Universidad de Chile

Octubre de 2008

Contenido
Convenio de Desempeo Proyectos:
Reorganizacin Organismos Centrales (ROC) Sistemas Informacin para la Gestin (SIG)
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Licitaciones Prximos pasos

Antecedentes
Los Convenios de Desempeo, concebidos como una nueva modalidad de financiamiento de la educacin superior, son contratos entre una institucin de educacin superior y el Ministerio de Educacin donde se especifican metas cuantificables y se establece la medicin peridica de los resultados en funcin de dichas metas. Caractersticas principales
Instrumentos de poltica de educacin superior Financiamiento basal de mediano plazo para fomentar la innovacin y el cambio cualitativo y de gestin institucional Recursos para facilitar
Una ms efectiva gestin del cambio Requerimientos de rendicin de cuentas pblicas Responder a diagnsticos que arrojan la autorregulacin y la acreditacin institucional y de programas Necesidades estratgicas de mejoramiento y crecimiento acadmico de las universidades

 La Universidad de Chile fue una de las cuatro universidades estatales

seleccionadas por el Ministerio de Educacin para acceder a un Convenio de Desempeo para un fondo total de MM$ 10.214 en un perodo de tres aos.

Universidad

MECESUP
Mll $

Contraparte
Mll $

TOTAL
Mll $

De Chile De Tarapac De la Frontera de Bio-Bio Total

3.395 2.245 2.297 2.277 10.214

445 644 630 915 2.634

3.840
4

2.889 2.927 3.192 12.848

Plan de Mejoramiento Institucional

Fue elaborado teniendo presente:
El proyecto de desarrollo institucional (PDI) El informe de pares de la acreditacin institucional por el mximo de 7 aos ( 2011) en el mximo de reas (6)

Focalizndolo en:
Consolidacin y avance de los indicadores de calidad acadmica de la universidad Gestin institucional Adecuado balance centralizacin-descentralizacin de la gestin de la organizacin

Convenio de Desempeo
(Componente del PMI) Centrado en generacin de capacidades de gestin Primera etapa: 3 aos para ejecucin presupuestaria y 4 aos adicionales para seguimiento Focos de accin:
Creacin e instalacin de capacidades de gestin Orientado a contar con la infraestructura de gestin necesaria para medir y comprometer resultados en aquellas reas de impacto acadmico relevantes
.

Convenio de Desempeo
Cronograma acordado con el Negociador del CD

Organizacin del Proyecto

Comit Directivo
Rector Prorrector Vicerrectores Decanos coordinadores de

Comit Ejecutivo
Coordinador del Proyecto Directores -Pregrado -Postgrado y Posttulo -Investigacin -Finanzas y Administracin Patrimonial -Gestin de Prorrectora -Anlisis Institucional -Servicios de Tecnologa de Informacin -Comunicaciones -Extensin - Servicios Generales e Infraestructuras - Recursos Humanos - Sist. de Serv. de Informacin y Bibliotecas Equipo de Administracin del proyecto Dos acadmicos con experiencia en

Campus Decanos del rea de Gestin y Sistemas

Facultad de Ciencias Fsicas y

Matemticas Facultad de Economa y Negocios

Dos profesionales con

experiencia en alta direccin

gestin TIC

Equipo del Proyecto

Coordinador General
del Convenio de Desempeo (VAEGI)

Gerente del Proyecto

Asesor Estratgico

Asistente

9 Subgerente ROC Subgerente SIG

Analistas de Seguimiento y procesos

Analista de Seguimiento y procesos

Jefes de Proyecto

Jefes de Proyecto

Ejes del Convenio de Desempeo

Objetivo General N1 Reorganizacin de los Organismos Centrales (ROC): Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad. Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus.
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Ejes del Convenio de Desempeo

Objetivo General N2 Desarrollar Sistemas de Informacin para la Gestin (SIG) integrada de la Universidad: Brindar apoyo a las actividades acadmicas, que realizan las Facultades e Institutos Promover la cultura de la autorregulacin y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados Apoyar a la gestin institucional proactiva para la toma de decisiones

