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Agenda
Introduo Melhores Prticas
reas de Conhecimento
Dinmicas do trabalho
Grupos de Processos de GP
Definio de GP
Benefcios
Agenda
Processos de GP
Escopo
Comunicao
Prazo
Qualidade
Riscos
Recursos Humanos
Conhecimento
Aquisies
Documentao
Custos
Integrao
Introduo
Introduo
Objetivos da Capacitao Bsica em GP
Introduo
Rotina Operacional e Projeto: semelhanas
Visando atingir seus objetivos, as organizaes trabalham, em geral, atravs de projetos e de operaes, categorias que compartilham das seguintes caractersticas: Realizado por pessoas Restringido por recursos limitados
Introduo
Projeto e Rotina Operacional: diferenas
Projeto
Esforo temporrio focado em escopo previamente definido e acordado, com datas de incio e fim definidas, a fim de criar um ou mais produtos ou servios.
Rotinas Operacionais
So contnuas, repetitivas e tm por objetivo manter o negcio.
Introduo
Responda rpido
Organizar o seu prprio casamento Fazer um bolo de chocolate Construir um novo aeromodelo
Projeto Rotina
Limpar a casa
Planejar a viagem de frias de bodas de 25 anos Organizar a reunio mensal de pais e mestres
Introduo
Projeto: Caractersticas
Projeto possui...
Parmetros pr-definidos: Prazo; Oramento; Equipe especfica; Qualidade desejada; Material e equipamentos envolvidos. Data de incio e fim previstos; Objetivo claro e definido; Gerncia solicitante; Escopo nico (indito); Seqncia clara e lgica de atividades; Alinhamento estratgia da empresa; Periodicidade indefinida.
Projeto ...
Progressivo: ele progressivamente elaborado. Criado para fornecer um produto, servio ou resultado nico.
Introduo
Rotina Operacional: Caractersticas
Rotina no possui...
Limitao de prazo; Data de incio e fim previstos; Limitao de custos; Equipe definida; Periodicidade definida.
Rotina ...
Demanda conhecida (j ocorreu antes). Um processo que ajuda a manter o negcio. Processo contnuo (semanalmente, anualmente, etc).
Introduo
Responda rpido
Acompanhar a produo dos auxiliares Realizar a Avaliao de Desempenho anual Fiscalizar um contrato Automatizao da Folha de Ponto Criao de um novo Portal Corporativo Realizar a Gesto Documental da Contabilidade Aprimorar os processos de gesto do PMI Revisar a intranet da Documentar
Projeto Rotina
Introduo
Dinmica anterior do trabalho
Entrada de demandas
Resultados incertos
Introduo
Dinmica ideal (atual) do trabalho
Projetos
Rotinas
Descarte
Entrada de demandas
Demandas classificadas
Introduo
Definio de Gerenciamento de Projetos
a aplicao de conhecimentos, habilidades, ferramentas e tcnicas s atividades do projeto, e realizado a partir de processos necessrios para atender os seus objetivos.
Melhores Prticas
Melhores Prticas
PMI: Project Management Institute
Instituto de referncia mundial em Gerenciamento de Projeto, presente em mais de 160 pases, responsvel pelo Guia PMBOK e pela Certificao PMPProject Management Professional.
Melhores Prticas
reas de Conhecimento do PMBoK
3
Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento do Tempo
11
Gerenciamento da Documentao
Gerenciamento de Custos
5
10
Gerenciamento do Conhecimento
Gerenciamento de Integrao
Gerenciamento da Qualidade
1
Gerenciamento de Aquisies
8 7
Gerenciamento da Comunicao
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Definio e refinamento dos objetivos e planejamento das aes necessrias para alcanar os objetivos e o escopo do projeto.
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Garantia de que os objetivos do projeto sejam alcanados atravs do monitoramento do progresso e identificao dos desvios que devem ser tratados pela equipe.
