PROYECTO DE INGENIERIA DE SOFTWARE

2009

NOMBRE DEL PROYECTO: CONTROL DE INVENTARIOS Y NOMINA PARA UNA BOUTIQUE

SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION III SEMESTRE JORNADA NOCTURNA

LUIS ALEJANDRO CORTEZ ASTRID YAMILE OROZCO M. JAIR ERNESTO ORDOEZ

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1-LISTA DE NECESIDADES El cliente requiere poder controlar las existencias del almacn. Poder consultar lo que hay en existencia real. Hacer el descargue en tiempo real de las ventas que se hagan Exhibir en un portal web las colecciones que se tienen y poder actualizarlas segn hayan nuevas. Crear claves de acceso para cada usuario y para que quede un registro de quien hace cada tarea Manejo de nominas y pagos de proveedores.

2-PROBLEMA Una boutique maneja gran cantidad de existencias en mercancas y el margen de rentabilidad de dicho negocio est en el control de los inventarios, las ventas y todo el movimiento comercial que se tenga, pero en este caso se ha notado que dicho control no se lleva y que todo lo que a diario se registra se lleva a mano por lo tanto se presentan errores grandes y el tiempo y los costos son muy altos, es por eso que el cliente requiere de un software que permita manejar las existencias de mercanca, todo el movimiento que haya de las mismas tales como ventas, ingresos y consultas de que hay, de lo que se acaba y lo que no presenta movimiento. Tambin se ha solicitado que el mismo software maneje toda la parte que tiene que ver con los empleados y los proveedores; en resumidas cuentas manejo de nominas y de pagos. Como es inminente que estamos ante una era en que una imagen vale ms que mil palabras y que la estrategia nica para posicionar un negocio en el mercado es la publicidad el cliente necesita una aplicacin web que le permita exhibir las colecciones adquiridas al pblico en general.

3- ORDEN Y RAZON DE CADA REQUISITO De acuerdo al anlisis de los requisitos obtenidos en entrevista con el cliente la prioridad por importancia que se le da los requisitos es: Control de las existencias: incluido en el todo lo que tiene que ver con ingreso de existencias control de ventas y consultas, ya que para poder ver la rentabilidad del negocio el control que debe de haber sobre el movimiento comercial debe de ser el mejor y el ms prctico. Manejo de nominas y distinto pagos: por que manejar todo lo que se le paga a los trabajadores tales como sueldos y aportes de ley es de vital importancia para el buen funcionamiento del negocio al igual que lo es el pago oportuno a los proveedores. Creacin de aplicacin web: es un proceso importante ya que se trata de publicidad comercial pero puede esperar a que el proceso operativo este mas organizado para empezar a trabajarle. Creacin de claves de acceso: es un proceso que estara inmerso en el primer requisito porque el software pedira una clave para cada usuario.

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4- FLUJO DE LA INFORMACION Tipo de mercanca que se compra: Descripcin -cdigo Proveedores -Nombre -Nit - Direccin -Tipo de contribuyente -Telfono -Cupo de crdito -Email Valores unitarios Precios de ventas Fechas de pago Empleados -Nombre -Nit - Direccin -Telfono -Fecha de ingreso -Contrato -Email -Salario -Eps -Arp -Caja de compensacin Turnos de trabajo Ventas diarias Clientes -Nombre -Nit - Direccin -Telfono -Contrato -Email

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Crditos Ganancias Reintegros de mercanca Gastos Pagos -Fechas -Cantidades -Descuentos

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5- ESTRUCTURA DE LA INFORMACION Tipo de mercanca que se compra..Cadena de caracteres Descripcin.Cadena de caracteres -cdigo.entero Proveedores. Cadena de caracteres -Nombre.Cadena de caracteres -NitEntero - DireccinCadena de caracteres -Tipo de contribuyente.Cadena de caracteres -Telfono.Entero -Cupo de crdito.Real -EmailCadena de caracteres Valores unitariosReal Precios de ventasReal Fechas de pagoDate Empleados..Cadena de caracteres -Nombre.Cadena de caracteres -NitEntero - DireccinCadena de caracteres -Telfono.Entero -EmailCadena de caracteres -SalarioReal -Eps.Cadena de caracteres -ArpCadena de caracteres -Caja de compensacin...Cadena de caracteres

Turnos de trabajo Cadena de caracteres Ventas diariasReal Clientes. Cadena de caracteres -Nombre.Cadena de caracteres -NitEntero - DireccinCadena de caracteres -Telfono.Entero -EmailCadena de caracteres

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Crditos..Real Ganancias..Real Reintegros de mercanca.Date Gastos..Real Pagos.Real Promociones(Outlets) -Fechas..Date -Cantidades.Entero -Descuentos..Real

6- VISTAS HORIZONTALES Y VERTICALES DE LAS FUNCIONES A REALIZAR

SOFWARE

INVENTARIOS E

NOMINA

APLICACIN WEB

CONTROL DE EXISTENCIAS

PAGOS EMPLEADOS

EXHIBICION DE COLECCIONES

CONTROL DE VENTAS

PAGOS PROVEEDORES

PROMOCIONES (OUTLETS)

CONSULTAS ACTUALIZADAS.

