Manual del Usuario Webmail

por Dionisio Antn (antond@quersystem.com) v1.0

Con este manual usted podr trabajar con la herramienta Webmail de la plataforma Open-Xchange

ndice:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Visin General Crear nuevos mensajes Corrector Ortogrfico Archivos Adjuntos Preferencias Carpetas Firmas Buscar Filtros / Reglas de Correo Compartir una carpeta de correo privada con un usuario / grupo ................... ................... ................... ................... ................... ................... ................... ................... ................... ................... 2 3 5 5 6 10 12 13 14 16

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1 Visin General
Diferenciamos las 7 reas ms importantes

1 Crear y buscar mensajes, configurar Webmail 2 Carpetas de mensajes 3 Bsqueda de mensajes 4 Mensajes 5 Marcado de mensajes (Ledo, Importante, Por hacer, etc...) 6 Copiar, Eliminar, Mover mensajes 7 Previsualizacin del mensaje

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2 Crear nuevos mensajes

Tras pulsar sobre Nuevo mensaje, el sistema nos abre un nuevo dialogo el cual nos permite directamente empezar a introducir los datos. Si pulsamos sobre el campo A,Cc,Cco nos permite buscar sobre nuestras bases de datos de contactos.

Introduza un nombre o elijalo de la lista: Nos permite escribir el nombre o cualquier dato de la perosona que necesitemos encontrar (Se pueden usar comodines * para realizar una bsqueda ms cmoda). Mirar: Seleccionaremos en que carpeta de contactos queremos buscar. (Se pueden seleccionar todas a la vez) Elegir Categoras: Esto lo usaremos si hemos categorizado nuestros contactos ( por ejemplo: Proveedores, Acreedores, Clientes, Sistemas etc...) Una vez nos muestra los contactos (solo aquellos que dispongan de una direccin de Email) los seleccionamos y los introducimos dentro de A->, Cc-> o Cco -> segn nos parezca.

Remitente: Seleccionaremos desde que direccin vamos a realizar el envio Prioridad: Indicaremos con que prioridad debemos marcar el mensaje Aadir Tarjeta de Visita: Si queremos incluir nuestros datos como un fichero estandarizado que el destinatario pueda abrirlo e introducirlo en su cliente de Email, marcaremos esta casilla. Confirma lectura en destino: Nos devolver mensaje de confirmacin de lectura

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Para redactar el mensaje podemos hacerlo mediante un sistema fcil y sencillo. Si seleccionamos diferentes colores, tipos de letra etc.. nos debemos de asegurar que el mensaje este codificado como HTML. En caso de no ser as, el mensaje llegara como texto sin formato (sin colores, ni tipos de letra)

Seleccionamos la firma que previamente debemos haber creado desde Opciones-> Firmas dentro del Webmail (Ver el apartado de Firmas en la pgina) Una vez introducido el texto del mensaje procemos a ejecutar el corrector ortogrfico.

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3 - Corrector Ortogrfico
Al ejecutar el correcto, automticamente nos seala en rojo la palabra que considera No est escrita correctamente El sistema nos sugiere con que palabra la podemos sustituir. Si estamos de acuerdo, pulsamos en Sustituir Por el contrario, podemos pulsar Ignorar para que nos pase a la siguiente palabra o en Aprender si la palabra que hemos escrito no se encuentra en su diccionario pero nos gustara mantenerla para que no nos lo vuelva a preguntar.

4 - Archivos Adjuntos
Los archivos adjuntos se insertan de uno en uno ya que la aplicacin al ser Web no permite la misma interaccin que otros clientes de correo habituales.

En el caso de querer eliminar algn adjunto, tan solo lo debemos marcar y pulsar Eliminar

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5 - Preferencias
Plantilla: Nos permite guardar las opciones por defecto que queremos en el tipo de letra, tamao y color

Tamao de la pgina: Le indicamos cuantos mensajes queremos que nos muestre en el rea 4 vista al principio. No es recomendable poner mas de 100 ya que puede relentizar la navegacin entre las diferentes carpetas de correo. Esto no afecta a las bsquedas ya que el sistema siempre nos buscar en toda la carpeta con independencia del nmero de mensajes que visualizemos.

Eliminar correos: Si no queremos papelera de reciclaje, debemos marcar esta opcin.

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Direcciones de correo por defecto: En el caso de disponer de diferentes cuentas, podremos seleccionar la que queremos emplear siempre por defecto.

Responder a: Todo lo que contestemos, ser redirigido a la cuenta que especifiquemos aqu.

