Nociones Bsicas MS PowerPoint

Taller Europeo MTN Universidade Snior da Corua

Qu es PowerPoint?
PowerPoint es una aplicacin de Microsoft que se utiliza para crear presentaciones con el objetivo de que proporcionen un apoyo visual y sirvan de guin para quien realiza una exposicin. Mediante PowerPoint podremos aadir herramientas multimedia que incluyan audio y video, de tal forma que la presentacin pase a ser ms activa e, incluso, interactiva.

Con carcter previo

Antes de confeccin de una presentacin es conveniente ordenar las ideas que se van a transmitir, respondiendo a las preguntas:

Qu quiero contar? A quin se lo quiero contar? Cual es el modo ms efectivo de comunicar mis ideas en funcin de las circunstancias?

As, es aconsejable realizar una planificacin previa de la presentacin: el orden en el que se van a exponer las ideas y el tiempo a emplear.

Esquema
Algunas presentacines tienen una estructura en tres partes:
1.

2.

3.

Introduccin. Planteamiento del asunto o situacin. Suele ser aconsejable que los espectadores sepan qu esquema se va a seguir. Desarrollo. La parte ms extensa, donde se analizan las cuestiones de una manera ordenada, comenzando por los aspectos ms generales y luego los ms concretos, agrupando los aspectos a tratar por temas. Conclusin. Se exponen las conclusiones finales.

Reglas prcticas
A) Pensar siempre en los espectadores. La transparencia debe poder leerse desde la ltima fila.
B) No sobrecargar la transparencia con excesivo texto e imgenes. Es un guin y no todo el contenido puede ir en la misma. C) Pensar desde el principio la combinacin de colores y esttica, en consideracin del tema, el pblico y otras circunstancias.

D) No seleccionar un nmero excesivo de colores, de fuentes, ni de combinaciones de colores.

E) Mantener la coherencia formal y la esttica elegida.

Reglas prcticas (II)

F) Mantener la imagen de la presentacin.
G) Tratar de comunicar visualmente, con elementos visuales
como grficos, diagramas o fotografas.

I) La comunicacin debe ser dinmica, incluida la secuencia de proyecciones en la presentacin de los datos e ideas. J) Crear una estructura lgica. I) Comprobar el resultado final, en el lugar y en las condiciones de luz y proyector que utilizar en la presentacin.

Abrir el programa

Desde el botn Inicio situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Se despliega un men; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas instalados; buscar Microsoft PowerPoint, y hacer clic sobre l.

Directamente, hacer doble clic sobre el icono del programa en el escritorio

Por defecto, PowerPoint siempre que se ejecuta al principio abre un archivo en blanco.

Abrir el programa

Pantalla inicial

Elementos

El espacio central de la ventana es el entorno de trabajo donde visualizamos y creamos las diapositivas que van a conformar la presentacin. Una diapositiva no es ms que una de las pantallas que forman parte de la presentacin, como si fuera una pgina de un libro.

Elementos: Barras
Barra de ttulo Contiene el nombre del documento en el que estamos trabajando. Si creamos una presentacin nueva le es asignado un nombre provisional: Presentacin1, hasta que guardemos y le demos el nombre que decidamos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
Barra de acceso rpido Contiene las operaciones ms habituales como Guardar , Deshacer o Repetir . Puede personalizarse para aadir los botones que se deseen. Para ello, hay que hacer clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona los botones de los comandos a aadir.

Elementos: Barras
Barra de Opciones Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos. En ocasiones, algunas de las opciones no estarn disponibles, se reconocen porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn la tarea que se est realizando. En principio , est pensada para mostrar tan slo las opciones que sean tiles en cada tarea.

Las vistas
PowerPoint dispone de varias opciones para visualizar nuestro trabajo en la pantalla.

