Redao Tcnica

e Documenta o

Nesta unidade, temos como objetivo identificar como a linguagem e alguns de seus fenmenos so usados na comunicao e na interao com o outro. A linguagem um instrumento natural de comunicao do ser humano. Usamos a linguagem para expressar nossos pensamentos e sentimentos; defender nossas ideias; ler e reler, compreender, dar sentido s coisas; fazer inferncias sobre a situao social, poltica e econmica do pas; para aprender com os textos, que registram a linguagem por meio de smbolos, o que constitui a escrita; para entender o mundo. Enfim, so muitas as funes e as atividades de linguagem que realizamos.

Interagimos com as pessoas e com as instituies usando a linguagem verbal e no verbal de forma to natural, que nem paramos para pensar como isso ocorre. Por exemplo, na escola, no exerccio de seu papel social e administrativo, o (a) secretrio (a) atende muitas pessoas: diretor (a), professores (as), alunos (as), pais, etc. Para isso, usa a fala, conversando, interagindo para resolver problemas, prestar servios que fazem parte de sua rotina.

Nossos gestos, modo de nos vestir, o tom da nossa voz, tudo isso est relacionado nossa forma de falar na interao com o outro. Por isso, muitas pessoas recebem elogios: como fulano educado, eu fui muito bem atendida pela secretria, como ela educada. Os elogios surgem porque a comunicao foi boa, bem recebida pelo outro. A escrita faz parte da rotina de trabalho da escola, principalmente nos servios administrativos.

Muitos servios so realizados por meio de documentos prprios (documentao) dos servios administrativos: produzimos documentos, registramos matrculas dos (as) alunos (as), manuseamos o computador, interagimos por meio de e-mails, etc. Para isso, necessrio ter um bom domnio da escrita, conhecendo suas regras e sabendo aplic-las na produo de documentos que fazem parte de servios especficos, como os da secretaria, departamento de pessoal, entre outros. No entanto, escrever com clareza, objetividade e conciso tambm faz parte da boa comunicao.

Comunicamo-nos utilizando a linguagem verbal (fala e escrita) e a no verbal (gestos corporais e faciais, tom de voz, modo de se vestir, etc.). Para tornar nossa conversa mais didtica, vamos falar de lngua e de linguagem verbal e no verbal mais detalhadamente. Vale lembrar que esta apostila tambm fala de linguagem. Falar de linguagem nunca demais, ainda mais quando a vemos de vrios pontos.

Lngua
Para o linguista Ferdinand de Saussure (1916), a lngua um conjunto sistemtico de convenes sociais, utilizadas pela coletividade para gerar a comunicao. Constitui-se de signos lingusticos que resultam da unio de significante (imagem acstica) e significado (conceito). Dessa forma, a imagem acstica rvore significa vegetal lenhoso, com tronco e folhas ou, ainda, outros significados como rvore de natal, genealgica, etc. A variao de significado depende do que, de onde e com quem estamos falando. Portanto, o significado das palavras se apresenta de forma polissmica, pois podemos utilizar uma palavra (imagem acstica) com vrias sentidos (conceitos), dependendo do contexto de uso. A lngua se concretiza por meio da fala, linguagem verbal, e a fala, por sua vez, so representadas por meio da escrita.

Linguagem verbal
A linguagem verbal se realiza na fala e na escrita. Concretiza-se na fala, que se realiza por meio de signos lingusticos. A escrita representa o que falamos, mas no de forma to exata. Utilizamos para escrever smbolos: alfabeto, sinais de pontuao, acentuao, nmeros, etc. Portanto, utilizamos a fala e a escrita para dar sentido s nossas aes e atividades de linguagem e, principalmente, estabelecer a comunicao.

Linguagem no verbal
O sentido que damos s coisas do mundo e a comunicao que se estabelece entre as pessoas no ocorrem apenas por meio da linguagem verbal. Lemos o mundo, os fatos sociais e as pessoas utilizando a linguagem no verbal.

Por exemplo: quando o semforo aciona a luz amarela, isso significa ateno, pois em poucos segundos ser acionada a luz vermelha para os carros pararem em um determinado lugar, sinalizado na via de trnsito. Veja que as cores, nesse contexto, tm um significado especfico, representam um tipo de linguagem, que chamamos de no verbal.

Podemos citar como exemplos de linguagem no verbal as cores, cones, movimentos corporais e faciais, desenhos, fotografias, situaes, mmicas, lugares, etc.

