INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

DE QUE VAMOS A HABLAR

INTRODUCCION AL CONTROL DE GESTION DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES LA RUTA CRITICA DEL CONTROL DE GETION PROCESO DE ENTENDIMIENTO Y PLANEACION ESTRATGICA ARTICULACION ESTRATGICA PROCESOS BASICOS Y DE SOPORTE MEDICION Y MONITOREO DEL DESEMPEO MEJORAMIENTO CONTINUO TALLER DE CASOS PRACTICOS

OBJETIVOS A ALCANZAR
Como resultado de este curso, los participantes estaran en capacidad de disear programas integrales de Control de Gestin al interior de sus organizaciones partiendo de la Planeacin Estratgica corporativa.
Identificar, mediante casos prcticos los factores crticos de xito para el montaje de un Sistema de Control de Gestin al interior de las Corporaciones Autnomas Regionales

INTRODUCCION AL CONTROL DE GESTION FRASES CELEBRES

Lo ltimo que se cambia en las organizaciones en la actualidad es la medicin del desempeo o Control de Gestin y debe ser lo primero. El control de gestin puede por si solo generar cambios de fondo en las organizaciones. Las personas actan de acuerdo al modo en que se las mide El implementar un Sistema de Control de Gestin contribuye a cambiar la forma en que la gente entiende su contribucin personal a la visin, misin y estrategias corporativas. Los Indicadores de Gestin son los signos vitales de la organizacin

INTRODUCCION AL CONTROL DE GESTION

OBJETIVO GENERAL

Proveer a las Corporaciones Autnomas Regionales de herramientas que les permita ser mas efectivos en el logro de metas y objetivos estratgicos trazados alcanzado niveles cada da mas altos de eficiencia y calidad en el servicio.

CONTROL DE GESTION ME PERMITE?

Controlar los procesos actuales Anticipar y prevenir problemas futuros obtener una menor y ms rpida informacin que permita tomar decisiones eficaces y realizar una adecuada evaluacin de riesgo. Evaluar la eficiencia de la utilizacin de los recursos y su contribucin a la rentabilidad de la empresa Realizar un monitoreo claro y oportuno de las metas establecidas.

INDICADORES DE GESTION DEFINICIONES Son los Signos vitales de una organizacin Permiten cuantificar la medida en que las actividades dentro de un proceso o el resultado de un proceso cumple con los objetivos trazados. Los indicadores de gestin debern derivarse de la misin y de los factores crticos de xito. Comunican estrategias de arriba abajo y resultados de abajo a arriba de la organizacin. Verifican las tcnicas de control y los procesos de mejoramiento de las actividades

INDICADORES DE GESTION BENEFICIOS

SATISFACCION DE CLIENTES INTERNOS Y EXTERNOS
Calidad del servicio prestado Imagen que se tiene sobre las actividades realizadas por la CAS MONITOREO Y SEGUIMIENTO DEL MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS Permite que las mejoras no sean puntuales sino continuas (V.g. Reingeniera vs Mejoramiento Continuo) Ciertos cambios podran ser graduales

INDICADORES DE GESTION BENEFICIOS

COMPARACION PERMANENTE DE PROCESOS EXITOSOS Facilita gerenciar por resultados Igual parametro de medicin entre entidades Evaluar e implementar las prcticas exitosas de entidades u organizaciones del sector. COMUNICACIN EFICIENTE HACIA EL INTERIOR DE LOS PROCESOS Eliminacin de barreras Facilita la integracin del personal y motiva el logro de objetivos comunes

LA MEDICION EJEMPLO PRACTICO El Cliente tiene la solicitud CAS hace estudio jurdico CAS efecta visita tcnica CAS elabora trminos de referencia El cliente desarrolla Estudio de Impacto Ambiental El cliente presenta estudio CAS emite concepto CAS elabora resolucin CAS otorga licencia

LA MEDICION EJEMPLO PRACTICO

Para poder determinar la calidad de la gestin de este proceso de Expedicin de Licencias ambientales la Gerencia debe entender cual es el objetivo principal del cliente:
Conseguir licencia: Rpida Licencia Adecuada

LA MEDICION EJEMPLO PRACTICO Es as como los indicadores de desempeo o gestin deben establecerse alrededor de estos objetivos y actividades Cuanto tiempo esperan los clientes para recibir los trminos de referencia?

