TRANSFERENCIA DE LA GESTION MUNICIPAL

2011 - 2014

BASE LEGAL REGULA EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

Ley N 26997 del 24.11.98 Ley que establece la conformacin de Comisiones de Transferencia de la Administracin Municipal Ley N 28430 que modifica la Ley 26997 publicada el 24.12.04 Normas de Control Interno aprobadas por Resolucin de Contralora N 320-2006 del 30.10.06, publicadas el 03.11.06 Instructivo N 15 sobre Transferencia de la Informacin Contable de la Gestin Municipal, aprobado por Resolucin de la Contadura de la Nacin N 075-98EF/93.01 de la Contadura Pblica de la Nacin. Directiva N 008-2001-CG aprobada por Resolucin de Contralora N 054-2001 del 15.05.01 sobre Rendicin de Cuentas de los Titulares de las Entidades Ley 26300 del 02.05.94 Ley de los Derechos de participacin y Control Ciudadanos. (artculos 3, y del 31 al 36) Ley N 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Ley N 27806, Ley de Transparencia y acceso a la informacin pblica del 02.08.02.

EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

El proceso de transferencia es el conjunto de procedimientos seguidos por las autoridades electas y las que estn en ejercicio, con la finalidad de tomar conocimiento sobre :
El Balance de la Gestin, y El acopio de informacin relevante y pertinente, de la econmica, financiera, legal y patrimonial, El acervo documentario de la municipalidad. Debe ser un espacio de encuentro, que ayude a garantizar la continuidad de los objetivos estratgicos y planes de la localidad y no debe significar lo que, usualmente sucede en esta transicin, momentos de crisis, incertidumbre y hasta vaco de poder, cuando no se aplican los procedimientos normados. situacin administrativa,

ASPECTOS COMPRENDIDOS EN LA TRANSFERENCIA

a) El inventario fsico de bienes muebles e inmuebles de propiedad municipal. b) El inventario de cuentas bancarias, indicando el saldo de cada una de ellas. c) Los libros de contabilidad y dems documentacin sustentatoria de las operaciones contables y financieras realizadas. d) El libro de planillas (PDT) y la relacin detallada del personal y su rgimen de contratacin. e) El registro de los contribuyentes. f) Las Actas de las reuniones del concejo municipal, los oficios y dems acervo documentario de la municipalidad.

g) La relacin, debidamente documentada de las ordenanzas, acuerdos y dems normas municipales expedidas.
h) Informe sobre el estado de los servicios pblicos administrados por la municipalidad y otorgados en concesin, si los hubiere. i) Informe sobre el estado de los expedientes pendientes de resolucin. j) Todos los dems informes que permitan conocer la situacin real de la municipalidad.

MOMENTOS
El primer momento, comprende una etapa previa de preparacin del balance y cierre de la gestin, a cargo de la gestin saliente. Incluye, la evaluacin de logros y limitaciones, la preparacin de la cuenta municipal, la memoria de gestin y la preparacin de la rendicin de cuentas, a presentarse a la Contralora General de la Repblica. El segundo momento, que es propiamente el proceso de transferencia, a cargo de las autoridades electas y en ejercicio. Debe iniciarse dentro de los diez (05) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas

El tercer momento, se da con el inicio de la nueva gestin municipal, despus de la juramentacin. El Alcalde y los regidores deben juramentar sus respectivos cargos para poder ejercerlos. El Alcalde juramenta ante el primer regidor o, por ausencia o impedimento de ste, ante el regidor que sigue. Los regidores juramentan ante el Alcalde.

LOS TRES MOMENTOS DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA MUNICIPAL

1
BALANCE Y CIERRE

2
PROCESO DE TRANSFERENCIA

3
INICIO NUEVA GESTIN MUNICIPAL

1. Evaluacin o Balance 2. Cuenta Municipal 3. Memoria de Gestin

1. 2. 3. 4.

