Transport arien et terrestre :

Guide pratique pour raliser des conomies

Transport arien et terrestre : Guide pratique pour raliser des conomies

Les programmes de transport terrestre et arien voluent en permanence. Si certaines de leurs caractristiques changent peu comme la ngociation des meilleurs tarifs dgressifs auprs des fournisseurs ou le respect de la politique par les voyageurs, de nouvelles opportunits dconomie surgissent constamment au risque de perdre le plus expriment des gestionnaires de voyages dans un labyrinthe La dernire tude ralise par le CWT Travel Management Institute a pour but daider les gestionnaires de voyages se retrouver dans les programmes de transport terrestre et arien les plus sophistiqus. Elle value les performances actuelles, suggre des objectifs ralistes et indique des mesures efficaces pour les atteindre. En sappuyant sur diverses sources (enqutes auprs des gestionnaires de voyages et des voyageurs, entretiens avec des spcialistes du march, donnes concernant plus de 50 millions de rservations dans le monde entier), ltude considre trois domaines majeurs : Moyens efficaces doptimiser les achats de billets davion lments et outils cls de la politique visant amliorer la rservation des billets davion Conseils visant perfectionner le programme de transport terrestre. Pour lire l'tude complte en anglais, cliquez ici.

Moyens efficaces doptimiser les achats de billets davion

En gnral, lachat de billets davion est laspect le mieux matris des programmes voyages, mais il doit voluer constamment pour rester comptitif. Certains moyens doptimiser les achats sont classiques comme la concentration des volumes sur les fournisseurs prfrs, et dautres incluent de nouvelles stratgies comme la ngociation des supplments carburant et le contrle des disponibilits dans chaque catgorie de vol : Concentrer des volumes sur les fournisseurs prfrs. En matire dachat de billets davion, il existe une rgle fondamentale : plus lentreprise peut confier un volume important une mme compagnie arienne, plus la remise obtenue est leve. Les entreprises peuvent conomiser en moyenne 8 % sur leurs dpenses de transport arien en consolidant leurs approvisionnements. Elles profitent ainsi dimportantes remises en amont et en aval, ainsi que des rabais spectaculaires sur les itinraires o la compagnie cherche simplanter (qui ne partent pas du pays dorigine de la compagnie). Intgrer une stratgie dachat au meilleur rapport qualit/prix sans nuire aux tarifs ngocis. Mme si une stratgie dachat au meilleur rapport qualit/prix (qui autorise les voyageurs rserver les plus bas tarifs disponibles sur nimporte quelle compagnie arienne) peut produire des conomies visibles et immdiates, CWT dconseille dabandonner compltement

les programmes de compagnies ariennes prfres. Lorsque les remises en amont et en aval sont prises en compte, les compagnies ariennes prfres offrent en moyenne des tarifs de 17 % infrieurs aux tarifs publis. En outre, une relation long terme avec les fournisseurs peut savrer particulirement bnfique sur les marchs forte demande. CWT recommande de conserver les programmes de compagnies ariennes prfres et de nautoriser les autres tarifs que sous certaines conditions (par exemple une diffrence de prix dau moins 20 ou 30%, en fonction du march) Tirer parti des alliances de compagnies ariennes. Les trois principales alliances de compagnies ariennes comptent aujourdhui plus de 50 membres, soit environ 60 % du march mondial. Malgr certains inconvnients, comme une concurrence rduite et donc des tarifs suprieurs sur certains itinraires, les alliances prsentent de nombreux avantages pour les acheteurs professionnels : lharmonisation des catgories et tarifs, une meilleure couverture des programmes voyages, la possibilit de combiner les tarifs de diffrentes compagnies partenaires, lamlioration des correspondances pour les voyageurs et la simplification des processus dachat et de gestion au quotidien. Afin de profiter au mieux de ces partenariats, CWT recommande par exemple de travailler avec des groupes principaux et secondaires de compagnies ariennes afin de maintenir un certain degr de concurrence.

