LIC.

FRANCISCO GERMAN LOPEZ FABIAN

2012

Proceso Administrativo

Significado Importancia Tipos de planes y etapas Fundamentos Objetivos Metas Estrategias. Polticas Procedimientos Programas Presupuestos

INTRODUCCION

La administracin de una empresa requiere de constantes responsabilidades directivas, a las que se les denomina funciones de la administracin. Sus designaciones varan, estas funciones son ampliamente reconocidas. Estas funciones se dividen en cuatro partes, planeacin, organizacin, direccin y control.

 QUE ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO ?

Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar para manejar y desarrollar su empresa. La planeacin La organizacin La direccin El control La planeacin es el fundamento del proceso administrativo porque ella determina todas sus actividades.
O R G A N I Z A C I O
N

Proceso Administrativo
D I R E C C I O N

C O N T R O L

PLANEACION

El Proceso administrativo segn diferentes autores:

FAYOL URWICK

GULICK

KOONTZ

NEWMAN

MODELOS ISO 9000 14000

Planeacin Organizacin Direccin Coordinacin Control

Investigacin Previsin Planeacin Organizacin Direccin Coordinacin Control

Planeacin Organizacin Adm. Personal Direccin Coordinacin Informacin

Presupuestacin

Planeacin Organizacin Designacin del personal Direccin Control

Planeacin Organizacin Liderazgo Control

Planeacin Organizacin Direccin Control Evaluacin

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo, como se observa a continuacin:

ORGANIZACION PLANEACION

PROCESO ADMINISTRATIVO

DIRECCION

CONTROL

Ciclo administrativo

La secuencia de las funciones del administrador constituyen el denominado ciclo administrativo En la medida que se repite mediante retroalimentacin el ciclo administrativo permite la correccin y el ajuste continuo

Planeamiento

Control

Ciclo Administrativo

Organizacin

Direccin

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

Definir la misin
Formular objetivos Definir los planes para alcanzarlo Programar las actividades

Dividir el trabajo
Asignar las actividades Agrupar las actividades en rganos y cargos Asignar los recursos Definir autoridad y responsabilidad

* Designar las
personas * Coordinar los esfuerzos Comunicar Motivar Liderar Orientar

Definir los
estndares Monitorear el desempeo Evaluar el desempeo Emprender acciones correctas

DEFINICIONES DE CADA UNA

PLANEACIN

"La

planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, Estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A. Reyes Ponce.

ORGANIZACIN Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos Creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua. Estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

DIRECCION Consiste en coordinar el esfuerzo comn de los subordinados, para alcanzar las metas de la organizacin. Burt K. Scanlan. Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperacin del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivacin y supervisin Lerner

y Baker

CONTROL Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos Creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarqua. Estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir." Eugenio Sixto Velasco.

Diferencias entre

El administrador emprico Es aquella persona que se gua por su conocimiento, experiencias vividas para conducir el grupo, Este administrador acta de forma innata y puede ser eficiente o deficiente por no tener los conocimiento

El administrador profesional Es la persona que debe poseer un conjunto de conocimientos sistematizados Para poder planear, organizar, dirigir y controlar tcnicamente las actividades del grupo, con el fin de lograr los objetivos

IMPORTANCIA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Que toda persona que dirija un grupo y trate de lograr los objetivos con la ayuda de otras personas, se convierte en administrador ya sea emprico o profesional. Adems el estudio de la administracin sirve para que las personas mejoren la realizacin de sus actos. Y es aqu donde encontramos la importancia del proceso administrativo ya que cada cosa debe estar en su lugar en el momento indicado y no solo como la mente humana lo adecue, No se puede controlar sin antes haber planeado y organizado las ideas de acuerdo a la importancia de cada una de ellas,

Pero se debe tener en cuenta que no todo lo que se piensa o se desea se puede lograr o hacerlo realidad por muchos motivos externos.
Pero hay algunas circunstancias en que las personas son responsables directas.

El acto administrativo es un proceso racional y simple que se encuentra innato en todo ser humano al realizar sus actividades cotidianas

Pero el solo hecho de que una persona oriente su pensamiento y accin para lograr un objetivo no quiere decir que este sea un administrador, el solamente realiza un acto administrativo y estos actos pueden ser eficientes o deficientes, Pero cuando un grupo de personas se convierten en un organismo social, ah si se dar la administracin, y este grupo tratara de lograr los objetivos que les dieron origen. Y dentro de este organismo social cualquiera que sea el nivel que ocupe una persona, este tendr cierto grado de responsabilidad en la administracin del organismo.

