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PROCESO ADMINISTRATIVO

Previsin
Fase mecnica Planeacin Organizacin Administracin Integracin Fase dinmica Direccin Control

FASE MECNICA

Fase mecnica

Es la parte terica, establece lo que debe hacerse en una empresa en un futuro. Parte estructural que permite a la empresa prepararse para realizar sus tareas de la mejor manera posible.

La fase mecnica est constituida por los elementos del proceso administrativo:
Previsin Planeacin

Organizacin

1. PREVISIN

1. Previsin

Consiste en indagar sobre el futuro y articular el programa de accin. Permite determinar diferentes cursos de accin para el logro de los objetivos, a travs de la investigacin tcnica de las condiciones futuras.

La previsin contesta a la pregunta: Qu puede hacerse?

La previsin se comprende de los siguientes pasos: 1. Determinacin preliminar de los objetivos. Se enfoca a los objetivos generales a mediano y largo plazo, los cuales sern planteados de manera especfica y definitiva en la planeacin.

2. Investigacin de las condiciones futuras a las que habr de enfrentarse la empresa. Una vez que se determina el propsito de la empresa se estudiaran los factores internos y externos.

Los factores pueden ser: econmicos, polticos, culturales, sociales, materiales, para identificar las condiciones sobre las que operara la empresa en el futuro. Las tcnicas de investigacin: entrevistas, cuestionarios, encuestas, observacin; debern adaptarse a cada situacin.

3. Desarrollo de alternativas para el cumplimiento de los objetivos. Permite contar con diferentes opciones para el logro del propsito de la empresa, la cual debe estar preparada para enfrentar situaciones que la obliguen a cambiar entre las alternativas previamente determinadas.

Las reglas para desarrollar alternativas pueden ser:

a) Determinar varias opciones para el logro de los objetivos, en base a la investigacin tcnica de supuestos cambios en el entorno empresarial.

b) Determinar alternativas.

combinaciones

c) Evaluar cada curso de accin, considerando ventajas y desventajas.

Principios generales de la previsin

Previsibilidad Objetividad Medicin

Previsibilidad
Es el grado de certeza que se puede obtener al tratar de conocer las condiciones empresariales futuras. Esto puede ser razonable si se consideran las experiencias y tendencias obtenidas con las tcnicas de investigacin estadsticas y probabilsticas.

Siempre existir el riesgo de que cambien algunas de las condiciones previstas; por esto, las previsiones se desarrollan entre el extremo de certeza y de ignorancia completos.

Objetividad

Se refiere a la confiabilidad de la informacin presentada en los diferentes cursos de accin. Es decir, hasta donde es posible, se basa en sucesos y condiciones ocurridas, as como en sus tendencias; ejemplo uso de estndares y presupuestos.

Medicin
Es la cuantificacin del proceso de previsin, con el propsito de que se pueda medir, comparar y evaluar su desarrollo. Se aplican tcnicas matemticas y estadsticas para determinar la correlacin entre causa y efecto, tendencias, coeficientes de error, fijacin de estndares.

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2. PLANEACIN

2. Planeacin

Con la previsin se muestra un panorama general de lo que puede realizar una empresa, con la planeacin se debe decidir por una de las alternativas y desarrollar los medios adecuados para alcanzar el objetivo.

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin.

La planeacin incluye la realizacin anticipada de algunos pasos que son los siguientes:

1. Definicin del objetivo empresarial. Qu se busca lograr? Qu se va a hacer? Tambin incluye: Misin Visin Planes

Los planes permiten la previsin, programacin y coordinacin de eventos hacia el logro de los objetivos, que dependiendo de su alcance pueden ser estratgicos, tcticos u operacionales.

2. Establecimiento de normatividad. Gua la formulacin y aplicacin de los planes mediante principios, polticas y estrategias adecuadas.

Polticas: lineamientos generales y flexibles a los que deben sujetarse las acciones repetitivas del personal. Existen manuales de generales y especficas organizacin. polticas de la

Estrategia: curso de accin y asignacin de recursos para el logro eficiente y eficaz de los objetivos. Eficiente: Hacer ms con menos, lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y mxima calidad.

Eficaz: Lograr los objetivos trminos de cantidad y forma.

en

3. Procedimientos requeridos. Indican los pasos a seguir o la secuencia de operaciones, de acuerdo con las polticas y estrategias fijadas. Guan detalladamente las acciones que deben realizarse. Ejemplo: Empaquetado de un producto

Los procedimientos existen a todos los niveles de la empresa y en todas las reas o departamentos, deben estar coordinados para evitar duplicidades y se presentan por escrito.

