INSTITUTO PROFESIONAL AURORA ROSSELLS DE FE Y ALEGRA

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patrn

Lic. Ana Mongoveri

INTEGRANTES: CRDOBA LOURDES MEDRANO FLORES ROXANA

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SISTEMA POR ASUNTOS Y MATERIAS

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CONCEPTO
Este

mtodo consiste en agrupar los documentos de acuerdo al tema o asunto en una correspondencia.

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concepto
Los documentos que tengan relacin

con el mismo asunto llevarn la misma clasificacin. Como es lgico, podra haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por mtodos alfabticos, numricos, etc.
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ESTE TIPO DE CLASIFICACIN SE APLICA EN: Organismos Oficiales Oficinas de ventas o

de servicios

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ES EL MS EMPLEADO POR:PERIODISTAS ESCRITORES

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Los documentos que

llegan a la Oficina se clasifican y archivan sistemticamente por MATERIA o CONTENIDO en riguroso orden alfabtico.

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Es

importante conocer la actividad que desarrolla la Empresa. adecuada clasificar documentacin.

MANEJO CORRECTO DE ESTE SISTEMA

Encontrar la palabra

para la

Es

importante seleccionar correctamente el nombre del asunto bajo el cual se 3/1/13 archivar la

En

algunas Oficinas o Empresas la documentacin se archiva de acuerdo al asunto tratado en lugar de orden alfabtico. Se debe subrayar lo ms importante para un mejor control.

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Los ttulos que se

escojan deben ser de carcter especfico.

Se debe contar, con

un ndice de materias con el fin de evitar la duplicidad de temas para registrar.

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Es

recomendable e importante que la Secretaria sepa bien la organizacin y la actividad que realiza la Empresa para que de sta forma cumpla 3/1/13

Este tipo de archivo es

til para Empresas.

algunas

El archivo por materias

se puede utilizar con otros sistemas de clasificacin por ello se convierte en el mtodo de archivo ms completo y eficaz.

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EJEMPLOS
Un
PLIZAS

DE

SEGURO
SEGUROS

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ejemplo de clasificaci n para una empresa

como:
Accidentes Automviles, Incendios, etc.

El asunto principal

sera Viajes, a su vez ste podr tener distintos subdivisiones: Canad, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificacin tendremos a las personas ordenadas segn el criterio alfabtico. 3/1/13

La correspondencia

referente a PLIZAS DE SEGURO podra archivarse rotulando la carpeta con la palabra SEGUROS; a su vez sta carpeta podra subdividirse en otros como: Accidentes, automviles, incendios, etc.

VOLUMEN DE DOCUMENTOS O CORRESPONDENCIA PARA ARCHIVAR POR ASUNTOS PEQUEA NUMEROSA

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PEQUEA

NUMEROSA

Si es pequea, las carpetas rotuladas se Si es numerosa, debe organizarse un

sistema archivan alfabticamente de completo detrs de las guas archivo por asuntos. que lleven el nombre del asunto.

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DISTINTOS SISTEMAS DE ARCHIVO POR ASUNTOS

Los

asuntos deben los TTULOS archivarse en orden En puede usarse alfabtico como un nmeros en lugar de diccionario. palabras. EJEMPLO EJEMPLO Documentos un asunto relativos a En numrico por ESCRITORIOS se asuntos sencillos, archivarn bajo la los TTULOS letra E. 3/1/13 principales se

EJEMPLO
La

correspondencia sobre sillas y escritorios puede considerarse como subdivisiones de MOBILIARIO. de Seguro de accidentes e incendios como subdivisin de SEGUROS.

La

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Asuntos que se

relacionan entre s, pueden ser agrupados en unidades lgicas.

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FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO

FECHA DOCUMENTO PRESTADO RECIBIDO FECHA A: POR: DEVOLUCI N

FORMATO DE PRSTAMO DE DOCUMENTO

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