Ing.

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EMPRESA
DEFINICION Se define como una colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (produccin, tierra, mano de obra y capital), en una base comn para producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado, sealando rangos de autoridad, sistemas de planeacin, comunicacin, informacin y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misin determinada.

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EMPRESA

CARACTERISTICAS Son entidades programadas con relativa permanencia. Deben contar con una estructura: Para que las empresas cumplan su misin institucional para la cual fueron creadas, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarquizacin para la toma de decisiones. Estn orientadas hacia el logro de objetivos: Las empresas son creadas con una misin, unos propsitos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misin. Deben utilizar la especializacin en sus actividades y no la diversificacin.

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EMPRESA

ELEMENTOS (I) Recursos o Elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la Empresa. Ej. Recursos Fsicos, Financieros, etc. Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte ms importante de la empresa. Conocimiento Tecnolgico, es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. Conocimiento Administrativo, es el requerido para hacer funcionar una organizacin de manera eficaz.

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EMPRESA
ELEMENTOS (II) Medio Ambiente Interno o Clima Organizacional, que consiste en una serie de caractersticas inherentes a la empresa, las cuales pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a los integrantes del medio ambiente que la rodea. Medio Ambiente Externo General, compuesto por factores econmicos, tecnolgicos, jurdicos, polticos, sociales, culturales, ecolgicos que afectan a las empresas que operan en la regin geogrfica o en una determinada sociedad. El M.A.E general presenta oportunidades, amenazas y restricciones a la organizacin para su funcionamiento.
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EMPRESA
ELEMENTOS (III) Medio Ambiente Externo Particular, se define como aquellas fuerzas especficas que pueden afectar el desarrollo y el xito de una empresa, est compuesto por los proveedores, los clientes, los consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que sta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la empresa.

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EMPRESA
M e d io a m b ie n t e e x t e r n o

M e d io a m b ie n t e in t e r n o

P e rso n a s

R e c u rso s

C o n o c im ie n t o T e c n o l g ic o

C o n o c im ie n t o A d m in is t r a t iv o

M e d io a m b ie n t e in t e r n o

M e d io a m b ie n t e e x t e r n o

( F i g 1 .)

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EMPRESA
COMO UN SISTEMA ABIERTO (I) Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o ms partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineados por los lmites identificables de su medio ambiente externo o suprasistema. Los sistemas pueden ser de dos tipos: cerrados y abiertos. Un sistema cerrado no tiene intercambio de ninguna especie con su medio ambiente externo, mientras que el abierto est en interaccin continua con el exterior. El sistema abierto recibe del medio los recursos necesarios para realizar sus operaciones y devuelve a ste los recursos transformados en la cantidad y formas necesarias para que el ciclo contine.

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EMPRESA
COMO UN SISTEMA ABIERTO (II) Si se considera una empresa como un sistema abierto, sta toma entradas - inputs - del medio ambiente externo (personas, equipos, materiales, informacin, dinero, etc.), las que transforma y regresa al medio ambiente externo en forma de productos - outputs - (bienes y servicios). La empresa en trminos de un modelo general de sistema abierto aparece en la figura que sigue.

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EMPRESA
Medio ambiente externo

Personas Recursos Tecnologa

Bienes

LA ORGANIZACION

Servicios

Medio ambiente externo

( Fig 2)
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EMPRESA
Se puede conceptualizar una empresa o un grupo de trabajo como una sistema. Cada sistema est compuesto de subsistemas. Cada sistema, a su vez, es parte o subsistema de un sistema mayor o un conjunto de sistemas llamado suprasistema. Ej. Una empresa metalrgica est compuesta por varios subsistemas: subsistema de produccin, financiero, de personal, etc., a su vez es parte o subsistema del sector metalrgico. Igualmente, el comportamiento de un sistema depender de sus subsistemas y de su suprasistema y viceversa.
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EMPRESA

CLASIFICACION Las organizaciones pueden ser clasificadas con base en: Su actividad. (Industriales, Comerciales, De Servicios). Origen de capital. (Pblicas, Privadas, De Economa Mixta). Magnitud o Tamao. (Pequeas, Medianas, Grandes, Corporaciones, Conglomerados). Duracin. (Temporales o Permanentes). Rgimen Jurdico. (Sociedad annima, Sociedad Cooperativa, Sociedad de Responsabilidad Limitada, Sociedad de Capital Variable, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en Comandita por Acciones, Sociedad en Nombre Colectivo).
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ADMINISTRACION

DEFINICION La administracin, es el proceso cuyo objetivo es la coordinacin eficaz de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.
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ADMINISTRACION

De lo anterior se deriva: Objetivo: La administracin siempre est encaminada hacia el logro de fines o resultados. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeacin. Eficiencia: Obtencin de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mnimo costo, mediante la adecuada utilizacin de los recursos. Grupo social: La administracin solo puede darse en el marco de un grupo social. Productividad: Obtencin de los mejores resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia.

