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CARTA
La carta es una comunicacin o documento que registra, en forma escrita, un mensaje o informacin a un destinatario. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con el propsito de realizar negocios o prestar un servicio.
MARGENES
ESTILOS
Estilo bloque. Se tiene en cuenta que las lneas de nmero, consecutivo, fecha, asunto, firma y cargo del remitente, se escriben partiendo del centro del documento hacia el margen derecho.
Estilo bloque extremo. Todos los datos del documento, inician en el margen izquierdo.
PARTES
NUMERO DE CONSECUTIVO
Se escribe de dos a tres interlneas del margen superior; puede ser numrica o alfa-numrica, segn lo determine cada empresa en particular. 0 234 G 490 RH 120
FECHA
De dos a tres interlneas del nmero de consecutivo, se escribe la ciudad de origen y la fecha de envo, en forma completa. Bogot, 7 de septiembre de 2006
De cuatro a seis interlneas de la fecha, se ubican los datos del destinatario, distribuidos en la siguiente forma:
Tratamiento Doctor Nombre Luis Carlos Aldana Cargo Gerente General Empresa o Institucin Manufacturas Riveros Direccin Calle 59 38-34 Ciudad de destino Bucaramanga, Santander
Doctor MANUEL JOS URIBE Jefe de Estudios e Investigaciones Sociales para Amrica Latina EAN Carrera 11 78-47 Bogot D.C.
ASUNTO
Consiste en expresar, mximo en cuatro palabras, el tema de la carta. Se escribe de dos a tres interlneas de los datos del destinatario.
SALUDO INDEPENDIENTE
Se escribe a dos interlneas del asunto o a tres interlneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto. Siempre va seguido de dos puntos. APRECIADO SEOR GMEZ: RESPETADA SEORA MARA XIMENA: SEORA MINISTRA: INGENIERA SILVIA MARA: CORDIAL SALUDO DOCTOR MANCERA:
Tenemos el gusto de saludarla, doctora Silvia Mara, y de acuerdo con Con agrado lo saludamos, seor Gmez, y le informamos que Cordialmente lo saludamos y confirmamos Lo saludamos y adjuntamos Reciba un cordial saludo y adjuntamos
TEXTO
Se redacta en forma breve, clara y directa; se expresa en primera persona del plural (nosotros), aunque sea uno solo el firmante. No debe presentar errores gramaticales, ortogrficos, de puntuacin o tcnicos; debe tener una presentacin impecable. Comienza a dos o tres interlneas del asunto o saludo independiente, si lo hay o a cuatro o seis interlneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente. Se escribe a interlnea sencilla entre renglones y a dos interlneas entre prrafos.
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DENOMINACIONES FEMENINAS
Los ttulos y cargos de damas se escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua.
ABREVIATURAS
En los textos organizacionales es incorrecto el uso de abreviaturas. Se deben escribir las palabras completas (doctor, usted, seora), a excepcin de las que forman parte del nombre o razn social de una empresa. Ca. Colombiana de Chocolates S.A. Comercializadora de Muebles Ltda.
SIGLAS OEA RCN ICFES ONU ICBF DAS EPM ACRNIMOS Caracol Sena Incap Postobn Incolda ABREVIATURAS S.A. E.P.S. Ltda. a.m. p.m.
DESPEDIDA BREVE
Encontramos despedida corta y despedida con frase de cortesa.
REMITENTE
Nombre, cargo y firma de la persona que enva la carta. De cuatro a seis interlneas, digitamos el nombre completo, en concordancia con el nombre del destinatario: slo mayscula inicial o mayscula sostenida.
El cargo se ubica a una interlnea del nombre, con mayscula inicial y al margen izquierdo (no centrado).
LNEAS ESPECIALES
Anexos. Cuando enviamos algn documento junto con la carta; si en sta se explica en los prrafos el envo, al final slo enunciamos la cantidad, de lo contrario, en necesario identificarlo. Se escribe a dos interlneas del remitente, con mayscula inicial y seguido de dos puntos. Anexo: uno (8 hojas) Anexos: tres (nueve hojas) Anexo: cheque
LNEAS ESPECIALES
Copia. Se escribe a dos interlneas de anexos o de datos del remitente. Con mayscula inicial, seguida de dos puntos, despus el tratamiento, nombre y cargo de quien recibe la copia.