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2008

Actividades Realizadas
Presentacin del proyecto al Consejo Universitario y al Senado Universitario Firma del Convenio de Desempeo por el Rector de la U. de Chile y la Ministra de Educacin Proceso de Seleccin de Gerente y Subgerentes del proyecto por concurso, con apoyo de consultores especializados Aprobacin por MECESUP de Lista de Bienes y Servicios (Presupuesto ao 1) Seleccin de analistas y asistente por concurso mediante Comit de Seleccin Habilitacin de puestos de trabajo (PC, telfonos, etc.) Instalacin provisoria del equipo (8 personas inicialmente) en Of. 804, Torre 15, mientras se habilita piso 13 (en remodelacin) 12 Instalacin de pgina web del proyecto (www.cdgestion.uchile.cl) con descripcin del proyecto y publicacin de actas del Comit Ejecutivo Apertura de una cuenta corriente especial para el proyecto Reuniones con AFUCH y APROTEC para exponer el proyecto y obtener retroalimentacin U. de Chile aporta MM$ 50 como fondo de enlace, mientras se espera primer giro de MECESUP Anlisis y discusin de propuestas de proyectos con unidades usuarias y con Comit Operativo del Convenio de Desempeo Reuniones semanales del Comit Ejecutivo ampliado, en las que se presentan y discute la formulacin de proyectos que permiten lograr los objetivos del Convenio de Desempeo. Aporte de MECESUP de $ 1.161 millones (15 de septiembre). Definicin de 11 licitaciones de productos y servicios

Enero Marzo
Abril Mayo Junio Julio Agosto
Septiembre

Octubre

Proyectos

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Proyecto 1: Reorganizacin de organismos centrales (ROC) e instalacin de capacidades en UA

Objetivos: Fortalecer el balance entre centralizacin y descentralizacin que caracteriza a la gestin de la Universidad Fortalecer el rol de Superintendencia en los organismos centrales, para garantizar la calidad de servicios a travs de aplicar estndares para el quehacer universitario en todas sus dimensiones, lo que involucra a alumnos, acadmicos y personal de colaboracin. Evitar situaciones de excesiva heterogeneidad Establecer administraciones de Campus

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ROC: Reorganizacin de organismos centrales e instalacin de capacidades en UA Procesos centralizados

Ejemplos: Remuneraciones Portal de la Universidad Catastro de bienes Cobro de aranceles

Fortalecer y perfeccionar el rol operativo central a nivel institucional

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Procesos descentralizados
Ejemplos: Actividades acadmicas desarrolladas en las UA: investigacin, docencia y extensin Actividades de apoyo va Campus: Mantencin de infraestructura Servicios bsicos Asesora legal Gestin de bibliotecas de campus

A nivel central, crear o fortalecer rol de Superintendencia:

Fijar directrices y marcos de gestin Generar normas y estndares Monitorear, hacer seguimiento y retroalimentar Establecer administracin de Campus Dotarla de capacidad ejecutiva Facilitar acceso a informacin para toma de decisiones

A nivel de campus:

Proyectos de apoyo en base a Sistemas de Informacin para la Gestin (SIG)

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Proyecto 2: Mejoramiento de los sistemas de comunicacin institucionales para elevar los niveles de eficiencia de las herramientas en uso, en particular del correo electrnico. Proyecto 3: Mejoramiento de las comunicaciones e imagen institucional, implementando un portal (MiUchile.cl) de servicios personalizable, que concentre en un sitio nico los distintos servicios actualmente dispersos Proyecto 4: Mejoramiento de la gestin de la documentacin administrativo - legal, facilitando a todas las facultades el acceso a documentos en formato digital. Proyecto 5: Crear y mejorar funcionalidades del sistema de gestin de personal mediante aplicaciones informticas que permitan al usuario efectuar trmites de autoatencin en lnea, tipo work flow, junto con mejorar informes y generar indicadores de gestin. Proyecto 6: Desarrollo de un sistema de gestin en lnea del Activo Fijo para los bienes inmuebles Proyecto 7: Mejoras a los sistemas de apoyo de la Direccin de Finanzas y Administracin Patrimonial Proyecto 8: Adquisicin e implementacin de herramientas tecnolgicas transversales, que proveen servicios a los distintos proyectos, como la plataforma de firma digital y la plataforma de inteligencia de negocios, que facilitar el acceso a la informacin.

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Proyecto 9: Herramientas de apoyo a la gestin docente y a la docencia. Proyecto 10: Registro y anlisis de informacin sobre actividades de Investigacin, capturando en el origen la informacin de los proyectos, y vinculndolos con los productos de ellos (publicaciones , patentes, asistencia a reuniones de acadmicos, etc.) Proyecto 11: Optimizacin del acceso, registro y anlisis de informacin sobre actividades de extensin, inlcuyendo un Portal Alumni, para dar diferentes servicios a los egresados. Proyecto 12: Mantencin actualizada de informacin de los acadmicos generando un curriculum acadmico digital. Proyecto 13: Mejoramiento de las herramientas de apoyo a la evaluacin docente de pregrado y postgrado, junto con un servicio genrico de encuestas Proyecto 14: Mejoramiento de la gestin acadmica de pre y post grado, como complemento al proyecto UCH609 Proyecto 15: Perfeccionamiento de los sistemas de gestin y publicacin de revistas electrnicas, bibliotecas y servicios a los alumnos
Proyecto 16: Mejorar el registro de informacin e instalacin de capacidades de observacin (Observatorio U Chile) utilizando herramientas de inteligencia de negocios

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Licitaciones

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Estrategia de licitaciones
Se observa que los mismos servicios se repiten en varios proyectos. Los proveedores se especializan por tipos

de servicios Si bien licitar por servicios es ms complejo, por los problemas de integracin y coordinacin, el aumento de eficiencia es significativo.