Recourir aux transporteurs low-cost. 90% des entreprises font appel aux transporteurs low-cost. La plupart les considrent mme comme des fournisseurs autoriss car ils noffrent que peu de remises aux voyageurs daffaires. Les gestionnaires de voyages doivent sassurer que le recours ces compagnies, qui reprsentent actuellement 13 % des billets davion vendus, ne vient pas saper les conomies offertes par les programmes de compagnies ariennes prfres. Par exemple, les transporteurs low-cost imposent certaines conditions, comme de rserver tt pour bnficier des meilleurs tarifs, alors que lavantage financier par rapport aux tarifs contraintes peut natteindre que 20 % en moyenne en Europe. Ces conomies sont dautant plus relatives quelles ne prennent pas en compte les supplments tarifaires quappliquent les transporteurs low-cost, ainsi que certaines limites de leur offre comme des liaisons moins nombreuses, des aroports secondaires, des rservations en dehors des GDS. CWT recommande aux gestionnaires de voyages dtudier attentivement le cot total du dplacement et limpact sur les voyageurs lorsquils mettent en concurrence les transporteurs low-cost et les compagnies ariennes prfres durant les ngociations. Ngocier rgulirement en cas de contrats pluriannuels (par rapport aux contrats annuels). Daprs ltude de CWT, 53 % des entreprises signent des accords-cadres pluriannuels avec des compagnies ariennes prfres pour gagner du temps, tout en se laissant la possibilit de rviser les conditions financires. CWT suggre de rexaminer les contrats au moins une fois par an pour sassurer quils restent concurrentiels. En

plus de surveiller les conditions du march, les gestionnaires de voyages doivent reprer les situations o les catgories bnficiant des plus fortes remises sont sous-exploites par les voyageurs et ainsi identifier les amliorations possibles du contrat. Ngocier la tarification au point dorigine. Les programmes de transport arien les plus aboutis peuvent gnrer des conomies supplmentaires quand le gestionnaire de voyages obtient un accs aux tarifs ngocis depuis les lieux dmission des billets situs hors du pays de dpart. Ces contrats doivent tre explicites, car lmission de billets depuis un autre pays sans laccord pralable de la compagnie arienne est illgale et sanctionne par les autorits du secteur. Baisser les frais annexes. Selon les estimations, les frais annexes reprsentent entre 5 et 10 % des dpenses de transport arien des entreprises, et tous ne sont pas rembourss. Par exemple, seuls 59 % des gestionnaires de voyages interrogs dclarent que leur politique autorise le remboursement des repas et boissons consomms pendant le vol. En gnral, le suivi des frais annexes est un point faible de la politique voyages. En effet, prs de 60 % des acheteurs annoncent enregistrer moins de 40 % des dpenses de ce type. lavenir, ce suivi sera facilit par la norme EMD de lIATA qui va amliorer la disponibilit des frais annexes dans les GDS. En attendant, les gestionnaires de voyages sappuient principalement sur la gestion des dpenses et les relevs de cartes de crdit. Lobservation des entreprises qui suivent

de prs les dpenses annexes indique quil est possible de ngocier efficacement ces frais auprs des compagnies ariennes, en particulier pour les inclure dans les tarifs. En outre, certaines compagnies ariennes ont commenc englober des services annexes dans leurs tarifs publics. Une pratique qui devrait tre de plus en plus rpandue au cours des prochaines annes. Ngocier les supplments carburant. A lorigine, ces supplments avaient t introduits par quelques compagnies ariennes pour compenser laugmentation du prix du carburant, mais ils sont devenus monnaie courante, opaques et onreux au cours de ces dernires annes. On estime quils reprsentent actuellement entre 7 et 12 % des dpenses de transport arien des entreprises. Ce surcot ne semble plus reflter le prix rel du carburant et pse anormalement sur le voyage daffaires plutt que sur le tourisme. CWT recommande de surveiller de prs ce cot supplmentaire et dinsister sur le sujet lors des ngociations avec les compagnies ariennes. Certains clients pourront ainsi bnficier de remises en aval. Contrler la disponibilit des catgories de rservation. La disponibilit des tarifs est un aspect souvent nglig de la gestion de programme. Elle peut nanmoins avoir un impact important sur les conomies. Pour que les tarifs ngocis produisent les rsultats escompts, ils doivent tre accessibles aux horaires les plus frquents. Afin doptimiser leur efficacit, CWT