Preparacin Inicio Formal Ejecucin Entrega de cargo y firma del acta de transferencia

1. Remisin del Acta a la Contadura Pblica de la Nacin o Contralora General de la Repblica 2. Difusin del Acta de Transferencia

RENDICIN DE CUENTAS

CONFORMACIN E INSTALACIN DE LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

Dentro de los cinco (05) das siguientes a la proclamacin de las autoridades municipales electas, el Alcalde en ejercicio convocar al Alcalde electo para conformar e instalar la Comisin de Transferencia, la misma que estar integrada por: 1. El Alcalde en ejercicio, quien la presidir. 2. El Alcalde electo o su representante. 3. Dos representantes del Alcalde electo. 4. Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales ser el Gerente Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la Municipalidad. Por acuerdo de ambos Alcaldes, el nmero de miembros de la comisin podr ser ampliado. De no realizarse la instalacin en el plazo previsto, el Alcalde electo designar a todos los integrantes de la comisin y la instalar dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes. Cualquiera de las autoridades electas pondr en conocimiento del Fiscal correspondiente el incumplimiento del mandato legal por parte del alcalde en ejercicio, para que se haga efectiva la respectiva accin penal por delito establecido en el artculo 377 del Cdigo Penal.

PLAN DE TRABAJO DE LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

Una vez instalada la Comisin refrendada por la Resolucin de Alcalda correspondiente, se instala la Comisin y se elabora un Plan de trabajo que incluya un cronograma de actividades, el mismo que en la prctica podr ser ms sencillo o complicado dependiendo de mucho del escenario y los actores involucrados en el proceso. Sin embargo en trminos regulares se seala las actividades bsicas a considerar : PLAN DE TRABAJO I. Planeamiento II. Coordinaciones Comisiones entrante y saliente III. Inicio IV. Trabajo de Comisiones V. Requerimiento de informacin y procesamiento VI. Verificacin y firma de actas

ENTREGA DE CARGOS Y FIRMA DEL ACTA DE TRANSFERENCIA

La labor de la Comisin de Transferencia, culmina a ms tardar un da antes de la instalacin pblica del nuevo Concejo Municipal, con la entrega de cargos del Alcalde y los regidores salientes. Todo lo actuado se registra en el Acta de Transferencia debidamente suscrita por los miembros de la Comisin.

REMISION DE LA INFORMACION SOBRE EL RESULTADO DE LA TRANSFERENCIA

Si la transferencia se ha llevado de manera regular, esto es, si ha concluido con la entrega de cargos y firma del Acta de Transferencia; copia de la misma, debe ser remitida a la Contadura Pblica de la Nacin, dentro de los 15 (quince) das siguientes a su suscripcin, copia del Acta debe ser enviada a la Contralora General de la Repblica. El Alcalde electo debe disponer que el contenido del Acta de Transferencia se haga de conocimiento pblico. (Artculo 4 de la Ley 28430)

RESPONSABILIDAD POR INCUMPLIMIENTO DE LA LEY

Conforme lo seala el artculo 7 de la Ley 26997, los actos u omisiones de las autoridades, funcionarios y servidores municipales para ocultar informacin, impedir o entorpecer la labor de la Comisin de Transferencia, sern puestos en conocimiento de la Contralora General de la Repblica y del Ministerio Pblico, para la determinacin de las responsabilidades y sanciones establecidas en el Ttulo XVIII, Captulo II del Cdigo Penal y las normas administrativas correspondientes. Conforme el artculo 4 de la Ley 28430, todos los funcionarios y servidores municipales estn obligados a brindar el apoyo y la informacin que requiera la Comisin de Transferencia para el cumplimiento de su misin. De otro lado, el artculo 3 de la misma Ley, refiere que de no realizarse la instalacin en el plazo previsto en el numeral 3.1 el Alcalde electo designar a los miembros de la Comisin y la instalar dentro de los cinco das hbiles siguientes. Finalmente, se pondr en conocimiento del Fiscal para que inicie la respectiva accin penal por el delito establecido en el artculo 377 del Cdigo Penal.

