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Ing. Alexis Rocha H., MGTI Ingeniero en Sistemas Computacionales Magster en Gerencia de Tecnologas de la Informacin Email: alefroch22@hotmail.com La Libertad, Santa Elena, Ecuador

Docente:

CICLO 2

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Captulo 3

Unidad 3 Base de Datos en Excel CONTENIDOS 3.1. Entorno de trabajo en Excel. 3.2. Importacin de Datos. 3.3. Filtros y Subtotales. 3.4. Tablas Dinmicas. 3.5. Macros. 3.6. Ejercicios de Aplicacin. 3.7. Evaluacin de la Unidad.

Un poco de historia
Microsoft Office es una suite de oficina que abarca e interrelaciona aplicaciones de escritorio, servidores y servicios para los Sistemas Operativos: Microsoft Windows y Mac OS. Office fue lanzado en 1989 para Apple Macintosh, la 1era. versin solo inclua: Word, Excel y PowerPoint. Microsoft tambin posiciona Office como una plataforma de desarrollo para software de lnea de negocios, baja la marca: Office Business Applications. La suite us desde 1997 hasta el 2003 un grupo de formatos conocido como 97-2003 (.doc, .xls, .ppt, .pps.). Con la introduccin de Office 2007 y 2010 para Windows y Office 2011 para Mac OS se cre un nuevo grupo (.docx, .xlsx, .pptx, .ppsx) Actualmente el paquete de Office tiene una fuerte competencia por parte de OpenOffice.org, LibreOffice, IBM Lotus Symphony, Google Docs y iWork.

Microsoft Office 2003

3.1. Entorno de trabajo en Excel

Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2010

Prximamente el Microsoft Office 2013

Importacin y Exportacin de Datos

Microsoft Excel proporciona la posibilidad de trabajar con datos externos residentes en Bases de Datos, ficheros de texto, pginas web, etc. Adems, una vez que hemos realizado los clculos necesarios podemos exportar el trabajo a diferentes formatos, de manera que tambin puedan ser utilizados por otras aplicaciones. Importacin de Datos Las posibilidades de Importacin estn en la Ficha Datos, Obtener datos externos, teniendo los siguientes elementos:

Desde estas opciones podemos importar datos desde Access, algn sitio web, archivos de texto (bloc de notas), desde otras fuentes

3.2. Importacin de Datos

Exportacin de Datos Tenemos 2 opciones: La primera es ejecutando las opciones del botn Office (Archivo), Guardar y Guardar como. En esta parte podemos guardar el trabajo como Libro de Trabajo de Excel, pero tambin podemos guardar con otro formato como: PDF, pgina web, fichero de texto, etc. La segunda se ejecuta con botn Office (Archivo), Guardar o Guardar como; guardando como documento HTML (Pgina Web) directamente. Cuando se publica un Libro de Trabajo como pgina web, el resultado es un archivo HTML que contiene componentes especiales que permite a los usuarios de los navegadores (browsers) interactuar con el libro de Excel. Por ejemplo, los usuarios pueden cambiar de una pgina a otra mediante un selector de hojas, manipular datos, formatos y cambiar frmulas en cada hoja. Los componentes que se utilizan en el archivo HTML no se pueden abrir ni modificar en Excel, por lo que es recomendable guardar una copia maestra en Excel del trabajo publicado para realizar cambios posteriormente.

Filtros y Subtotales
Los Filtros en Excel facilitan la bsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Al utilizar un Filtro, ste no reorganiza el resultado mostrado, pero s permite aplicar formato, representar en grficos e imprimir dicho rango; el Filtrado oculta temporalmente las filas que no se deseen mostrar. Excel proporciona 2 formas para aplicar filtros: 1) Autofiltro 2) Filtro Avanzado

3.3. Filtros y Subtotales

Autofiltro
Puede utilizar Autofiltro para administrar o mostrar filas que contengan un valor u otro. Tambin puede utilizar Autofiltro Personalizado para mostrar las filas que cumplan ms de una condicin en una columna. Se utiliza esta opcin cuando se requiere utilizar Filtros con criterios simples. Ejemplo: Las filas que contengan valores comprendidos en un rango especfico.

