Curso de Planejamento

Professor Alcenir Oliveira Diretor Presidente doInstituto Cristo de Treinamento de Liderana, Atlanta, 2007

Alcenir Oliveira, MSA/M.Div Mestre em Teologia (Divinity) M.Div Johnson C. Smith Seminary, at ITC Interdenominational Theological Center, Atlanta, EUA Mestre em Administrao - MSA Universidade de Braslia, UnB Bacharel em Administrao de Empresas e Bacharel em Administracao Pblica Universidade de Braslia, UnB

Curso de Planejamento

Conceitos bsicos

Conceito de Planejamento
O que planejar? Preparar-se para aes que visam realizar algum propsito. Estabelecer um conjunto de procedimentos para alcanar objetivos: realizar um sonho ou intervir em um problema.

Planejamento
Traar uma rota em direo ao nosso sonho, aquilo que consideramos desejvel
Tomada antecipada de deciso em relao a um problema

Planejamento implica em pensar o futuro para construir no presente Caractersticas do Planejamento Contedo Processo Interao

Relaes entre as pessoas Idias e informaes trazidas pelas pessoas Procedimento para fazer o planejamento

O que importante para a boa relao

Acordos e Negociao

No planejamento procura-se responder s seguintes perguntas:

Onde estamos? Onde queremos chegar? O que queremos realizar?

O questionamento detalhado envolve: O que? O objetivo a alcanar; Como? Estratgia ou curso de ao; Quando? Curto, mdio e longo prazo; Com o qu? Recursos; Por quem? Pessoas a serem envolvidas;
A resposta a essas perguntas identifica o sonho ou problema do grupo e define seus objetivos, misso e metas a serem alcancados.

Planejamento Estratgico

Onde estamos? Onde queremos chegar

Para que existimos?

O que pretendemos realizar?

Anlise Organizacional Interna Anlise Organizacional Externa

Viso:
Oportunidades e Ameaas

Misso:
Nosso papel, Aes, Procedimentos, Estratgias

Objetivo geral:
Novo ambiente, Novo status, Novas posses, Nova pessoa, Nova morada.

Definicao mais ampla:

A identificao do sonho ou problema por meio de uma anlise da situao (onde estamos?) a condio para definio dos objetivos, da misso e metas do grupo.

Os objetivos refletem as intenes e os resultados esperados com o trabalho do grupo (onde queremos chegar?).

A misso reflete a razo de ser do grupo (para que existimos) e as metas estabelecem quantitativamente os resultados esperados do seu trabalho em um determinado tempo (o que vamos realizar?). Elas devem ser especficas, viveis e mensurveis.

Perspectiva organizacional:
Planejamento a funo administrativa que define objetivos e decide sobre recursos e tarefas necessrios para alcan-los adequadamente.

O planejador define os objetivos, prev aes presentes e futuras, e estabelece uma seqncia lgica de eventos e uso de recursos no espao e no tempo para atingir os resultados previstos.

O planejamento visto como guia: 1. Para assegurar a obteno e reunio de recursos, baseando-se em um esquema de aplicao; 2. Para que possa viabilizar o trabalho dos membros da organizao em face aos objetivos delineados; 3. Para que o alcance dos objetivos seja monitorado e avaliado em relao certos padres;

Outras definies:

OBJETIVOS: So resultados especficos (amplos ou restritos) ou metas que se deseja atingir; PLANO: a colocao ordenada daquilo que necessrio para atingir os objetivos.
CONTEDO DO PLANO: Identificao de recursos necessrios, definio das fontes de disponibilidades de recursos, as tarefas a executar, as aes a empreender, o tempo a ser gasto nas operaes; definio de como as aes devem ser empreendidas; definio de como as aes sero compatibilizadas com uma estrutura de operaes direcionadas aos fins desejados.

Note:
O trabalho no planejado gera uma organizao casual, aleatria, sem rumo, tendente ao caos.

Trs perspectivas do planejamento:

Planejamento conservador: Busca a sobrevivncia - visa a estabilidade e manuteno da situao existente; Planejamento otimizante: Visa a adaptao e inovao. Busca melhores resultados pela otimizao dos uso de recursos ou a maximizao do desempenho;

Planejamento adaptativo: Esta voltado para as contingncias e o futuro, visando harmonizar interesses, neutralizar perigos e aproveitar oportunidades.

Passos ou etapas do planejamento: Primeiro passo: definio de objetivos para

a organizao;

Segundo passo: os objetivos so

estabelecidos para cada departamento ou diviso;

Terceiro Passo: os programas so

estabelecidos, aps a definio dos objetivos setoriais.

Definio de objetivos e desenvolvimento de programas devem considerar dois aspectos interrelacionados: a viabilidade; a aceitao pelos lderes (pastores, gerentes, diretores, chefes de governo, comandos, etc) e por aqueles que estaro envolvidos na execuo.

