PANADERA Y PASTELERA

SAN FRANCISCO

DATOS GENERALES
Negocio Tipo NOMBRE

: : :

Panadera y Pastelera Empresa de bienes y Servicios SAN FRANCISO E.I.R.L JUNIN HUANCAYO

DEPARTAMENTO: CUIDAD

DIRECCIN : CALLE REAL N1050 (ENTRE REAL Y

LORETO)

ANTECENDENTES
Panadera y Pastelera san francisco , es una empresa familiar, fundada en el ao de 1990 en la ciudad de Huancayo por don Zsimo Gamarra , quien desde muy joven trabajaba en una panadera y fue como as fue adquiriendo conocimiento de la elaboracin de cada uno de los productos , luego trabajo como maestro de panadera en la cual vio que haba adquirido mucho conocimiento con respecto a la elaboracin de diversos productos y fue as como que en el 1990 dio la iniciativa de poner su propia panadera en su propia casa , abasteciendo a los vecinos de su barrio ; poco a poco la clientela fue creciendo y es as como se abre la primera sucursal de ventas en la Av. 2 de Mayo, siendo el producto de mayor venta los pasteles personalizados, los que se elaboraban de acuerdo a los requerimientos del cliente. Luego se abre otro local ubicada en la Av. Jos Olaya Chilca Desde su inicio, la familia sent los principales fundamentos del negocio: Establecieron como poltica que cada uno de sus productos debera contar con: 1) un precio justo; 2) buena calidad; 3) Frescura y 4) Personalizado(caso de los pasteles). Estos principios que an se usan, llevaron a la empresa a tener xito desde sus inicios.

VISIN Y MISIN

Misin Generar productos de calidad y proporcionar excelente servicio en la industria de la panificacin principalmente y en el mundo de los alimentos. Visin Organizacin lder en la produccin y comercializacin de productos de panadera y pastelera en la ciudad de Huancayo , siendo reconocida por su excelente calidad en todos sus productos.

ORGANIGRAMA GENERAL
DESCRIPCIN DE PUESTOS GERENCIA GENERAL: Zsimo Gamarra Paredes
Nivel estratgico Nivel Tctico Nivel Operativo
Gerencia General

PRODUCCIN: un maestro supervisor

Finanzas

Produccin

Comercializacin

PASTELERA: 6 trabajadores (trabajan en dos turnos) COMERCIALIZACIN: Sr. Blanca Palomino

Pasteleria

Panaderia

Ventas

VENTAS: 4 trabajadoras (seoritas)

FINANZAS: sr Rmulo Gamarra paredes

ACCIONES
El progreso mostrado en los ltimos aos por las panaderas del Per es importante, al haber ampliado su oferta, as como modernizado sus puntos de ventas, lo que ha dado lugar a la creacin de negocios rentables y con alto impacto social. Es por eso que el gerente general de la empresa Sr. Zsimo Gamarra de la Panadera SAN FRANCISCO ., interesado en estructurar un plan estratgico para la empresa con el propsito de ser mucho ms competitivo en el mercado local, atendiendo a nuestra recomendacin que se le sugiri, toma la decisin de un servicio de consultora. Llegando a contratarnos con la finalidad de estructurar el plan estratgico, lo cual se trabaj hasta el ao pasado. Este ao se le visito y vimos que la empresa est poniendo en prctica de forma gradual las estrategias desarrolladas el ao pasado, generando muchas expectativas. Este ao se le propuso hacerle la respectiva auditoria administrativa, aceptando gustosamente con la finalidad de complementar el trabajo realizado el ao pasado.

1. PLANEACIN En esta etapa determinaremos los lineamientos de carcter general para regular la aplicacin de la auditoria y garantizar la cobertura de los factores prioritarios, indicadores, fuentes de estudio, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y el diagnostico preliminar. 1.1 OBJETIVOS
Precisar las acciones a tomar con la finalidad de implementar la auditoria en la empresa San Francisco, en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que deben prevalecer para lograr resultados en tiempo y forma.

1.2 FACTORES A REVISAR

Para recopilar la informacin pertinente y seleccionar los factores para la auditoria administrativa de la empresa, el seor Zsimo Gamarra gerente general de la empresa convoco primero a una reunin con los comprometidos directos en este caso sus socios estratgicos (su hermano, su esposa), posteriormente convoco otra reunin con los trabajadores. En ambas reuniones se acord incluir aspectos importantes del proceso administrativo, elementos complementarios y aspectos financieros. Trabajando la validacin de la informacin de forma concertada, asignndole el valor respectivo a cada elemento inherente a la empresa, en funcin a un peso estimado por niveles de decisin de la empresa. Esta aproximacin, se dio en funcin al tamao de la empresa y aunada a los indicadores de la captacin de los datos pertinentes. A continuacin presentamos el cuadro con los puntos establecidos por etapa y componente:

VALORES ASIGNADOS PARA LA EVALUACIN Puntos mximos establecidos 250 30 30 30 30 30 30 40 30 ORGANIZACIN Estructura organizacional 140 10 Indicadores 110 10 8 9 9 6 20 30 18 84 7 % Total 44 Representacin Porcentual % Total

Etapas del proceso administrativo PLANEACIN Visin Misin Objetivos Metas Estrategias/tcticas Procesos Polticas Procedimientos

Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional Recursos humanos Cambio organizacional Estudios administrativos Instrumentos tcnicos de apoyo DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Manejo del estrs y conflictos Toma decisiones CONTROL Naturaleza