recommande de vrifier la disponibilit par transporteur, itinraire, cabine et crneau de rservation et aussi dutiliser ces informations lors des ngociations et pendant toute la dure du contrat. Cela permettra notamment damliorer la disponibilit ou de justifier une baisse de performance par rapport des objectifs de volume. Auditer le chargement des tarifs ariens. De nombreuses entreprises effectuent des audits pour sassurer que les tarifs hteliers sont correctement chargs dans les GDS, mais elles ne sont que 25 % vrifier le chargement des tarifs ariens. Pourtant, ces audits permettent de raliser des conomies substantielles en limitant limpact des tarifs ngocis chargs de manire incorrecte ou tardive. En fait, CWT Solutions Group estime que le retour sur investissement dans ce domaine pourrait atteindre un ratio de 14 1, en fonction du budget allou au transport arien, du nombre de contrats et des points de vente couverts. Par exemple, un audit a montr que 4 % des tarifs ngocis navaient pas t chargs et que 2 % prsentaient des erreurs.

la rservation anticipe et lutilisation des tarifs contraintes. Ltude mene par CWT met en vidence ces lments ainsi que divers autres aspects de la politique susceptibles dinfluer fortement sur les conomies : Sobliger une politique voyages et communiquer autour de ses lments cls. Le principal levier de la politique voyages consiste sans doute recommander, voire rendre obligatoire, lusage des canaux de rservation prfrs (online et offline via lagence de voyage). Cette dmarche prsente de nombreux avantages, notamment une hausse du volume daffaires avec les fournisseurs prfrs, une meilleure visibilit des dpenses avec capacit de ngociation accrue auprs des fournisseurs et une scurit renforce pour les voyageurs grce un suivi simplifi. Dans ltude de CWT ralise auprs des voyageurs, 95 % avaient rserv en passant par lun des canaux prfrs. CWT rappelle quelques conseils de base concernant la politique voyages : - Impliquer la direction de lentreprise - Communiquer des rgles claires et compltes aux voyageurs - Normaliser la politique, - Promouvoir le respect de la politique travers la communication, la formation et des mesures sur le point de vente, - Suivre la progression et prendre des mesures correctrices, - Stalonner par rapport aux performances du secteur, - Sappuyer sur lexpertise dune agence de voyage.

lments et outils cls de la politique visant amliorer la rservation des billets davion
Malgr tout le soin apport la conception du programme de transport arien, il est possible de manquer des opportunits dconomies si les voyageurs ne font pas les bons choix au moment de la rservation. Les gestionnaires de voyages en sont tout fait conscients et ils continuent de chercher les domaines amliorer, tels que

Promouvoir les rservations anticipes. Il est vident que la rservation anticipe reste le moyen le plus efficace pour obtenir des billets tarif fortement rduit, surtout sur les liaisons continentales et intercontinentales en classe conomique. Lanalyse de millions de rservations montre que les prix augmentent rgulirement semaine aprs semaine jusquau jour du dpart, mme en tenant compte des fluctuations enregistres durant cette priode. Daprs ltude, les voyageurs rservent en moyenne 8 jours aprs avoir dcid de leur dplacement. Il existe donc une marge damlioration. Les entreprises prsentant les meilleures performances en termes danticipation ont rendu obligatoire la rservation au moins 14 jours lavance lorsque cela est possible. Utiliser les tarifs contraintes. CWT a analys prs dun demi million de rservations effectues par quatre entreprises et dmontr que les tarifs contraintes (cest--dire soumis des conditions telles que la rservation anticipe ou une dure de sjour minimale/maximale) peuvent tre jusqu 38 % infrieurs aux autres tarifs, les diffrences les plus significatives tant releves sur les vols intercontinentaux (par rapport aux vols continentaux ou domestiques). En moyenne pondre, la diffrence est de 29 %. Mme lorsque les frais de change sont pris en compte, les tarifs contraintes reprsentent encore des opportunits dconomies importantes, qui restent nanmoins sous-exploites. En effet, 61 % des gestionnaires de voyages interrogs estiment que les voyageurs pourraient rserver davantage de tarifs contraintes. Pour amliorer leurs performances, les

entreprises peuvent rendre obligatoire cet lment de la politique tout en expliquant les avantages et la ncessit de rserver plus tt, cest--dire, quand les tarifs contraintes ont le plus de chances dtre disponibles. Dfinir des rgles plus strictes pour le confort du voyageur. Mme si les entreprises se sont majoritairement tournes vers la classe conomique au cours des dernires annes, les gestionnaires de voyages gardent la possibilit de poser des rgles strictes concernant lutilisation des classes affaires et conomique premium. Ces rgles tant habituellement bien respectes, les modifications pourraient avoir un fort impact sur les cots. Par exemple, une entreprise passant de la classe affaires la classe conomique premium sur les vols intercontinentaux au dpart des tats-Unis pourrait raliser 13 % dconomies. En outre, il peut tre intressant de recommander des vols avec escale la place des vols directs dans certaines conditions (gnralement sur les moyens ou long-courriers) lorsque le tarif est infrieur de 200 250 USD. Appliquer des limites de cot par billet davion. linstar des cots hteliers plafonns par ville, les dpenses en billet davion peuvent tre limites si on incite les voyageurs dlaisser les classes les plus onreuses au profit de vols plus conomiques. Les limites de cot par billet davion doivent tre ajustes chaque itinraire. Elles ncessitent un contrle permanent pour sassurer quelles sinscrivent dans le programme de compagnies ariennes prfres et demeurent conformes aux conditions fluctuantes du march. Si par

exemple elles sont dfinies un niveau trop bas, elles risquent de rduire les options de rservation jusqu rendre le voyage impossible. Recourir aux grilles tarifaires sur le point de vente. Avec cet outil, les conseillers en voyages disposent dinstructions pratiques pour guider les voyageurs vers des options de rservation dfinies par ordre de prfrence. Ces directives peuvent varier tout moment en fonction des performances de lentreprise par rapport au volume de transactions sur lequel elle sest engage. La mise en place de ces grilles implique gnralement une analyse approfondie des volumes de lanne prcdente, itinraire par itinraire, ainsi que des simulations dopportunits dconomies avec diffrents scnarios de rpartition des dpenses. Les grilles tarifaires sont trs utiles lorsquune part importante des billets est rserve offline, car les instructions sont difficiles programmer dans les outils de rservation en ligne. Inciter les voyageurs par le jeu. Certaines entreprises utilisent des techniques ludiques pour inciter leurs voyageurs rserver en respectant la politique voyages. Par exemple, une entreprise a labor un systme points comparable aux miles distinguant les voyageurs frquents. Les personnes dont le comportement est conforme aux attentes (rservation anticipe, tarifs contraintes et outil de rservation en ligne de lentreprise) sont rcompenses.