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ADMINISTRACION
CARACTERISTICAS La administracin existe y puede ser aplicada dentro de cualquier colectivo o grupo social. La administracin constituye un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo. La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus fases o etapas existen en forma simultnea. La administracin puede ser aplicada a todos los sistemas o subsistemas de la organizacin. Los principios administrativos deben adaptarse a las condiciones propias del grupo social donde se apliquen. La rigidez en la administracin es inoperante.

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ADMINISTRACION
IMPORTANCIA Con la universalidad de la administracin se demuestra que sta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen ms complejos. Simplifica el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia. La productividad de cualquier empresa est ntimamente relacionada con la aplicacin de una buena administracin.
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PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.
El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e (no hay sugerencias) entre s, a travs de las cuales se efecta la administracin.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

FASE MECNICA O ESTRUCTURAL

PLANEACIN

Propsitos Objetivos Estrategias Polticas Programas Presupuestos Procedimientos

ORGANIZACIN

Jerarquizacin Divisin del Trabajo Departamentalizacin Descripcin de funciones Coordinacin Toma de decisiones Integracin Motivacin Comunicacin Supervisin Establecimiento de estndares Medicin Correccin Retroalimentacin

FASE
OPERATIVA O DINMICA

DIRECCIN O EJECUCIN

CONTROL
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PROCESO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACION
MECANICA DINAMICA

PLANEACION QUE SE QUIERE HACER? QUE SE VA A HACER?

ORGANIZACION COMO SE VA A HACER?

DIRECCION VER QUE SE HAGA

CONTROL COMO SE HA REALIZADO?

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PROCESO ADMINISTRATIVO
I

P L A N E A C IO N
Q u s e q u ie r e h a c e r?

II O R G A N IZ A C IO N C m o se va a h a c e r?

IV

CONTROL
Cm o se ha r e a liz a d o ? III

D IR E C C IO N
Ver que se haga

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PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIN
PROPSITOS INVESTIGACIN PREMISAS OBJETIVOS INTERNAS/EXTERNAS -MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE -CLAROS, PRECISOS Y ESPECFICOS -ALCANZABLES MISIN

ESTRATEGIAS POLTICAS PROGRAMAS PRESUPUESTOS

PROCEDIMIENTOS
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PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (I) PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los objetivos directrices que definen la razn de ser de la empresa - Constituyen la misin que la identifica INVESTIGACION: Apoya la planeacin al brindarle, precisin, cuantificacin flexible y certera, aplicando el mtodo cientfico en general al explicar, describir y predecir, a travs de sus etapas el respectivo proceso cientfico as: Definicin del problema. (qu se desea resolver). Obtencin de Informacin (Datos: Observacin, experimentacin - encuestas - muestreo). Determinacin de la Hiptesis (Proposicin de respuesta ideas para solucionar el problema). Comprobacin de Hiptesis. (Aceptacin o rechazo). Presentacin del Informe. (Resultado para tomar decisiones).
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PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (II)
PREMISAS: Suposiciones Futuras - Internas cambios al interior,

Fortalezas y Debilidades - Externas al Entorno, Amenazas y Oportunidades, de carcter poltico, legal, econmico, social, tcnico y por otros factores.
OBJETIVOS: Resultados que se esperan obtener a propsito de los

PROPOSITOS o de la misin, son fines a lograr, con sus caractersticas: medibles, cuantificables, claras, precisas, ESPECIFICAS y alcanzables. Se clasifican en: Estratgicos o Generales de toda la entidad a largo plazo. Tcticos o departamentales a corto y mediano plazo. Operacionales o ESPECIFICOS a niveles de seccin, a corto plazo. Para determinar objetivos se deben hacer preguntas claves de la Administracin: qu, Cmo, Cundo, Dnde y Por qu?
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PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (III)
ESTRATEGIAS: Cursos de accin general o alternativas de

utilizacin de recursos y esfuerzos para lograr los objetivos, determinando alternativas, evaluando los cambios al interior, y seleccionando alternativas
POLITICAS: Guas para orientar las acciones con criterios lgicos

en la toma de decisiones.
PROGRAMAS: Esquema que establece secuencias de actividades

para realizar los objetivos, identificando actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando actividades.