APORTES DE LEY

INFORMACION GNRAL DE LA EMPRESA

INFORMES AL DIA

INFORMES A LA DIAN

RESUMENES DE VTAS Y GASTOS

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7- CREACION DE PROTOTIPOS El modelo escogido para desarrollar el software que el cliente escogi es el MODELO POR COMPONENTES ya que es el ms actual, es cclico, ahorra tiempo, costos y el cdigo es reutilizable.

8-METODOS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS Para desarrollar este software de control de inventario existen muchos lenguajes entre los principales se encuentran: -Visual Basic -Visual Fox Pro -Visual C+ -Visual Net -Php y MySql De los cuales hemos decidido desarrollarlo en los ltimos por ser ms asequible y por ser el lenguaje que ms se conoce.

9- INTRODUCCION Este es un proyecto para crear un software que segn las necesidades del cliente deber realizar un control sobre los movimientos comerciales de las existencias de una boutique que en el momento lleva dicho control de forma manual perdiendo tiempo y recursos econmicos importantes, el cliente adems ha solicitado que el software tambin le controle la parte que tiene que ver con la nomina y el pago a los proveedores de la mercanca. Es tambin un requerimiento del cliente que se cree una aplicacin web que permita que las colecciones que cambian de acuerdo a la moda y a las temporadas sean exhibidas ya que esto permitir darle gran publicidad a su negocio y por supuesto se ver reflejado en sus ventas. Escuchadas las necesidades del cliente se hizo un levantamiento de requisitos, se identifico el problema y se establecieron las prioridades para darle paso a la recoleccin de informacin, su clasificacin y posterior elaboracin de un prototipo que permita llevar a cabo este proyecto.

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10- DESCRIPCION FUNCIONAL Mediante la aplicacin MySql se elaborara una base de datos que recoja toda la informacin de las existencias, asignarle un tem a cada una de las mismas y poder elaborar el cdigo que realizar las funciones requeridas. Se ingresarn las informaciones pertinentes a los aporte de ley que se deben hacer, las retenciones, porcentajes de IVA y todo lo relacionado con el sistema de impuestos para que el sistema sea capaz de elaborar todo lo que le sea solicitado por el usuario final. La aplicacin web se realizara en PHP y se subirn todas las imgenes de las colecciones que se tengan para ofrecer al cliente.

11- DESCRIPCION DEL COMPORTAMIENTO El software desarrollado deber de estar en la capacidad de cumplir con las siguientes funciones: Contener toda la informacin de las existencias codificadas. Permitir actualizar las ventas que hayan y que a la vez se descarguen del inventario Dar resmenes de ventas e informes de recaudos Consultas actualizadas de existencias Elaboracin de nomina Relacin de aportes Relacin y comprobantes de pago a proveedores

12- CASOS DE USO NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES Control de existencias Cajero, Auxiliar contable Vendedores, Cajero, auxiliar contable, Empresa, Proveedores, Clientes*Que haya existencias de mercancas *Que haya ventas *Que exista el Hardware adecuado *Que el personal est capacitado Que se cumplan las precondiciones 1-Capacitar personal en manejo de sistema 2-Hacer pedidos de mercanca 3-Inventariar las entradas a Almacn 4-Registrar las ventas y registrarlas Cuando el sistema falle se debe: 1-Reiniciar el sistema, solicitar la recuperacin de los datos, volver al estado anterior 2- Tener varias opciones de proveedores, en el caso

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EXTENCIONES

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REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS FRECUENCIA

que uno falle se puede hacer los pedidos con otros. 3-El sistema arroja alertas de la no disponibilidad de mercancas, para que se hagan los pedidos. 4-El sistema ofrece opciones de modificacin de precios, habilitacin de documentos contables, recuperacin de documentos. *Lector de cdigo de barras *Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, tcnico que de soporte. *Dispositivo para fijar precios *dispositivos de medios de pagos (Datafonos) * Lector de cdigo de barras *Dispositivos de medios de pagos (Datafonos) Se usa todo el tiempo