El rea de esquema muestra los ttulos de las diapositivas que vamos creando con su nmero e incluso las diapositivas en miniatura, si seleccionamos su pestaa. Al seleccionar una diapositiva en el rea de esquema, sta aparecer inmediatamente en el rea central de trabajo para poder modificarla.

Las vistas
Con los Botones de Vistas podemos elegir el tipo de Vista, segn nuestra conveniencia. El icono resaltado indica el tipo de vista en que se encuentra.

Las vistas
El rea de notas es el lugar donde podemos aadir las notas que sirvan de apoyo para la presentacin. Las notas no se ven en la presentacin pero, si lo deseamos podemos indicar que deben aparecer en la impresin cuando imprimamos la presentacin en papel.

Las vistas

Vista Normal - Diapositivas.

En esta vista tenemos a la derecha la diapositiva y a la izquierda un esquema de las diapositivas.

Vista Normal - Esquema.

Presenta en forma esquemtica la estructura total de la presentacin, para que sea identificable y editable el texto.

Vista Normal
Presenta individualmente cada diapositiva y su presentacin preliminar.

Vista Clasificador de Diapositiva.

Presenta el conjunto de diapositivas para clasificar y secuenciar las diapositivas.

Presentacin con diapositivas.

Mediante este botn se puede iniciar la presentacin de las diapositivas.

Crear una Presentacin Plantillas

Desplegar el Botn Office.
Seleccionar opcin Nuevo. En el cuadro de dilogo Nueva presentacin hacer click sobre la categora Plantillas instaladas y aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

Crear una Presentacin Plantillas

Crear una Presentacin Plantillas

Seleccionar la plantilla de diseo preferida, y en la parte de la derecha aparecer una vista previa de la plantilla seleccionada. Cuando se haya decidido la plantilla, se pulsa el botn Crear.

Guardar una Presentacin

Abrir el Botn Office, seleccionar la opcin Guardar o tambin se puede hacer con el botn

Si es la primera vez que guardamos la presentacin nos aparecer una ventana con opciones.

Guardar Presentacin

En la lista desplegable Guardar en seleccionamos la carpeta donde guardar la presentacin. En la casilla Nombre de archivo escribimos el nombre del archivo de la presentacin, y pulsamos en el botn Guardar.

Guardar una Presentacin

Si no es la primera vez que guardamos la presentacin, podemos hacer click en el botn de guardar de la barra de acceso rpido o seleccionar la opcin Guardar del Botn Office. No aparecer la ventana anterior, y se guardarn los cambios sin preguntar. Si queremos guardar la presentacin con otro nombre , abrimos el Botn Office y seleccionamos la opcin Guardar como. Aparecer la misma ventana de antes. Cuando utilizamos esta opcin tendremos dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre.

Abrir una Presentacin

Ir al Botn Office y seleccionar la opcin Abrir. En esa misma seccin aparecen los nombres de las ltimas presentaciones abiertas. Si quieres que alguno de estos archivos parezca siempre haz clic sobre el botn y el archivo quedar fijado en la lista, de modo que siempre que abrs el Botn Office podrs encontrarlo rpidamente. Haciendo click en Abrir se aparece la siguiente ventana:

Abrir una Presentacin

En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionaremos la unidad y la carpeta donde est la presentacin. Seleccionamos la presentacin y hacemos click en el botn Abrir. Para que aparezca una pequea visualizacin de la presentacin a la derecha, haremos click en el botn de vistas y elegiremos la Vista Previa.

Insertar nueva diapositiva

Es conveniente tener seleccionada la pestaa diapositiva del rea de esquema para apreciar mejor cmo se aade la nueva diapositiva. Pulsa en el botn Nueva diapositiva que se encuentra en la pestaa Inicio. Si est una diapositiva existente seleccionada se inserta la nueva despus de sta. Si hacemos clic en la flecha bajo el botn Nueva diapositiva, podremos elegir su diseo o tema.

