CONTROL DEL PROYECTO & CONTROL DE CAMBIOS

PRESENTADO POR: FABIOLA ROS DOMNGUEZ RINCN & VICTORINO DE LA CRUZ

CONTROL DEL PROYECTO

Control de Proyecto es un conjunto de actividades de gestin que permiten verificar si el proyecto va marchando segn lo planificado. Con la evolucin de la ciencia y las tecnologas el desarrollo de la informtica ha ido incrementando considerablemente.

Tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos Un control de proyecto efectivo nos va a permitir, a partir de la comparacin entre valores planificados e incurridos: Evaluar la actuacin o ejecucin pasada en cualquier instante de la vida del proyecto.
Analizar tendencias futuras que permitan estimar los costes y plazos de finalizacin del proyecto.

FASES DEL PROYECTO

La tarea de vigilancia y control del proyecto es una actividad cuya responsabilidad recae en el gerente o director de proyecto. Controlar no es vigilar, es sobre todo conocer y tener capacidad de anticipacin, correccin y evaluacin para identificar desviaciones y mejorar la implantacin. El control contempla aspectos como: Estilos de direccin: afecta de forma directa a las relaciones sociales del equipo de proyecto y un buen estilo de direccin es algo que requiere experiencia. Un buena direccin es la que facilita-convence y una mala direccin es la que impone. Establecer herramientas de control: orientadas al control del coste, el plazo y las acciones correctivas ante la identificacin de desviaciones

 Elaborar informes del estado del proyecto: como se ha dicho en alguna ocasin en entradas anteriores, slo se puede gestionar lo que se conoce. Por lo tanto se deben establecer herramientas de informacin que permitan evaluar la evolucin y trasladar dicha informacin de forma sencilla a informes regulares de seguimiento. Revisar el programa de proyecto: toda la informacin de control debe permitir comparar la EDT y el diagrama de Gantt actual con el de partida. La programacin y la planificacin son actividades permanentes durante el ciclo de vida de proyecto.

Emitir cambios de rdenes: ante nuevos requerimientos, debe existir un procedimiento normalizado de gestin del cambio, cuyo impacto debe ser valorado y recogido en la meta, plazo y coste de proyecto.

TIPOS DE CONTROL
Los mecanismos de control pueden clasificarse, dependiendo del momento en que se realice la accin de control. Control direccional: El mecanismo de control acta antes de que la actividad este totalmente concluida. En este caso el control se realiza de modo continuo y no en puntos determinados, de modo que cada elemento de la accin sea el resultado de la rectificacin casi instantnea de la accin anterior. Control aprobado - reprobado: En este caso, el receptor del control se somete a un examen despus de concluidas determinadas actividades. En caso de aprobacin se permite la realizacin de la actividad siguiente. Si hubiera una rectificacin, el proceso se interrumpe definitivamente o hasta que se subsanen las irregularidades.

 Control post operacional : El mecanismo de control slo se pone en funcionamiento despus de concluida toda la operacin. La informacin para la accin correctiva en este tipo de control, solo se utilizara en un periodo (proyecto) futuro cuando se inicie la planificacin para un nuevo ciclo de actividades.

MONITOREO Y CONTROL
Para lograr el resultado deseado en un proyecto y la satisfaccin del cliente se debe efectuar un seguimiento durante todo el desarrollo del proyecto. Es preciso llevar un control de las actividades que se realizan en el proyecto, de los recursos necesarios para llevar a cabo su ejecucin, as como todos los componentes necesarios para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y no se desve del cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente. Como consecuencia de este control ser posible conocer en todo momento qu problemas se producen a fin de resolverlos o aminorarlos de manera inmediata.

REPORTE
Como resultado del seguimiento y control de las actividades de un proyecto se realizarn reportes en el mismo, donde quedar plasmada la situacin del proyecto con el objetivo de que los responsables puedan evaluar su desarrollo. Un Reporte es un informe que se formula o se presenta por una persona, entidad o sistema. Estas tres acciones conforman lo que se denomina "El Ciclo de Vida de un reporte".

Definicin del reporte: el autor del reporte precisa los datos y la manera de presentacin de los mismos. Se definen las conexiones a los diferentes orgenes de datos para obtener los resultados que debe reflejar el reporte.
Administracin del reporte: puesto que en las organizaciones actuales existen varias categoras de usuarios, como los gerentes, los usuarios de servicio al cliente, etc.; es importante que se definan los usuarios del reporte, para ello es necesario publicar los reportes. Entrega del reporte: normalmente en las organizaciones los reportes se entregan de manera peridica. Para que los reportes lleguen a los usuarios requeridos se pueden aprovechar varios servicios como el de mensajera.

REPORTE DE ESTADO
Un Reporte de Estado es un documento que informa el estado actual de un proyecto. Su principal propsito es comunicar al receptor si el proyecto se va desarrollando segn lo planeado y por qu, o si no se va desarrollando segn lo planeado, tambin por qu. Este reporte no es producido para registrar qu trabajo hizo o har el equipo del proyecto, sino que su intencin es describir los desvos del plan y cmo sern corregidos

FORMATOS QUE PERMITEN CONTROLAR EL PROYECTO Y VALORAR LA EFICIENCIA DE LOS CAMBIOS

Reporte de estatus

Minutas de reuniones:
Primero Segundo Agendas Formatos de estatus de actividades Formatos de control de cambios: Primero

Segundo Lecciones adquiridas Formatos de requisicin

CONTROL DE CAMBIOS
Un sistema de control de cambios define los procedimientos por los cuales se aprobarn o rechazarn los cambios en el proyecto. Esto generalmente incluye una bitcora de incidentes compartida y accesible por todos los involucrados, un sistema de seguimiento de los cambios aprobados, y un mecanismo de niveles de aprobacin para autorizar los cambios, como as tambin un sistema para actualizar el plan original del proyecto con los cambios agregados en la ejecucin. Comit de control de cambios: es un grupo de interesados en el proyecto, formalmente constituido que definen como los entregables del proyecto y su documentacin sern controlados, cambiados y aprobados. Es el equipo de personas encargado de aprobar o rechazar una solicitud de cambio.

