EL PROCESO CONTABLE GENERAL

El proceso contable general, o ciclo contable anual, es el conjunto ordenado de tareas desarrolladas por el contable a lo largo de un ejercicio.
El objetivo del Proceso Contable es que la informacin contable refleje una imagen fiel del patrimonio, la situacin financiera y los resultados de la empresa: que cada elemento patrimonial se encuentre correctamente valorado. La correcta valoracin de los EP se consigue aplicando los PRINCIPIOS CONTABLES (normas bsicas que buscan la imagen fiel) y las NORMAS DE VALORACIN (aplicacin de los PC a elementos patrimoniales concretos). Algunas operaciones del PC vienen directamente inducidas por hechos econmicos muy obvios como compras, ventas, cobros y pagos. Otras se deben a la aplicacin de principios contables a hechos econmicos menos obvios. Es el caso de las amortizaciones, periodificaciones, etc. O a razones tcnicas como los traspasos a resultados. De aqu la importancia de conocer en detalle el proceso contable general.

EMPRESA (PATRIMONIO)

INVENTARIO FSICO

FASES DEL PROCESO CONTABLE

Control

ESTADO DE RESULTADOS ASIENTOS LIBRO DIARIO CUENTAS LIBRO MAYOR BALANCE TRASPASO DE SALDOS DE INGRESOS Y GASTOS A PY G

DECISOR EXTERNO

HECHO CONTABLE

Del asiento de cierre del ejercicio anterior

ASIENTO DE APERTURA

ASIENTO DE CIERRE

Al asiento de apertura del prximo ejercicio

Identificacin, Valoracin y Registro de los hechos contables del ejercicio.

Antes de elaborar los estados contables: Los saldos de las cuentas deben representar adecuadamente el valor de los Elementos patrimoniales = diferentes actividades (periodificacin, amortizacin) Despus: Asientos por los que se saldan las cuentas

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: la fase de registro

La fase de registro ocupa prcticamente la totalidad del ejercicio, consiste principalmente en: Identificar, valorar y registrar los hechos contables originados en las transacciones con el exterior al recibir o remitir los documentos acreditativos de las transacciones (normalmente facturas). Este comportamiento establece un criterio claro sobre el momento en el que deben efectuarse las anotaciones y hace que stas se registren cuando se disponen de los datos necesarios aunque nos obliga a realizar ajustes de devengo como la periodificacin Identificar, valorar y registrar las prdidas ocasionadas por circunstancias extraordinarias (accidentes, robos, catstrofes). Elaborar peridicamente el balance de comprobacin o de sumas y saldos.

EL PROCESO CONTABLE GENERAL: El cierre del ejercicio

Durante el cierre del ejercicio se efectan una serie de actividades encaminadas a elaborar el estado de resultados y el balance y a cerrar la contabilidad. a) Reconocimiento de operaciones no formalizadas b) Periodificacin de ingresos y gastos c) Clasificacin correcta (p.e. traspasos de deudas de L/p a C/P) d) Adecuacin de saldos (ajuste de existencias iniciales/ finales) e) Correcciones valorativas: amortizaciones, deterioros, otras (valor razonable, coste amortizado) f) Elaboracin del estado de resultados g) Traspaso de los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a prdidas y ganancias y elaboracin del estado de resultados. h) Elaboracin del balance (y otros EECC) i) Cierre de los libros contables

REGISTRO DE GASTOS E INGRESOS: EL PRINCIPIO DEL DEVENGO Y LA PERIODIFICACIN

Bienes/ servicios: corriente real

Bienes/ servicios: corriente real

EMPRESA
PAGOS: corriente financiera COBROS: corriente financiera

EL REGISTRO CONTABLE DE GASTOS E INGRESOS SE PRODUCE DE ACUERDO CON LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) CON INDEPENDENCIA DE LA CORRIENTE FINANCIERA ASOCIADA (PAGO/COBRO)

EJEMPLO
01/01/01 REGISTRO EL GASTO 05/01/01 REGISTRO EL INGRESO

01/01/01 CONSUMO EL GASOIL A CREDITO

05/01/01 VENDO PASAJES A CREDITO

Consumo de Bienes/ servicios: corriente real:

Venta de Bienes o prestacin de servicios: corriente real

EMPRESA
PAGOS: corriente financiera
31/01/01 PAGO EL GASOIL

COBROS: corriente financiera

27/01/01 COBRO LOS PASAJES

Vamos a analizar algunas situaciones relacionadas con el principio de devengo que se pueden producir AL FINAL DEL EJERCICIO
31/12. FIN DE EJERCICIO
AQU EST LA CORRIENTE FINANCIERA (FACTURA/ COBRO/ PAGO) AQU EST LA CORRIENTE REAL (DEVENGO)

PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio)

CONSUMO en el EJERCICIO 2 LO PRESTO en el EJERCICIO 2

SON HECHOS CONTABLES Y DEBO REGISTRARLOS EL EJ1

PERO EL GASTO O INGRESO CORRESPONDEN AL EJ2

Puede que la empresa sin haber prestado cierto servicio lo cobre; o que, sin haber consumido determinada prestacin, la pague.

CONTABLEMENTE ENTONCES: 1.- DEBEREMOS REGISTRAR LA FACTURA, EL COBRO O EL PAGO EN EL EJERCICIO 1 PORQUE SON HECHOS CONTABLES QUE ALTERAN EL PATRIMONIO 2.- DEBEREMOS TRASLADAR EL GASTO O INGRESO AL EJERCICIO 2 QUE ES DONDE SE DEVENGAN 3.- PARA ELLO UTILIZAREMOS CUENTAS de PERIODIFICACIN 3.1) Una que expresa ingresos no devengados cuyos importes han sido recibidos/facturados. Es una cuenta de pasivo, al representar la obligacin que tiene la empresa de prestar en un futuro ciertos servicios que ya ha cobrado o facturado. 3.2) Una que refleja gastos no devengados cuyas cuantas han sido satisfechas, indica el derecho que tiene la organizacin de consumir ciertos servicios por los que ya ha pagado o que le han sido facturados, por lo que forma parte del activo.