BENEFCIOS DO PLANEJAMENTO A organizao enfrenta uma variedade de variveis, de foras, de agentes que podem afet-la negativamente ou positivamente.

necessria a existncia de um mecanismo de orientao das aes para tirar proveito do que positivo e eliminar o que negativo. Esse mecanismo chamado planejamento.

O benefcio da flexibilidade:
Foco e flexibilidade: Foco: a convergncia de esforos rumo a metas. conhecer o que se faz melhor, ter conscincia das necessidades da clientela e saber satisfazlo. Flexibilidade: a facilidade de passar por adaptaes e ajustes medida que o processo o exija.

Fatores positivos do planejamento:

Senso de direo => o planejamento orientado para resultados; Priorizao/cronologia => o planejamento orientado para prioridades; Racionalidade => uso racional de recursos => o planejamento orientado para vantagens;

Proatividade => antecipa os problemas, v e aproveita as oportunidades => o planejamento orientado para mudanas.

Melhoria da coordenao:

Funcionamento sistmico: Os
programas e metas de cada unidade da organizao so orientados pelo planejamento para simultaneamente produzir os resultados previstos.

Melhoria do controle:
Feedback - orientador para a medio e avaliao de desempenho, bem como a ao corretiva baseada nas metas previstas.

Melhoria do controle:

Evita o estrangulamento do sistema: A definio das aes especficas para se chegar a certos resultados possibilita que se tenha um padro mnimo de desempenho para se obter o resultado. Isso permite um controle do fluxo de atividades exigidas.

Melhoria da administrao do tempo:

Tolerancia zero O planejamento melhora a administrao do tempo. A multiplicidade de tarefas e as demandas que recaem sobre o lder, o pastor ou o administrador exigem a existncia de um mecanismo que delineie as aes prioritrias globais, para as quais no existe tolerncia de atraso porque comprometem os resultados.

OS SEIS PASSOS DO PROCESSO DE PLANEJAMENTO

Definio dos objetivos: Para onde se quer ir? Definio da situao atual: Onde se est agora?

Definio das premissas em relao ao futuro: O que se tem pela frente?

Definio das alternativas de ao: Quais os caminhos possveis? Definio da melhor alternativa: Qual o melhor caminho?

Definio de como implementar o plano escolhido e avaliar os resultados: Como iremos percorrer o caminho escolhido?

TIPOS DE PLANEJAMENTO
Quanto durao O planejamento pode ser: - De curto prazo; - De mdio prazo; e - De longo prazo; Quanto abrangncia O planejamento pode: - Envolver toda a organizao, - Envolver um departamento ou diviso, ou - Envolver simplesmente uma tarefa;

TIPOS DE PLANEJAMENTO

Quanto aos nveis organizacionais O planejamento pode ser: Estratgico; Ttico; e Operacional;

PROCESSO ADMINISTRATIVO
Processo Administrativo o conjunto de funes que promovem o funcionamento de uma organizao. Funes do Processo Administrativo: Planejamento, Organizao, Direo, e Controle

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

Planejamento
A organizao comea com o Planejamento: nesta fase, sonhos, oportunidades ou problemas deixam de ser idias apenas e passam a ser cursos de ao a serem implementados.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

Organizao
Quando o planejamento se completa, d-se incio estruturao: um local, uma estrutura fsica, a definio das posies e as rotinas que as pessoas vo desempenhar.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZACAO

Direo
Quando a estrutura esta completa, a organizao promove a colocacao das pessoas nos seus devidos lugares. A partir desse momento a organizao entra em funcionamento. Diz-se que este o momento em que ela adquire vida.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZACAO

Direo
Nesta fase, as atividades das pessoas passam a ser dirigidas para o alcance dos resultados que devem produzir. neste momento que requer-se habilidades de liderana e de comando para se perceber quais so os fatores que motivam as pessoas a realizar as atividades de maneira eficiente, de acordo com padres exigidos.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

H uma barganha entre a organizao e seus membros. Esta tem seus objetivos a alcanar, as pessoas tambm. Assim, quanto mais esta promover o bem-estar das pessoas, mais as pessoas vo contribuir para o alcance de seus resultados.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

Controle

Atravs desta fase o lder vai acompanhar os resultados, e o desenvolvimento dos processos, a integrao entre pessoas/habilidades com equipamentos, condies de trabalho e tecnologia.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

O conjunto de informaes obtidas do funcionamento (direo), comparadas com o que previsto no planejamento, e viabilizado pela estrutura. E isto chamado de output.

O output vai possibilitar a implementao de um feedback ou retroalimentao.

O NASCIMENTO DE UMA ORGANIZAO

O feedback ou retroalimentao o ato de promover correes de desvios de funcionamento do processo, reviso de rotinas, de insumos, tcnicas, tecnologias, controle de qualidade e habilidades.
O controle permite saber se os objetivos estratgicos da organizao esto sendo alcanados.

NVEIS ORGANIZACIONAIS
A Hierarquia Organizacional divide-se em 3 nveis: Estratgico Ttico Operacional O planejamento se classifica de acordo com esses nveis.