Copia: Sr. Mario Antonio Triana, Jefe de Calidad Dra. Claudia Luca Quintana, Gerente de Produccin Nota: las copias fijas para el archivo no se enuncian.
LNEAS ESPECIALES
Identificacin del transcriptor. A dos interlneas de la lnea anterior, con mayscula inicial se escribe el nombre y la inicial del apellido (hombre o mujer). Se recomienda utilizar letra ms pequea y en caso de tener nombre compuesto, es conveniente escribir uno de ellos. Stella C. Jos H. Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificacin del transcriptor.
RECOMENDACIONES
Las palabras escritas en letras maysculas, no se dividen. Se deben tildar las vocales escritas en mayscula sostenida.
- Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares, empresas y nombres de cargos.
RECOMENDACIONES
Cuando se utilicen equipos que no permiten justificar, el signo que se emplea es el guin (-) seguido a la letra donde se divide la palabra.
No dividir palabras en el primer rengln de los prrafos. No dividir palabras en dos lneas seguidas. No dividir palabras en la penltima lnea del prrafo No dividir palabras en el ltimo rengln de pgina. No dividir nombres propios ni apellidos. No separar el signo de moneda de la cifra ni dividir cantidades en nmeros. No dividir palabras en slabas de dos letras.
ESCRITURA DE NMEROS
Cuando se necesite escribir un smbolo de medida, stos se separan por un espacio en blanco. Adems, no debe escribirse ningn signo de puntuacin, a excepcin de tener en cuenta alguna regla ortogrfica, en este caso se deja un espacio de separacin entre el smbolo y el signo de puntuacin. Estos dos elementos no pueden escribirse en rengln separado.
Ejemplo: 1 m
1g
1 cm
ESCRITURA DE NMEROS
- Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: ao 2006 - Cuando se necesita escribir la fecha completa en un texto se debe registrar de la siguiente manera: El evento se realizar el 15 de abril de 2006. - Cuando la fecha se escribe en forma numrica abreviada se registra de dos formas: 2006-04-15 06-04-15
ESCRITURA DE NMEROS
- Los nmeros asignados a las normas no se separan con espacio ni con punto. Ejemplo: Decreto 2149, Decreto 249 o Resolucin 4150 - Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma para los decimales, punto para las unidades de mil y apstrofo para las unidades de milln. El signo de pesos va unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresin en letras. Ejemplo:
$5478.550,00 (Cinco millones cuatrocientos setenta y ocho mil quinientos cincuenta pesos) No es necesario incluir las expresiones moneda corriente (m/cte) ni moneda legal (m/l)
ESCRITURA DE NMEROS
- Cuando se necesita escribir nmeros dentro de un texto se efecta de la siguiente manera: Del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Ejemplo: Le adjuntamos dos boletines. Cada uno tiene 15 hojas.
ESCRITURA DE NMEROS
Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras. Ejemplo:
ESCRITURA DE NMEROS
Para documentos legales, los nmeros se escriben en cifras y letras. La cifra se puede expresar primero en nmero y luego en letras o viceversa, pero se debe conservar la opcin elegida en todo el documento. Ejemplo: $2.500.50 (dos mil quinientos pesos con cincuenta centavos) Dos mil quinientos pesos con cincuenta centavos ($2.500.50) 5.50 m (cinco metros con cincuenta centmetros) Cinco metros con cincuenta centmetros (5.50 m)
Se pueden utilizar hojas en blanco a 3 cm del borde superior de la hoja y cuando se trabaja en hojas con logotipo a dos interlneas. La identificacin puede contener tratamiento y nombre del destinatario, la fecha, o la referencia son opcionales. El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlneas del encabezado. En caso de terminar la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se dejan mnimo dos renglones en la hoja que se est trabajando y dos en la siguiente.
La ltima pgina debe contener, como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida. Las interlneas y distribucin de la carta, memorandos, circulares, constancias y certificados deben preverse de acuerdo con el membrete o logotipo. Sin embargo, entre prrafos siempre son dos interlneas.