidos: Danny Margarita Marval Lugo. Edad y Fecha de Nacimiento: 35 aos 27 de Octubre de 1971. Lugar de Nacimiento: Nacionalidad: Venezolana. I.: 10.974.136. Estado Civil: Casada. Profesin: Contadora Pblica. C. P. C.: 52.029. Direccin: Venezuela. Telfono: (0269) 2463287 / 0414- 6971004 E-mail: dannymarval_1@hotmail.com Sector Las Maras, Manz-G casa # 28. Urb. Las Adjuntas. Estado Falcn. Centro de Salud. Municipio Los Taques. Estado Falcn.

PERF

IL

Contadora pblica proactiva, y dominio de conocimientos acadmicos y profesionales. Habilidad para trabajar en equipo y en ambientes bajo presin. Busca contribuir eficientemente hacia el logro de las metas de la organizacin, y al desarrollo profesional. Actitud orientada hacia la excelencia y eficiente comunicacin. Gran destreza para el rpido aprendizaje y para atacar problemas desde distintos ngulos.

119

FORM

ACIN

ACAD

MIC

Bachiller Mercantil. 1.991. Escuela Tcnica Comercial Unidad Educativa Punto Fijo. Licenciada en Contadura Pblica. 2.002. La Universidad del Zulia Postgrado en Contadura. Mencin: Auditoria. Cursando actualmente. Convenio La Universidad del Zulia y la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado.

CURS

EALIZ OS R

ADOS

Mecanografa. Centro Misional Parroquia Virgen del Valle. Desde el 04 de Junio al 19 de Agosto de 1988. Contabilidad General Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. Desde el 27 de Julio al 02 de Noviembre de 1991. Duracin: 160 horas. Secretariado Computarizado Venezolana de Informtica y Sistemas, S.R.L.. 27 de Marzo de 1992. Duracin: 144 horas. Aritmtica Aplicada I Instituto Nacional de Cooperacin Educativa.30 de Abril de 1992. Duracin: 20 horas. Aritmtica Aplicada II Instituto Nacional de Cooperacin Educativa.30 de Mayo de 1992. Duracin: 30 horas. Aritmtica Aplicada III Instituto Nacional de Cooperacin Educativa.15 de Junio de 1992. Duracin: 15 horas. TallerAjuste por Inflacin. Centro de Adiestramiento Secretarial

Supervisori y Tcnico. 20 de Marzo de 1993. Duracin: 12 horas. Administracin horas. Ajuste por Inflacin Fiscal y Ley de Impuesto a los Activos Empresariales. Yrausquin, Silva & Asociados Despacho de Contadores Pblicos. 18,19 y 20 de Marzo de 1998. Duracin: 12 horas. Anlisis de Puesto. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. 15 de Septiembre al 30 de Octubre de 1998. Duracin: 40 horas. Presupuestaria. Instituto Nacional de Cooperacin

Educativa. 01 de Noviembre al 03 de Noviembre de 1996. Duracin: 30

120

Actualizacin Financiera sobre la Preparacin, Revisin Limitada y Auditora de Estados Financieros. Federacin de Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela. Colegio de Contadores Pblicos del Estado Falcn. 14 de Septiembre de 2000. Duracin: 08 horas. Redaccin de Informes Tcnicos. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. 19 de Abril al 31 de Mayo de 2002. Duracin 40 horas. Reexpresin de Estados Financieros (DPC-10 Revisada e Integrada). Colegio de Contadores Pblicos del Estado Falcn. 17y 18 de Agosto de 2002. Duracin: 12 horas. Clculo de Prestaciones Sociales. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. 14 al 25 de Octubre de 2002. Duracin: 40 horas. Operador de Internet. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. 02 al 03 noviembre de 2002. Duracin: 16 horas. Herramientas Estadsticas para el Control de Procesos. Instituto Nacional de Cooperacin Educativa. 24 de Octubre al Duracin: 200 horas. Metodologa para la Evaluacin de los rganos de Control Fiscal Interno. Instituto de Altos Estudios de Control Fiscal y Auditora de Estado. COFAE. 23 de Abril de 2004. Duracin: 24 horas Bases Jurdicas de Participacin Ciudadana, Contratacin de Obras y Contralor Comunitario. Contralora del Estado Falcn. Oficina de Atencin al Ciudadano. 02 de Agosto de 2004. Duracin: 04 horas. Ingls Instrumental, rea Contadura. La Universidad del Zulia Ncleo Punto Fijo. 16 de Julio al 07 de Agosto de 2004. Duracin: 32 horas. Taller- Auditora Interna. Colegio de Licenciados en Administracin del Estado Falcn (CLADEF). 17 y 18 de Febrero de 2005. Duracin: 16 horas. Taller- Papeles de Trabajo. Colegio de Licenciados en Administracin del Estado Falcn. (CLADEF) 10 y 11 de Marzo de 2005. Duracin: 16 horas. Curso. Manuales Normas y Procedimientos del rea de Presupuesto y Contabilidad en los Estados y Municipios. Fundacin Latinoamericana de Desarrollo Municipal (FULADEM). 26 de Abril de 2005. Duracin: 08 horas. 30 de Noviembre de 2002.

121

Taller- Aprendiendo a ser Delfn en un Mar de Tiburones. Cmara Jnior Internacional de Venezuela (JCI). 21 de Julio de 2005. Duracin: 04 horas. Taller- Los Derechos Humanos y los Valores Institucionales. Defensoria del Pueblo. Delegacin del Estado Falcn. 12 de Agosto de 2005.

JORN

ADAS

VIII Jornadas de Actualizacin Profesional del Contador Pblico. Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela Instituto de Estudios Superiores Juan Bautista Laya Baquero. Colegio de Contadores Pblicos del Estado Falcn. 15 al 16 de Marzo de 2002. IX Jornadas de Actualizacin Profesional de Contadores Pblicos del Estado Falcn. Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela. 04 y 05 de Marzo de 2005. Duracin: 16 horas. X Jornadas de Actualizacin Profesional y II Jornadas Tributarias. 22 y23/09/06

TOS MIEN NOCI RECO

Reconocimiento por el Da Internacional del Trabajador. Alcalda de

AL
Carirubana. 01 de Mayo de 2004.

EXPE

RIEN

ABOR CIA L

Marzo 1992 Abril 1993. Secretaria Auxiliar de Contabilidad. Oficina BREGOM. Asientos en los libros contables de la Empresa. Llenado de Planillas de Impuesto Sobre la Renta. Control de estados de cuentas bancarias. Archivos de documentos. Junio 1993 Febrero 1998. Asistente Administrativo. N.H. Import Export, C.A. Archivos de documentos. Elaboracin de Cheques. Conciliaciones Bancarias.

122

Registros Contables. Llenado de Planillas de ISLR, IAE, IVA, Elaboracin de Nminas. Junio 1993 Febrero 1998. Asistente Administrativo. Andrs Eloy Nava

Inversiones, C.A. Archivos de

documentos. Elaboracin de Cheques.

Conciliaciones Bancarias. Registros Contables. Clculo y Llenado de Planillas de ISLR, IAE, IVA, Elaboracin de Nminas Junio 1998 Enero 1999. Asistente Contable. Servicios Integrados Falcn, C.A. (SIFALCA). Inventario de Activos Fijos. Actualizacin del Libro Auxiliar de Activos Fijos de la Empresa. Elaboracin de los libros de Compras y Ventas. Control de ingresos y gastos. Asientos de Diario. Desgloce de nminas. Archivo de documentos. Control de cheques emitidos. Clculo y Llenado de Planillas de ISLR, IVA, DPN, IAE, Presupuesto de Refrigeracin de los Buques, Clculos de Horas Hombres, etc. Octubre 1998 Septiembre 2003. Contador Independiente. S.D. Servicios Mltiples, C.A. Registro Contables, Clculo y llenado de planillas de ISLR, IVA, IAE, elaboracin de cotizaciones, archivos de documentos, elaboracin de Estados Financieros, etc. Enero 1999 Septiembre 2003. Administradora. C.A. de Servicios Sifalca (CASERSI). Asientos en libros contables y auxiliares. Anlisis y elaboracin de estados financieros. Elaboracin del Ajuste por Inflacin. Clculo y llenado de planillas de IV A, ISLR, Conciliacin Bancarias, Elaboracin de Cheques, etc. Noviembre 2003 _ Marzo 2005. Auditor. Alcalda de Carirubana. Auditoria a los Institutos Autnomos, Alcalda de Carirubana, Elaboracin de Informes. Marzo 2005 _ Noviembre 2005. Jefe de Contabilidad. Instituto Autnomo de Aeropuertos del Estado Falcn. Elaboracin de Presupuesto, Revisin de los Registros Contables, Revisin de los Mayores Analticos, Inventario de Bienes Inmuebles, Manuales de Normas y Procedimientos, Evaluacin del Personal a mi cargo, Elaboracin de Etiquetados de Bienes Inmuebles, Revisin de los Ingresos Aeroportuarios, Conciliaciones Bancarias, entre otros. Agosto 2006, Administradora de la Fundacin Contralora General del Estado Falcn. Elaboracin de Presupuesto, Registros Contables, Revisin de los