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

Control de ventas Cajero, Auxiliar contable, Administrador Vendedores, Cajero, auxiliar contable, Empresa *Tener ventas a lo largo de la jornada *Existencia y disponibilidad de mercancas *Sistema que controle las ventas *Que el personal est capacitado Que se cumplan las precondiciones 1-Contablizar las ventas 2-Llevar control de los disponible en el Almacn 3-Cajero capacitado 4-persobal con experiencia en ventas y atencin al cliente 5- Asignar cdigo a las mercancas Cuando el sistema falle se debe: 1-Permitir la modificacin de las facturas de ventas. 2- Tener una persona que est en capacidad de reemplazar al cajero principal. 3-Permitir la modificacin de los tems de cada mercanca. *Lector de cdigo de barras *Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, tcnico que de soporte. *Dispositivo para fijar precios *dispositivos de medios de pagos (Datafonos) *Medios de impresin * Lector de cdigo de barras *Dispositivos de medios de pagos (Datafonos) *medios de impresin Se usa diariamente

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

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NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

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Consultas actualizadas Administrador General del Programa *Auxiliar Contable *Cajero *Que el software este programado para realizar actualizaciones automticas a las bases de datos una vez se haga una venta, una compra o un pago. *El administrador debe generar actualizaciones de tipo manual al presentar falla en el automtico de manera rpida y eficaz sin bloquear el sistema. *Tener acceso a las bases de datos de forma rpida y sin complicaciones en la red o la red. Que se cumplan las precondiciones Una vez generada una entrad o salida de elementos o de dinero se debe actualizar la base de datos para que el personal que manipula el software pueda realizar las respectivas consultas de acuerdo a los permisos que cada dependencia tenga por parte del administrador El software puede realizar actualizaciones de forma automtica o manual: Automtica: el software la realiza mediante una programacin realizada desde el cdigo fuente hecho por el Programador. Manual: El administrador del software har esta actualizacin de la base de datos dependiendo de la necesidad mediante comandos. Las actualizaciones por ventas deben realizarse una vez se realice una venta. Las actualizaciones por ingreso o salida de mercanca deben realizarse una vez se realice una o dos veces por da. Las actualizaciones por inventario deben realizarse una vez se realizarse a solicitud o estipulaciones del dueo de la Boutique. Todo este proceso ser relativo para que las consultas no tengan problema. El equipo que va a almacenar La base de datos debe tener un poder procesamiento muy bueno para no tener problemas al acceder. Fcil accesibilidad a la base de datos La red debe tener un muy buen flujo de datos para no tener contratiempos al realizar consultas.

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

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LISTA DE TECNOLOGIAS

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El equipo servidor o donde va a estar alojada la base de datos debe tener una velocidad de procesamiento superior a los otros equipos. La red debe tener un flujo de datos ptimo. FRECUENCIA Las Actualizaciones deben ser frecuentemente de acuerdo a lo programado. Las consultas a cada instante.

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

Informes al da Auxiliar contable Auxiliar contable, Administrador *Registro de compras y ventas *Que se efecten los pagos, notas de devolucin y dems documentos contables *Que el sistema este funcionando bien Que se cumplan las precondiciones 1-Registro de ventas 2-descargue de mercancas 3-registro de pagos 4-Registro de compras Cuando el sistema falle se debe: 1Solicitar el reinicio del sistema. 2- Revisar las ventas que se han hecho a diario 3-Comparar las existencia contra lo que hay en el sistema 4-revisar los pagos que se han hecho contra los soportes fsicos como egresos, facturas de compra y notas contables. *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) Se usa a diario

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES LISTA DE TECNOLOGIAS FRECUENCIA

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NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

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Resmenes de ventas y gastos Auxiliar contable Auxiliar contable, Administrador *Registro de compras y ventas *Software de contabilizacin de inventario *Realizacin de pagos a empleados y proveedores Que se cumplan las precondiciones 1-Registro de ventas y compras 2-control de pagos a empleados y proveedores 3-Disponibilidad de recursos Cuando el sistema falle se debe: 1Hacer backup de todo el movimiento diario. 2- Revisar las ventas que se han hecho a diario 3-Llevar soportes fsicos para compararlos contra el sistemas

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES LISTA DE TECNOLOGIAS FRECUENCIA

*Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) Semanal

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

Pago empleados Auxiliar contable Auxiliar contable, Administrador Tener novedades que haya que hacerle a la nomina. El software realiza los descuentos de ley que hay que hacerle a cada empleado. La base de datos disponible con los datos de cada trabajador disponibles. Red libre y de flujo disponible. Que se cumplan las precondiciones Empleado conformes con el sueldo y dueo de la Boutique sin problemas de ley. Software realiza los descuentos de ley automticamente. Debe realizar una bsqueda de posibles avances que se les haya hecho a los empleados y realizarles los descuentos. Generar tambin los posibles premios o bonos que podra hacerse acreedor cualquier empleado y sumarlo a al sueldo.