10
50 30 20 10 10 470 150 100 80 140 140 50

24
40 0 7 3 3 227 75 25 33 93 93 40 % Total 48 % Total 60

Sistemas
Herramientas Calidad TOTAL

20
20 50 1000

12
16 25 513

66

218

En el caso del proceso administrativo la evaluacin se efectuar en funcin de los puntos fijados a cada etapa, equivalente en peso al porcentaje determinado

ETAPA Planeacin Organizacin Direccin Control TOTAL

PUNTOS 250 140 470 140 1000

PORCENTAJE 25% 14% 47% 14% 100%

Por lo que toca a los elementos complementarios, la evaluacin se har considerando a cada uno de ellos como un universo en s mismo y su interrelacin con el proceso administrativo.
PORCENTAJE ASIGNADO PARA LA EVALUACIN Elementos complementarios Coordinacin Almacenes e inventarios Proveedores Servicio al cliente Imagen Recursos financieros % 100 100 100 100 100 100

1.3 INDICADORES

El propsito de emplear indicadores de gestin y financieros es poder direccionar la auditoria que se est llevando a cabo en la empresa La SAN FRANCISCO, con el objeto de evaluar el puntual cumplimiento de los factores considerados, para de esta forma constituir una estructura para guiar las acciones de manera objetiva y consistente. En el caso de los indicadores cualitativos se empleara bateras de preguntas interrelacionadas y cruzadas para determinar el desempeo por rubro especfico. En el caso de indicadores cuantitativos, al final de cada etapa se efectuara un anlisis para ubicar el comportamiento de cada rubro con este enfoque. A continuacin se presentan los indicadores cuantitativos seleccionados, de acuerdo con las etapas del proceso y sus elementos:

2.INVESTIGACION PRELIMINAR
La comunicacin ha sido vital para determinar y complementar la informacin, quizs no al 100% pero se est tratando de buscar la mayor informacin que pueda enriquecer la auditoria, permitiendo de esta manera un conocimiento ms claro del contexto y condiciones de funcionamiento de la empresa. Las fuentes de informacin internas han sido evaluadas y posteriormente pasamos a evaluar la informacin externa, incluyendo algunos datos pertinentes de las competencias, de proveedores, de clientes, cmara de comercio, por medio de la internet, de las instancias pblicas vinculadas al sector de la panificacin. El acopiar estos dos tipos de informacin nos permitieron dimensionar aspectos sustantivos, jerarquizar prioridades, cuantificar recursos y perfeccionar mucho ms las estrategias establecidas para preparar el proyecto de auditoria.

3. PROYECTO DE AUDITORIA
PROPUESTA TCNICA
Naturaleza

del estudio: Auditoria administrativa Alcance: Todas las reas de la empresa (por ser una empresa con estructura de micro empresa). Antecedentes: No tiene auditorias solo empricas por el propio dueo de l Objetivos: Recabar y analizar la informacin clave de la empresa. Emitir estrategias solidas que permitan manejar la informacin correctamente. Integrar y correlacionar elementos de toma de decisiones del ms alto nivel tcnico en la aplicacin y desarrollo de la auditoria. Estrategia: Establecer dinmicas claras y congruentes para
establecer ventajas competitivas a nivel local y regional.

Acciones: Formalizar la aplicacin de la auditoria. Establecer los mecanismos de coordinacin para su ejecucin. Consolidar los avances en cada etapa de aplicacin de la metodologa de la auditoria. Derivar observaciones y recomendaciones especficas para cada etapa y componente del proceso y elemento bajo revisin. Recursos: Integracin de un equipo de alumnos de la Universidad Continental de la carrera de administracin del curso de Auditoria Administrativa Definiendo requisitos tcnicos, tecnolgicos necesarios para lograr los resultados previstos. Costo: Convenir las condiciones de contrato sobre la base de la buena fe y en funcin a los pagos por medio de recibos por honorarios. Resultados esperados: Sentar las bases para disear auditorias posteriores y sobre todo desarrollar una infraestructura modelo capaz de convertir a la empresa de pastelera y panadera San Francisco en una empresa lder en su rubro. Informacin complementaria: recopilacin y revisin de todo el material normativo y no normativo, administrativo y funcional de la empresa.

4. DIAGNOSTICO PRELIMINAR
Con base en las reuniones y plticas con el personal de la empresa, as como en el anlisis de la documentacin disponible, el equipo del trabajo prepar un pre diagnstico basado en los siguientes elementos: 4.1 Gnesis de la organizacin: La empresa tiene 22 aos de operacin. Hasta el momento ha mantenido una lnea de actuacin acorde a sus objetivos estratgicos planteados como negocio, basadas mucho ms en la supervivencia que en la rentabilidad, lo cual no le permite diversificar e introducir la pastelera a nuevos mercados a pesar de tener una produccin de calidad. La delegacin de funciones y facultades es muy limitada, eso perjudica a la aplicacin de las estrategias genricas del plan estratgico

4.2 Infraestructura: La empresa opera con base a una administracin de procesos. La estructura organizacional es deficiente y no se tiene determinado y delimitado algunas funciones elementales. No existe un programa definido d trabajo que permita ejecutar a los que laboran en la empresa. El nivel de desarrollo tecnolgico es medio, no esta aplicando tecnologa que mejore la produccin.

PROCESO ADMINISTRATIVO

GRACIAS