123

Mayores Analticos, Inventario de Bienes Inmuebles, Manuales de Normas y Procedimientos, Elaboracin de Etiquetados de Bienes Inmuebles, Revisin de los Ingresos por Capacitacin, Conciliaciones Bancarias, entre otros..

PASA

NTIA

Junio 1991- Julio 1991. Pasante en el rea de Servicio de Ahorro y Crdito. Asociacin Cooperativa de Servicios Mltiples San Jos Obrero. Archivo de documentos, llenado de planillas. Septiembre 2001- Diciembre 2001. Pasante en Contadura Pblica. C.A. de Servicios Sifalca.

IDIO
Espaol.

MAS ICAS

RMT NTAS INFO AMIE HERR

Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Publisher). Saint Contable y Administrativo.

124

ANEXO D-1 AUDITORA REALIZADA A LA ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO, R.L. PROGRAMA DE TRABAJO INFORMACIN GENERAL: Tipo de Trabajo: Auditora Operativa Persona Actuante. 03-01-2007 30-06-2007 Ejercicio Fiscal 2006 Dependencia Auditar: Lcda.

Danny Marval Fecha de Inicio: Fecha de Culminacin: Alcance de la Auditora:

Das hbiles estimados para el trabajo de campo: 122 Departamento de Crdito y C o b r a n z a OBJETIVO GENERAL Verificar los procedimientos aplicados por la Asociacin Cooperativa para el otorgamiento y recuperacin de los crditos, con el fin de evaluar el cumplimiento de la normativa legal y sublegal, a objeto de poder emitir una opinin razonable sobre los resultados obtenidos. OBJETIVOS ESPECIFICOS Verificar si los procedimientos de otorgamiento y recuperacin de crditos, cumple con la normativa de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L. Verificar la legalidad y sinceridad de los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa. Verificar si los expedientes de los Asociados, contienen toda la documentacin que avalen los crditos otorgados.

127

ANEXO D-2 Evaluar la eficiencia y eficacia del control interno de los departamentos de crdito y cobranza. ENFOQUE DE LA ACTUACIN

La auditora operativa a la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero R.L. se basar en la siguiente reglamentacin: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela, publicada segn Gaceta Oficial N 5453 de fecha 24-03-200. Ley Especial de Asociaciones Cooperativas, publicada segn Gaceta Oficial 37.285. 18-09- 2001. Estatuto de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, de fecha 14-08-2005 Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, de fecha 17-07-2006. ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicacin de un cuestionario a la mxima autoridad de la Asociacin Cooperativa, as como entrevista al personal responsable del proceso con la finalidad de verificar la legalidad y sinceridad de los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos realizados por la misma. Revisin de la normativa legal por la cual se rige la asociacin y comprobar el cumplimiento de la misma en el desarrollo de las actividades operaciones realizadas. Solicitud de la misin, polticas, normas y procedimientos de la asociacin. Solicitar los expedientes de los asociados con respecto a los prstamos adquiridos. Realizar entrevistas al personal que labora en el departamento de crdito y cobranza de la Asociacin Cooperativa.