Diferencia entre planeacin y planes

Planeacin:

La planeacin produce un resultado inmediato el plan. Determina por anticipado cuales son los objetivos que se deben alcanzar y que hacer para conseguirlos Modelo terico para la accin futura. Determina a donde se pretende llegar, que debe hacerse,cuando,como, y en que orden

Planes :
Son el resultado del proceso de planeacin Se define como diseos o esquemas detallados de lo que habr de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. Constituye el evento intermedio entre el proceso de planeacin y el proceso de implementacin de la planeacin. Tienen un propsito comn la previsin, la programacin y coordinacin de una secuencia lgica de eventos (objetivos )

CLASES DE PLANEACION

1.- ESTRATGICOS. Establecen los lineamientos generales de la planeacin. Sirven de base a los dems planes (tctico y operativos), Son diseados por los miembros de mayor jerarqua de la empresa (cpula ) Comprende toda la empresa Son a largo plazo. Abarca todos los
recursos y las reas de actividad, y se preocupa por alcanzar los objetivos organizacionales

2.- TCTICOS O FUNCIONALES. Determinan

3.- OPERATIVOS.
Se

planes ms especficos se refieren a cada uno de los Dptos. de la empresa . Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio Estos planes se dan a mediano plazo y abarcan un rea de actividad especfica.

rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeacin Tctica Comprende c/ tarea o actividad aisladamente y se preocupa por alcanzar metas especificas. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades

Relacionados con los mtodos

Procedimientos

Mtodos de trabajo o ejecucin, Representados por los flujo gramas (P.Oper )

Relacionados con el dinero

Presupuestos

Tipos de Planes
Relacionados con el tiempo Programas o programaciones

Ingresos/gastos en determinados periodos (Planes estratgicos)

Correlacin entre tiempo y actividades(agendas) Representados por los cronogramas

Relacionados con el comportamiento

Normas o reglamentos

Como deben comportarse las personas en determinadas circunstancias (P.Oper)

 QUE ES UN OBJETIVO ? Los objetivos son resultados que una empresa pretende alcanzar, Situaciones hacia donde sta pretende llegar. IMPORTANCIA DE UN OBJETIVO Establecer objetivos es esencial para el xito de una empresa, Estos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivacin para todos los miembros de la empresa

 QUE ES UNA META DE UNA EMPRESA?

Una meta es un pequeo objetivo que lleva a conseguir el objetivo como tal. La meta se puede entender como la expresin de un objetivo en trminos cuantitativos y cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y terminar para poder llegar al objetivo.

 QUE UNA ESTRATEGIA DE UNA EMPRESA?

Es la adaptacin de los recursos y habilidades de la organizacin al entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en funcin de objetivos y metas. Por otro lado Alfred Chandler JR. la define como la determinacin de metas y objetivos bsicos de largo plazo de la empresa, la adopcin de los cursos de accin y la asignacin de recursos necesarios para lograr dichas metas Es un conjunto de actividades, fines y recursos que se analizan, organizan y plantean de tal manera que cumplan con los objetivos que la organizacin determino en cierto tiempo.

 QUE UNA POLITICA DE UNA EMPRESA ?

La poltica de empresa es un conjunto de normas o reglas establecidas por la direccin de la misma para regular diferentes apartados del funcionamiento de la empresa. Estas normas pueden incluir desde el comportamiento de los empleados ante clientes hasta la forma de vestir de los trabajadores. Las Polticas de una empresa son similares a las actitudes en la personalidad: una manera de actuar o reaccionar ante situaciones especficas o generales. Son normas de conducta para las personas que integran esa empresa, y tambin procedimientos que se deben seguir Consiste en poner por escrito lo que se puede hacer y lo que no se puede o debe hacer en una empresa. Previene situaciones que si se dejan al criterio de las personas, al haber criterios distintos provocara problemas, estas polticas son para evitar que esto suceda.

 QUE ES UN PROCEDIMIENTO EN UNA EMPRESA?

Los procedimientos son planes por medio de los cuales se establece un mtodo para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronolgicas de las acciones requeridas. Son guas de accin, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades Ejemplo ,un promotor indica los objetivos de la sesin, la forma cmo esta ser llevada adelante a travs de la discusin de casos, y los logros que se esperan. Previamente ha repartido copia de los casos a los asistentes

 QUE ES UN PROGRAMA EN UNA EMPRESA ?

Un programa es un conjunto de instrucciones en orden

secuencial que conducen a la solucin de un problema o a la produccin de una informacin. Las normas, procedimientos, polticas y cualquier programa de una empresa deben estar en el manual de operaciones de la empresa. Toda empresa debe tener este manual , ejemplo en este manual est la explicacin de como elaborar una nmina, como pedir vacaciones, como comprobar gastos de viaje, etc.

 QUE ES UN PRESUPUESTO EN UNA EMPRESA?

Un presupuesto es una herramienta de gestin conformada por un documento en donde se cuantifican pronsticos o previsiones de diferentes elementos de un negocio. Los presupuestos se suelen relacionar exclusivamente con los ingresos o egresos que realizar una empresa. Sin embargo, podemos hacer uso de estas herramientas para cuantificar pronsticos o previsiones de cualquiera de los elementos de un negocio, Por ejemplo, podemos presupuestar los cobros que realizaremos, los pagos de nuestras de deudas, los productos que fabricaremos, los materiales que requeriremos para producir dichos productos, etc. Los presupuestos son herramientas fundamentales para un negocio ya que nos permiten planificar, coordinar y controlar nuestras operaciones: