MODELOS GERENCIALES GRUPO AR Profesor: lvaro D Carrillo O.

OUTSOURCING
Presentado por: Belkis J. Manotas Sandra J. Jimnez

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y EMPRESARIALES PROGRAMA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS V SEMESTRE VILLA DEL ROSARIO 2012

DESARROLLO HISTORICO
El concepto de Outsourcing comienza a ganar credibilidad al inicio de la dcada de los 70s enfocado, sobre todo, en las reas de informacin tecnolgica en las empresas. Las primeras compaas en implementar modelos de Outsourcing fueron gigantes como EDS, Arthur Andersen, Price Waterhouse y otros. El Outsourcing es un trmino creado en 1980, que aunque literalmente significa origen de afuera en su traduccin al espaol, en realidad intenta describir los servicios externos que una empresa requiere para completar las funciones administrativas, o de determinadas tareas tcnicas que sta ya no puede realizar de manera interna por mltiples razones, las que la mayora de las veces, son de carcter econmico

DEFINICIONES Y CONSIDERACIONES
El OUTSOURCING, se ha definido de varias maneras dentro de las cuales podemos mencionar: Es cuando una organizacin transfiere la propiedad de un proceso de negocio a un suplidor. La clave de esta definicin es el aspecto de la transferencia de control. Es el uso de recursos exteriores a la empresa para realizar actividades tradicionalmente ejecutadas por personal y recursos internos. Es una estrategia de administracin por medio de la cual una empresa delega la ejecucin de ciertas actividades a empresas altamente especializadas. Es contratar y delegar a largo plazo uno o ms procesos no crticos para un negocio, a un proveedor ms especializado para conseguir una mayor efectividad que permita orientar los mejores esfuerzos de una compaa a las necesidades neurlgicas para el cumplimiento de una misin.

PERPECTIVAS BAJO LAS CUALES SE DEBE ENFOCAR LA GESTION O IMPLEMENTACION DEL OUTSOURCING
Las perspectivas bajo las cuales debe enfocarse la gestin o implementacin del Outsourcing se constituyen en estrategias fundamentales empleadas en las organizaciones empresariales; de hecho la cadena de abastecimientos, ms que un procedimiento, es una poltica y de ellas podemos determinar tres procedimientos: Proceso de la Estrategia Proceso de la Tctica Proceso Operacional Las dos primeras buscan disear, coordinar y optimizar la cadena a largo y mediano plazo, mientras que la tercera tiene como objetivo gestionarla a corto plazo en el plano operativo, en la ejecucin del da a da.

Existen muchas operaciones en la empresa que no agregan valor directamente a los servicios que sta ofrece y que, por el contrario, amenazan la productividad y rentabilidad de la misma. Por lo tanto, surge la necesidad de subcontratar para poder funcionar y es aqu donde el Outsourcing comienza a operar, permitiendo a la empresa moderna redimensionarse, es decir, ubicarse exactamente con la gente que necesita, con la tecnologa indicada y con las operaciones requeridas, eliminando aquellas reas que no generen valor, que no son prioritarias, que desfocalizan y ponen en riesgo el negocio. El Outsourcing es la accin de recurrir a utilizar el conocimiento, la experiencia y la creatividad de nuevos proveedores para operar una funcin que anteriormente se realizaba dentro de la compaa. Es una modalidad que crea una nueva relacin cliente-proveedor.

POR QU UTILIZAR OUTSOURCING?

Hasta hace un tiempo esta prctica era considerada como un medio para reducir los costos; sin embargo en los ltimos aos ha demostrado ser una herramienta til para El crecimiento de las empresas por razones tales como: Es ms econmico. Reduccin y/o control del gasto de operacin. Concentracin de los negocios y disposicin ms apropiada de los fondos de capital debido a la reduccin o no uso de los mismos en funciones no relacionadas con al razn de ser de la compaa. Acceso al dinero efectivo. Se puede incluir la transferencia de los activos del cliente al proveedor. Manejo ms fcil de las funciones difciles o que estn fuera de control. Disposicin de personal altamente capacitado. Mayor eficiencia.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