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos
Os processos de gerenciamento de projetos podem ser organizados em cinco grupos, cada um deles contendo um ou mais processos:
Iniciao
Planejamento
Controle
Execuo
Encerramento
Melhores Prticas
Processos do Gerenciamento de Projetos
Os grupos de processos de gerenciamento de projetos esto ligados pelos objetivos que produzem. Em geral, as sadas de um processo se tornam entradas para outro processo ou so entregas do projeto.
Execuo Planejamento
Monitoramento e Controle
Encerramento
Tempo
Incio
Trmino
Melhores Prticas
Interaes entre reas de Conhecimento e Grupos de Processos
Iniciao
Integrao Escopo Prazo Custos Aquisies Documentao Qualidade Conhecimento RH Riscos Comunicao
Planejamento
Execuo
Monitoramento e Controle
Encerramento
Melhores Prticas
Voc sabia que...
Apenas 28% dos projetos terminam no prazo e no oramento.
23% de todos os projetos so cancelados durante sua execuo. Em mdia, os projetos excedem o oramento original em 188% e o prazo original em 222%.
(The Standish Group 2003)
Melhores Prticas
Benefcios
Padronizao dos processos de gesto de projetos e ferramentas de suporte. Melhoria da previsibilidade do projeto: prazo, custo e escopo. Minimizao significativa dos riscos negativos dos projetos. Melhoria do fluxo interno de informao.
Melhores Prticas
Benefcios
Minimizao dos desvios no oramento do projeto. Gesto eficaz dos recursos do projeto: desenvolvimento local de competncias e alocao adequada da equipe do projeto. Controle integrado do projeto: anlise de impacto em todas as reas afetadas. Destaque do papel do lder do evidencia as atividades gerenciais. projeto:
Gerenciamento do Escopo
Gerenciamento do Escopo
Conceitos
Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, servio ou resultado com as caractersticas e funes especificadas. O escopo correto a reta que liga o ponto onde voc est e o ponto onde voc quer chegar.
O escopo influencia o resultado final e decisivo no sucesso do projeto. Solicitaes de mudana aprovadas podem ocasionar mudanas no escopo, na qualidade, nos custos e no cronograma do projeto. EAP: Estrutura Analtica do Projeto = WBS: Work Breakdown Structure
Gerenciamento do Escopo
Vamos fazer um projeto?
Gerenciamento do Escopo
Declarao do Escopo do Projeto
Produto
Justificativa
O projeto ser desenvolvido para que a famlia no tenha mais que pagar o aluguel do apartamento. O projeto consiste em construir uma casa de 200 m localizada na cidade do Rio de Janeiro, Brasil. A casa ter trs quartos, sendo que um deles ser sute, um banheiro, sala de estar / jantar e cozinha. Desenho do Projeto Contratao Construo Instalao hidrulica Instalao eltrica Acabamento
Escopo do Projeto
Fases do Projeto
Objetivos
O projeto da casa tem como objetivo alojar a famlia com um maior conforto, disponibilizando uma sute para o casal e um quarto para cada filho.
Gerenciamento do Escopo
Estrutura Analtica do Projeto (EAP)
Projeto
Casa
Fase
Desenho
Contratao
Construo
Hidrulica
Eltrica
Acabamento
Definio do arquiteto
Fundao
Quartos
Quartos
Desenho do projeto
Paredes
Sala
Sala
Entregas gerenciveis
Telhado
Banheiros
Banheiros
Esquadrias
Cozinha
Cozinha
Exterior
Exterior
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Ordem de Servio (OS)
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Ordem de Servio (OS)
Continuao
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Ordem de Servio (OS)
Continuao
Ferramentas
Estrutura Analtica dos Projetos da Documentar
Projeto
Projeto
Levantamento Planejamento Execuo
Kit de Boas Vindas
Fases
Controle
Encerramento
Controle de Qualidade e Auditorias SMP Apresentao de encerramento OS (encerramento) Reunio de Feedback
Estimativas
LQA
Produtos
Termos de Entrega
Relatrio de Produo Relatrio de Posicionamento Registro de validao Registro de incidncia Registro de lies aprendidas
Produtos
Plano de Trabalho
DGD
OS
(abertura)
Palestra de conscientizao
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Solicitao de Mudana no Projeto (SMP)
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Solicitao de Mudana no Projeto (SMP)
Continuao
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Registro de Validaes
Gerenciamento do Escopo
Ferramentas Registro de Validaes
Estudo de Caso
Gerenciamento do Escopo
Estudo de Caso
Uma empresa foi contratada para executar um projeto de Responsabilidade Social para um grande cliente. O projeto atender 1.000 crianas de uma comunidade do interior do Nordeste. Quando o projeto j estava na metade do cronograma e ainda possua muitas atividades importantes a serem executadas, o cliente requisitou que mais 10 crianas de uma outra comunidade fossem includas no projeto.
Como eram apenas 10 crianas e o cliente era estratgico para a empresa, o lder do projeto acredita que a modificao no atrasar muito o cronograma e executa as aes solicitadas.
No entanto, um membro da equipe informa ao lder que com a mudana, uma das aes ir atrasar em funo da burocracia do processo na prefeitura local e com isso, duas atividades previstas no escopo do projeto no sero concludas a tempo. O contrato prev uma multa que o cliente pode aplicar caso o prazo no seja atendido.
O que voc faria nessa situao? No atenderia a solicitao do cliente ou correria o risco de sofrer uma multa?
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Gerenciamento do Escopo
Estudo de Caso O que voc faria nessa situao? No atenderia a solicitao do cliente ou correria o risco de sofrer uma multa?
O lder do projeto deve focar somente no escopo do projeto.
Exerccios de fixao
Gerenciamento do Escopo
Exerccio de fixao
Um membro da equipe do projeto sugere a incluso de um pargrafo no procedimento de Tratamento do Acervo Fsico que ir melhorar a qualidade do produto final sem impactar no cronograma. Como deve agir o lder do projeto? a) Considerar se haver um recurso-chave para isto, a fim de que o impacto no custo no seja alto. b) Avaliar a verba disponvel para o projeto. c) Autorizar a alterao e recomendar uma promoo para o membro da equipe. d) Primeiro, orientar o membro da equipe a focar exclusivamente no escopo definido para o projeto. Em seguida, verificar quais seriam os impactos desta mudana.
Gerenciamento do Escopo
Exerccio de fixao
As atividades, reunies e anlises necessrias para a entrega do produto final de um projeto so partes do: a) b) c) d) Escopo do Produto. Escopo do Projeto. Termo de Abertura do Projeto. Contrato.
Gerenciamento do Escopo
Exerccio de fixao
Qual das seguintes causas gera mais solicitaes de alterao no projeto? a) b) c) d) Restries de cronograma. Restries de oramento. Premissas sobre a utilizao de recursos humanos. Alteraes que agreguem valor ao projeto.
Gerenciamento do Prazo
Gerenciamento do Prazo
Conceitos
O Gerenciamento do Tempo do projeto inclui os processos necessrios para realizar o trmino do projeto no prazo.
PMBOK 2004 (pgina 123)
Marcos do projeto: um evento significativo no cronograma do projeto, como um evento que limita o trabalho futuro ou que determina uma entrega importante.
PMBOK 2004 (pgina 368)
O gerenciamento do tempo uma competncia fundamental para garantir o sucesso de todo projeto.
Gerenciamento do Prazo
Cronograma do Projeto (casa)
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas Plano de Trabalho (padro)
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas Registro de Incidncias
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas
Como vimos, o acompanhamento do projeto feito atravs do Plano de Trabalho, onde temos identificadas todas as atividades do projeto.
Alm dele, podemos utilizar tambm algumas ferramentas de controle da execuo dos produtos ou da produo. Estas ferramentas aliadas ao cronograma, permitiro a verificao do avano fsico do projeto. Assim ser possvel saber se o projeto est no ponto de execuo esperado (planejado) ou no. Identificar os desvios durante a execuo permite a correo dos desvios e reajustes no planejamento do projeto.