A comunicao ocorre por meio da linguagem verbal, da no verbal e na associao das duas. Um bom exemplo do uso das duas linguagens a utilizao de documentos que precisam ser expedidos em papel timbrado.

Atividade

Agora, pense e registre, por que h exigncia de certos documentos serem produzidos em papel timbrado, isto , com a logomarca da empresa?

Variedades lingusticas
Um fato que faz parte da nossa realidade social a existncia de variedades lingusticas, isto , formas diferentes das pessoas falarem uma mesma lngua. De forma simples, so exemplos de variedades lingusticas: os sotaques das pessoas de diferentes regies, a forma de falar de algumas tribos de adolescentes, que usam as grias; a forma de falar de alguns desportistas; a linguagem tcnica de determinados profissionais, como mdicos, advogados, policiais; a lngua padro e a considerada no padro. Exemplos de variedades lingsticas:

Na fala
Fala de cantor de rap Ento a nossa filosofia mostrar pras pessoas, n, tentar passar pras pessoas que elas podem brilhar, que elas so importantes [...] isso a. Ento ns viramos p negro e falamos: p, carinha, o negcio o seguinte, tu bonitu, tu num feio como dizem

Fala de um mdico explicando algumas doenas do corao Tem gente que nasce com o corao maior ou menor, e com vrios defeitos. Essas so as cardiopatias congnitas. O corao pode nascer com inmeros defeitos. Agora, o tamanho do corao tambm tem a ver com outros problemas que no so congnitos, com a insuficincia coronariana.

Na escrita
Documento escrito na norma padro ATA Aos trs dias do ms de setembro de dois mil e seis, foi inaugurado na Escola Felicidade do Campo, pelo Secretrio de Educao do Municpio de Alegre, o complexo poliesportivo Vida de atleta. Ele mede cerca de dois mil metros quadrados, tem uma piscina olmpica, seis banheiros: trs femininos e trs masculinos, dois vestirios e uma cantina. Aps a inaugurao, os

Linguagem escrita coloquial Bilhete Me Sa com meus colegas 2 horas da tarde, v no cinema assistir um filme chamado. A idade do gelo II. No me espera pra jantar. T levando dinheiro pro lanche. Beijo, Karol

Todas as lnguas do mundo tm suas variedades lingusticas, pois as pessoas no so iguais, elas pertencem a culturas diferentes e formas de socializao que variam e marcam suas identidades. A lngua, devido a fatores sociais, polticos, econmicos e de escolarizao, apresenta variedades que so consideradas padro e no padro. A primeira tida pela sociedade como a lngua culta, a de prestgio. A segunda, muitas vezes, as pessoas que a dominam so estigmatizadas, ou seja, so tratadas com preconceitos e desrespeito, o que no deveria acontecer, pois rotular com certos adjetivos as pessoas

Atividade

Escreva um documento utilizado na empresa (pode ser um memorando, uma ata ou um requerimento, entre outros.) e um bilhete, convidando um amigo muito prximo para ir ao clube. Atente-se para a variedade lingustica que voc deve usar.

Competncia comunicativa
A competncia comunicativa de uma pessoa lhe permite saber adequar sua fala dependendo do seu interlocutor. Isso consiste em demonstrar habilidades de saber o que falar e como falar, utilizando as regras da lngua, com o estilo formal ou informal. Se conversamos com uma pessoa desconhecida, claro que usamos o estilo formal. Por exemplo: o senhor, por favor, pode me informar, quando posso renovar a matrcula do meu filho para o prximo semestre?. J com uma pessoa conhecida, em um momento de descontrao, o estilo j outro: querida, voc no conseguiu acessar a internet? T brincando!. Portanto, a nossa competncia comunicativa nos possibilita

Gneros textuais
Na interao do cotidiano, usamos diferentes formas de comunicao, sejam elas orais ou escritas. Quando estamos na secretaria da escola, em uma situao de atendimento: dizemos bom dia, o que a senhora deseja? E ela responde o senhor pode me informar quando vai comear o perodo de renovao de matrcula?. Estabelece-se a uma situao de conversao, com falas bem marcadas. Esse tipo de situao se repete com outras pessoas e com variao do discurso, todos os dias, nesse contexto de trabalho. A essa configurao, podemos chamar de gnero textual da oralidade. por meio dos gneros da oralidade e da escrita que nos

Regras de escrita
Na comunicao, principalmente nos gneros textuais escritos, utilizamos regras da lngua consideradas padro. Assim, nesta unidade, o objetivo tratar de tpicos gramaticais aplicados escrita. No mdulo Produo Textual na Educao Escolar, a autora exps como escrever com clareza, conciso, objetividade e apresentou gneros textuais oficiais, utilizados nos contextos administrativos da instituio escolar. Agora, vamos resgatar um daqueles gneros para trabalhar algumas regras da escrita

Memorando
MEMO no 034/2006 Em 1 de agosto de 2006.

Ao Sr. Diretor do Departamento Financeiro Assunto: Atraso de pagamento

Solicito a VS. verificar o motivo do atraso de pagamento, de maio de 2006, dos funcionrios auxiliares de secretaria: Joo Lopes de Almeida, matrcula n. 0007654, e Maria Luiza de Souza Lima, matrcula n. 0029876. Atenciosamente, Aparecida Campos Secretria Escolar

O memorando um tipo de correspondncia interna, que trata de qualquer assunto de trabalho, utilizada entre unidades administrativas da mesma instituio, com o mesmo nvel hierrquico ou no. Perceba que o memorando tem uma configurao mais ou menos fixa e serve a uma esfera social, por isso um gnero textual. Porm, devemos nos atentar para a linguagem que usada nesse tipo de documento e nos outros: ofcio, carta, requerimento, etc., ou seja, na redao oficial. Esse tipo de linguagem formal e enquadra-se no padro de linguagem de prestgio. Assim, fazem parte dessa

a) Locais e datas Devem ser escritos por extenso: Rio Branco, em 23 de junho de 2006. O primeiro dia do ms ser indicado pelo algarismo 1 No necessria a colocao de um zero esquerda da escrita de nmero que indica dia do ms: Braslia, 2 de agosto de 2006. Lei n 1.233, de 6 de abril de 2002.

b) Vocativo Invoca o destinatrio. a expresso utilizada para chamar a ateno da pessoa a quem se escreve. Deve ser seguida de vrgula. Algumas pessoas, no lugar da vrgula, usam os dois pontos.
Senhor Diretor, Senhora Secretria de Estado: As expresses vocativas mais usadas so: Excelentssimo Senhor: para Excelncia. Eminentssimo Senhor: para Eminncia. Senhor/Senhora: para Senhoria. Meritssimo: para Juiz

c) Formas de tratamento Recorremos a essas formas para falar ou escrever a outras pessoas. Essas expresses vm de uma tradio milenar, que como expe Antnio Lima (2005, p. 9), estabeleceu que s autoridades supremas no se poderia falar diretamente, seno por meio de seus elevados atributos. Da, terem surgido expresses como Vossa Majestade, Vossa Excelncia, entre outras.

Selecionamos para voc, algumas formas mais usadas: Voc (v.)/ Vocs (vv.): para pessoas de convvio social mais familiar. Senhor (Sr.)/Senhores (Srs.)/Senhora (Sra.)/Senhoras(Sras.): esses tratamentos marcam um certo distanciamento respeitoso. Vossa Senhoria (V. S.a)/Vossas Senhorias (V. S.as): para pessoas de cerimnia. Vossa Excelncia/Sua Excelncia: a expresso de tratamento de nvel mais elevado. Usa-se para o Presidente da Repblica, Presidente do Congresso Nacional e Presidente

Na escrita da redao oficial deve usar a forma por extenso bem como nos envelopes (Excelentssimo Senhor Presidente da Repblica).
Vossa Santidade (V. S.): para o Papa. Vossa Excelncia Reverendssima (V. Ex.a Rev.ma): para arcebispos e bispos.

Vossa Reverendssima (V. Rer.a) ou Vossas Reverendssimas (V. Rev.mas): para monsenhores, cnegos e superiores religiosos. Vossa Magnificncia (V. Mag.a): para reitores de universidades.

Aqui, registramos alguns tpicos que so peculiares redao oficial. Contudo, indispensvel que o secretrio escolar tenha, em seu local de trabalho, um manual de redao e estilo atualizado, para que possa consultar as regras utilizadas na escrita, tais como: uso de crase, colocao pronominal, ortografia, regncia verbal, regncia nominal, conjugao verbal e uso de pontuao. Vale lembrar que aprendemos com a prtica de escrever, isto , aprendemos escrever, escrevendo.

A linguagem da redao oficial diferente da fala, por isso deve ser objetiva e clara. Deve-se evitar: rodeios e lugares comuns, como: venho por meio desta apresentar.... Com certeza, os materiais foram liberados;

misturar tratamentos pronominais, como a mudana em um mesmo documento de VS.a para voc;

Outro ponto que deve ser observado na produo de redao oficial a esttica do documento, isto , a sua boa apresentao. Assim, devemos prestar ateno nas margens direita e esquerda, espaos no corpo do texto e sua centralizao no papel. Quando conhecemos as diferentes modalidades de uso da linguagem, circulamos com mais liberdade nos diversos contextos sociais.

Noes de documentos e arquivos

Para voc que trabalha com diferentes documentos de um setor de servios, importante rever alguns conhecimentos bsicos sobre documentos, documentao e a funo social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo. Por isso, nosso objetivo nesta unidade expor sobre os temas documentao, documentos e arquivo.

Documentos
Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presena e nossas aes no mundo. Vejamos esta trajetria: uma pessoa comum, ao longo de sua vida, possuidora de Registro de nascimento, Carto de vacinao, Ficha individual escolar, Boletim escolar, Histrico escolar, Identidade, Certido de casamento, etc.

As instituies, pblicas ou privadas, so produtoras, receptoras e, alm disso, preservam e guardam grande quantidade de documentos. Muitos documentos com o tempo deixam de existir, mas outros so preservados como memria viva: documentos administrativos e histricos esto arquivados em lugares prprios para isso, tais como: instituies privadas ou pblicas, centros de documentao, bibliotecas, etc.

Entendemos por documento, conforme o Dicionrio Houaiss Eletrnico, qualquer escrito que possa esclarecer determinado fato ou objeto de valor documental, como construes, peas, papis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algo que instrua, prove ou comprove cientificamente algum acontecimento.

Atividades

Faa a relao de alguns documentos que voc mais utiliza na rotina de seu trabalho e explique qual a funo social deles.

Documentao
A vida moderna se apresenta de forma complexa, cuja dinmica da sociedade atual diferencia-se devido ao progresso industrial e tecnolgico. Nesse contexto, os conhecimentos so produzidos de diferentes formas e por diversas instituies.

Para que seja mais fcil o acesso a eles, documentos especializados so produzidos e normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua funo social. Desse processo, surge a documentao que constitui o conjunto de mtodos que tem como objetivo a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos.

Quanto finalidade da documentao, vamos ler o que Joo Bosco Medeiros e Sonia Hernandes tm a dizer: Em sentido amplo, a documentao tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia, a finalidade da documentao, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como utilizada. (MEDEIROS, Joo Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. So Paulo: Atlas,

A funo social da documentao de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de qualquer campo ou nvel, a busca da histria, de fatos, isto , referncias necessrias para se tomar decises e, sobretudo, gerar informao. Conforme a natureza da empresa, a informao se organiza e se encontra disponvel na forma de jornais, livros, manuais, noticirios, boletins, teses, monografias, programas de computador, etc.

A documentao se apresenta na forma comercial, cientfica ou oficial, conforme sua organizao, utilizao ou finalidade. comercial quando organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins estritamente comerciais. cientfica quando o objetivo principal o de proporcionar informaes cientficas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. E, por fim, oficial quando sua organizao e utilizao tm o obejtivo de auxiliar e assessorar a Administrao Pblica no que diz respeito coleta e classificao de documentos oficiais, tais como: Leis, Leis Complementares, Decretos, etc.

Arquivo
Hoje, a informtica tem nos ajudado muito, facilitando a busca de documentao e informaes em bancos de dados sistematizados de forma precisa e eficiente, tanto que vrias empresas j esto informatizadas.

Arquivo
Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guard-los de alguma forma, visto que neles encontram-se informaes preciosas. E como fazer isso?

Geralmente, como voc guarda seus documentos pessoais, tais como: diplomas, certides, entre outros?

Arquivar guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que as informaes do Dicionrio Houaiss nos diz sobre arquivo: 2. Conjunto de documentos 1. Conjunto de relativos histria de pas, documentos regio, cidade, instituio, manuscritos, grficos, famlia, pessoa, etc. fotogrficos, etc., 3. Recinto onde se guardam esses documentos. produzidos, recebidos e 4. Conjunto de dados acumulados no decurso digitalizados que pode ser das atividades, de uma gravado em um dispositivo entidade pblica ou de armazenamento e privada. Inicialmente, tratado como ente nico. Arquivos podem conter como instrumentos de representaes de trabalho e documentos, figuras posteriormente estticas ou em movimento, conservados como sons e quaisquer outros prova e evidncia do elementos capazes de passado, para fins de serem digitalizados.

Resumidamente: arquivos so conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituies pblicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E so divididos em duas categorias: pblicos e privados. Os pblicos so produzidos ou recebidos por instituies governamentais de carter federal, estadual ou municipal. Os privados so produzidos e recebidos por pessoas fsicas, conforme suas atividades especficas, e instituies que no so pblicas. O arquivo tem como funo classificar, organizar

Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevncia, pois guardam a memria histrica individual e coletiva, manifestaes culturais, fatos da civilizao, leis, criaes cientficas e tecnolgicas, etc. E, por isso, devem ser preservados. Escreva sobre a importncia da organizao de arquivos pblicos e privados, bem como sua funo social.

Tipos de arquivo
Os arquivos so classificados em trs tipos: ativo, inativo e morto. A esses tipos relaciona-se a frequncia do uso ou consulta.

Arquivo morto: onde esto guardados documentos que nunca ou pouqussimas vezes so consultados. Apesar da condio desse tipo de arquivo, no deve ser considerado depsito de lixo. Existem depsitos prprios para

 Arquivo inativo: armazena documentos com pouca frequncia de uso. Uma boa opo para esse tipo de arquivo, quando h grande quantidade de documentos, a microfilmagem, cujo processo de reproduo fotogrfica reduzida atinge 95% do tamanho original do documento. Arquivo ativo: guarda documentos que so utilizados com muita frequncia, documentos em processo de concluso e, tambm, do ano letivo.

Espcies de arquivo
Especificamente, os arquivos de instituies pblicas da esfera federal, estadual ou municipal, de atividades administrativas, judicirias ou legislativas, so classificados em trs espcies: correntes, temporrios e permanentes. Arquivo corrente: blocos de documentos atuais que so consultados com muita frequncia, para a realizao de tarefas, esclarecimento de dvidas e pesquisas.

 Arquivo temporrio: bloco de documentos que retirado de arquivos correntes para ser transferido para depsitos temporrios. Arquivo permanente: bloco de documentos de carter histrico, cultural ou cientfico que so preservados indefinidamente.

Vocs acham que existem documentos que possuem tempo de validade? Por qu?

Destruio de documentos: como se faz?

Vamos pensar que alguns documentos possuem data de validade. Alguns documentos so guardados por 1, 2 ou 5 anos. Depois que o tempo de validade dos documentos venceu, eles so destrudos. Para que possamos destruir qualquer documento, com data de validade, de domnio pblico, que no serve mais, precisamos fazer o registro em documento prprio e observar, primeiramente, as regras da empresa.

Para efetivar a classificao de validade de tempo de certos documentos necessrio analisar a sua importncia, o seu

Transferncia de documentos
Com frequncia, preciso verificar as condies dos arquivos para realizar a transferncia de documentos. Com a verificao e anlise de documentos, saberemos para onde transferir os documentos, se para o arquivo inativo ou morto, ou se o documento permanece no arquivo ativo.

Os processos de transferncia de documentos so:

Peridico fazemos a transferncia de documentos para o arquivo inativo ou morto, de forma planejada, em dias preestabelecidos. Permanente em que a transferncia de documentos se d em intervalos no preestabelecidos, quando for necessrio, devido ao acmulo de documentos. Dirio em que a transferncia , como o prprio nome diz, diria, quando consultamos um documento e verificamos que no mais necessidade mant-lo no arquivo ativo, ento,

O ato de preservar documentos to importante que h uma lei Art. 216. da constituio que assegura isso. Antigamente, a preservao documental tinha carter histrico. A preocupao primordial era justamente proteger a memria histrica dos fatos registrados na forma de documentos.
Com o passar do tempo, houve o aumento de produo e veiculao de informaes tcnicas e cientficas em diferentes setores da sociedade. Na Administrao Pblica, principalmente, tem-se produzido, a cada dia, mais e mais documentos. Com isso, atualmente o objetivo de preservar e arquivar documentos no s histrico, mas sim de racionalizar a informao,

Acondicionamento dos documentos

Como sabemos, os documentos registram fatos e informaes teis e relevantes, por isso precisamos arquiv-los em lugares prprios e seguros. Existem vrios tipos de pastas, depsitos de papelo, equipamentos de ferro e fichrios para o arquivamento de documentos. Portanto, nesta unidade, nosso objetivo identificar os procedimentos para guardar documentos.