Copiar una diapositiva

Es mejor tener seleccionada la pestaa de diapositiva del rea de esquema, para que sea ms fcil situar el lugar dnde copiar la diapositiva.

Seleccionar la diapositiva a copiar y pulsar en el botn en la pestaa Inicio. Despus seleccionar la diapositiva trs de la cual se insertar la diapositiva y pulsar el botn

Copiar varias diapositivas

Si se quiere copiar ms de una diapositiva, se deben seleccionar manteniendo pulsada la tecla CTRL. Si las diapositivas estn consecutivas se pueden seleccionar manteniendo pulsada la tecla SHIFT y haciendo click la ltima diapositiva. Ya seleccionadas se siguen los mismos pasos de copiar, situarse y pegar.

Mover diapositivas

Seleccionar la diapositiva a mover, y sin soltar el botn izquierdo del ratn, arrastrarla hasta la posicin que se desee. Cuando se desplaza, el puntero del ratn se convierte en una flecha con un rectngulo debajo, y aparecer una lnea entre las diapositivas. Esta lnea indica en qu posicin se situar la diapositiva. Ya situado en la posicin donde situar la diapositiva, soltar el botn del ratn y la diapositiva se desplazar a la posicin e se corrige la numeracin de las diapositivas.

Mover diapositivas

Eliminar diapositivas
Seleccionar las diapositivas a borrar. Para eliminarlas hay varias formas:

En la pestaa Inicio, seleccionando la opcin Eliminar. Utilizando el men contextual sobre una diapositiva pulsando con el botn derecho y seleccionar Eliminar diapositiva. Pulsando la tecla SUPR.

Objetos

Son los elementos que se pueden incorporar a una diapositiva, por ejemplo un grfico, una imagen, textos, vdeos, sonidos, etc. En ellos podemos realizar las mismas funciones que con las diapositivas: seleccionar, mover, copiar, eliminar, etc.

Seleccionar Objetos

Para seleccionar un objeto o elemento de la diapositiva nicamente tienes que hacer clic sobre l. Si aparece el marco del objeto con este aspecto, haz clic sobre el marco y el objeto pasar a estar seleccionado. El marco tomar un aspecto diferente

Seleccionar Objetos

Para quitar la seleccin haz clic en cualquier parte fuera del marco. Si tienes que seleccionar varios objetos mantn pulsada la tecla SHIFT (maysculas) y con el ratn selecciona los objetos. Si quieres dejar de seleccionar uno de los objetos que tienes seleccionados manteniendo pulsada la tecla CTRL selecciona el objeto que quieras quitar de la seleccin.

Copiar y pegar un Objeto

Seleccionar el objeto haciendo click sobre l. Copiar: con las teclas (Ctrl + C), con la opcin Copiar del men contextual (clic con el botn derecho), o con el icono de la banda de opciones. Situarse en la diapositiva donde pegar el objeto. Pegar: con las teclas (Ctrl + V), con la opcin Pegar del men contextual (clic con el botn derecho), o con el icono de la banda de opciones.
La accin copiar duplica el objeto, y tendremos dos objetos iguales.

Mover objetos

Primero seleccionar el objeto haciendo click sobre l, aparece un marco a su alrededor. Situado sobre l (pero no sobre los crculos del marco), el cursor toma el siguiente aspecto

Pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltar, arrastrar el objeto hasta estar situado donde se desea, entonces soltar el botn del ratn y el objeto se sita en la posicin indicada.

Modificar el tamao de los objetos

Para visualizar el marco del objeto se hace click sobre el objeto, y en el marco aparecen ocho crculos o puntos que sirven para modificar el tamao. Situado en los puntos de las esquinas, el puntero del ratn se convierte en una flecha de dos direcciones
para modificar al tiempo el ancho y el alto, haciendo click en el crculo cuando aparece la flecha, manteniendo el botn izquierdo del ratn y arrastrando hasta el tamao deseado, luego se suelta el botn del ratn. Los puntos en la mitad de los lados verticales a diferencia de los anteriores, solo permiten modificar el ancho del objeto. Cuando el cursor est sobre estos puntos, toma esta forma: Los puntos en la mitad de los lados horizontales permiten modificar el alto del objeto. Cuando el cursor est sobre estos puntos, toma esta forma

Girar o Voltear un objeto

Seleccionar el objeto, y desplegar el men Girar de la pestaa Formato. Seleccionar el tipo de giro a realizar entre los propuestos:
Girar 90 a la izquierda.

Girar 90 a la derecha. Voltear horizontalmente (como eje de simetra la vertical). Voltear verticalmente (como eje de simetra la horizontal).

Manteniendo el cursor sobre la opcin deseada, el objeto gira para que veamos el resultado. Pero el cambio no ser real si no pulsamos.

Girar o voltear un objeto

Para girar el objeto libremente, hacer click sobre unos puntos verdes alrededor del objeto y que se pueden arrastrar, girando el objeto. La punta del puntero del ratn aparece una flecha en forma circular. Situado sobre el punto verde se arrastra el ratn hacia la posicin deseada. Conseguido el giro, soltar el botn izquierdo del ratn.

Ordenar objetos

Puede suceder que insertes varios objetos unos encima de otros y que alguno de ellos oculte al otro. PowerPoint incorpora la opcin ordenar que te permitir mover los objetos a planos distintos. Para ordenar objetos primero tienes que seleccionar el objeto al que quieras cambiar su orden. Una vez seleccionado haz clic en la pestaa Formato y despliega una de los dos mens: Traer al frente o Enviar al fondo.

Ordenar objetos

Si seleccionas la opcin Traer al frente el objeto que tengas seleccionado pasar a ser el primero por lo que si los pones encima de otro este objeto tapar a los que tiene debajo. Si seleccionas la opcin Traer adelante el objeto que tengas seleccionado pasar una posicin hacia adelante. Si seleccionas Enviar al fondo este objeto pasar a ser el ltimo por lo que cualquier objeto que haya encima de l lo tapar. Si seleccionas Enviar atrs este objeto pasar una posicin atrs.

Eliminar objetos

Seleccionar el objeto a eliminar. Despus borrar pulsando la tecla SUPR. As se eliminan textos, grficos, imgenes,

Deshacer y Rehacer
Para Deshacer la ltima accin realizada: Seleccionar la opcin Deshacer de la barra de acceso rpido, Hacer click en el tringulo del botn para desplegar una lista con las ltimas acciones realizadas. Marcar la que queremos deshacer.
Para Rehacer la ltima accin realizada: Seleccionar la opcin Deshacer de la barra de acceso rpido, Igual que para deshacer, podemos rehacer operaciones marcndolas de la lista desplegable del botn.

Objetos de Texto
Insertar texto Si usamos los diseos de PowerPoint, una vez seleccionado, hacer click en el recuadro de la diapositiva sobre la que insertar el texto, el texto que apareca por defecto (Haga clic para agregar titulo, p.ej.) desaparecer y aparecer el punto de insercin. Empezar a teclear el texto. Terminado de introducir el texto, hacer click con el ratn en cualquier otra parte de la diapositiva o pulsar la tecla ESC por dos veces.

Objetos de Texto
Aadir texto nuevo Para aadir un nuevo cuadro de texto, hacer clic en el botn Cuadro de texto de la pestaa Insertar.
El cursor cambia de forma Donde se quiera insertar el nuevo cuadro de texto se hace clic con el botn izquierdo del ratn, y mantenindolo pulsado, se arrastra para definir el tamao del cuadro. Se suelta cuando tenga el tamao deseado. Dentro del cuadro aparece el punto de insercin para escribir el texto. Ya acabado de insertar texto, hacer click en cualquier otra parte de la diapositiva o pulsar dos veces ESC.