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas - Controle da Produo Individual
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas - Controle da Produo Mensal
Gerenciamento do Prazo
Ferramentas - Controle da Produo Consolidado
Estudo de Caso
Gerenciamento do Prazo
Estudo de Caso
Uma Gerente de Marketing est gerenciando um projeto de divulgao de um novo produto que envolve dois fornecedores internos e trs externos. Aps uma srie de reunies, finalmente cada fornecedor finaliza seu cronograma. A Diretoria de Marketing aprova o cronograma do projeto e as atividades so ento iniciadas. No entanto, durante a execuo do projeto, foram realizadas algumas reprogramaes pelos fornecedores sendo todas aprovadas pela Lder do projeto. Em uma fase avanada do projeto, o Diretor de Marketing solicita que a Lder explique qual o desvio total do projeto em relao ao planejamento inicialmente aprovado. A Lder do projeto no consegue verificar o desvio total, pois o cronograma do projeto s reflete a ltima reprogramao aprovada.
O Diretor decide ento mudar a Lder do projeto, pois considera bsica a falha cometida principalmente por ser um projeto com foco em prazo.
Qual foi o erro cometido nessa situao? Como a Lder do projeto deveria ter procedido?
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Gerenciamento do Prazo
Estudo de Caso Qual foi o erro cometido nessa situao? Como a Lder do projeto deveria ter procedido?
Gerar uma linha de base assim que planejamento for aprovado. Divulgar o planejamento no incio do projeto a todos os envolvidos. Registrar todas as alteraes ocorridas e manter o histrico. O desvio total do projeto verificado atravs da comparao entre o planejado inicialmente (linha de base) X
reprogramaes.
Exerccios de fixao
Gerenciamento do Prazo
Atraso significa: a) b) c) d) O tempo permitido para postergar uma atividade sem impactar a data trmino do projeto. O tempo permitido para atraso para uma atividade sem atrasar a data de incio mais cedo de sua sucessora. Tempo de espera no previsto. O resultado de um caminho de ida e volta.
Gerenciamento do Prazo
Durante a execuo, um grande nmero de mudanas so solicitadas no projeto. O lder de projetos deve: a) b) Esperar at que todas as mudanas sejam conhecidas e imprimir um novo cronograma. Fazer todas as mudanas aprovadas, conforme necessrio, e seguir a linha de base do cronograma. Fazer apenas as mudanas solicitadas pelo cliente. Conversar com o patrocinador antes de fazer qualquer mudana.
c) d)
Identificao de riscos Determinao dos riscos que podem afetar o projeto e documentao de suas caractersticas.
PMBOK 2004 (pgina 237)
Anlise qualitativa de riscos Priorizao dos riscos para anlise ou ao adicional subseqente atravs de avaliao e combinao de sua probabilidade de ocorrncia e impacto.
PMBOK 2004 (pgina 237)
Anlise quantitativa de riscos Anlise numrica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.
PMBOK 2004 (pgina 237)
Monitoramento e controle de riscos Acompanhamento dos riscos identificados, identificao dos novos riscos, execuo de planos de respostas a riscos e avaliao da sua eficcia durante todo o ciclo de vida do projeto.
PMBOK 2004 (pgina 237)
Restrio
O estado, a qualidade ou o sentido de estar restrito a uma determinada ao ou inatividade. Uma restrio ou limitao aplicvel, interna ou externa ao projeto, que afetar o desempenho do projeto ou de um processo.
Risco
Um evento ou condio incerta que, se ocorrer, provocar um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto.
PMBOK 2004 (Glossrio)
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Premissa
Restrio
Risco
Restrio: Clusula ou condio que restringe; limitao ou condio restritiva; uma condio imposta interna ou externamente ao projeto e que o limita.