Filtro Avanzado
Se utiliza para realizar Filtros con criterios ms complejos, se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios segn los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Subtotales
Excel puede calcular automticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar Subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular, despus pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga nmeros. Si los datos no estn organizados en una lista, o si slo necesita un total, puede utilizar Autosuma, en lugar de subtotales automticos.

Cmo se calculan los Subtotales: Excel calcula los subtotales con una funcin de resumen, como Suma o Promedio; puede mostrarse subtotales en una lista con ms de un tipo de clculo a la vez. Totales Generales: Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Actualizacin Automtica: Excel actualiza automticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

Subtotales Anidados: Puede insertar subtotales de grupos ms pequeos en los grupos de subtotales existentes, en este ejemplo (1), los subtotales de cada deporte estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin. Subtotales Exteriores: Antes de insertar subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales, de manera que las filas cuyos subtotales desea estn agrupadas. Revisar este enlace: http://www.duiops.net/manuales/excel/excel8.htm

 Ejemplo 1

Ejemplo 2

 Ejemplo 3

Tablas Dinmicas
Las Tablas Dinmicas tambin llamadas Pvot Tables, es una herramienta para anlisis de Bases de Datos (BD), se encargan de resumir y ordenar la informacin contenida en la BD, as tambin para obtener informes resumidos a partir de datos que se tienen en una hoja de clculo. Esta clase de tablas permiten analizar slo una parte de la BD, es decir, con una BD con gran cantidad de campos o columnas, ayudan a visualizar nicamente la informacin relevante, con lo que el anlisis se torna ms sencillo. Las Pvot Tables estn basadas en 2 conceptos: a) Sumarizacin: Se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos. sumarizacin, es aquel nombre que nos sirve para identificar una tabla dinmica de dos columnas y tres filas donde haya una exitacin manual. b) Rotacin: Es la posibilidad de colocar, quitar y mover cualquier cantidad de campos en cualquier posicin que se requiera siempre y cuando estos campos estn contenidos en la base de datos.
3.4. Tablas Dinmicas

Ver los siguientes ejercicios: Tablas Dinmicas en Excel 2007 http://www.youtube.com/watch?v=_iOTH87tQHY Tablas Dinmicas en Excel 2010 http://www.youtube.com/watch?v=838f_eZq_BE

Macros
Una MACRO es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecucin. Una macroinstruccin es una instruccin compleja, formada por otras instrucciones ms sencillas, esto permite la automatizacin de tareas repetitivas. Las Macros tienden a almacenarse en el mbito del propio programa que las utiliza y se ejecutan pulsando una combinacin especial de teclas o un botn especialmente creado y asignado para tal efecto. Ver estos ejercicios: http://www.youtube.com/watch?v=CQi7DXanmWI http://www.youtube.com/watch?v=A3deRiO8h4w&feature=fvwrel

3.5. Macros

Informacin en la Web
Importacin/Exportacin de Datos: http://www.emagister.com/curso-excel-software/importacion-datos http://www.aulaclic.es/excel2010/t_15_1.htm http://joseluislorente.es/infor/tema6/4.htm Filtros y Subtotales: http://www.duiops.net/manuales/excel/excel8.htm http://www.cavsi.com/preguntasrespuestas/que-es-un-filtro-excel/ http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/funcion-subtotales-HP010062463.aspx Tablas Dinmicas: http://es.wikipedia.org/wiki/Tablas_din%C3%A1micas http://www.tablasdinamicasexcel.com/ http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel_avanzado/ss/Paso-A-Paso-C-Omo-Hacer-UnaTabla-Din-Amica.htm Macros: www.excel-avanzado.com http://www.aprender-informatica.com/excel-2010/microsoft-excel-2010-introduccion.php www.aulaclic.es www.deseoaprender.com http://es.wikipedia.org/wiki/Macro http://www.todoexcel.com/que-son-las-macros-excel/

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Base de Datos en Excel