ARQUIVO ESCOLAR

Sineperio - 2011

CLASSIFICAO
Gnero (tipo)
Escritos Eletrnicos

Natureza
Assunto Documento

Arquivo Escolar composto por documentos de natureza especializada, ou seja, rene documentos de uma rea especfica e quanto natureza do assunto, ostensivo, porque no possui documentos que exijam sigilo.

FUNO DO ARQUIVO ESCOLAR

Deliberao CEE 239/99 conjunto rigorosamente organizado de documentos e informaes que comprovem, inequivocadamente, a identidade e os fatos relativos escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da Instituio Escolar e evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organizao e ao de Escola referentes ao processo de educao e ensino vivenciados pelos alunos, ao longo de todo o perodo de funcionamento da Instituio."

MTODOS DE ARQUIVAMENTO
Direto Indireto Alfabtico Numrico . simples . Geogrfico Ordem Cronolgica Assunto

CUIDADOS
Registros devem estar ntidos Sem rasura e, caso seja feita, fazer a devida ressalva, com anotao No usar abreviaturas No usar clipes nem grampos porque enferrujam Datar, assinar e carimbar os documentos.

FORMAS DE ORGANIZAO
Arquivo de movimento ou Arquivo vivo
contm dados e informaes referentes aos alunos matriculados no ano letivo em curso e admite registros

Arquivo permanente ou Arquivo "morto"

contm dados e informaes de alunos que no esto mais frequentando a Escola, seja por terem concludo o curso, por terem solicitado transferncia ou cancelamento de matrcula ou, ainda, por no terem renovado a matrcula

A forma como ser organizado o arquivo vivo ou morto eletrnica ou do prprio documento sempre uma deciso da Escola, ou seja, dependendo de sua estrutura, dos recursos disponveis e dos equipamentos da Secretaria Escolar

 No arquivamento eletrnico, a escola assume a responsabilidade pela transcrio e este arquivo dever ser armazenado em duas vias de idntico teor. Uma via ser utilizada para uso corrente da Instituio e, a outra, ficar guardada como cpia de segurana, em lugar protegido, a critrio da escola e sob sua responsabilidade.

Importante
A eliminao de papis e documentos, em funo da informatizao do arquivo escolar, inutilizados pela escola, de inteira responsabilidade da mesma e desprovida de qualquer formalidade, ou seja, no h mais necessidade de se formalizar a incinerao de documentos atravs de Atas

Documentos Referentes ao Aluno

Registro da matrcula Comprovante de escolaridade anterior Registro dos resultados obtidos Ficha Individual Histrico Escolar Certificado Diploma Certido como Certificado ou Diploma Certido de concluso de ano/srie/fase/curso (Lei Estadual n 3690/01) Ficha de Matrcula Ficha Cumulativa (geralmente, para a Educao Infantil

Referentes

instituio

Ato constitutivo da mantenedora

Atos regedores do funcionamento Ementa do trabalho Habilitao dos docentes Relatrio anual Livro de Registro de Certificados e Diplomas Livro de Ata de Conselho de Classe Dirio de Classe Regimento Escolar Proposta Pedaggica

Lei Federal n. 5.553/68

Art.1 - A nenhuma pessoa fsica, bem como a nenhuma pessoa jurdica, de direito pblico ou privado, lcito reter qualquer documento de identificao pessoal, ainda que apresentado por fotocpia autenticada ou pblica-forma, inclusive comprovante de quitao com o servio militar, ttulo de eleitor, carteira profissional, certido de registro de nascimento, certido de casamento, comprovante de naturalizao e carteira de estrangeiro.

 Quando se fizer necessria a exigncia de algum documento para retirada de dados, o prazo para devoluo do documento de at 5 (cinco) dias.
Na cpia do documento que est sendo arquivado deve ser feito o registro "Confere com o original", alm da data e identificao do responsvel pela autenticao.