Es adecuada la licencia que se otorga?

El sistema de medicin o control de gestin debe encontrarse perfectamente sintonizado con la estratega de la corporacin.

DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES

Indicadores de Gestin: son las relaciones numricas que permiten evaluar y Controlar LA GESTIN EMPRESARIAL. Los Indicadores de gestin o los signos vitales de una organizacin; cuantifican en que grado las actividades que se realizan dentro de un proceso alcanzan una meta especfica Plan de Gestin y Resultados: Es el conjunto ordenado de objetivos, metas y estrategias propuestas por las corporaciones autnomas regionales en un horizonte de corto mediano y largo plazo el cual busca garantizar la mejora continua de la gestin de la empresa. Sistema de Control de Gestin: es el Sistema compuesto por planes, estrategias, normas procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por la empresa, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, se realicen de acuerdo a las polticas trazadas por la gerencia y en atencin a las metas y objetivos previstos en los Planes de Gestin y Resultados.

DEFINICIONES Y CONCEPTOS GENERALES

Plan de Mejoramiento: Es la estrategia adoptada por las Corporaciones a empresas con el propsito de alcanzar los niveles ptimos de los indicadores de gestin, Proceso: Es el conjunto de actividades que consumen recursos y son ejecutadas para el logro de un producto o servicio. Procesos Gerenciales: Son los procesos de direccin. Conceptualmente estos procesos se agrupan en planeacin estratgica, control de gestin y mejoramiento continuo. Procesos Bsicos: Son los procesos fundamentales para la supervivencia de una empresa de acuerdo al objeto social de la misma, los procesos crticos normalmente son los que se relacionan con los servicios prestados a los clientes externos. Procesos de soporte: Son los procesos que apoyan a los procesos crticos para que estos puedan cumplir con su funcin, puedan ser financieros, administrativos, legales entre otros.

DEFINICONES Y CONCEPTOS GENERALES

MATRIZ DE INDICADORES DE GESTION: Es el

conjunto de indicadores de gestin definidos para cada uno de los procesos bsicos y de soporte al interior de la empresa. TABLERO DE CONTROL INDICADORES DE GESTION:

Es la herramienta en la que se describe para cada uno de los indicadores de gestin la forma, periodicidad y responsable del clculo e indica el tipo de indicador en trminos de calidad, tiempo y costo.

SITUACION ACTUAL

ANALISIS SITUACION ACTUAL

FACTORES EXTERNOS

FACTORES INTERNOS

El anlisis estratgico contempla la evaluacin detallada de factores internos y externos de la organizacin. La suma de los dos factores permitir identificar permanentemente la visin corporativa.

SITUACION ACTUAL FACTORES EXTERNOS

AMBIENTE LEGISLATIVO, POLITICAS, LEYES

ANALISIS DEL SECTOR

NECESIDADES Y EXPECTATIVAS

COMPETENCIA

OPORTUNIDADES & AMENAZAS

SITUACION ACTUAL-FACTORES EXTERNOS Las oportunidades evolucionan y las amenazas crecen permanentemente, sin importar el negocio o industria en el que se trabaje. Las necesidades de los clientes externos varan permanentemente, la competencia crece y se diversifica

Solo los que estn en capacidad de ajustarse rpidamente a las necesidades de sus clientes podrn sobrevivir.

SITUACION ACTUAL - FACTORES INTERNOS

FACTORES INTERNOS

Control de Activos y Pasivos

Cultura de la Entidad

Habilidades Internas

Estrategias Actuales

FORTALEZAS Y DEBILIDADES

POSICIONAMIENTO ESTRATEGICOTRATGICO
INDICADORES DE GESTION METAS

MISION

METAS

METAS

MISION
ESTRATEGIAS

Aqu est Usted

DEFINICIONES
ESTRATEGIA: Son todos aquellos planes realizadas con el fin de alcanzar la visin META: Es el Fraccionamiento de las estrategias en pasos de trabajo que conduzcan a alcanzar la visin
En consideracin a las metas establecidas se determinan los puntos crticos a evaluar y controlar para alcanzar la consecucin de las metas

POSICIONAMIENTO ESTRATEGICO VISION

ESTRATEGIA

ESTRATEGIA

ESTRATEGIA

METAS

METAS

METAS

METAS

PROCESOS BASICOS

PROCESOS BASICOS

PROCESOS BASICOS

PROCESOS BASICOS

PROCESOS BASICOS

ALINEACION ESTRATEGICA
VISION DE LA ENTIDAD LINEAMIENTOS OPERATIVOS Y ESTRUCTURALES

ANALISIS DE LA BRECHA EXISTENTE

OPORTUNIDADES DE MEJORA DIAGNOSTICO SITUACION ACTUAL CORTO MEDIANO Y LARGO PLAZO

MAPA DE ARTICULACION DE ESTRATEGIAS

VISION

MISION

VALORES

CONDUCTORES

FACTORES CRITICOS DE XITO Y DIFERENCIADORES METAS ORGANIZACIONALES PROCESOS CRITICOS

ACTIVIDADES Y TAREAS ACTIVIDADES Y TAREAS

ACTIVIDADES Y TAREAS

ARTICULACION DE ESTRATEGIAS
IDENTIFICACION DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS

MISION VISION Y VALORES (Conductores Organizacionales) DIFERENCIADORES Y FACTORES CRITICOS DE EXITO METAS ORGANIZACIONALES PROCESOS Y ACTIVIDADES CRITICAS

DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA DEL ANALISIS DE PROCESOS

ENTENDIMIENTO DE LOS PROCESOS ETAPA DE CLASIFICACION DE PROCESOS

PROCESOS GERENCIALES O ESTRATEGICOS
PLANEACION ESTRATEGICA CONTROL DE GESTION MEJORAMIENTO CONTINUO

PROCESOS BASICOS O CRITICOS

Control Ambiental Participacin ciudadana

Educacin Ambiental

Delegacin entes territorriales

PROCESOS DE SOPORTE
ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION DE RECURSOS FINANCIEROS Y DE GESTION ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS Y LOGISTICOS ADMINISTRACION DE RELACIONES EXTERNAS SOPORTE LEGAL Y DE CONTROL

PROCESOS BASICOS Y DE SOPORTE El principal cuestionamiento radica en identificar cuales son en realidad los procesos PROCESOS DE crticos que impactan al GESTION cliente Las empresas posteriormente debern PROCESOS DE SOPORTE PROCESOS BASICOS identificar los procesos crticos. Estos son los que sirven como soporte permanente para que los procesos crticos puedan cumplir su funcin

CLIENTE

IDENTIFICACION DE OBJETIVOS CONTROL DE GESTION CARACTERISTICAS

Controlar sus procesos actuales Anticipar y prevenir problemas futuros obtener una mejor y mas rpida informacin que permita tomar decisiones eficaces y realizar una adecuada evaluacin del riesgo Evaluacin de la eficiencia en la utilizacin de los recursos y su contribucin a la rentabilidad de la empresa Realizacin de monitoreo de las metas establecidas

IDENTIFICACION DE OBJETIVOS DE CONTROL DE GESTION

CONSISTENCIA: deben apuntar al cumplimiento de la misin y las prioridades fijadas por la corporacin. COMPLEMENTARIEDAD: Las estrategias, objetivos y decisiones que sobre ella se tomen deben reforzarse unas a otras positivamente. ESTRATEGICAS: Deben centrarse en aspectos estratgicos. PARTICIPATIVAS: debe involucrar a los empleados responsables de los procesos y obtencin de resultados

IDENTIFICACION DE OBJETIVOS DE CONTROL DE GESTION

Alcanzables: bajo las condiciones externas e internas que afectan a las corporaciones y con los recursos previstos

Delimitados: Deben tener un inicio y una terminacin en el tiempo (v. g semestrales, anuales) Deben involucrar a los diferentes actores: deben incluir a los diferentes actores que participan o tienen intereses en las entidades

INDICADORES DE GESTION DE PROCESO

Definicin

Un indicador de gestin es la cuantificacin del grado en que las actividades de un proceso o los resultados del mismo consiguen un objetivo especfico.
Beneficios Los indicadores le dicen a las personas que es lo que estn haciendo y como lo estn haciendo considerando que son parte de un todo. Comunican el desarrollo de la estrategia partiendo desde la alta direccin hacia abajo Permite ejercer un mejor control sobre el desarrollo de los procesos.

CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTION

Deben encontrarse ligados a la misin y visin. Los objetivos estratgicos las metas trazadas. Las estrategias y objetivos de control definidos para cada empresa. Deben ser fcilmente medibles y comparables al interior de las empresas. Deben proveer informacin confiable. La informacin no puede estar sujeta a manipulacin

CARACTERSTICAS DE LOS INDICADORES DE GESTION

Deben tener establecido una periodicidad y responsable de calculo. Deben proveer informacin til que permita conocer el grado de cumplimiento de los objetivos y tomar decisiones con respecto al proceso que se mida. Deben ser sencillos: no informacin de la necesaria. deben suministrar ms

Deben encontrarse integrados con otros proceso y tareas funcionales de las empresas y atados a otros sistemas de evaluacin organizacional. Deben ser cuantificables.

INDICADORES DE GESTION CATEGORIAS

VII

VI

COSTO
CALIDAD

TIEMPO

Calidad: Miden la eficiencia de un servicio, producto o proceso en trminos de satisfaccin de clientes: Tiempo: Miden la oportunidad del proceso o servicio y Costo: Miden la eficiencia del proceso

INDICADORES DE GESTION CATEGORIAS

C O S T O

P R O C E S O S R E S U L T A D O S

C O SC A TL I D A CD O T I SE M P TO O C

V A L O R

S E R V I C I O S

INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO

INDICADORES DE DEL PROCESO GESTION

Monitorean las actividades del proceso e incentivan a los responsables para su adecuada ejecucin INDICADORES DE GESTION DE RESULTADOS Reportan los resultados y permiten controlar los recursos utilizados

INDICADORES DE PROCESOS - QUE LOGRAN? MONITOREO Se encargan de monitorear las actividades que se desarrollan en un proceso y de motivar al personal involucrado en el mismo. ANTICIPACIN Y PREVENCION DE PROBLEMAS El personal esta en capacidad de anticiparse a los problemas, proponer alternativas de solucin e implementarlos antes que estos se presenten. MEJORAMIENTO CONTINUO DE PROCESOS Identificacin permanente de cantidad de actividad por proceso. IDENTIFICACION Y VERIFICACION DE ACTIVIDADES CLAVE Nose puede supervisar o monitorear todo porm este motivo resulta fundamental definir cuales son las actividades crticas. MOTIVACION DE PERSONAL: Los resultados numricos motivan a las personas a desempearse mejor

INDICADORES DE GESTION DEL PROCESO

Definicin de Implementacin
Analizar las metas y objetivos de la organizacin.

Determinar las categoras de medicin (Estas pueden ser definidas internamente o utilizando matrices de medicin predefinidas)
Seleccionar el tipo de indicadores de gestin que soportan las metas y objetivos trazados. Determinar que medir y como medirlo. Determinar si el indicador es un atributo (cumple si/no) o una medida cuantificable Identificar el tipo de medida a utilizar (v.g%, proporcin. 5, unidades etc.)

Validacin de los indicadores de gestin.

INDICADORES DE GESTION DE RESULTADOS Definicin e implementacin

Analizar las metas y objetivos de la organizacin

Identificar quienes son los usuarios o clientes externos o internos de cada proceso.

Identificar las expectativas de estos clientes.

Filtrar y priorizar las expectativas planteadas Seleccionar los indicadores de gestin que soporten las metas y objetivos trazados Definir metas cuantificables a alcanzar basndose en los parmetros trazados por las prcticas exitosas.

MATRIZ DE INDICADORES DE GESTION

MATRIZ DE INDIADORES DE GESTION VALOR SERVICIO INDICADORES COSTO CALIDAD TIEMPO FINANCIROS PRODUCTIVIDAD VELOCIDAD OPERATIVOS CREDIBILIDAD FLEXIBILIDAD ORGANIZACIONALES ESTRATEGICOS COMPETENCIA CAPACIDAD DE RESPUESTA PROCESOS CLAVES GENERADORES VELOCIDAD DE CUMPLIMIENTO FLEXIBILIDAD ACTIVIDADES DE ESTANDARES COMPESACION CONFIANZA CAPACIDAD DE DESARROLLO CREDIBILIDAD RESPUETA DESRROLLO HUMANO MOTIVACION COMPETENCIA FLEXIBILIDAD

IDENTIFICACIN DE LOS INDICADORES DE GESTION

RESPONSABLES DE LA DEFINICIN DE LOS INDICADORES

Los empleados responsables de los procesos crticos y de apoyo deben ser encargados junto con el comit de Control de gestin de la definicin de los indicadores de gestin Los empleados responsables de los procesos debern determinar que resultados se deben obtener y los mecanismos de medicin

REQUISITOS PARA LA IMPLANTACIN DE LOS INDICADORES DE GESTION

Definir objetivos para cada rea a travs de productos finales medibles.
Definir un responsable que tenga un alto perfil de lder

Definir programas de capacitacin para la obtencin de la informacin clculo de indicadores y presentacin de los mismos.

Medir al personal por el cumplimiento de metas y establecer planes de premios al sobrepasar las metas Obtener el apoyo de la Gerencia General en las diferentes reas Crear un Comit de Control de Gestin.

DESPLIEGUE Y OPERATIVIDAD
INDICADORES DE PRIMER NIVEL: Son aquellos indicadores que miden aspectos esenciales de los procesos bsicos INDICADORES DE SEGUNDO NIVEL: Corresponden al nivel inicial de desglose de los indicadores de primer nivel INDICADORES DE TERCER NIVEL: Aquellos indicadores de detalle que a su vez son componentes de los de segundo nivel.

NIVEL DE DESPLIEGUE DE LOS INDICADORES DE GESTION

RENTABILIDAD
P N R I I V M E E L R S E G U N D O T E R C E R N I V E L

INGRESOS

COSTOS

INGRESOS POR ENTIDAD

INGRESOS POR ENTIDAD

N I V E L

INGRESOS POR PRODUCTO A

INGRESOS POR PRODUCTO B

MECANISMOS PARA FIJAR METAS

COMPARACIN EMPRESAS SIMILARES

DE

COMPARACIN DE PROCESOS EXITOSOS BASARSE INFORMACIN HISTORICA EN

CRITERIOS PARA FIJAR METAS

Definir metas acordes con los objetivos estratgicos de las empresas Definir metas en trminos de calidad, tiempo y costo (cuantificables) Establecer metas desafiantes pero alcanzables Involucrar a los responsables y ejecutores de los procesos y actividades Propiciar continuo el mejoramiento

DIFUSIN DE LOS INDICADORES DE GESTION

Realizar Talleres con los empleados de los distintos niveles de la corporacin para comunicarles los indicadores definidos para controlar y monitorear los procesos y actividades y las metas definidas a alcanzar en un periodo determinado

PRESENTACIN GRAFICA DE LASMEDICIONES

PRESENTACIN GRAFICA DE LASMEDICIONES

Se recomienda el uso de los denominados Grficos de tendencia, que permiten ver el comportamiento del indicador de gestin a travs del tiempo. INTERPRETACIN DE LAS MEDICIONES PARAMETROS Tendencia de los resultados: Se debe definir si los resultados de la medicin de un indicador de gestin tienden a lograr la meta definida o si la tendencia apunta a distanciarse de la meta. Situaciones Especiales: Se debe analizar si los resultados del indicador de gestin estn influenciados por situaciones especiales tales como recursos insuficientes durante el periodo (Vacaciones, incapacidades, traslados, fallas de equipos, atrasos de contratistas, huelgas etc) y promociones de ventas.