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PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)

PRESUPUESTOS: Plan a desarrollar en trminos econmicos o

monetarios, determinando el origen y la asignacin de recursos para lograr objetivos, en un perodo determinado.
PROCEDIMIENTOS: Secuencia para efectuar las actividades en

orden cronolgico, incluyendo el mtodo de cmo llevar a cabo las tareas o rutinas del trabajo, expresados por escrito y en manuales, promoviendo la eficiencia, limitando la responsabilidad, evitando duplicidad y evalundolos permanentemente.
PLANES: Esquemas resultantes de la PLANEACION, existiendo

observaciones como Autorizacin - Preparacin, Ejecucin y Control.

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PROCESO ADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIN ESTRATGICA
AMENAZAS ( INCONVENIENTES PARA CUMPLIR OBJETIVOS) Medios Externos Entorno que se presenta para la efectiva organizacin y prestacin de servicios a la comunidad. Situaciones coyunturales y/o estructurales de la entidad en relacin con tendencias que influyen en la organizacin y servicios en su grado de fuerza (mayores-menores) a.Tendencias polticas, sociales, administrativa, econmicas, tecnolgicas, que afecten el futuro. b) Anlisis de las entidades con las que se tiene relaciones. c) Anlisis de aspectos inherentes a los servicios a ciudadanos.
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OPORTUNIDADES ( Proyecciones, Posibilidades)

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FORTALEZAS ( Aspectos positivos, cualidades destacadas)

Medios Internos En cuanto a la organizacin y administracin que presta un servicio midiendo sus resultados, positivos o negativos.

DEBILIDADES (Aspectos negativos, inconvenientes)

Guas: a) Organizacin b) Resultados c) Objetivos- metas d) Satisfaccin e) Recursos: Fsicos Humanos Tcnicos Administrativos f) ptimos- ideales. Qu cosas actualmente y en el futuro se deben hacer bien para lograr objetivos.

FACTORES CRTICOS PARA LOGRAR EL XITO

VISIN DEL FUTURO IDEAL

reas, actividades elementos indispensables para lograr el xito de la entidad y hace bien para lograr resultados positivos. Lo ideal en la prestacin del servicio y satisfacer al usuario.

Expresar ideas, deseos y sueos que buscan armona

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PLANILLA DE PLANEACIN ESTRATGICA COMO ELEMENTO BSICO DEL CONTROL INTERNO

MEDIOS EXTERNOS AMENAZAS FACTORES CRTICOS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES PARA LOGRAR XITO MEDIOS INTERNOS VISIN DEL FUTURO

DEFINIR 1. MISIN 2.VISION DEL FUTURO IDEAL 3. OBJETIVO 4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES

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PROCESO ADMINISTRATIVO

QUE ES DOFA?
Debilidades Oportunidade

s Fortalezas Amenazas
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DOFA

DEBILIDADES Son de carcter interno e involucran aquellos aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta de Pertenencia y responsabilidad en la compaa por parte del personal.
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DOFA

OPORTUNIDADES Son de carcter externo e involucran las proyecciones o posibilidades en el mejoramiento del entorno. Ej. Acceso a tecnologa ms avanzada.
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DOFA

FORTALEZAS Son de carcter interno e involucran los aspectos positivos y cualidades destacadas en la organizacin. Ej. El personal cuenta con una cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
9-abr-13 Ing. Minerva Hernndez Corona 33

DOFA

AMENAZAS Son de carcter externo e involucran los inconvenientes para cumplir los objetivos. Ej. La competencia.
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ORGANIZACIN
CONCEPTO El Establecimiento de la estructura necesaria para la sistematizacin racional de los recursos, mediante la determinacin de jerarquas, disposicin, correlacin y agrupacin de actividades con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.

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IMPORTANCIA (I)
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo. Es un medio a travs del cual se establece la mejor

manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.

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IMPORTANCIA (II)
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades,

reduciendo los productividad.

costos

incrementando

la

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar

funciones y responsabilidades.

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PRINCIPIOS (I)
Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades

establecidas en la organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecucin de una sola actividad. Jerarqua: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicacin necesaria para lograr planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una lnea clara e ininterrumpida, desde el ms alto ejecutivo hasta el nivel ms bajo.

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PRINCIPIOS (II)
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada

grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
Unidad de Mando: Este principio establece que al

determinar un centro de autoridad y decisin para cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los subordinados no debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e ineficiencia.

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PRINCIPIOS (III)
Difusin:

Para maximizar las ventajas de la organizacin, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con las mismas.

Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en

cuanto al nmero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizar todas las funciones eficientemente.