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Estrategia de asignacin de proyectos a licitaciones

Certificacion SW Datawarehouse Digitalizacin Capacitacion Firma digital Correo electronico Contraparte L11

Workflow

Proyectos L1 L2 L3 L4 L5 L6 L7 L8 L9 L10

Reorganizacin de organismos centrales e instalacin de capacidades en UA P2 Mejoramiento de Sistema de comunicaciones Mejoramiento de comunicaciones e imagen P3 institucional (incluye portales) P4 Gestin documental (Oficina de Partes) Mejoramiento del sistema de Recursos Humanos P5
P1 P6 Activo Fijo P7 Mejoras al sistema AUGE finanzas Proyectos transversales: compra de P8 herramientas informticas P9 Gestin docente y apoyo a enseanza P10 Registro de actividades de investigacin P11 Actividades de extensin P12 Curriculum acadmico digital P13 Evaluacin docente Gestin acadmica de pre y post grado P14 (complemento UCH609) P15 Mejoramiento de gestin de bibliotecas P16 Facilitar acceso a informacin 3.214

SoftWare

Catastro

Licitaciones

Reorg Org Centrales

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Etapas del proceso de licitacin

Preparacin de un perfil preliminar de cada licitacin 2. Reuniones con potenciales proveedores 3. Reuniones con usuarios 4. Preparacin de trminos de referencia: bases tcnicas y administrativas 5. Validacin jurdica de las bases 6. Autorizaciones previas (segn monto) internas y de MECESUP / BIRF 7. Publicacin 8. Respuestas a consultas 9. Evaluacin de ofertas 10. Adjudicacin 11. Contrato 12. Control de avance
1.

En ejecucin

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Actividades realizadas
Entrevistas con 28 proveedores, correspondientes a los siguientes servicios:
L1: Digitalizacin de documentos (10 empresas) L2: Firma digital (5 empresas) L4: Construccin de Work flow (4 empresas) L5: Levantamiento para actualizar el catastro de bienes inmuebles (4 empresas) L6: Desarrollo de software (5 empresas)

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Actividades realizadas (cont.)

- Entrevistas con equipos de trabajo de los siguientes proyectos:
P3: Mejoramiento de comunicaciones e imagen institucional P4: Gestin documental (Of. Partes) P6: Activo Fijo P7: Mejoras al sistema AUGE Finanzas y otros requerimientos P11: Actividades de Extensin P12: Curriculum digital P 13: Mesa de Trabajo de Encuestas de Evaluacin Docente

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- Exposicin del proyecto en la Comisin Tecnolgica para obtener retroalimentacin - Reuniones para analizar integracin con equipos de STI:
L2: Firma digital y factura electrnica L7: Plataforma de Inteligencia de negocios (coord. UCH609, ICAC y CD)

- Desarrollo de bases tcnicas de licitaciones

Prximos pasos
Validar licitaciones jurdicamente Publicar licitaciones durante octubre y noviembre (*). Levantar informacin para especificar con detalle el proyecto P1 (ROC) que incluye: Levantamiento de principales procesos por unidades/programas en los organismos centrales, segn proyecto presentado a MECESUP, e implementar en 12 unidades para el 1er ao Determinar en ellos necesidades de reorganizacin, automatizacin de procesos, implementacin de work flow, necesidades de informacin, etc., en conjunto con los involucrados en la perspectiva del rol de superintendencia y la organizacin de campus Desarrollar una estrategia y un programa de Gestin del Cambio en conjunto con 25 Capacitacin de Prorrectora. Desarrollar en conjunto con autoridades de las facultades (Vicedecanos, Directores Econmicos, Directores Acadmicos) un modelo de Organizacin de Campus

En las licitaciones de automatizacin de procesos, se especifica el levantamiento y rediseo de procesos previo a la construccin de sistemas. El rediseo de todos los procesos ser validado por personal de las facultades antes de la automatizacin de procesos, durante el proceso de ejecucin de las licitaciones.

Nota (*): las licitaciones cuyo monto se estima superior a UTM 5.000 (~MM $ 178) deben ir a trmite de no objecin del BIRF y a trmite de toma de razn a CGR