Se pueden mencionar los siguientes beneficios o ventajas del proceso de Outsourcing: Los costos de manufactura declinan y la inversin en planta y equipo se reduce. Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno. Incremento en los puntos fuertes de la empresa. Ayuda a construir un valor compartido. Ayuda a redefinir la empresa. Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organizacin Incrementa el compromiso hacia un tipo especfico de tecnologa que permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la informacin para las decisiones crticas. Permite a la empresa poseer lo mejor de la tecnologa sin la necesidad de entrenar personal de la organizacin para manejarla.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

Se pueden mencionar las siguientes desventajas del Outsourcing: Estancamiento en lo referente a la innovacin por parte del suplidor externo. La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologas que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos. Al suplidor externo aprender y tener conocimiento del producto en cuestin existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta de suplidor en competidor. El costo ahorrado con el uso de Outsourcing puede que no sea el esperado. Las tarifas incrementan la dificultad de volver a implementar las actividades que vuelvan a representar una ventaja competitiva para la empresa. Alto costo en el cambio de suplidor en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio. Reduccin de beneficios.

AREAS DE LA EMPRESA QUE PUEDEN PASAR A OUTSOURCING

El proceso de Outsourcing no slo se aplica a los sistemas de produccin, sino que abarca la mayora de las reas de la empresa. A continuacin se muestran los tipos ms comunes. Outsourcing de los sistemas financieros. Outsourcing de los sistemas contables. Outsourcing las actividades de Mercadotecnia. Outsourcing en el rea de Recursos Humanos. Outsourcing de actividades secundarias. Outsourcing de la produccin. Outsourcing del sistema de transporte.

AREAS DE LA EMPRESA QUE NO DEBEN PASAR A OUTSOURCING

Respecto a las actividades que no se deben subcontratar estn: La Administracin de la planeacin estratgica. La tesorera El control de proveedores Administracin de calidad Servicio al cliente Distribucin y Ventas

ESTRATEGIAS DE OUTSOURCING
Cuando una compaa decide llevar a cabo un proceso de Outsourcing debe definir una estrategia que gue todo el proceso. Hay dos tipos genricos de estrategia de Outsourcing: la perifrica y la central

PUNTOS BSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO. Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar tres aspectos principales: La revisin de la estructura de la empresa, la determinacin de las actividades a outsource y la seleccin de los proveedores.

LOS RIESGOS DEL OUTSOURCING.

Los riesgos involucrados en el proceso de Outsourcing pasan de ser riesgos operacionales a riesgos estratgicos. Los riesgos operacionales afectan ms la eficacia de la empresa Los riesgos estratgicos afectan la direccin de la misma, su cultura, la informacin compartida, entre otras. Los principales riesgos de Outsourcing son: No negociar el contrato adecuado. No adecuada seleccin del contratista. Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista. Incrementa el nivel de dependencia de entes externos. Inexistente control sobre el personal del contratista. Incremento en el costo de la negociacin y monitoreo del contrato. Rechazo del concepto de Outsourcing

FACTORES CRTICOS DEL XITO EN UNA TRANSACCIN DE OUTSOURCING

Claridad de Objetivos Expectativas Realistas Compromiso del Cliente Definicin detallada de la Cartera de Servicios Incluidos Definicin adecuada de Niveles y Modelos de Servicio Flexibilidad Financiera Compromiso del Proveedor Flexibilidad Tecnolgica Flexibilidad Operativa

METODOLOGA PARA LA EVALUACIN DE OUTSOURCING DE UNA COMPAA.

La metodologa del Outsourcing es esencialmente la incorporacin de buenas prcticas en la toma de decisiones gerenciales. La decisin para subcontratar necesita estar sujeta a un proceso administrativo apropiado y no tomarse simplemente, como en el caso de muchas decisiones mas, sobre bases financieras o tcnicas. Lo que hace esta metodologa es ayudar a planear, ayudar a fijar las expectativas, tanto dentro de la organizacin como en el exterior, e indica aquellas reas donde la organizacin necesita conocimiento especializado.

