GUA TCNICA COLOMBIANA

GTC 185
DOCUMENTACIN ORGANIZACIONAL

TEMAS A TRATAR..

1 INTRODUCCIN 2 OBJETO

3 TRMINOS Y DEFINICIONES
4 ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

5 ELEMENTOS ESENCIALES DE LA DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL

INTRODUCCIN

TIENE COMO PROPSITO BRINDAR HERRAMIENTAS QUE FACILITEN LA GESTIN DOCUMENTAL EN LAS ORGANIZACIONES, CON EL FIN DE SIMPLIFICAR Y ORGANIZAR LA PRESENTACIN Y EL MANEJO DE LAS COMUNICACIONES IMPRESAS Y ELECTRNICAS. A SU VEZ, CONTRIBUIR CON LA DISMINUCIN DE TIEMPO Y LOS COSTOS, CON BUENA CALIDAD.

OBJETO

ESTA GUA PRESENTA RECONMENDACIONES PARA ELABORAR DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS GENERADOS EN LAS ORGANIZACIONES. TIENE ENCUENTA LOS ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIN Y PRESENTA UN ORDEN PARA LAS PARTES DE CADA DOCUMENTO CON BASE EN EL ESTILO Y LA PRESENTACIN. EST DIRIGIDA A EMPRESARIOS, DIRECTIVOS, INSTRUCTORES, ASISTENTES ADMINISTRATIVOS, SECRETARIOS Y TODAS LAS PERSONAS INVOLUCRADAS EN LA GENERACIN DE DOCUMENTOS, PARA FACILITAR SU ELABORACIN Y PRESENTACIN.

TRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURA: Grupo de

ANEXO: Documento o

palabras obtenida por la eliminacin de alguna de las letras y siempre se cierra con un punto. ACRNIMO: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razn social. Ejemplo: CAFAM: Caja Compensacin Familiar. ACTA: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunin o situacin especifica.

elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe, sirve para complementar y aclarar. ASUNTO: Sntesis del contenido de la comunicacin.
CARGO: Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. CARTA: Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizacin y personas naturales; igualmente , en las relaciones entre organizaciones y sus empleados.

CERTIFICADO: Documento de carcter probatorio, pblico y privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CIRCULAR: Comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externadamente.

CONCLUSIONES: Juicio critico y razonado del anlisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa clara, concisa y lgica. CONSTANCIA: Documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad. COPIA: Fiel reproduccin del documento. DESPEDIDA: Palabra o frase de cortesa con la cual se finaliza una comunicacin. DESTINATARIO: Persona a quien va dirigida la comunicacin.

CDIGO

Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin que produce le documento con sus respectivas series,

hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica, alfanumrica y otros, de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista.

ENCABEZADO: Ttulo de la comunicacin que se realiza, lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. ESTILO: Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin. INFORME: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a una caso concreto parda conocer resultados de procesos administrativos. INTERLNEA: Distancia vertical entre los renglones.

INTERLNEA LIBRE: Rengln sin escritura. LNEAS ESPECIALES: Lneas de anexos, copia e identificacin del transcriptor. LOGOTIPO: Smbolo que identifica a la organizacin. MRGENES: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. MEMBRETE: Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. MEMORANDO: Comunicacin escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos .

MODELO: Esquema de

distribucin de zonas que le permite la organizacin la diagramacin de su papelera. OBJETIVO: Describe la finalidad del informe corto. PORTADA: Primera pgina del informe; contiene los datos requeridos para la identificacin del documento. RAZN SOCIAL: Nombre que identifica a una organizacin. REDACTOR: Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin. REMITENTE: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

SALUDO: Frase de cortesa con

la cual se inicia la comunicacin. SIGLA: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social. SOBRE: Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envo. TRANSCRIPTOR: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. ZONA: Espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos.

ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES

ZONAS
ZONA 1:

Membrete que incluye razn social, sigla o acrnimo, logotipo en caso de tenerlo y el nmero de identificacin tributaria (NIT), las medidas para est son 14cm horizontal y 3 vertical.

ZONA 2: Pie de pagina, Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, telfono, lugar de origen y pas. Se recomienda las siguientes medidas entre 1,5 cm y 2cm desde el borde inferior de la hoja y centrado

ZONA 3: espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento, es complementaria de la zona1.