LA RENDICIN DE CUENTAS Y EL PROCESO DE TRANSFERENCIA

La rendicin de cuentas, comprende preparar y socializar informacin, por lo menos una vez a ao y al trmino de la gestin. Por tanto, resulta un insumo bsico a considerar en un proceso de transferencia municipal. Creemos que con la omisin de esta etapa, comienza el problema para tener un proceso de transferencia ordena, tcnica, oportuna y para satisfaccin de las partes. Consecuentemente, es un factor clave de xito o un factor limitante o perturbador del proceso. La Directiva N 008-2001-CG/OATJ aprobada por Resolucin de Contralora General N 0542001-CG, sealan el alcance y base legal, sobre quienes estn en la obligacin de rendir cuenta, tipos de informe, oportunidad de la presentacin del Informe. Contiene 14 formatos y una cartilla con instrucciones para su llenado. Por tanto, los miembros de la Comisin de transferencia, deben solicitar, conocer y analizar dicha informacin y compararla con la que vayan obteniendo como consecuencia de la aplicacin de los procedimientos que alcanzamos en la presente Gua.

RECOMENDACIONES PARA LOS MIEMBROS DE LA COMISIN DE TRANSFERENCIA POR LA AUTORIDAD ENTRANTE

a) Adoptar una actitud pro-activa, para no dejarse llevar por la coyuntura, el clima organizacional o actitud que adopten los funcionarios de la administracin saliente. b) Debe planificarse el proceso, en cuanto a objetivos, estrategias y procedimientos. Para el efecto, se alcanzan procedimientos por cada rea que pueden adecuarse de acuerdo a las circunstancias. c) Adoptar una actitud conciliadora y de negociacin, a efectos de procurar una transferencia ordenada, oportuna, amplia y satisfactoria para ambas partes. d) Debe considerarse que si bien hay una autoridad electa, tambin es cierto que hay una autoridad en ejercicio cuyo mandato culmina el 31 de diciembre. Por tanto, debe respetarse la autoridad en ejercicio y la unidad de mando establecida dentro de la corporacin edilicia. e) Procurar informacin ms all del objetivo formal de la transferencia o lo que pueda registrarse en las actas o formatos. f) Considerar los procedimientos y sean aplicables a cada una de las reas que conforman la administracin municipal, utilizando de ser el caso, los formatos que se adjuntan como anexos a la presente. g) Deben efectuarse reuniones de coordinacin entre los miembros de la Comisin para socializar los avances o resultados parciales y acordar procedimientos especficos.

RECOMENDACIONES PARA LOS MIEMBROS DE LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

Realizar permanentes reuniones de coordinacin Adoptar una actitud colaboradora. No encasillarse rgidamente a los formatos, adecuarlos de acuerdo a las circunstancias. Realizar el inventario fsico de bienes muebles e inmuebles de cada Unidad Orgnica. El inventario del acervo documentario debidamente ordenado y clasificado en archivadores, flderes, encuadernados y anillados. Los libros y Registros a cargo de cada Unidad Orgnica. La relacin detallada de los documentos y expedientes concluidos y los que se encuentran en tramite. Todos los dems informes que permitan conocer la situacin real de la Unidad Orgnica Levantamiento de Actas (Formatos), Cuidando que sean firmadas por los representantes acreditados tanto de la Comisin Entrante como la Saliente. Es muy importante realizar un Registro fotogrfico de los hechos.

Tomar en cuenta que se trata de una entrega de cargo y no una fiscalizacin. Cualquier asunto con el que no se este conforme debe mencionarse en Observaciones y/o comentarios contenidos en las actas.

RESOLUCIN DE ALCALDA DESIGNANDO LA COMISIN DE TRANSFERENCIA

RESOLUCIN DE ALCALDA N ----2010 Lugar y fecha, EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD CONSIDERANDO:

