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LES TABLEAUX DE BORD

Vers une gestion anticipe

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Dfinition
Un tableau de bord est un ensemble dinstruments mis disposition de responsables, rassemblant et prsentant linformation en vue de favoriser la dcision B. Martory

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Lexistence de la mise en place de nouvelles formes dorganisation du travail, de nouveaux modes de gestion des Ressources Humaines conduit ladaptation de systmes dinformation adapts aux contraintes spcifiques du pilotage socio conomique

B. Martory

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Principes daction (1)

Les tableaux de bord sont des moyens et non une fin en soi

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Principes daction (2)


Ils slaborent toujours par rapport au contexte et au regard des finalits poursuivies

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Le tableau de bord Un outil de pilotage


Le pilotage offensif
Mesurer la performance, optimiser les ressources, faire de la veille. Le pilotage dfensif Matriser les volutions, dtecter les dysfonctionnements, grer les donnes sociales.

Les questions que soulvent les tableaux de bord


Quest ce qui justifie la mise sous contrle (le pourquoi ?) Comment mettre sous contrle (le comment) ? Quelles donnes mettre sous contrle (le quoi)? Quelles sont les conditions permettant de garantir le performance et la prennit des tableaux de bord?

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Le pilotage a quelles fins


Le pilotage dequoi ? - La stratgie sociale, conomique. - Les volutions Le pilotage pourquoi? - La production - Amliorer la performance des hommes - Optimiser les ressources - Dcider efficacement - Communiquer pour impliquer

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Les finalits
Matriser les volutions conomiques, sociales
volutions quantitatives : production, effectifs, masse salariale, temps de travail volutions qualitatives : emploi, climat social, relations sociales, qualit de service
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Une difficult cependant,


Lefficacit sociale se repre plus quelle ne se mesure
Linformation sociale nest pas systmatiquement chiffre, le fait social quelle traduit nest pas toujours rductible une donne quantifie.

Aussi, il faut tre prudent et distinguer le mesurable, du quantifiable, de lapprciable.


Une prise en compte dlicate des quatre dimensions de linformation sociale : le quantitatif, le qualitatif, lindividuel et le collectif

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Les conditions permanentes dusage


Fiabilit
Lorigine des donnes est-elle incontestable? Permanence Les donnes sont-elles alatoires ou constantes? Lisibilit Les tableaux de bord sont-ils lisibles par tous? Efficience Le cot de collecte et de traitement des donnes est-il la mesure des gains escomts? Efficacit Pourra-t-on agir sur ces donnes? Pertinence Les donnes permettent-elles des mesures significatives? Adapte aux fonctions RH, Directions, managers et aux niveaux
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Finalits des tableaux de bord du point de vue des acteurs


ETAT DIRECTION GENERALE

DIRECTION FONCTIONELLE

HIERARCHIE ET SERVICES OPERATIONNELS

Tableau de bord GRH

SALARIES / AGENTS ET PARTENAIRES SOCIAUX

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DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

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Finalits des tableaux de bord en termes de problmatiques


Vrifier que les orientations politiques et les choix stratgiques dfinis en amont sont mis en uvre (choix stratgiques, budget)

Vrifier que les activits de la direction sont correctement ralise


(moyens mis en uvre, prestations internes -externes, qualit de process

Tableaux de bord GRH

Vrifier que les variables daction produisent bien les effets escompts
(image + acquis; effets terrain)

Grer les risques RH


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Les conditions pralables dlaboration


Accepter que la mise sous contrle ait un cot (logique investissement)

Prfrer le bien contrler au tout contrler


Formuler et expliciter des objectifs clairs pour chaque tableau de bord Sassurer dune comprhension partage des tableaux de bord ( par un lexique commun par exemple) Distinguer les moments de contrle des moments danalyse Intgrer, toutes les tapes de lactivit GRH, llaboration, la mise en uvre et le suivi des tableaux de bord

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Tableau de bord Les composantes