Cita de Respuesta: Incluiremos el mensaje original si decimos que Si.

Mensaje reenviados: Al reenviar un email, podemo hacerlo como un adjunto mas o como parte del texto del mensaje.

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Guardar despues de enviar:

HTML En lnea: Cuando recibamos un mensaje HTML el sistema interpreta el cdigo y nos lo muestra como tal. En caso de decir que No, el sistema nos muestra los mensajes con formato plano (Sin colores, fotografas, tipos de letra etc...)

Componer mensajes HTML: Marcar Si y En ambos texto plano y HTML

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Aada la tarjeta de visita: Si por defecto queris adjuntar vuestros datos como estandar Vcard marcar Si

Ajuste de Lnea: Hace referencia al nmero de caracteres que podemos escribir en el mensaje, hasta el siguiente salto de lnea.

Devolver al Remitente: En el caso que nos soliciten confirmacin de lectura, el sistema lo enviar automticamente si marcamos Si

Previsualizar: Al marcar esta opcin tenemos el rea 7 activada. En el caso contrario, es sustituida por el rea 4 y tendremos que hacer doble click en el mensaje, para que nos lo abra en una pantalla nueva.

Cada vez que cambiemos una opcin, debemos pulsar Guardar para que estos datos se queden guardados con nuestro perfil de usuario.

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6 - Carpetas
Rutas de las Carpetas: Seleccionaremos que carpetas queremos que tengan un corportamiento diferente al resto.

Suscriba la carpeta: El sistema nos muestra en la zona Desinscribir carpeta: todas aquellas carpetas de email compartidas por otros usuarios o por el administrador. Para poder visualizar esas carpetas en nuestro Webmail, debemos suscribirnos a ellas.

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Crear / Renombrar / Eliminar: Seleccionando la carpeta en cuestin,podemos realizar diferentes acciones sobre la misma.

Exportar a carpeta: Podemos exportar nuestros correos antiguos y guardarlos en un forma estandar, para posteriormente poder volver a recuperarlos.

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7 - Firmas
Firma por defecto: Le indicamos al sistema cual es la firma que queremos emplear por defecto (Previamente la deberemos de haber creado).

Colocacin de la Firma:

Creacin de una firma: Para crear la firma, tan solo hay que indicar el nombre y la descripcin. Despus pulsamos Guardar y ya la tenemos registrada. Podemos disponer de tantas firmas como queramos. Cabe destacar para las firmas que incluyen imgenes, colores, tipos de letra etc..., Open-Xchange nos permite crear firmas con contenido HTML, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo.

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El resultado es una firma con texto en Negrita y color azl. Tambin podemos insertar imgenes si usamos las etiquetas <img src=></img>

8 - Buscar
Desde el rea 1 tenemos la opcin de buscar correos. Es similar a la que tenemos en rea 3, pero esta es mas avanzada ya que podemos agregar diferentes criterios a la vez.

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9 - Filtros / Reglas de Correo

Desde el rea de groupware, podemos configurar los filtros de correo para que el sistema automatize ciertos procesos relacionados con el email. En primer lugar, desde la opcin Configuracin->Spam le indicamos que carpeta es la que va a recoger todos los emails catalogados como Spam

En segundo lugar desde Configuracin-> Filtro de Correo, vamos a poder crearnos reglas con el fn de que el sistema sepa que hacer con determinados mensajes de correo

Pulsamos sobre Aadir nueva regla Ejecutar accin si: Cumple algn criterio o no cumple ningn criterio En la opcin Si, le indicamos que criterio debe o no cumplir Podemos agregar tantos criterior como queramos, con el fn de ajustar las reglas todo lo que necesitemos.

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Una vez ajustamos los criterios, indicamos la accin a realizar y pulsamos sobre Aadir regla

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10 - Compartir una carpeta privada de correo con un usuario / grupo

Desde Configuracin->Directorio de Correo en nuestro Groupware, podemos dar permisos a otros usuarios / grupos para que accedan a una determinada carpeta de correo. Esta carpeta aparecera como carpeta para suscribirse y en funcin de los permisos que otorgemos, el usario podr: Leer, Publicar, Aadir, Escribir o Todos los permisos Para compartir una carpeta, siga estos pasos: 1 - Seleccionamos la carpeta 2 Buscamos usuarios / grupos 3 Seleccionamos (Podemos realizar selecciones mltiples si mantenemos la tecla CTRL pulsada) 4 Establecemos permisos

Si pulsamos sobre Revocar permisos, eliminaremos las propiedades que este usuario / grupo tiene sobre la carpeta.

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