Ficha Individual
Contm os dados relativos vida escolar do aluno, no perodo em curso Contm dados de identificao pessoal. Registra, mensalmente ou bimestralmente, as notas ou menes Registra os resultados obtidos na recuperao Caracteriza a situao final do aluno no perodo letivo Contm informaes sobre dependncia, adaptao, equivalncia de estudos, aproveitamento de estudos, classificao, reclassificao, dispensa de Educao Fsica e outras, com o respectivo amparo legal. Datada e assinada pelo Secretrio e pelo Diretor ao final do perodo

Histrico Escolar
Cabealho denominao, endereo, ato autorizativo para funcionamento Dados de identificao do aluno Dados referentes vida escolar Competncias definidas no perfil profissional de concluso do curso, se de Educao Profissional Em Observaes informaes relativas a qualquer alterao ocorrida na vida escolar do aluno com o respectivo amparo legal indicao sobre a situao final no perodo letivo - Aprovado - Reprovado Legendas com o significado dos smbolos utilizados para exprimir resultados, quando usados. Assinaturas do Diretor e do Secretrio com respectivo carimbo Data da expedio, por extenso

CERTIFICADO
Ensino Fundamental e Mdio (qualquer modalidade) Disciplinas de exame supletivo Formao inicial e continuada de trabalhadores Mdulo ou etapas quando o curso ensejar terminalidade (QualifIcao de Nvel Tcnico) Curso de Educao Tcnica de Nvel Mdio com sadas intermedirias expedio de certificado ao final de cada etapa.

CERTIFICADO
Comprova a concluso de disciplina, conjunto de disciplinas ou curso Na rede privada, no h modelo pr-estabelecido Elaborados do certificado de forma legvel sem abreviatura e sem rasura

Deve ser expedido quando da concluso de:

Ensino Fundamental e Mdio (qualquer modalidade) Disciplinas de exame supletivo Formao inicial e continuada de trabalhadores Mdulo ou etapas quando o curso for assim estruturado, ensejar terminalidade (Qualifcao de Nvel Tcnico) Curso de Educao Tcnica de Nvel Mdio com sadas intermedirias expedio de certificado ao final de cada etapa

Diploma
o documento que comprova a concluso de:
Curso Normal de Nvel Mdio Cursos de Educao Profissional Tcnica de Nvel Mdio

REGISTRO DE CERTIFICADOS E DIPLOMAS

Nmero do registro Nmero da folha e do livro; Publicao em Dirio Oficial; Assinatura do Secretrio; Curso anterior; Estgio, quando exigido; Espao para registro no rgo de classe, quando exigido

 A coletnea de documentos referentes vida escolar do aluno (requerimentos, fichas individuais, ficha de matrcula, histrico escolar, atestados, certificado ou diploma e outros) constitui a Pasta Individual ou Dossi do aluno.

Compem o Relatrio Anual

Atas de Regularizao de Vida Escolar. Resultados Finais. Resultados Finais de Reclassificao. Resultados Finais de Dependncia. Resultados Finais de Adaptao. Resultados Finais de Plano de Estudos.

PRINCIPAIS DOCUMENTOS
Individuais
Histrico Escolar Ficha Individual Certificado Diploma

Coletivos
Atas que fazem parte do Relatrio Anual Dirio de Classe, se adotado

 Regimento Escolar Proposta Pedaggica

Livro de Registro de Certificados e Diplomas

Publicao de alunos concluintes no Dirio Oficial/ RJ Livro de Registro de Atas do Conselho de Classe

LDBEN n 9394/96: art. 24 inciso VII Lei n 5.433/68; Lei n 5.553/68; Decreto Federal n 1.799/96; regula a Lei n 5.553/68 Lei 11.788/08 ; Estgio Parecer CNE/CP n 16/97 ( Indicao CNE n 02/ 97
Lei Estadual n 3.690/01 Deliberaes CEE ns 238/99; 239/99; 253/00; 264/01; 316/10; Parecer CEE n 859/02 N Portaria E/ COIE Normativa n 02/01 ( CDIN)

OBRIGADA