Cambiar aspecto del texto

PowerPoint permite cambiar la fuente, el tamao y el color de los textos como en Word. Primero tienes que seleccionar el texto al que quieres cambiarle el aspecto. Hacer click en Fuente en la pestaa Inicio Utilizando el cuadro de dilogo Fuente. Para abrir el cuadro de dilogo hacemos clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin.

Cambiar aspecto del texto

Se puede cambiar el color de los textos, en la lista desplegable Color de fuente, seleccionando otro. Si no apareciera en la lista, pulsar en el botn Ms colores, aparecer otra ventana y de la pestaa Estndar seleccionar el deseado. Una vez seleccionado, pulsar Aceptar. Se puede hacer tambin desde la barra de formato con el icono

Alineacin de Prrafos

Para aplicar una alineacin puedes utilizar los iconos de la la barra de formato o desplegar el men Formato y seleccionar Alineacin, despus elige la que ms te guste.

Existen 4 tipos de alineacin:

Izquierda que situa al texto lo ms cerca del margen izquierdo. Derecha que situa al texto lo ms cerca del margen derecho. Centrado que centra el texto. Justificado Acopla el texto al ancho del cuadro de texto.

Grficos

Para insertar un grfico en una diapositiva, pulsar en el botn Grfico de la pestaa Insertar. Se abre un cuadro de dilogo para eleccin del tipo de grfico a mostrar, seleccionar uno y pulsar Aceptar.

Grficos

En la lista de la izquierda, seleccionar el tipo de grfico, aparecern subtipos de grficos en la zona de la derecha de la ventana, relacionados con el tipo genrico elegido antes. Seleccionar el grfico. PowerPoint insertar el grfico en la diapositiva y mostrar la hoja de datos de ejemplo con las cantidades que se representan en el grfico.

Grficos

En la hoja de datos, la primera columna representa la leyenda, la primera fila representa el eje X (horizontal) y las cantidades representan el eje Y. Ya insertado el grfico es fcil de modificar los datos de la hoja de datos: sobre la celda a modificar, hacer click e insertar el nuevo valor que se ver representado en la grfica. Cuando se est trabajando con un grfico en la barra de herramientas estndar aparecen nuevos botones.

Formas

PowerPoint permite crear dibujos, partiendo de lneas o trazos, de figuras bsicas o de formas predefinidas. Se les llama Formas. Para dibujar una forma en nuestra presentacin, debemos elegir el tipo de forma, desplegando el botn Formas en la pestaa Inicio o en la pestaa Insertar: La seccin Lneas, nos permite dibujar lneas rectas, curvas, flechas. En Lneas tambin hay herramientas de dibujo, forma libre y mano alzada. Al acabar, habr que hacer doble click. Seleccionada una forma, hacer click sobre ella. Despus, hacer clic sobre el rea de la diapositiva donde queremos que empiece, y arrastrar sin soltar el botn hasta donde queremos que finalize.

Sonidos

Para insertar un sonido en una presentacin desplegar la pestaa Insertar y escoger Sonido. Aparecer una lista donde insertar un sonido ya almacenado en tu ordenador (con la opcin Sonido de archivo), o grabar t mismo el sonido e incluso insertar como sonido una pista de un CD de audio. Cuando la banda de opciones sea de un tamao reducido, este icono aparecer en el desplegable Clip multimedia.

Sonidos

Modificar los parmetros de los sonidos insertados , con la nueva pestaa de opciones que aparecer, Opciones de sonido:

Con la casilla Repetir la reproduccin hasta su interrupcin marcada, el sonido no parar hasta cambiar de diapositiva. En Reproducir sonido, podemos elegir si el sonido se reproduce Automticamente al iniciar la diapositiva, si lo hace al Hacer clic encima, o si se reproduce para Todas las diapositivas.