PERIODIFICACIN DE GASTOS
PAGO en el EJERCICIO 1 (p.e. alquiler) CONSUMO en el EJERCICIO 2

100 Arrendamientos (gasto)

a Tesorera (o acreed. x ptac. de serv) 100
Arrendamientos Gastos Anticipados

100 Gastos Anticipados (Activo) a

100

100

100

Arrendamientos 100
Arrendamientos Gastos Anticipados

100 Arrendamientos a Gastos Anticipados (Activo) 100

100

100

100

PERIODIFICACIN DE INGRESOS
COBRO en el EJERCICIO 1 (p.e. un servicio) LO PRESTO en el EJERCICIO 2

100 Tesorera (o Clientes) a

Ingreso x prest. de servicios 100
Ing. X prest.Servicios Ingresos Anticipados

100 Ingreso x Prest. de servicios a

100

100

100

Ingresos Anticipados (pasivo) 100

Ing. X prest.Servicios Ingresos Anticipados

100 Ingresos Anticipados (pasivo) a Ingreso x Prest. de servicios 100

100

100

100

PERIODIFICACIN DE INGRESOS Y GASTOS

ALGUNAS PRECISIONES:

En ocasiones alguno de los gastos e ingresos facturados y/o pagados/ cobrados en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente. La periodificacin se realizar por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio siguiente). Si periodificamos intereses utilizamos cuentas especficas denominadas: a) Intereses pagados por anticipado. Es una cuenta de activo que representa los intereses, pagados durante el ejercicio, que se devengarn en un ejercicio posterior. b) Intereses cobrados por anticipado. Es una cuenta de pasivo ajeno que representa los intereses, cobrados durante el ejercicio, que se devengarn en un ejercicio posterior. La periodificacin requiere un seguimiento a partir de datos extracontables que nos permita determinar periodos de devengo y compararlos con compras y pagos

RECONOCIMIENTO DE OPERACIONES NO FORMALIZADAS

Es prctica habitual que los hechos contables se registren al recibir o emitir los
documentos acreditativos de las transacciones.

Las facturas se formalizan normalmente varios das despus de realizar las compras, ventas o prestaciones de servicios, el reconocimiento contable de activos, pasivos ajenos, ingresos y gastos suele demorarse.

Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a

la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en el ejercicio, la empresa deber asentar las operaciones no formalizadas, es decir, aquellas realizadas en los das inmediatamente anteriores al cierre del ejercicio y de las que no se ha recibido o emitido factura u otro documento acreditativo similar.

La situacin ahora es la siguiente

31/12. FIN DE EJERCICIO
AQU EST LA CORRIENTE REAL (DEVENGO) AQU EST LA CORRIENTE FINANCIERA

CONSUMO en el EJERCICIO 1 PRESTO el servicio en el EJERCICIO 1 EL GASTO O INGRESO CORRESPONDEN AL EJ1

ME FACTURAN en el EJ. 2 LO FACTURO en el EJ. 2 ESTOS HECHOS CONTABLES DEBO REGISTRARLOS EL EJ2

Para que el balance incluya los derechos y obligaciones realmente existentes a la fecha de cierre, y el estado de resultados los ingresos y gastos devengados en el ejercicio es necesario registrar antes del cierre estas operaciones (ej.1)

GASTOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS

CONSUMO en el EJERCICIO 1 (alquiler)

FACTURA en el EJERCICIO 2

100 Arrendamientos (gasto) a Acreed. x ptac. de servicios facturas Ptes (pasivo) 100
Arrendamientos Acreedores x Prestac. Serv FP Acreedores x Prestac. Serv Acreedores x Prestac. Serv FP

100

100

100

100

100
100 Acreedores por prest. de servicios
a A Prdidas y Ganancias acreedores por prestacin de serv 100

INGRESOS DEVENGADOS Y NO VENCIDOS

PRESTO EL SERVICIO EL EJ.1 LO FACTURO en el EJERCICIO 2

100 Clientes facturas pendientes de emitir (activo)

a Ingreso x prest. de servicios 100
Ing. X prest.Servicios Clientes Facturas Ptes.
Clientes Clientes Facturas Ptes

100

100

100

100

100
100 Clientes a

A Prdidas y Ganancias

Clientes facturas ptes. emitir 100

ALGUNAS PRECISIONES:

En ciertas ocasiones algunos gastos e ingresos pendientes de facturar en el ejercicio corriente se devengan parcialmente en el mismo y parcialmente en el siguiente.

Por ejemplo. Si pago el alquiler de mis oficinas cada tres meses y el trimestre diciembre/enero/febrero lo pago a finales de febrero. El ajuste se realizar por esos importes parciales (por el % devengado en el ejercicio actual) En el ejemplo 1/3 del gasto se devenga en diciembre y 2/3 en el ejercicio siguiente
Por ejemplo si facturo un servicio cada dos meses y la factura correspondiente a diciembre/enero la emito en enero, del ingreso se devenga en diciembre y en el ejercicio siguiente.
Si periodificamos intereses utilizamos cuentas especficas denominadas
a) Intereses a corto plazo de deudas. Cuenta de pasivo ajeno representativa de deudas por intereses en contra devengados y no pagados. b) Intereses a corto plazo de inversiones financieras. Cuenta de activo representativa de derechos por intereses a favor devengados y no cobrados.