128

ANEXO D-3 PROGRAMA DE AUDITORA OPERACIONAL PROCEDIMIENTOS CEDULA FECHA HECHO POR
Constatar la existencia de manuales de procedimientos escritos Realizar entrevista y cuestionarios al personal que labora en el departamento de crdito. Realizar entrevista y cuestionarios al personal que labora en el departamento de cobranza Verificar que se cumplan los procedimientos establecidos en cada una de las actividades objeto de estudio. Solicitar expedientes de los prestamos ordinarios (Muestra) Solicitar acta constitutiva de la empresa Verificar la existencia de organigramas Solicitar la misin, visin, objetivos, polticas, y metas establecidas Solicitar los Estatutos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero Solicitar el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo. Solicitar los Requisitos para solicitar prstamos.

129

REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. UNIVERSIDAD CENTROOCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO. CONVENIO UCLA LUZ. COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO. ESPECIALIZACIN EN CONTADURA. MENCIN: AUDITORIA. CUESTIONARIO APLICADO AL PROCESO DE OTORGAMIENTO Y RECUPERACIN DE CRDITO

FECHA: _______________ DEPARTAMENTO: NOMBRE DEL ENTREVISTADO: CARGO DESEMPEADO:

El presente cuestionario se presenta a travs de una serie de preguntas, y est elaborado con la finalidad de obtener informacin relacionada con los aspectos y consideraciones que influye en el proceso de otorgamiento y recuperacin de los crditos. A los fines de que la informacin rena los principios de suficiencia y confiabilidad, se recomienda que la misma sea presentada en los siguientes trminos: Para responder las preguntas deber utilizarse (X). Se requiere que la informacin suministrada sea completa y concreta, debidamente autorizada por el empleado competente. Favor firmar y sellar cada una de las hojas contentivas del cuestionario.

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ANEXO F-1 CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO R.L. FECHA DEL EXAMEN: _____________________ Nombre del empleado: _____________________ Cargo: ____________________ SI NO N/A Control Interno Aplicado al Otorgamiento de Crdito otorgar los Existe un organigrama en el departamento? La Asociacin Cooperativa crditos? cuenta con una Misin, Visin, Objetivos, Metas de la Asociacin Cooperativa? Existe un reglamento interno que establezca el procedimiento a seguir para Existe un responsable de aprobar o improbar los crditos a otorgar? Existe una Gerencia legalmente establecida para evaluar la solicitud de crditos? Existe un manual de normas y procedimientos en el departamento de crdito? Los empleados de la cooperativa conocen claramente sus funciones y responsabilidades en el departamento que laboran? Se encuentra establecido por escrito las funciones de cada uno de los analistas y liquidadores adscriptos al departamento? Realiza ud. Sus actividades en el tiempo requerido? Cree ud. Que debe existir ms personal en el departamento? Cuenta la asociacin con un sistema automatizado de crdito? Se mantiene un registro actualizado de los asociados en cunto a los crditos otorgados? Se encuentran separadas las funciones de: Otorgamientos de crditos? Cobranzas? Elaboracin de Estado de Cuentas? Se suministra oportunamente al departamento de contabilidad informacin sobre los otorgamientos de crditos? Existe una adecuada funcin de supervisin de los crditos? Existen polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de crdito? Existen un instrumento de control para el anlisis de los crditos? El departamento cuenta con un programa de capacitacin para su personal?

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ANEXO F-2 SI NO N/A Control Interno Aplicado Recuperacin de Crdito Existe un organigrama actualizado del departamento? Existe un Reglamento Interno de Cobranza que establezca el procedimiento a seguir para las cobranzas de los crditos otorgados por la Asociacin? Existen formalmente polticas administrativas y legales de cobranza que permitan disminuir el ndice de morosidad? Existe claridad de las polticas y normas de la asociacin en cuanto a las operaciones de cobranza? Las polticas son adecuadas en cuanto a la cobranza?