Que, mediante Ley N 26997, y su modificatoria, Ley N 28430, se establece la responsabilidad de los alcaldes provinciales y distritales que cesan en sus cargos, la realizacin del proceso de transferencia de la administracin municipal a las nuevas autoridades electas;
Que, de los comicios electorales efectuados el 03 de Octubre del presente ao, el Jurado Electoral Especial de . ha resuelto la eleccin y proclamacin de las nuevas autoridades edilicias de la Municipalidad de ..................................; Que, en virtud al marco normativo, resulta necesaria conformar una Comisin encargada de llevar a cabo la transferencia de la administracin a las autoridades electas de esta jurisdiccin; Estando al Oficio N ................... de fecha ............. sobre acreditacin de los representantes del alcalde electo, con vistos del Gerente Municipal y de la Oficina de Asesora Legal y, en uso de las facultades otorgadas por del Artculo 20 de la Ley N 27972 Ley Orgnica de Municipalidades; SE RESUELVE: Artculo 1.- Conformar la Comisin de Transferencia, integrada por las siguientes personas: Sr. ....................................., (Alcalde en ejercicio) quien la presidir Sr. ......................................, Alcalde electo o su representante. Dos representantes del Alcalde electo. Dos representantes del Alcalde en ejercicio, uno de los cuales ser el Gerente Municipal o el funcionario administrativo de mayor rango de la municipalidad. Artculo 2.- Disponer que las reas administrativas de la Municipalidad, faciliten la informacin y documentacin requerida por la Comisin de Transferencia. Artculo 3 .- Transcrbase la presente Disposicin Municipal a los miembros integrantes de la Comisin de Transferencia. REGSTRESE, COMUNQUESE Y CMPLASE.

MIEMBROS DEL CONCEJO MUNICIPAL

Conformacin del Concejo, mximo rgano de Gobierno Local, se solicitar la siguiente informacin bsica: Relacin del Concejo Municipal (Alcalde y Regidores) en actual ejercicio , conforme al cuadro siguiente:
RELACIN DEL CONCEJO MUNICIPAL DE ........................... PERIODO 2007 - 2010

Periodo Nombres y Apellidos Cargo Desde Alcalde Hasta Direccin

Regidor

Regidor

Regidor

ACTA DE LA SITUACIN DOCUMENTARA DE LA SECRETARA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ........................, Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:
1. LTIMAS NORMAS EXPEDIDAS POR EL CONCEJO Y LA ALCALDA NORMA ORDENANZA ACUERDO DECRETO RESOLUCIN N FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA

2. DOCUMENTO EMITIDO POR LA SECRETARA GENERAL DOCUMENTO OFICIOS CARTAS MEMORANDUM CIRCULAR INFORME OTRO N FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA

COMENTARIOS: ...................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE LA SITUACIN DOCUMENTARA DE LA SECRETARA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ........................, Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:
1. LTIMAS NORMAS EXPEDIDAS POR EL CONCEJO Y LA ALCALDA NORMA ORDENANZA ACUERDO DECRETO RESOLUCIN N FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA

2. DOCUMENTO EMITIDO POR LA SECRETARA GENERAL DOCUMENTO OFICIOS CARTAS MEMORANDUM CIRCULAR INFORME OTRO N FECHA ASUNTO Y/O REFERENCIA

COMENTARIOS: ...................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE VERIFICACIN DEL LIBRO DE ACTAS DE LAS SESIONES DE CONCEJO

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ......................., Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes:
LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DE CONCEJO ORDINARIAS VERIFICACIN

Fecha de legalizacin N de Libro ltimo folio utilizado ltima Sesin de concejo transcrita en el Libro Folios en blanco Folios con correcciones Folios con enmendaduras Actas no cerradas de Sesiones de fechas Actas con lneas en Blanco
OBSERVACIONES: ......................... . LIBRO DE ACTAS DE SESIONES DE CONCEJO EXTRAORDINARIAS VERIFICACIN

Fecha de legalizacin N de Libro ltimo folio utilizado ltima Sesin de concejo transcrita en el Libro Folios en blanco Folios con correcciones Folios con enmendaduras Actas no cerradas de Sesiones de fechas Actas con lneas en Blanco
OBSERVACIONES: ......................... .

LIBRO REGISTRO DE ASISTENCIA A SESIONES DE CONCEJO VERIFICACIN

Fecha de legalizacin ltimo folio utilizado Folios en blanco

OBSERVACIONES: ......................... .