4. Programas aplicables. Estos sealan los tiempos en que debern realizarse las operaciones y obtenerse los resultados. Ejemplo: programas de produccin, de ventas, de jubilacin, etc.

5. Presupuestos. Indican el tiempo, la cantidad y el importe de los recursos requeridos. Puede haber presupuestos de ventas, produccin, mercadotecnia y financiero.

Principios generales

1. Contribucin al objetivo o unidad.

El propsito comn de cualquier plan que se desarrolle se debe encausar al logro de los objetivos organizacionales

2. Factibilidad

Todos los planes que se elaboren, deben ser posibles de alcanzar, sin que sean tan holgados que no requieran esfuerzo o exijan demasiado.

3. Objetividad o precisin

Todos los datos requeridos e informacin que resulta de la planeacin debe ser clara, comprobable, verificable y cuantificable.

4. Flexibilidad o cambio de ruta.

En ocasiones habr imprevistos que nos harn realizar cambios en los planes, por lo que los planes debern tener alternativas, sin perder de vista el objetivo.

Debe participar y comprometerse con el proceso de planeacin Todo el personal de la empresa


5. Participacin y compromiso

Para esto debe estar altamente motivado

Tcnicas de planeacin

Tcnica es la forma de hacer las cosas, es el mtodo o conjunto de procedimientos para realizar algo u obtener un resultado, as que la planeacin se apoya en diversas tcnicas que la ayudan en su cumplimiento.

Cronograma Diagrama de Gantt PERT (Program Evaluation and Review Technique) CAM (Critical Path Method) Manual de planeacin

3. ORGANIZACIN

Una vez definido qu puede hacerse (previsin) y qu se va a hacer (planeacin); hay que determinar cmo hacerlo, esto le corresponde a la organizacin

Organizar: es integrar y estructurar los recursos y los rganos involucrados, estableciendo sus relaciones y asignando sus atribuciones.

La organizacin implica los siguientes pasos: 1. Determinar los trabajos requeridos. 2. Divisin del trabajo. 3. Agrupar las actividades - Puestos - rganos (departamentos)

4. Descripciones de puestos. 5. Asignar los recursos. 6 Coordinar los esfuerzos.

Determinar los trabajos requeridos

Para cumplir con los objetivos sealados en la planeacin. Ejemplo: cumplir el objetivo de que en la fiesta se diviertan todos.

Divisin del trabajo

Se analizan y clasifican las actividades necesarias para realizar cada trabajo. Ejemplo: hacer invitaciones, preparar comida, adornar lugar.

Agrupar actividades

Determinar quien las realizar y donde sern efectuadas. Puesto: Unidades de trabajo de acuerdo a la especializacin. Coordinador, decorador, tesorero. rganos: Divisin de acuerdo a la agrupacin de puestos (departamentos) Decoracin, limpieza.

a.

b.

Descripcin de puestos

Especificar en forma estandarizada las funciones, relaciones de autoridad, responsabilidad y comunicacin, para el correcto desempeo de cada puesto.

Asignar los recursos


Todos los recursos requeridos para la realizacin de las diversas tareas: materiales, tcnicos y econmicos.

Coordinar los esfuerzos


Procedimientos formales e informales que ayudan a sincronizar los recursos, esfuerzos del personal y unidades hacia el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Manuales, instructivos, reglamentos.

Principios generales de organizacin


1. Unidad de objetivos con eficiencia.

Actividades (todos niveles)

objetivo organizacional

Solo ejecutar tareas necesarias, con mnimo esfuerzo y costo

2. Divisin del trabajo o especializacin.

Dividir el trabajo en tareas simples, quien las ejecute deber volverse especialista y eficiente

3. Jerarqua o escalar. Los canales que indican jerarqua deben estar claramente definidos. Entre ms clara sea la lnea de autoridad ms clara ser las responsabilidad.

4. Correspondencia entre autoridad y responsabilidad. El grado de autoridad corresponde al grado de responsabilidad que tendr cada persona.

5. Unidad y nivel de mando. Las ordenes sobre un tema deben provenir de un mismo jefe para evitar confusiones.

6. Definicin de puestos. Todos los deberes que le competen a cada puesto debern definirse por escrito y difundirse.

7. Amplitud o tramo de control. Existe un limite sobre el nmero de subordinados que un ejecutivo puede controlar, este depender de la jerarqua.

8. Coordinacin o equilibrio. Aunque cada rea y puesto tienen definidas sus funciones, deben coordinarse entre s, pues persiguen el mismo objetivo.

9. Continuidad o flexibilidad. La empresa deber ser flexible para adaptarse a los cambios que se presenten en su entorno y pueda subsistir.