Conseils pour amliorer le programme de transport terrestre

Un programme de transport terrestre bien conu prvoit de remplacer lavion par le train grande vitesse ds que la situation sy prte. Il envisage par ailleurs toutes sortes de solutions pour la route, comme la location de vhicule, les vhicules avec chauffeur, les taxis, etc. Mettre en concurrence lavion et le train grande vitesse. Seuls 55 % des gestionnaires de voyages interrogs dclarent que leur entreprise encourage lutilisation du train grande vitesse. Ce rsultat plutt faible masque des diffrences gographiques (80 % en Europe, au Moyen-Orient et en Afrique contre 38 % en Amrique du Nord) qui refltent assez bien limportance des rseaux ferroviaires dans ces rgions. Plus de 75 % des lignes ferroviaires grande vitesse sont exploites dans quatre pays seulement : la Chine, le Japon, lEspagne et la France. Les voyageurs aiment le train pour toutes sortes de raisons, commencer par la commodit, la ponctualit et le prix. Une analyse portant sur 16 itinraires europens montre que les voyageurs privilgient le train grande vitesse pour les dplacements allant jusqu trois heures. En effet, leur dure, tous trajets compris, reste comparable lavion. Les analyses de CWT prouvent galement que le prix moyen du billet de train est souvent 2 4 fois infrieur celui de lavion. Optimiser la location de vhicules. De plus en plus consolid, le march de la location de vhicules, offre de nombreuses opportunits dconomies. Bien que les dpenses en location de vhicules reprsentent en

moyenne 7 % de leur budget de voyages total, les entreprises ont souvent tendance les ngliger. Pour optimiser le choix des loueurs de vhicules, CWT recommande six grandes lignes daction : rassembler plus de donnes marketing, demander aux prestataires des informations compltes sur les dpenses, mettre en place des accordscadres, dfinir une stratgie de slection des fournisseurs, ngocier au-del du tarif journalier (par exemple, pour inclure les tarifs hebdomadaires/mensuels et les frais annexes) et solliciter lassistance de spcialistes. titre dexemple, ces conseils ont permis une entreprise de raliser 15% dconomies. Taxis, vhicules avec chauffeur et autres solutions de transport terrestre. Selon la frquence laquelle ces solutions sont utilises, il est rentable de ngocier
Marge moyenne de progrs
Ngociation des Baisse des Application de surcharges frais annexes Incitation des limites de cot voyageurs par billet d'avion acarburants par le jeu Recours aux Contrle de la transporteurs disponibilit des rservations low-cost

des tarifs prfrentiels auprs dun petit nombre de fournisseurs. Les possibilits damlioration dans ce domaine sont trs importantes. Par exemple, les contrats de fournisseurs prfrs sont plus frquents pour les services de vhicule avec chauffeur que pour les taxis, alors que ces derniers sont gnralement plus utiliss, avec des variantes selon les pays. (En particulier, pour des raisons juridiques et pratiques, les visiteurs trangers en Chine et en Inde prfrent opter pour des vhicules avec chauffeur plutt que de louer une voiture quils devront conduire eux-mmes.) Les mototaxis peuvent savrer utiles pour gagner du temps, et les gestionnaires de voyages auront tout intrt se pencher sur dautres options, comme lauto-partage et lusage du vhicule personnel avec paiement dindemnits kilomtriques.

20 manires doptimiser ses dpenses ariennes et terrestres en un clin doeil

Optimisation de la location de vhicules Intgration d'une meilleure stratgie d'achats au meilleur rapport qualit / prix

Ngociation de la tarication au point d'origine

Taxis, vhicules Mise en concurrence avec chaueur et de l'avion et du train grande vitesse autres solutions de transports Avantage des alliances Usage des tarifs terrestres des compagnies ariennes contraintes Promotion des rservations anticipes

Audit du chargement des tarifs ariens

Ngociation rgulire en cas de contrats pluriannuels Usage des grilles tarifaires sur le point de vente

Impact conomique potentiel

Adoption d'une politique de communication autour de ces lments-cls

Dnition de rgles Concentration des volumes sur les plus strictes pour le confort du voyageur fournisseurs prfrs

Choix de l'arien

Comportement de rservation de l'arien

Amlioration du programme de transport terrestre

Source: CWT Travel Management Institute