MRGENES

Se recomienda las siguientes mrgenes superior: 3 y 4 cm inferior: 2 y 3 cm Lateral izquierdo: 3 y 4 cm Lateral derecho: 2 y 3 cm

NOTA:
Cuando se usa papel sin membrete, se recomienda dejar un margen superior de entre 3 cm y 4cm, que corresponden al encabezado. Este espacio es para la razn social de la organizacin a la cual pertenece el documento que se va a elaborar. As mismo para el margen inferior se dejan entre 2cm y 3cm, desde el borde inferior de la hoja. Este espacio es el pie de pgina y se utiliza para los datos de la zona 2. En el mismo sentido, en cuanto a las mrgenes laterales se recomienda que a la izquierda se dejen entre 3cm y 4cm y a la derecha entre 2cm y 3 cm, dependiendo del tamao de encabezado y pie de pgina.

ESTILOS
Para efectos de la distribucin del contenido de la comunicacin, se tienen tres estilos como alternativas:

BLOQUE EXTREMO - BLOQUE SEMIBLOQUE.

BLOQUE EXTREMO
Todas las lneas parten del margen izquierdo BLOQUE Las lneas de cdigo, lugar de origen, fecha de elaboracin, firma y cargo se escriben partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.

SEMIBLOQUE
Conservando la distribucin del estilo bloque, el primer rengln de cada prrafo tiene una sangra de 5 espacios a 10 espacios. FUENTE Toda comunicacin se debe escribir en una forma clara, agradable a la vista del lector. La fuente debe ser homognea, con el fin de presentar inconvenientes para su lectura, impresin, digitalizacin y microfilmacin. Los tamaos que se que se recomiendan estn entre los 10 y 12. Se sugiere no utilizar negrilla.

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm

Arial 12
Zona 1

Zona 3

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto:

Entre 3 cm y 4 cm

1 interlinea libre

Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Arial 10 0 8 para Transcriptor y redactor

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

CNI-8-012

Bogot D.C., 11 de febrero de 2009

Seor GERMN CANO MORA Jefe Departamento Recursos Humanos Capacitacin Empresarial S.A.. Transversal 36 45-80 Bogot D.C..

Asunto: Modelo partes mensaje comercial

Cordial saludo, seor Cano:

Este modelo de carta escrita en estilo de bloque extremo es uno de los ms usados en la comunicacin organizacional. Es necesario que el contenido transmita la idea en forma: clara, precisa, coherente, concisa, y ordenada para cumplir con los objetivos de informar y persuadir. Se sugiere que el texto no tenga ms de tres prrafos en cartas de un solo folio. Se adjunta literatura de la Real Academia Espaola. Al observar este modelo, identificar las partes fundamentales y opcionales que se requieren para la comunicacin efectiva. Entre 2 cm 3 cm Hasta prxima oportunidad.

Entre
3 y 4 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora Recursos Humanos

Anexo: uno (13 folios) Copias: Sistema, Contabilidad Redactor: Anglica Duque Transcriptor: Mara Lizarazo

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

Zona 3

Tabulado a 7.5 cm

2 interlineas libres Asunto: 2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto:

Entre 3 cm y 4 cm

1 interlinea libre

Entre 2 cm y 3 cm

1 a 2 interlineas libres Despedida:

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

DC-4-015

Bogot D.C., 11 de abril de 2009

Seora NIDIA GONZLES MORA Coordinadora rea Bienestar Capacitacin Empresarial S.A.. Calle 34 45-80 Bogot D.C..

Asunto: Modelo estilo bloque

Cordial saludo, seora Nidia:

Este estilo bloque consiste en que las lneas del cdigo, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
Entre 3 cm y 4 cm

Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto, de la carta, la despedida y las lneas especiales se ubican contra el margen izquierdo. Agradecemos la aplicacin de la gua.

Entre 2 y 3 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Orientadora de Capacitacin

Anexo: uno (un folio) Copias: Recursos Educativos Transcriptor: Anglica Duque Gmez

Mximo 14 cm Entre 3 cm y 4 cm Zona 1

0 a 1 interlinea libre Cdigo 1 a 2 interlineas libres Lugar y fecha de elaboracin 1 a 3 interlineas libres Datos del destinatario

Zona 3

2 interlineas libres Asunto:

Sangra de 5 espacios

2 interlineas libres Saludo: 1 a 2 interlineas libres Texto: 1 interlinea libre

Entre 3 cm y 4 cm
Despedida:

1 a 2 interlineas libres

Entre 2 cm y 3 cm

4 a 5 interlineas libres

Remitente Cargo 2 interlineas libres Anexos: (opcional) Copia: (opcional) 1 interlineas Transcriptor: 1 a 2 interlineas

Zona 2

Entre 1.5 cm y 2.0 cm

DA-5-007

Santiago de Cali, 11 de mayo de 2009

Licenciado GERMN DUQUE MUOS Coordinador Acadmico Desarrollo Talento Humano Actualizacin Empresarial S.A.. Bogot D.C..