- Une cible et des objectifs clairs
- Des informations pertinentes - Un choix de critres hirarchiss - Des indicateurs reprables - Des signaux dalarme positionns

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La photo, ou ltat un

Les angles de vue des tableaux de bord

instant T -Pour contrler la situation au regard dun rfrent clair et immobile - donns n

Le film, ou lvolution dans le


temps

- Pour contrler la tenue dun


cap donnes chanables La comparaison, ou la superposition de deux photos - Pour contrler des carts dans le temps et/ou dans lespace donnes comparables

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Indicateur
Variable dont certaines valeurs sont significatives (dun tat) V. Indice, clignotant
(Le Petit Robert)

Taux dabsentisme par catgorie de population, budget formation par domaine de comptences, taux de turn-over par mtier

Lindicateur ne fait quindiquer; il alerte sur le degr de conformit (ou dcart) mais ne sanctionne pas mcaniquement.

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Systme de captage
Mode de recueil des donnes qui nourriront les indicateurs Le systme de captage dfinit, pour chaque indicateur :
la le le

nature de linformation recueillir : questionnaires responsable du recueil : responsable RH, hirarchie, moment du recueil : mensuel, trimestriel

dvaluation, base de donnes RH, enqutes de motivation

les

modalits du recueil : base de donnes, entretiens


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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 1 : Quest-ce que je veux mettre sous contrle ? - Que dois-je mesurer, valuer, observer ( thmatique, acteurs, angle de vue)

Produit de sortie : les critres et problmatiques du tableau de bord


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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 2 : Quels sont les indicateurs qui me renseigneront ? - Quelles sont les informations ncessaires, et donc le type de donnes recueillir ? - Ces informations sont elles significatives, reprsentatives de ce que je veux observer ? - Ces informations me permettront-elles de mieux piloter, rendre compte et/ou dcider ? Produit de sortie : Les indicateurs associs chaque problmatique
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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 3 : Comment recueillir les informations ?
- puis-je obtenir ces informations aisment, un cot raisonnable en fonction de mes priorits et enjeux ? - comment obtenir ces donnes : auprs de qui, o, quand, comment ?

Produit de sortie : dfinition du systme de captage Quoi ? Qui ? O ? Comment


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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 4 (si distincte de ltape 3) : comment traiter les

donnes ? - Comment traiter les donnes ? - Par traitement informatique ou traitement manuel ? Qui ? Sur des supports dj existants ou non ? - Les modalits de traitement me permettront-elles de nourrir les finalits poursuivies ? Produit de sortie : dfinition des modalits de traitement : Comment ? Qui ? Quand ?

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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 5 : Quelle forme dfinitive je donne aux tableaux de bord ? - Raliser une maquette pour visualiser le tableau de bord et effectuer les modifications ncessaires, tout particulirement si le tableau retenu est complexe. -Expliciter la finalit du tableau de bord, au besoin, la dfinition des termes. - Le soumettre aux interlocuteurs qui vont lalimenter, le traiter, lutiliser, vierge ou sur la base de donnes factices. Produit de sortie : Maquette valide du tableau de bord

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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 6 : Comment je fais voluer mes tableaux de bord ? - Veiller, dans les premiers temps notamment, la maintenance du tableau de bord et son adaptation au regard de lvolution des donnes. Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord.

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Processus dlaboration des tableaux de bord


tape 7 : Comment jvalue mes tableaux de bord pour garantir leur efficacit ?
- Performance : Toutes les informations sont-elles exportables et

exploites ? Donnent-elles lieu des actions observables ? -Efficience : le recueil, la saisie, le traitement et lexploitation de donnes reprsentent-ils un cot infrieur aux gains obtenus, quels quen soit leur nature ? - Pertinence : Peut-on amliorer la nature des donnes recueillies au regard de ce que je souhaite mettre sous contrle ? Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du

tableau de bord ou laboration de nouveaux tableaux de bord.


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