Durao mxima do projeto de 2 meses 2 equipamentos disponveis para a equipe
Baixo
Alto
Mdio
Alto
Baixo
Alto
Clima chuvoso
Mdio
Mdio
Comprar materiais com antecedncia para garantir os preos baixos. Iniciar a obra conforme cronograma.
Mitigar
Aceitar
Transferir
Evitar
Estudo de Caso
Devido ao projeto ser crtico e de muita visibilidade, a alta administrao pediu para que a Lder analisasse os riscos do projeto e preparasse uma estratgia de resposta para eles o mais breve possvel.
A empresa possui procedimentos de gerenciamento de riscos que so pouco usados ou seguidos e tem um histrico de gerenciamento de riscos ruim. O primeiro marco importante do projeto ocorrer em 2 semanas. Na pressa de preparar o plano de gerenciamento de riscos, a Lder do projeto identificou os riscos e elaborou os planos de respostas sozinha, contando apenas com a ajuda de um membro da sua equipe. Um risco importante no previsto ocorreu e um dos marcos do projeto no foi atingido.
Por que o plano de riscos no deu certo? O que voc faria se tivesse um prazo to curto para identificao de riscos num projeto complexo como este?
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Exerccios de fixao
a) b) c) d)
Uma estratgia de resposta ao risco de ter o carro roubado poderia ser: a) b) c) d) Ter 2 carros. No ter carro. Fazer um seguro contra incndio. Fazer um seguro contra roubo.
Gerenciamento do Conhecimento
Gerenciamento do Conhecimento
Conceitos
O Gerenciamento do Conhecimento do projeto inclui os processos necessrios para planejar, registrar, disseminar, utilizar e controlar o conhecimento do projeto.
Base de conhecimento - o local onde so armazenadas as informaes coletadas dos projetos. A base deve ser constantemente atualizada e deve ser consultada antes que um novo conhecimento seja registrado para evitar duplicao de informaes.
Gerenciamento do Conhecimento
Processos
Planejar o Conhecimento
Registrar o Conhecimento
Disseminar o Conhecimento
Utilizar o Conhecimento
Gerenciamento do Conhecimento
O conhecimento era um bem privado, associado ao verbo SABER. Agora, um bem pblico ligado ao verbo FAZER.
Peter Drucker
O conhecimento e a informao so os recursos estratgicos para o desenvolvimento de qualquer pas. Os portadores desses recursos so as pessoas.
Peter Drucker
Vdeo Conhecimento
http://www.youtube.com/watch?v=pyimQDn4I3U
Gerenciamento do Conhecimento
Ferramentas Registro de Lies Aprendidas
Estudo de Caso
Gerenciamento do Conhecimento
Estudo de Caso
Durante a realizao das atividades de um projeto de construo de uma grande refinaria, a equipe teve a iniciativa de armazenar em seus arquivos pessoais todas as experincias que julgavam relevantes. Aps o trmino do projeto, a equipe foi desfeita e seus integrantes foram remanejados para outros projetos, alguns se aposentaram e outros saram da empresa. Um ano depois, a empresa decidiu construir uma nova refinaria muito semelhante a que foi construda no ano anterior. No entanto, durante a execuo deste novo projeto, foi verificado que alguns problemas que a refinaria anterior enfrentou e que poderiam ser evitados, repetiram-se no novo empreendimento.
Como poderiam ter sido evitados os erros recorrentes? Se voc fosse o Lder do segundo projeto, que providncias teria tomado?
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Gerenciamento do Conhecimento
Como poderiam ter sido evitados os erros recorrentes? Se voc fosse o Lder do segundo projeto, que providncias teria tomado?
O projeto foi finalizado sem o registro de
de projetos similares;
Poderia ter sido feito um esforo para identificao de lies aprendidas e boas prticas com os membros da equipe que ainda estavam
na empresa.