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES LISTA DE TECNOLOGIAS

*Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo)

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FRECUENCIA Se usa a diario

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NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

Pago proveedores Auxiliar contable Auxiliar contable, Cajero *Pedidos de mercanca hechos *Mercanca inventariada e ingresada al sistema *Facturas expedida por el proveedor en base a condiciones de Ley *contabilizacin *Plazos de pago Que se cumplan las precondiciones 1-Contablizar factura 2-Hacer descuentos de Ley 3-Elaborar soportes contables 4-Enviar informacin a caja 5- pagar de acuerdo a plazos Cuando el sistema falle se debe: 1-Reportar novedades de mercanca incompleta al proveedor 2-Sistema debe permitir habilitar cambios al contabilizar y hacer descuentos *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo * Papelera correspondiente *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) *Internet Se usa de acuerdo a plazos estipulados

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

Aportes de Ley Auxiliar contable Auxiliar contable, Cajero *Realizar los diferentes soportes de pagos * registrarse ante la Dian. * Tener Eps, Arp,Caja de compensacin, Y registro en el Sena Que se cumplan las precondiciones 1-Se contabilizan todos los documentos de pago 2- Se estipulan los descuentos 3-se realizan los pagos ante las entidades correspondientes Cuando el sistema falle se debe: 1-Tener soportes fsicos 2- Pagar en base a ellos *Medios de impresin

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

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*Medios de Almacenamiento externo * Papelera correspondiente LISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) *internet De acuerdo a plazos estipulados

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FRECUENCIA

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

Exhibicin de colecciones Dueo de la Boutique Administrador y personal de ventas Tener la pgina web elaborada y publicada en internet. Capacitar al administrador para que pueda subir a la pgina web lo que se requiera. Comunicacin constante entre el Administrador, Dueo de la Boutique y el personal de ventas para verificar que productos pueden ser promocionados y ofrecidos en la pgina web. Estar actualizando los productos constantemente. Que se cumplan las precondiciones Clientes del almacn conformes con los productos ofrecidos por el almacn. El software debe permitir poder publicar en la pagina los productos que van a ser publicadas. La pgina no debe quedar pesada al abrir en el portal web. De fcil acceso y manipulacin. Toda la informacin debe autorizada por el dueo de la Boutique y el personal de ventas quienes son los que saben que se debe subir o los productos nuevos que se deben publicar y cules se deben retirar. El administrador debe someterse a lo que el dueo de la Boutique y personal de ventas le pida que suba o baje de la web.

GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

Fcil uso para subir los productos por consiguiente el lenguaje que se utilice en la elaboracin del portal web no debe ser muy pesado. La red debe tener un flujo eficiente de datos. La pagina al cargar no debe demorar Una vez al mes.

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NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES

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GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

Promociones oulets Asesor publicitario Asesor comercial, asesor publicitario * Que haya mercanca de poca salida * estrategias publicitarias * que se haga un estudio de los descuentos posibles *Solicitar colaboracin del proveedor Que se cumplan las precondiciones 1-Inventario de mercanca de baja rotacin 2- estipular los descuentos 3-Fechas de descuentos. 4-estrategias publicitarias Cuando el sistema falle se debe: 1-Tener la lista de la mercanca de mas bajo costo para hacer las promociones 2- Hacer volantes y distribuirlos *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo *Volantes *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) *internet De acuerdo a plazos estipulados

EXTENCIONES

REQUISITOS ESPECIALES

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

NOMBRE ACTOR PRINCIPAL PERSONAL INVOLUCRADO PRECONDICIONES GARANTIAS DE XITO ESCENARIO PPAL DE XITO

EXTENCIONES REQUISITOS ESPECIALES

Informacin general de la empresa Asesor publicitario Asesor publicitario, Administrador *que se cuente con una misin, una visin y una resea histrica(si se tiene) Que se cumplan las precondiciones 1-Elaboracion y montaje de Misin 2-Elaboracion y montaje de Visin 3- Elaboracin de resea histrica 4- Montaje de imgenes Cuando el sistema falle se debe: *Mostrar error de informacin no disponible *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo *Medios de impresin *Medios de Almacenamiento externo) *internet Una sola vez.

LISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

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