Asunto: Estilo Semibloque

Respetado licenciado Duque:

Como usted puede observar, este estilo se asemeja al estilo bloque. En cuanto a la distribucin del cdigo, fecha, nombre del remitente y cargo se ubica desde el centro de la hoja hacia el margen derecho.
Entre 3 cm y 4 cm

La nica diferencia es que los prrafos llevan sangra de 5 a 10 espacios que depende de la eleccin del remitente. Para el ejemplo se aplic una sangra de cinco espacios. Cordialmente,

Entre 2 cm y 3 cm

MARA FERNANDA GMEZ LARA Directora

Copia: Recursos Humanos Transcriptor: Andrea Forero Gmez

1. Denominacin o ttulo DATOS DEL DESTINATARIO acadmico Se recomienda utilizar 2. NOMBRE DEL DESTINATARIO MAYSCULA INICIAL, para Se sugiere escribirlo con MAYSCULA escribir los nombres de las FIJA; de preferencia se escribe los dos denominaciones o ttulos apellidos. acadmicos. Seor Seora 3. Cargo: Se aconseja escribirlo 4. ORGANIZACIN: Se aconseja Doctora con Mayscula inicial. Los nombres de cargos muy escribirla con MAYSCULA extensos se pueden distribuir FIJA. LOS ACRNIMOS Y LAS en dos lneas para guardar SIGLAS O CMO ESTEN proporcin visual con los otros REGISTRADOS ANTE LA datos. CMARA DE COMERCIO
5. Direccin PALABRAS COMPLETAS: Avenida, Transversal, Apartamento, Carrera si se incluyen letras deben ser en MAYUSCULAS Calle 21 C Despus se debe dejar 3 espacios Si la direccin incluye Sur (M.I.)

6. Destino: Local Nacional Melgar Tunja, Boyac Bogot D.C. Internacional NEW YORK Estados Unidos de Amrica

LNEAS ESPECIALES: Si se requieren, se recomiendan escribirlas a 2 interlneas libres de los datos del remitente, en la misma fuente y con un tamao de letra menor al utilizado en el texto.

Anexo: Se detallan en el texto y al final de comunicacin, a 2 interlneas libres del

remitente. La palabra Anexo, segn el caso se escribe con Mayscula inicial. seguida de dos punto(:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el nmero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,) EJEMPLO 1 Anexo: uno (15 folios). EJEMPLO 2 Anexos: dos (ocho folios y un CD-ROM). EJEMPLO 3 Anexos: tres (10 folios, un cheque y un folleto). EJEMPLO 4 Anexos: ocho (cuatro en 22 folios, un disco compacto, un disquete, una bolsa con afiches y un video didctico). EJEMPLO 5 Anexos: cuatro (una invitacin en un folio, dos actas en 10 folios).

COPIA: La palabra copia se escribe con MAYSCULA inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a 2 interlneas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: TRATAMIENTO DE CORTESA O TTULO, CARGO Y ORGANIZACIN. SI SE DIRIGE A UN FUNCIONARIO DE LA MISMA ENTIDAD, SE OMITE EL NOMBRE DE LA ORGANIZACIN.

EJEMPLO 1 En lnea separada: Copia: Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A. Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la calidad, COPA EJEMPLO 2 Para dependencias: Copia: Gerencia Gestin humana Direccin Financiera EJEMPLO 3 Para cdigo de las dependencias : Copia: 1010 1030 100 EJEMPLO 5 En lnea seguida Copia: Seores Juan Daz Prez, Director Tcnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento Humano; Csar Arenas, Jefe de Produccin. SE RECOMIENDA NO ENUNCIAR LAS COPIAS FIJAS PARA LA SERIE DOCUMENTAL Y EN EL CONSECUTVO, POR SER NORMAS INTERNAS DE LA CORRESPONDENCIA DE LAS ORGANIZACIONES.

IDENTIFICACIN DEL TRANSCRIPTOR, REDACTOR Y OTROS PARTICIPANTES EN LA ELABORACIN DE LAS COMUNICACIONES

A 2 interlneas libres del remitente o a 1 interlnea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, transcripcin y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineado.
Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin. EJEMPLO Redactora: Gloria Yaneth Seplveda Morales Transcriptor: Leonardo Hernndez Castillo

NMERO DE COPIAS: El nmero de copias de las comunicaciones internas o externas obedece a los alineamientos y polticas establecidas en la organizacin, con base en las necesidades y bajo los principios de economa, eficiencia y eficacia establecidos por sta.