INTERPRETACIN DE LAS MEDICIONES

Alto

D E S E M P E O

Satisfactorio

Alerta

COMIT DE CODEFICIDENTEROL DE GESTION Deficiente

COMIT DE CONTROL DE GESTION

Las Corporaciones Autnomas Regionales debern conformar un Comit de Control de Gestin

A partir de su creacin este Comit deber participar el la Direccin y Coordinacin de todas las actividades ejecutadas a lo largo de la metodologa

FUNCIONES DEL COMIT DE CONTROL DE GESTIN

Aprobar las estrategias y objetivos de control de gestin Definir los indicadores de gestin que deben ser utilizados en la entidad especificando la formula, nivel jerrquico, responsable y periodicidad de clculo. Establecer metas cuantificables para los indicadores de gestin Realizar seguimiento periodco a los resultados de los indicadores de gestin Sugerir planes de mejoramiento que modifiquen los procesos o actividades con el propsito de lograr eficiencia y eficacia en los mismos y alcanzar las metas y objetivos estratgicos

REUNIONES DEL COMIT DE CONTROL DE GESTIN

Mensuales con el propsito de: Asegurar el cumplimiento del Sistema de Control de Gestin Evaluar los resultados de los indicadores de gestin contra las metas fijadas de corto y largo plazo Revisar y aprobar las acciones de

REUNIONES DEL COMIT DE CONTROL DE GESTIN

Definir nuevos y revisar los indicadores de gestin vigentes

Revisar el cumplimiento de los compromisos anteriores Discutir los problemas del Sistema de Control de Gestin Analizar las tendencias de los indicadores del primer nivel Verificar la existencia de planes de mejoramiento en aquellos procesos cuyo desempeo esta por debajo de los niveles crticos

REUNION DEL COMIT DE CONTROL DE GESTION

RECOMENDACIONES Agenda previa por parte del Secretario de la misma en la que se relacionen los temas a tratar, los responsables y el tiempo asignado. Fijar tiempos mximos de discusin y de no concretarse una solucin se deber asignar un grupo que trabaje en la misma y que presente los resultados y recomendaciones al comit en la prxima reunin. Elaboracin de Actas: como resultado de las reuniones del Comit de Control de Gestin se deber elaborar un acta con los temas tratados y con los compromisos adquiridos

PLANES DE MEJORAMIENTO
OBJETIVOS Incrementar los niveles de eficiencia y eficacia de los procesos y actividades Alcanzar las metas fijadas para los indicadores de gestin Corregir desviaciones cuando el indicador demuestra la existencia de niveles crticos.

PLANES DE MEJORAMIENTO CONSIDERACIONES GENERALES

Actuar en concordancia con: Objetivos Globales Estrategias Objetivos Especficos de control de cada una de las corporaciones Identificacin de los recursos necesarias (Humanos y Tcnicos) Fecha de implementacin Resultados Esperados Nota: los encargados del plan de implementacin debern presentar informes mensuales de avance

CONCLUSIONES GENERALES
La supervivencia en la industria para entidades pblicas y privadas ya no se encuentra sujeta a parmetros y situacin predecibles. La clave de xito radicar en la habilidad que estas tengan para: Ser adaptables y flexibles Planear y medir sus estrategias de negocio en forma dinmica y oportuna Administrar el desempeo y gestin de su empresa mediante la creacin y uso adecuado de la informacin

CONCLUSIONES GENERALES
Entre los beneficios de implementar el sistema de Control de Gestin en las corporaciones autnomas regionales destacar: Tener estrategias completamente desarrolladas Incrementar el compromiso y lealtad de los usuarios hacia las empresas Mejorar la eficiencia y eficacia de los procesos. Incrementar el compromiso y lealtad de los empleados de las empresas Reducir costos.

CONCLUSIONES GENERALES
Los empleados de las empresas son fundamentales para definir e implementar el Sistema de Control de Gestin y su compromiso es necesario para lograr cambios exitosamente. Los empleados se deben involucrar en fijar las metas de los indicadores de gestin que controlarn y monitorearn los procesos y actividades que ejecutan. Entre mas se involucren los empleados en la definicin de los indicadores de gestin y sus metas, estarn ms comprometidos a ser evaluados con los indicadores