Organizao de arquivos
Na organizao de arquivos, precisamos observar alguns princpios bsicos, como segurana, previso, simplicidade, acesso e flexibilidade.

A preocupao com a segurana de arquivos imprescindvel. Por isso, necessrio tomar medidas contra incndio, extravio e condies imprprias de preservao de documentos e manter os sigilosos em lugar conveniente.

 muito desagradvel ter de encontrar um documento no arquivo, com urgncia, e no conseguir. Por isso, o arquivo deve proporcionar preciso para quem o consulta. Assim, quem organiza um arquivo deve assegurar bom acesso a quem precisa utiliz-lo, garantindo que os documentos sejam localizados com facilidade. Para que isso ocorra, o arquivo precisa ser simples, funcional e de fcil compreenso.

Com a dinmica dos servios administrativos e com o passar do tempo, a tendncia o nmero de documentos aumentar. Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a complexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, no precisamos adotar normas rgidas de arquivamento, mas sim sermos flexveis para esse procedimento, para que no sejam arquivados quaisquer documentos.

Mtodos de arquivamento
Como vimos, arquivar um processo que exige conhecimento e tcnica. Na maioria das vezes o adquirimos na prtica rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola. J falamos sobre documentao, tipos e espcies de arquivo, e transferncia de documentos. Agora, vamos relembrar ou conhecer alguns mtodos de arquivamento? So vrios os mtodos de arquivamento: alfabtico, numrico e alfanumrico. Contudo, nesta unidade, vamos falar do mtodo alfabtico, que o mais simples, prtico e proporcionanos

Arquivamento por nomes

A classificao por ordem alfabtica permite vrios procedimentos: palavra por palavra, letra por letra, at o final de cada palavra;

o ltimo sobrenome vem primeiro, por exemplo: Dias Lucas Eduardo de Sousa no se considera na ordem de arquivamento: ttulos, graus de parentesco, tais como: Dr., Junior e Filho; nomes precedidos por prefixos so arquivados conforme a primeira letra do prefixo. A primeira letra do prefixo escrita com letra maiscula: Del Vigna Dalva;

Conectivos como de, do, da, e, que antecedem sobrenome, no so considerados na ordem de alfabtica: Monteiro Alice Sales de.

No arquivamento de nome de empresas segue a ordem direta, observando o seguinte: escrevemos os nmeros por extenso; no consideramos o artigo (a, as, o, os) no arquivamento, ele deslocado para o fim: Estado de So Paulo (o).

Arquivamento por assunto

Arquivam-se os documentos, em pastas, por ordem de assunto. Dentro das pastas, por exemplo, pode-se obedecer a ordem de data, por exemplo.

Como j vimos, o mtodo alfabtico possibilita vrios procedimentos de arquivamento.

Quando arquivamos, organizamos pastas de acordo com o mtodo de classificao que escolhemos e, dentro das pastas, tambm organizamos documentos conforme uma classificao, dependendo da funo do arquivo e do tipo de documento. Veja o exemplo: em um arquivo ordenado pelo gnero da correspondncia, h uma pasta para cada gnero: Avisos, Memorando, Ofcio e Requerimento. Em cada pasta os documentos so arquivados por data. Em uma secretaria escolar, os arquivos so organizados de diferentes formas, pois h uma diversidade de documentos que so manuseados e preservados nos arquivos,

Outras formas de arquivamento

So as necessidades da secretaria escolar que ditam a forma de arquivar documentos. s vezes, h necessidade de arquivar documentos por data, ano, srie. o caso de correspondncia expedidas e recebidas, dossis ou pastas de alunos. Vale ressaltar que os documentos dos alunos, em muitas escolas, so arquivados em armrios de grande porte com pastas suspensas, para tornar prtico o manuseio.

Protocolo e Registro

Um servio essencial o registro de entrada e de sada de documentos na escola. Para isso, necessrio o uso dirio do livro de protocolo, pois somos seres humanos e a nossa memria costuma falhar. Com registros escritos, podemos esclarecer dvidas, atestar a expedio e recebimento de documentos.