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PRINCIPIOS (IV)
De la coordinacin: Las unidades de la organizacin

siempre debern mantenerse en equilibrio. La estructura organizacional debe propiciar la armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo comn; en esta forma, la organizacin funcionar como un sistema armnico en el que todas sus partes actuarn oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo. Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
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TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION

Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social; las ms usuales son:
Lineal o militar
Funcional o de Taylor Lineo - Funcional Estaf Por comits

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ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (I)

Se

caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando. Se le conoce como organizacin lineal o militar porque, se utiliza en instituciones militares, siendo aconsejable tambin su aplicacin en pequeas empresas.
9-abr-13 Ing. Minerva Hernndez Corona

A u t o r i d a d

Director General

Jefe de Departamento

Mdico

R e s p o n s a b i l i d a d

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ORGANIZACIN LINEAL O MILITAR (II)

VENTAJAS
Mayor Facilidad en la toma

DESVENTAJAS
Es rgida e inflexible La organizacin depende

de decisiones y en la ejecucin de las mismas No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad. Es claro y sencillo Util en pequeas empresas La disciplina es fcil de mantener.

de hombres clave, lo que origina trastornos. No fomenta la especializacin. Los ejecutivos estn saturados de trabajo, lo que ocasiona que no se dediquen a labores directivas sino de operacin simplemente.

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ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR (I)

La organizacin funcional consiste en dividir el trabajo y establecer

la especializacin de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor nmero posible de funciones.
Horario de Citas Abastecimiento de Medicamentos

Historia Clnica Medicos Protocolos de atencin

Auditora Mdica

Capacitacin Constante

Firma y Sello del Mdico

Mantenimiento del Consultorio

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ORGANIZACIN FUNCIONAL O DE TAYLOR (II)

VENTAJAS
Mayor Especializacin Se obtiene la ms

DESVENTAJAS
Dificultad de localizar y

alta eficiencia de cada persona. La divisin del trabajo es planeada y no incidental. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual. Disminuye la presin sobre un solo jefe por el nmero de especialistas con que cuenta la organizacin.

fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por contradiccin aparente o real de las rdenes. Se viola el principio de la unidad de mando, lo que origina confusin y conflictos. La no clara definicin de la autoridad da lugar a rozamientos entre los jefes.

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ORGANIZACIN LINEO - FUNCIONAL

En sta se combinan los dos tipos de organizacin antes vistos,

aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, ya que conserva.
De la organizacin lineal o militar, la autoridad y responsabilidad que

se tramite a travs de un solo jefe para cada funcin en especial. De la funcional, la especializacin de cada actividad en una funcin.

Director General

Jefe de Medicina

Jefe de Enfermera

Jefe de Odontologa

Jefe de Servicios de Diagnstico

Medicina Externa

Medicina Interna

Pediatra

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ORGANIZACIN ESTAF (I)

Surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnologa, lo que origina la necesidad de contar con ayuda en el manejo de detalles, y de contar con especialistas capaces de proporcionar informacin experta y de asesora a los departamentos de lnea.

Director General

Asesor Jurdico

Director de Departamento

Consultor del Director

Superintendente

Jefe de Medicina

Mdico

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ORGANIZACIN ESTAF (II)

VENTAJAS
Logra que los conocimientos

DESVENTAJAS
Si

expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. Hace posible el principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especializacin del estaf.

los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede producirse una confusin considerable en toda la organizacin. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones, o por falta de un respaldo inteligente en la aplicacin de sus recomendaciones. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organizacin lineal.

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ORGANIZACIN POR COMITES (I)

Este tipo de organizacin consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir en comn los problemas que se les encomiendan.

Director General Comit de Medicina Comit de Auditora Mdica

Medicina

Enfermera

Odontologa

Servicios de Diagnstico

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ORGANIZACIN POR COMITES (II)

CLASIFICACION
Directivo: Representa a los accionistas

de una empresa que se encargan de deliberar y resolver los asuntos que surgen de la misma. Ejecutivo:Es nombrado por el comit directivo, para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman. De vigilancia: Personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la empresa. Consultivo: Integrado por especialistas, que por sus conocimientos o estudios, emiten dictmenes sobre asuntos que les son consultados.

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ORGANIZACIN POR COMITES (III)

VENTAJAS Las soluciones
son ms objetivas, ya que representan la conjuncin de varios criterios. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comit, no recayendo aquella sobre una sola persona. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen. Se aprovechan al mximo los conocimientos especializados.