COMENTARIOS: ...................................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................... En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE VERIFICACIN DE SELLOS EN ALCALDA Y SECRETARA GENERAL

En la ciudad de ................., en el local de la Municipalidad Provincial (Distrital) de ......., siendo las .......... horas del ..........., en presencia del Sr. ......................., Secretario General; y los Sres. ......................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta, con los resultados siguientes: 1. SELLOS UTILIZADOS POR LA ALCALDA DENOMINACIN

ESTAMPADO DE SELLO

2. SELLOS UTILIZADOS POR LA SECRETARA GENERAL DENOMINACIN ESTAMPADO DE SELLO

3. SELLOS UTILIZADOS POR EL FEDATARIO MUNICIPAL DENOMINACIN ESTAMPADO DE SELLO

COMENTARIOS: ...................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................ En seal de conformidad con lo anteriormente expresado, suscriben la presente Acta:

SECRETARIO GENERAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE SITUACIN DE LOS EXPEDIENTES EN TRMITE DE SECRETARA GENERAL

En la ciudad de ......................, siendo las ................ horas del da ................, en presencia del Sr.(a) ..........................., Secretario General; y los Sres. ..........................., miembros de la Comisin de Transferencia del Alcalde Electo, se procedi a levantar la presente Acta de Estado Situacional de los expedientes existentes en la Secretara General, obtenindose el siguiente resultado:

FECHA

NOMBRE DEL RECURRENTE

ASUNTO

COMENTARIOS / OBSERVACIONES(*)

(*) Se anotar cualquier hecho que resulte observable (retencin o demora en atencin de expediente, expediente sin foliacin, foliacin incompleta, borrones, etc.). Los que suscriben dan conformidad a la informacin que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la entidad y verificada por la Comisin de Transferencia, en virtud de lo cual firman:

SECRETARIO GENERAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

ACTA DE ESTADO SITUACIONAL DE LAS ACCIONES JUDICIALES(*)

En la ciudad de .............., siendo las .... horas del da......, en presencia del Dr. (a) ......................, Jefe de la Asesora Legal; y los Sres. ......................., miembros de la Comisin de Transferencia, se procedi a levantar la presente Acta de Estado Situacional de las acciones judiciales en las que la Municipalidad interviene como demandante o demandada, obtenindose el siguiente resultado: 1. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDANTE. RELACIN DE EXPEDIENTES
N FECHA JUZGADO / FISCALA ASUNTO ESTADO SITUACIONAL

2. ACCIONES LEGALES EN LAS QUE LA MUNICIPALIDAD INTERVIENE COMO DEMANDADA. RELACIN DE EXPEDIENTES
N FECHA JUZGADO / FISCALA ASUNTO ESTADO SITUACIONAL

Los que suscriben dan conformidad a la informacin que esta Acta contiene y que ha sido proporcionada por la entidad y verificada por la Comisin de Transferencia, en virtud de lo cual firman:

JEFE ASESORA LEGAL

COMISIN DE TRANSFERENCIA

(*)

En el caso de funcionar la Procuradura Municipal, esta acta le correspondera suscribirla al responsable de dicho rgano.

MODELO DE ESTRUCTURA DE LA MEMORIA DE GESTION

PRESENTACIN II.- RESEA INSTITUCIONAL III.- BASE LEGAL O LEYES NORMATIVAS QUE RIGEN A LAS MUNICIPALIDADES IV.- ORGANIZACIN INSTITUCIONAL 1. Concejo Municipal 2. Organigrama Estructural 3. Estructura Orgnica 4. Recursos Humanos 5. Equipamiento V.- RECURSOS PRESUPUESTALES VI.- GESTIN INSTITUCIONAL 1. Normatividad Aprobada en el Concejo Municipal

2. Principales Actividades y Logros Alcanzados

3. Gestin del Plan de Desarrollo Local Concertado y Presupuesto Participativo 4. Espacios de Concertacin y Agendas 5. Asociacin de Municipalidades, Articulacin y asocio municipal 6. Limitaciones, Sugerencias y Propuestas VII.- BALANCE ECONMICO DE LA GESTIN VIII.- PROYECTOS DE INVERSIN DE MEDIANO Y LARGO PLAZO

MUCHAS GRACIAS

RPM *186669, RPC: 993057923. crvasesoriayconsultoria@hotmail.com