 PASOS DE LA METODOLOGIA:

 FASE 0: INICIO
QU HACE? Identificar el alcance de lo que est considerando para el Outsourcing, Establece los criterios, las marcas importantes, iniciales y los factores "adelante/alto" para las decisiones iniciales. Asigna recursos iniciales para "poner las semillas" del proyecto. CUNTO TIEMPO? De dos a cuatro semanas. QUIN PARTICIPA? Esta fase es iniciada por el gerente ejecutivo o un miembro del consejo que est patrocinando el estudio de factibilidad. QU SE ENTREGA? Un documento que establece el alcance del proyecto y las cuestiones administrativas. QU SE DICE? Examinar (o no) los beneficios estratgicos.

FASE "1" EVALUACIN

QU HACE? Examina la factibilidad del Outsourcing; define el alcance y los lmites del proyecto e informa en que grado el proyecto satisfaga los criterios establecidos. CUNTO TIEMPO? De cuatro a seis semanas. QUIN PARTICIPA? Un pequeo equipo encabezado por el patrocinador, por lo menos un gerente de una funcin (por ejemplo, de finanzas o de recursos humanos), que no se vea personalmente afectado por el resultado de la evaluacin. QU SE ENTREGA? Un estudio de factibilidad o de otro tipo (vea la lista de contenido). Una decisin acerca de si se debe o no proceder a la etapa de planeacin. QU SE DICE? Decisin acerca de proceder o no.

FASE "2" - PLANEACIN DETALLADA

QU HACE? Estable los criterios para la licitacin, define con detalle los requisitos y prepara una lista breve de invitaciones para el concurso. CUNTO TIEMPO? De ocho a diez semanas. QUIN PARTICIPA? El equipo formado durante la fase 1, mas 1 representante de compras (abastecimiento o contratos), del departamento jurdico y de recursos humanos, en caso de que no estn representados. QU SE ENTREGA? En plan de proceso de licitacin, incluyendo documentacin para la licitacin, descripcin de los servicios, borradores de acuerdo al nivel de servicio y una estrategia para las negociaciones con los proveedores. QU SE DECIDE? A quin se invita a concursar, bajo que criterios y las medidas del desempeo.

FASE "3" - CONTRATACIN

QU HACE? Selecciona a un contratista preferido como resultado de un proceso de licitacin. identifica a un proveedor de respaldo. CUNTO TIEMPO? De tres a cuatro meses. QUIN PARTICIPA? El equipo central de la fase de planeacin. puede incluir asesores externos. Participarn contratistas y sus socios. QU SE ENTREGA? Invitacin a concursar: Acuerdos de nivel de servicio, los encabezados del acuerdo. Contratos. Plan de transferencia del servicio a subcontratistas. QU SE DECIDE? La concesin del contrato. A quin, para qu servicio, durante cunto tiempo, con criterios de medicin.

FASE "4" - TRANSICIN AL NUEVO SERVICIO QU HACE?

Establece los procedimientos para la administracin de la funcin subcontratada. Transfiere la responsabilidad formal de las operaciones. Transfiere personal y activos segn se hayan acordado. CUNTO TIEMPO? De dos a tres meses. QUIN PARTICIPA? El equipo central y el gerente de funcin de la funcin subcontratada. Recursos Humanos, usuarios, gerencia y personal del proveedor. QU SE ENTREGA? Un plan de transicin. Documentacin de los procedimientos de administracin y revisin. Entrega de la responsabilidad formal al subcontratista. QU SE DECIDE? Procedimientos de terminacin. Fecha de entrega del servicio.

 FASE "5" - ADMINISTRACIN Y REVISIN

QU HACE? Revisa el contrato de forma regular, comparndolo contra los niveles de servicios acordados. Planea las negociaciones para tomar en cuenta los cambios y requerimientos adicionales. CUNTO TIEMPO? De uno a cinco aos, dependiendo de la duracin del contrato. Normalmente de tres a cinco aos. QUIN PARTICIPA? Representante del contratista responsable de la entrega del servicio, Representante de la funcin del usuario, responsable de la administracin del contrato y del proveedor. QU SE ENTREGA? Un servicio administrado. Revisiones regulares. Ausencia de sorpresas. QU SE DECIDE? Verificacin anual de la validez de la evaluacin original. Decisin sobre la continuidad del contrato.