Exerccios de fixao
Gerenciamento do Conhecimento
Exerccio de fixao
Durante a fase de licitao de um projeto da rea de atendimento, ocorreu um problema na negociao com as licitantes. Como a licitao em questo referente a um servio muito contratado nesta rea, o Lder do projeto deseja verificar se existe alguma soluo para esse problema. Que ao deve ser realizada pelo Lder do projeto? a) b) c) d) Cadastrar lio aprendida. Consultar a base de conhecimento. Monitorar as melhores prticas do projeto. Medir a utilizao da base de conhecimento.
Gerenciamento do Conhecimento
Uma fase importante de um grande projeto da Documentar terminou recentemente. O lder do projeto deseja disseminar os conhecimentos adquiridos nesta fase e solicita que voc proponha a ao a ser realizada para atingir este objetivo. Qual deve ser a sua recomendao?
a) b) c) d)
A realizao de um workshop de conhecimento. A elaborao do Plano de Gerenciamento do Conhecimento. Fazer uma reunio com os membros mais inteligentes da equipe. Nunca desmobilizar os membros que possuem maior conhecimento no projeto.
Gerenciamento do Conhecimento
Qual deve ser a preocupao antes de se registrar um conhecimento na base?
a) b) c) d)
Atualizar o Plano de Gerenciamento do Conhecimento. Definir para quem ser divulgado o conhecimento. Verificar a existncia de conhecimento semelhante na base. Identificar as partes interessadas.
Gerenciamento do Conhecimento
Quando deve ser realizado o controle do gerenciamento do conhecimento?
a) b) c) d)
Duas vezes no projeto. Uma vez no projeto. Quando o gerente do projeto julgar necessrio. Periodicamente.
Gerenciamento do Conhecimento
Todas as opes a seguir so exemplos de conhecimentos cadastrados na Base de Conhecimento, exceto:
a) b) c) d)
Gerenciamento da Documentao
Gerenciamento da Documentao
Conceitos
O Gerenciamento da Documentao do projeto inclui os processos necessrios para planejar, tratar, controlar e encerrar a documentao do projeto.
Vdeo Documentao
http://www.youtube.com/watch?v=Jp4pmHTeTEs
Estudo de Caso
Gerenciamento da Documentao
Estudo de Caso
Durante a operacionalizao de um projeto de patrocnio, que tem como objetivo dar aulas de vlei para crianas, aprovada uma nova configurao para a montagem das quadras. Durante a execuo do projeto, a rea de SMS da empresa solicita ao Lder do projeto a documentao da configurao das quadras para que possa ser providenciado um plano de emergncia, que exigido pela legislao. O Lder do projeto entrega a documentao que est arquivada desde incio do projeto e o plano de emergncia da empresa imediatamente elaborado, pois a legislao estabelece um prazo para atendimento desse requisito legal. Ao realizar a simulao, o tcnico de segurana verifica que a configurao das quadras no corresponde ao que est na documentao e o simulado precisa ser cancelado. A empresa foi multada por no atender a legislao no prazo estabelecido.
Qual foi o erro cometido nesta situao? O que voc teria feito para que a empresa no fosse multada?
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Gerenciamento da Documentao
Qual foi o erro cometido nesta situao? O que voc teria feito para que a empresa no fosse multada?
Garantir que todas as mudanas realizadas sejam devidamente registradas para formao do histrico do projeto; Revisar periodicamente a documentao do projeto e atualizar aps toda mudana ocorrida; Lembrar de que a gesto da documentao imprescindvel para uma efetiva gesto do conhecimento.
Exerccios de fixao
Gerenciamento da Documentao
"Todo documento de um projeto deve ser recebido impresso, para ento ser gerada uma cpia digital".
Qual o erro dessa frase? a) b) c) d) No necessrio gerar cpia digital. Os documentos podem ser recebidos em qualquer formato. Os documentos s podem ser entregues em formato digital. A frase est correta.
Gerenciamento da Documentao
O que deve ser feito com a documentao que no necessita de arquivamento?
a) b) c) d)
Enviada para o cliente. Enviada para o arquivo morto. Destruda. Devolvida para a contratada.