RECOMENDACIONES: Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

LUGAR DE ORIGEN Y FECHA DE ELABORACIN

Se escriben a 1 2 interlneas libres del cdigo y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen (en mayscula inicial) da, mes (en minscula) y ao (sin separarlo con punto,

IDENTIFICACIN DE PAGINAS SUBSIGUIENTES:

El encabezado y el nmero de pgina correspondiente son datos que permiten identificar el documento a partir de la segunda pgina. Se recomienda ubicarlo en la parte superior izquierda, a 0 o 1 interlnea libre de la zona 1, debidamente justificados y para continuar con el texto se dejan 1 o 2 interlneas libres.

SALUDO
Se utiliza despus del ttulo de cortesa El nombre para las damas pueden ser compuestos Los apellidos para los caballeros Finaliza en dos puntos Apreciado seor Botero Garca: Respetada Gloria Mara: Estimado y Apreciado slo se usa para personas de confianza

Asunto: Se escribe con Mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subraya

Se escribe a 2 interlneas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. Constituye la sntesis del tema del documento. Se debe expresar en un mximo de cuatro palabras. Se omiten artculos, preposiciones o conjunciones sin que se afecte el sentido.

DESPEDIDA BREVE (,) O LARGA (.)

Expresin de Cortesa:
Despedidas Breves Terminadas en coma Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente, Despedidas con frase de cortesa, termina Terminadas en punto Agradecemos su gentil colaboracin. Para nosotros en un gusto servirle Hasta una nueva comunicacin Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro das

DATOS DEL REMITENTE

El nombre del remitente se escribe en MAYSCULA FIJA; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.

Fernando Guevara Amezquita FERNANDO GUEVARA AMEZQUITA Jefe de Talento Humano

CANTIDADES, CIFRAS Y OTRAS EXPRESIONES NUMRICAS

Las cantidades de un texto del uno al nueve se escriben en letras Y del 10 en adelante en cifras Ejemplo: Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno. Cuanto estos nmeros forman parte de un rango, de un grupo o serie, se Escriben en cifras Ejemplo: La poblacin que se va a evaluar comprende dos grupos: nios Entre 8 y 12 aos; jvenes entre los 13 y 18 aos Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta Que desde el diecisis al treinta se escribe en una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras

Las unidades de mil se separa con punto 760..400,00 y los decimales se separn con coma

EN CASO DE DOCUMENTOS JURDICOS , LAS CIFRAS SE ESCRIBEN EN NMEROS Y LUEGO EN LETRAS

$35.000.000,00 (Treinta y cinco millones) no es necesario escribir la palabra pesos no se deja espacio ente el signo pesos y nmero

EN CASO DE DOCUMENTOS LEGALES $1.500,80 (Un mil quinientos pesos con 80 centavos) Primero en nmero y dos espacios,luego entre () letra Mayscula inicial parntesis

NMEROS TELEFNICOS

Telfono (91) 250 20 39 Celular o mvil 312 816 73 80

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1 QDC795

Medelln, 8 de febrero de 2010 Seor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crdito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogot D.C. Asunto: Solicitud de Crdito

Distinguido seor Trujillo:

Nuestra empresa en su futuro quiere ampliar sus lneas de produccin con miras de brindar un ms eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y prximamente a los de Latinoamrica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razn solicitamos a su entidad la aprobacin de un prstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para cancelar en 18 meses. Este crdito se respalda por las escrituras de la compaa avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboracin a esta solicitud. Mnica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crdito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas Redactora: Elsa Rosero Baquero Transcriptora: Mara Lizarazo

Calle 17 50-02

Telfono 367 20 32

Medelln, Colombia

QUIMICOL S.A. NIT 230.908.111-1

QDC795

Medelln, 8 de febrero de 2010 Seor JOSE TRUJILLO LESMES Gerente de Crdito CODINAL LTDA. Carrera 9 9-89 Bogot D.C. Asunto: Solicitud de Crdito

Distinguido seor Trujillo:

Nuestra empresa en un futuro quiere ampliar sus lneas de produccin con miras de brindar un eficiente servicio a nuestros clientes nacionales y prximamente a los de Latinoamrica, donde montaremos nuevas filiales. Adjuntamos proyecto

Por esta razn solicitamos a su entidad la aprobacin de un prstamo por $100.000.000 (Cien millones de pesos) para
cancelar en 18 meses. Este crdito se respalda por las escrituras de la compaa avaluadas por un valor de $500`000.000 (Quinientos millones de pesos). Adjuntamos fotocopia autenticada de Escritura

Agradezco su colaboracin a esta solicitud. Mnica Rosero Baquero MONICA ROSERO BAQUERO Jefa de Crdito Anexos: dos (30 folios) Copias: Contabilidad, Sistemas

Redactora:

Elsa Rosero Baquero

Transcriptora: Mara Lizarazo Ramos

Calle 17 50-02

Telfono 367 20 32

Medelln, Colombia

quimicol@yahoo.es