3.

- Otras Tcnicas
Grficas de Gantt

EDT
(Estructura de divisin del trabajo)

o WBS
(Work Breakdown Structure)
La EDT divide un proyecto en piezas o partes manejables para asegurar que se identifiquen todos los elementos necesarios para completar el alcance de trabajo del proyecto. Es un rbol jerrquico de elementos finales que el equipo de proyecto realizar o producir durante el proyecto.

La estructura grfica subdivide el proyecto en piezas ms pequeas llamadas elementos de trabajo .

1 La EDT, en general, indica la organizacin o persona responsable de cada elemento de trabajo.

Ejemplo de EDT o WBS

Un ejemplo, de EDT o WBS, simplificado para su mejor comprensin, es el siguien

Diseo de Hardware

Programa ensamblador

Note que dividimos el proyecto en paquetes de trabajo, cada uno es una actividad especfica, perfectamente identificable y que cuenta con un responsable para realizarla.

Matriz de Responsabilidad.
Elemento de la EDT Elemento de Trabajo Robot seguidor de lnea 1 Reglas 1.1 Solicitud correo 1.2 Impresin Reglas 2 Diseo de Hardware 2.1 Anlisis de piezas 2.2 Anlisis de costos 2.2.1 Compra Material 2.2.1.1 Montaje Fsico 3 Diseo de Software 3.1 Diagrama de Flujo Instalacin software de 3.2 desarrollo 3.2.1 Programa Ensamblador 3.2.1.1 Pruebas en montaje fsico 3.2.1.2 Ajustes P S P S P S P P S S S P S P S S P P S S S S S P P P P S P P S Juan S Pedro S S Luis

P = Responsabilidad Primaria; S = Responsabilidad de apoyo.

La matriz de responsabilidad es un mtodo utilizado para mostrar, en formato 1 de tabla, a las personas responsables de la realizacin de los elementos de la EDT.

Grficas de Gantt
Las tcnicas de planeacin de red con frecuencia se comparan con una herramienta un poco ms conocida llamada grfica de Gantt. Es una herramienta de planeacin y programacin ms antigua, desarrollada a principios de 1900; sin embargo, sigue siendo muy popular en la actualidad, sobre todo debido a su sencillez.
1

La grfica de Gantt combina las dos funciones, la planeacin y la programacin. Un diagrama de Gantt es como el que se muestra a continuacin.

Grficas de Gantt
Se ha usado desde el siglo pasado. Da una visin general del proyecto. Se usa mucho en presentaciones ejecutivas. Es la herramienta clsica de planeacin. Se usa en muchos mbitos de los negocios.

Permite observar el desarrollo del proyecto y determinar sus desviaciones con respecto a lo planeado. Es la base para elaborar los histogramas de recursos, as como para hacer la asignacin de los mismos a las diferentes actividades que conforman el proyecto.

Es complementario al diagrama de redes para hacer la planeacin y el monitoreo del proyecto.

Software para Administracin de Proyectos.

Uno de los programas ms conocidos y difundidos para la Administracin de Proyectos y la realizacin de diagramas Gantt es Microsoft Project . Este programa nos ayudar a:

Tener una visin ms clara de las tareas, las fechas clave y las fases de un proyecto o programa.
Tener una vista rpida de la administracin de recursos, pudiendo disponer de las personas y de los recursos adecuadamente ; planificando de forma eficaz las tareas de su equipo y proyecto . Cuenta con funciones de sincronizacin y colaboracin para conectar a sus equipos a travs de la funcin de sincronizacin de Microsoft SharePoint Foundation 2010 para que los colaboradores puedan actualizar fcilmente el estado de las tareas. Aadiendo Microsoft Project Server 2010 se obtendr la solucin para administrar proyectos y carteras de principio a fin.

Vista de un diagrama creado con Microsfot Project

Software para desarrollar diagramas de Gantt.

Existen otros programas que nos pueden ayudar a crear diagramas de Gantt, con funcionalidades muy parecidas al Microsoft Project, por lo menos en sus funciones ms comunes, la ventaja de este tipo de programas es que algunos son distribuidos de manera libre. Lo anterior es de gran utilidad para no tener que invertir, por lo menos al principio, en herramientas de apoyo para la Administracin de Proyectos y por otro lado evitamos la utilizacin de software ilegal. Uno de estos programas es el ganttproject, el cual se puede descargar de la pgina:

http://www.ganttproject.biz/

Vista inicial del programa Ganttproject

El diagrama de Gantt se puede desarrollar de una manera muy dinmica a partir de nuestra EDT o WBS y apoyndonos en nuestra matriz de responsabilidades.

Para ver como se crea el Diagrama de Gantt por favor consulta el video en youtube que se encuentra en la ruta :

http://youtu.be/pF5K2jS-UF0
En el siguiente video se muestra como asignar recursos al diagrama creado en el video anterior:

Software para Administracin de Proyectos.

El software que se utiliza como herramienta de apoyo en la Administracin de Proyectos va ms all del empleado para realizar diagramas de Gantt o diagramas de Red (PERT o CPM). Ests herramientas informticas de apoyo, sern de gran utilidad para poder controlar el proyecto en sus diferentes etapas, pero sobre todo para poder centralizar la informacin y evitar que cada integrante del equipo tenga versiones diferentes, por ejemplo, de los requerimientos del cliente, de los diagramas de Gantt con las asignaciones de tareas y sus responsables, de la documentacin tcnica, etc.

Estas herramientas son accedidas desde la intranet de la empresa y en muchos casos se pueden acceder desde Internet, de tal manera que no ser necesario estar fsicamente en la empresa para poder consultar un documento, actualizar los avances del proyecto o mostrarle al cliente la apariencia del producto que se le est desarrollando.

Ejemplos de estas herramientas son:

Microsoft SharePoint Novell Teaming

A continuacin se muestran algunas pantallas del Novell Teaming

Asignacin de Tareas y avances.

Proyecto

Carpeta de Archivos.

Archivos concentrados en un sitio comn y con control de versiones.

Adems de lo mostrado en las diapositivas anteriores existen muchas otras funciones como foros de discusin, wikis , diagramas, chats, etc.

Lo ms importante es no perder nunca de vista que estas herramientas son para ayudarnos a controlar de una manera ms eficiente nuestros proyectos y concluirlos en tiempo y forma, por lo que hay que ser muy cuidadosos para evitar que el utilizarlas se convierta ms en un lastre que en una ayuda.

Bibliografa:

1.-

Libro Administracin exitosa de proyectos Gido, Jack. Thomson 2003 Diplomado en Direccin de Proyectos Tecnolgico de Monterrey

2.-