Sonidos
Para refinar las propiedades del sonido: Despliega la pestaa Animaciones, y haz clic en el botn Personalizar animacin. Aparecer un cuadro de dilgoo con el listado de los elementos en pantalla. En ese listado despliega el cuadro referente al sonido y selecciona la opcin Opciones de efectos...

Sonidos
Se abrir la ventana Reproducir sonido. En esta ventana podemos hacer que el sonido se inicie en la diapositiva y contine en las siguientes diapositivas (til para definir msica de fondo para toda la presentacin) y otras opciones.

Sonidos
Insertar sonidos desde un archivo Desplegar la pestaa Insertar y desplegar Sonido. Seleccionar Sonido de archivo.... Se mostrar una ventana en la que que buscar la ruta del archivo de sonido, una vez encontrado, pulsa Aceptar.
Insertar pista de un CD de audio Desplegar la pestaa Insertar y desplegar Sonido. Selecciona Reproducir pista de audio de Cd ....

Pelculas
Insertar pelculas desde la galera multimedia Desplegar la pestaa Insertar y desplegar Pelcula. Seleccionar Pelculas de la galera Multimedia... Aparece una lista de las distintas pelculas de la galera de PowerPoint. Hacer doble clic sobre una para insertarla.
Insertar pelculas desde un archivo Desplegar la pestaa Insertar y desplegar Pelcula. Seleccionar Pelcula de archivo.... Se mostrar una ventana en la que buscar la ruta del archivo de pelcula, una vez encontrado, pulsar Aceptar.

Animaciones
Para animar un objeto hay que seleccionarlo, luego ir a la pestaa Animaciones y Personalizar animacin.
Aparecer

el panel de Personalizar animacin. En este panel aparece el botn desplegable Agregar efecto con el que seleccionaremos el tipo de efecto a aplicar, elegir la trayectoria exacta del movimiento, con el men Trayectorias de desplazamiento. Se puede usar el botn Quitar para eliminar una animacin. En la lista desplegable Inicio podemos seleccionar cundo queremos que se aplique la animacin (al hacer clic sobre el ratn, despus de la anterior diapositiva, etc).

Animaciones

Las dems listas desplegables cambian en funcin del tipo de movimiento y el inicio del mismo. La Velocidad podemos controlarla en casi todas las animaciones a un objeto. El botn Reproducir muestra la diapositiva tal y como quedar con las animaciones aplicadas.

Transiciones

La transicin permite determinar cmo va a producirse el paso de una diapositiva a otra. Se despliega la pestaa Animaciones y se selecciona una de las opciones de Transicin a esta diapositiva. Permite seleccionar el movimiento de transicin entre una diapositiva y la siguiente. En Velocidad indicamos la velocidad de la transicin e incluso podemos insertar algn sonido de la lista Sonido. En Avanzar a la diapositiva podemos indicarle que si para pasar de una diapositiva a otra hay de hacer clic con el ratn o es por tiempo de transicin. Se pueden aplicar estas caractersticas a todas las diapositivas pulsa con el botn Aplicar a todo.

Ensayar intervalos

Ensayar intervalos permite calcular el tiempo necesario para ver cada diapositiva. Para calcular el tiempo, hay ir a la pestaa Presentacin con diapositivas y elegir la opcin Ensayar Intervalos. La presentacin empieza a reproducirse pero, en la parte superior izquierda aparece una especie de contador que cronometra el tiempo que se tarda en pasar de una diapositiva a otra pulsando algn botn del ratn.

Ensayar intervalos

En el recuadro blanco te mostrar el tiempo para la diapositiva actual y el recuadro del tiempo que aparece en la parte derecha muestra la suma total de intervalos, es decir, el tiempo que transcurrido desde la primera diapositiva. Terminado el ensayo, PowerPoint pregunta si se quieren conservar esos intervalos para aplicarlos a cada diapositiva. Si se contesta que s, aparece una pantalla que muestra en miniatura las diapositivas y bajo de cada una, el tiempo usado para verlas.