NVEIS ORGANIZACIONAIS
Ser que possvel Identificar esses 3 nveis em uma igreja, j que no se trata de uma organizao cujo fim principal o lucro, como um empresa industrial, comercial ou de servio: Estratgico, Ttico, e Operacional.

PLANEJAMENTO ESTRATGICO
Conceitos e definies

O planejamento estratgico compreende o mapeamento ambiental e a avaliao de foras e fraquezas e:

Envolve toda a organizao de longo prazo Focaliza o futuro e o seu destino

CARACTERSTICAS DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO

Relacionado com a adaptao ao ambiente mutvel:
Incerteza: decises refletem orientao externa, focaliza foras e presses do ambiente;

orientado para o futuro e o destino:

Longo prazo: voltado para os problemas do futuro e no os de hoje;

CARACTERSTICAS DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO

Est relacionado com a adaptao ao ambiente mutvel:
Incerteza: decises refletem orientao externa, focaliza foras e presses do ambiente;

orientado para o futuro e o destino:

Longo prazo: voltado para os problemas do futuro e no os de hoje;

CARACTERSTICAS DO PLANEJAMENTO ESTRATGICO

compreensivo:
Envolve o todo, capacidades e potencialidades para obter o efeito sinergstico. Pesquise o verdadeiro significado do efeito sinergstico. Na prtica veja como ele pode ser identificado em uma igreja.

de construo de consenso ao global e molar:

A diversidade de interesse dos participantes alinhada em direo a um futuro que atenda a todos.

CARACTERISTICAS DO PLANEJAMENTO ESTRATEGICO

uma forma de aprendizagem organizacional.
um processo tentativo de aprender a se ajustar a um ambiente complexo, competitivo e mutvel.

Proativo.
Nao espera que os problemas ou oportunidades batam de frente para entao implementar uma ao de emergncia. Monitorando ambiente, capacita-se para conhecer tendncias e possibilidades e planejar antecipadamente as aes necessrias.

PLANEJAMENTO TTICO
O que ttica? Pesquise sobre esse conceito para um melhor entendimento. Planos tticos concretos a nvel departamental.
So de mdio ou curto prazo (de um ano em geral) Delineia o que as unidades organizacionais vo fazer para conseguir os resultados; So geralmente para produo, marketing, pessoal, finanas, contabilidade e outros.

PLANEJAMENTO TTICO
Como visualizar o plano ttico de uma igreja? - A diferena entre igreja e empresa est no fato de no visar o lucro. - Neste caso, deve-se definir o que uma igreja busca alcanar: Viso, misso e planos. - Departamentos ou ministrios so criados para ocupar das reas especficas delineadas no planejamento estratgico.

PLANEJAMENTO TTICO
Em uma empresa os planos tticos so:

Plano de Marketing; Plano Financeiro; Plano de Produo; Plano de Recursos Humanos, etc

PLANEJAMENTO TTICO
Em uma empresa os planos tticos so:

- Plano de Marketing: delineamento de mtodos, tecnologias, pessoas e equipamentos. - Plano Financeiro: captao e aplicao dos recursos exigidos. - Plano de Produo: requisitos de venda, distribuio, servios e feedback - Plano de Recursos Humanos: recrutamento, seleo, treinamento, admisso, demisso, aposentadoria, etc.

PLANEJAMENTO OPERACIONAL
Focaliza o curto prazo Cobre cada tarefa ou operao individualmente

Ocupa-se do que e como fazer

Voltado para maximizao e otimizao dos resultados Trata-se da administrao da rotina para assegurar a execuo conforme exigido para alcanar os objetivos

Ocupa-se da eficincia (nfase nos meios) nfase nos fins papel ttico e institucional

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Procedimentos Seqncia de passos rigorosamente exigidos para
a execuo do plano. So detalhados e entregues a quem executa; So guias de ao especficos, na forma de fluxogramas; Fluxogramas: grficos de fluxo ou seqncia de rotinas procedimentos padronizados;

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Fluxograma vertical - Operao circulo (ao de criar) - Transporte pequeno crculo ou seta (levar para outro lugar); - Inspeo quadrado (verificao no h operao) - Arquivamento ou armazenamento tringulo;

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Fluxograma de blocos seqncia de blocos com significado prprio de entradas, operaes, processos, sadas, conexes, decises, arquivamento dentro do fluxo; Fluxograma de verificao lista de itens obrigatrios de uma rotina. Roteiro tambm chamado check list.

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Oramentos Planos de aplicao financeira para um perodo; Colunas de itens e linhas de tempo em dias, semanas ou meses; Podem ser anuais ou relativos a uma operao. Cash flow, que um tipo de oramento;

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Programas: Programas; Eventos: conferncias e treinamento de curto prazo; No caso da igreja: acampamentos, retiros, encontros de jovens, de casais, etc.

TIPOS PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Regras e regulamentos Planos relativos a comportamento exigido das pessoas; Como as pessoas devem comportar-se ante certas situaes; Definem o que as pessoas devem, no devem e podem fazer; Determina o grau de liberdade; So regulamentos de segurana e outros.

THE END