Existe un manual de normas y procedimientos en la cual se indique el proceso de cobranza? Cuenta la asociacin con un sistema automatizado de cobranza Se envan peridicamente estados de cuentas a todos los asociados? Existe una adecuada funcin de supervisin de cobranza Se lleva un control manual y sistemtico de los crditos vencidos y no pagados? Existen un instrumento de control para el anlisis de cobranza? Cree ud. Que debe existir ms personal en el departamento? El departamento cuenta con un programa de capacitacin para su personal? Se utilizan formas prenumeradas para los recibos de cobros? Generan estas cuotas vencidas intereses de mora? incobrables? Aspectos Contables Se concilian peridicamente las cuentas auxiliares con el mayor principal? Se mantiene actualizado el anlisis de antigedad de saldo por cada asociado? Existe una persona responsable de autorizar la cancelacin de las cuentas Existe un departamento de auditora Interna? Se implementan mtodos y procedimientos financieros, contables y administrativos necesarios para aumentar la eficiencia de la asociacin?

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ANEXO G INFORME DE AUDITORA APLICADO A LA ASOCIACIN COOPERATIVA SAN JOS OBRERO, R.L.

Seores. Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L. Presente.-

He realizado una evaluacin a los procedimientos de otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L. para el ejercicio fiscal 2006.

El propsito de mi estudio y evaluacin fue determinar la naturaleza, periodificacin y alcance de los procedimientos de auditora, necesarios para expresar una opinin sobre los formas de otorgamiento y recuperacin de crdito de la Asociacin.

La direccin de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L., es responsable de establecer y mantener un control interno en los procesos.

As mismo, se concluye el informe, y se da las recomendaciones pertinentes en cuanto a las deficiencias encontradas en el otorgamiento y recuperacin de crditos, ya que la misma se sugiere tomar en cuanta para sus respectivas correcciones, con el objeto de obtener mejores resultados en las eficiencia, eficacia de los controles internos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L. A continuacin vendra una descripcin de las deficiencias observadas por el auditor.

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Verificacin de los procedimientos existentes para el otorgamiento y recuperacin de crditos de la Asociacin Cooperativa San Jos Obrero, R.L.

Se constat que las personas deben estar debidamente inscritas en dicha cooperativa y deben cumplir el perodo establecido para la solicitud del crdito, tal y como se estableci en el Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo en su artculo 2, el cual expresa que: Todo asociado tiene derecho a solicitar prstamo superior a sus ahorros despus de los seis (6) meses de inscritos, mantener un ahorro sistemtico mensual en su Cuenta Natural La Viejita, el cual debe ser por lo menos el 5% de sus ingresos. Recomendaciones

Se recomienda a la Asociacin Cooperativa en cuanto al Art. 2 del Reglamento Interno de Ahorro y Prstamo, que el asociado debe tener como tiempo mnimo nueve (9) meses de inscrito para poder solicitar un prstamo y tener un ahorro sistemtico.

El asociado debe asistir a las charlas y asesoras sectoriales y organizacionales que se realizan en cada sector al cual pertenezca, all se le hace entrega de las planillas y a su vez le explican la forma de llenado y los requisitos exigidos. Recomendaciones

Se sugiere que el asociado debe asistir a las charlas y asesoras sectoriales en el sector al cual pertenezca por lo menos dos (2) veces al mes, para poder solicitar la carta de referencia requerida.

El departamento de cobranzas, cuenta con unas polticas de cobro, las cuales consisten en realizar llamadas cada quince (15) das a los clientes con giros vencidos sino se presenta

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el asociado a cancelar, es enviada una correspondencia y si an no realiza el pago correspondiente al giro pendiente, a los noventa das (90) se notifica a los fiadores, si transcurrido este tiempo no cancelan se pasa al abogado y luego al comit de crdito para ver que solucin se le busca a este problema que se esta presentando con el asociado. Cabe sealar que se constat que las polticas de cobranzas no se encuentran aprobadas por la Asamblea.

Recomendaciones Establecer los plazos que tienen elaborado en las polticas de cobros, en cuanto se deben reducir, ya que esto les permite recuperar las crditos en el menor tiempo posible, para dar respuesta a las nuevas solicitudes de crdito de los asociados, y las polticas de cobranza debe ser aprobada por la Asamblea.