Solicitud de cambio: : es una peticin que puede expandir o reducir el alcance del proyecto, modifica polticas, procedimientos, planes, modifica costos, presupuesto y la programacin del proyecto. Estas solicitudes pueden ser directas o indirectas, externas o internas y legales obligatorias u opcionales. Solo las solicitudes de cambios aprobadas por el CCC sern implementadas. El proceso de Control de Cambios se aplica de igual forma tanto en el proceso desarrollo del software como en la etapa de garanta; esto con el propsito de asegurar que los cambios son controlados por un mtodo unificado y garantiza el desempeo de los procesos y correcta administracin del alcance. Los cambios pueden ocurrir durante las fases de elaboracin, construccin y transicin de la solucin del proyecto, es decir en cualquier tiempo antes o despus de su implantacin y estabilizacin en produccin.

Los posibles orgenes de los cambios pueden ser:

Nuevas necesidades de los usuarios del Sistema. Reorganizacin, reduccin o crecimiento de la solucin de proyecto. Redefinicin de los requerimientos de la solucin del proyecto

Actividades consideradas dentro del proceso de control de cambios:

Identificar la necesidad del cambio. Realizar la solicitud de cambio.

Evaluar la solicitud
Generar un informe del cambio donde se decide si la solicitud es aceptada, rechazada o postergada. Si la solicitud es aceptada se deber incluir el requerimiento dentro del alcance del proyecto. Se genera la orden de cambio. Se realiza el cambio el cual es revisado, se reconstruye la versin de la solucin del proyecto, se realizan las pruebas tcnicas y de usuario necesarias para el proceso, y se pone en marcha la nueva versin del software.

Proceso de Control De Cambios:

COMUNICADO POSTERGADA

IDENTIFICACION DEL CAMBIO

Solicitud del Cambio

ENVIADA AL COMIT CONTROL CAMBIOS

Evaluacin de Solicitud de Cambio

EVALUADA
RECHAZADA COMUNICADO

Aprobacin Solicitud de Cambio

APROBADA

Falla Verificacin

Ejecucin del Cambio

CAMBIADA

Validacin y Aprobacin del Cambio

VALIDADO Y APROBADO

Entrega y Cierre de Solicitud

CERREDA

Se consideraran como control de cambios las modificaciones que impacten para los siguientes documentos y por lo tanto se generarn costos adicionales: Alcance del proyecto Cronograma

un cambio solicitado podr impactar aspectos del proyecto como:

Alcance Costos Tiempo

Recurso Humano

SOLICITUD DE CAMBIO
Una vez sea identificado el cambio se deber realizar la solicitud formalmente.
La solicitud se deber realizar de manera escrita, por correo electrnico o con el apoyo de una herramienta informtica y deber contener mnimo la siguiente informacin:
Nombre del Proyecto: Nombre con el que se identifica el proyecto.

Fecha: Fecha en la que se solicita el cambio.

Solicitado Por: Nombre de la persona que realiza la solicitud de cambio. Cambio Solicitado: Descripcin del requerimiento sobre el cual se realizara el cambio o del nuevo requerimiento a desarrollar.

Tipo de Cambio: Se clasificar el cambio solicitado en alguno de los siguientes tipos: Justificacin del Cambio: Se deber dar una descripcin de la razn que origina la solicitud del cambio. Documento Soporte del Cambio Solicitado: En caso de aplicar, se anexa el documento o documentos que soportan la solicitud y una breve descripcin del contenido de estos.

EVALUACIN DEL IMPACTO DEL CAMBIO SOLICITADO

La evaluacin de los cambios se realiza con el fin de medir el impacto que se pueda generar al proyecto durante su desarrollo.

RESPUESTA A LA SOLICITUD DE CAMBIO

La respuesta a la solicitud del cambio podr ser objetada mediante una comunicacin escrita, por correo electrnico o a travs de la herramienta informtica que apoya el proceso de gestin de cambios.

EJECUTAR CAMBIO
Una vez sea evaluada y aprobada la solicitud se procede a establecer los cambios que se realizaran en la planeacin del proyecto, es decir, definir los documentos que se afectan para proceder a su cambio y versionamiento.

ENTREGA Y VALIDACIN DEL CAMBIO

Los aspectos claves a validar en el cambio son:
Se ha desarrollado e implementado el cambio requerido adecuadamente. La documentacin relacionada con el cambio se encuentra actualizada.

El cambio de versin es aplicado y es consistente con el desarrollo del cambio.

Pruebas de Usuario
En caso que el cambio requerido haya tenido impacto en la funcionalidad de la solucin del proyecto se deber garantizar que este cumple con las especificaciones y los objetivos planteados, por lo que se realizarn pruebas de usuario, siguiendo la metodologa de pruebas aprobado para el proyecto.

Aprobacin y Cierre del Cambio

Una vez se hayan validado todos los entregables del cambio requerido se proceder a la aprobacin y cierre segn corresponda. Esta aprobacin y cierre se formalizar a travs de una comunicacin mediante un acta de reunin.