Durante la realizacin asociados, para

de la

auditora, se solicitaron

algunos expedientes

de los

verificar

el cumplimiento

de lo establecido en la normativa de la

Cooperativa en cuanto a recuperacin de crditos encontrndose que algunos de ellos no reposan en los archivos del departamento de cobranza y segn la informacin obtenida, an se encuentran en el departamento de liquidacin o crdito. Recomendaciones

Se recomienda al departamento de cobranza tener como norma que los expedientes que se encuentran resguardados no deben salir del departamento, ya que la informacin que contiene es de suma importancia y no debe ser extraviado.

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Cumplimiento de la normativa legal y sublegal otorgamiento y recuperacin de crditos.

aplicable

a los procesos de

Se evidenci que el Departamento de Cobranza no cuenta con un reglamento para la recuperacin de los crditos, esto es importante, ya que es un instrumento de control que les permitir llevar a cabo los procedimientos con el fin de obtener eficiencia y eficacia en el manejo de los recursos, para poder lograr las metas y objetivos que se tiene establecido en la recuperacin de los crditos. Adems se deben definir normas para la cancelacin de aquellos saldos considerados definitivamente incobrables. Recomendaciones

Se sugiere que el Departamento de Cobranza debe tener un Reglamento Interno de Cobranza, que les permita conocer cuales son los procedimientos que se deben llevar para recuperar los crditos otorgados en la Asociacin.

Se evidenci, que las polticas de cobranzas no son adecuadas, ya que los asociados no cumplen con los pagos de cuotas que tienen por los crditos otorgados. Recomendaciones

Es conveniente realizar las gestiones para implementar nuevas estrategias que permitan recuperar el dinero de los crditos otorgados en el menor tiempo posible.

Evaluacin del control interno en los procesos de otorgamiento y recuperacin de crditos, especficamente en el rea de crdito y cobranza.

Se revis y verific la inexistencia de manuales de normas y procedimientos escritos, sin embargo cuentan con un reglamento interno de ahorro y prstamo en donde se explica en
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detalle lo concerniente a cada tipo de crdito que se otorga en la asociacin cooperativa.

Recomendaciones

Realizar los manuales de normas y procedimientos escritos, donde se pueda conocer los procesos que se debe llevar en el departamento para poder llevar un trabajo eficiente y eficaz en cuanto a los procesos.

El comit de crdito debe entregar la informacin de los asociados al departamento de cobranza con respecto a los prstamos otorgados, mediante un acta y documentos anexos, para que ste proceda a realizar los trmites de cobranza. Recomendaciones

Se sugiere hacer la entrega de los expedientes en cuantos a los crditos otorgados, al departamento de cobranza, con el fin de que se pueda hacer los trmites necesarios para los respectivos cobros de los prestados solicitados por los asociados.

Se observ que existen demoras para la tramitacin de los crditos, ya que el sistema (Shell), con que cuenta la Asociacin Cooperativa no es apropiado motivado a que presenta debilidades en la red, y deficiencias al momento de introducir la informacin, ya que esta no se puede guardar hasta tanto no este completamente cargada en el sistema. Recomendaciones

Se recomienda tener un sistema acorde a las necesidades del departamento con el fin de que pueda agilizar la informacin y que los resultados que arroja el sistema sea confiable para tener mejores resultados en los procesos.

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Se evidenci adems, que el departamento no cuenta con un organigrama, que le permita delegar las funciones y responsabilidades de los analistas de cobranza.

Recomendaciones

Es importante que la Asociacin tenga un organigrama, que les permita conocer el nivel de jerarqua y funciones del personal que labora en el departamento de cobranza.

Se pudo determinar que los asociados que han solicitado crditos, no realizan sus pagos correspondientes en la fecha de vencimiento trayendo como consecuencia retrasos en sus cuotas. Recomendaciones

Realizar los trmites de cobranza en cuanto a los crditos otorgados con la finalidad de que los crditos se puedan recuperar en un periodo de tiempo corto, para poder realizar otros prstamos solicitados por los asociados.

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