DESVENTAJAS Las decisiones son lentas, ya

que les deliberaciones son tardas. Una vez constituido un comit, es difcil disolverlo. En ocasiones, los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comit para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

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TECNICAS DE ORGANIZACION
Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional, son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son:
Organigramas
Manuales

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ORGANIGRAMAS
Por su Estructurales: Muestran slo la estructura administrativa de la empresa. Objeto

Organigramas Por Area

su

Por su Contenido

Funcionales: Indican en el cuerpo de la Grfica, adems de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos. Especiales: Se destaca alguna caracterstica. Generales: Presentan toda la organizacin; se llaman tambin cartas maestras. Departamentales: Representan la organizacin de un departamento o seccin. Esquemticos: Contienen slo los rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. Analticos: Ms detallados y tcnicos

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ORGANIGRAMA VERTICAL
En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Director General

Subdirector

Medicina

Enfermera

Odontologa

Servicios de Diagnstico

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ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.

Medicina

Director General

Enfermera

Odontologa Servicios de Diagnstico

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ORGANIGRAMA CIRCULAR
Donde los niveles jerrquicos quedan determinados de forma circular.

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MANUALES (I)
Son documentos detallados que contienen en

forma ordenada y sistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:
De Procedimientos. De Polticas De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.

De Funciones Individuales.
De tcnicas y de Produccin.

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MANUALES (II)
Son de gran utilidad ya que: Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la empresa. Delimitan actividades, responsabilidades y funciones. Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cmo se debe hacer. Son una fuente de informacin, pues muestran la organizacin de la empresa. Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad. Son una base para el mejoramiento de sistemas. Reducen costos al incrementar la eficiencia.

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MANUALES (III)
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES: El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificacin primaria de temas.
Indice Objetivos y antecedentes del Manual

Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se

emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en la elaboracin del Manual. Debe llevar instrucciones para hacerlo ms comprensible. Redaccin clara, concisa y ordenada. Complementarse con grficas.

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DIRECCION
CONCEPTO La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la motivacin, comunicacin y la supervisin.

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PRINCIPIOS (I)
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La

direccin ser eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio. De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.

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PRINCIPIOS (II)
De la jerarqua. Postula la importancia de respetar los canales de

comunicacin establecidos por la organizacin formal, de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a travs de los niveles jerrquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento de autoridad de los supervisores inmediatos, as como prdidas de tiempo. De la resolucin del Conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestin administrativa, a partir del momento que aparezcan. Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstculo que se antepone al logro de las metas de la organizacin, pero que, al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas.

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ETAPAS DE LA DIRECCION
Direccin

Supervisin

Toma de Decisiones

Comunicacin

Integracin

Motivacin

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TOMA DE DECISONES (I)

Al tomar decisiones es necesario: Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cul es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solucin. Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor nmero posible de alternativas de solucin, estudiar las ventajas y desventajas que implican, as como la factibilidad de su implementacin, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco especfico de la organizacin.
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TOMA DE DECISIONES (II)

Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las

diversas alternativas, elegir la ms idnea para las necesidades del sistema, y la que reditue mximos beneficios; seleccionar, adems, dos o tres ms para contar con estrategias laterales para casos fortuitos. Aplicar la decisin: Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de ka decisin.

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INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como humanos; estos ltimos son los ms importantes para la ejecucin. Etapas. Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la empresa. Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los diversos candidatos al ms idneo para el puesto. Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa. Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia.

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MOTIVACION
La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero se pueden agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido

Jerarqua de las necesidades, de Maslow Teora de la Motivacin e higiene , de Herzberg. Motivacin de Grupo

Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

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COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin de un grupo social. De tal manera vista, la comunicacin en una empresa comprende mltiples interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta los sistemas de informacin ms complicados. Su importancia es tal, que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben informacin en una organizacin

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SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente. El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante l imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logran los objetivos. En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas, y su importancia radica en que una supervisin efectiva depender:
La productividad del personal para lograr objetivos La observancia de la comunicacin La relacin entre jefe - subordinado La correccin de errores. La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina

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CONTROL
CONCEPTO: Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se avala, mide o supervisa la ejecucin de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en condiciones de eficiencia y eficacia.

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CONTROL
De lo anterior se desprende:
- Relacin con lo planteado: El Control siempre existe para

verificar el logro de los objetivos establecidos en la PLANEACIN. - Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. - Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la PLANEACIN. - Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentacin, el control prevee y corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes

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ELEMENTOS
Relacin

con

lo

planeado Medicin Deteccin de Desviaciones Establecimiento de medidas correctivas

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IMPORTANCIA
El control es importante para el proceso administrativo por cuanto:
Establece medidas de correccin. Se aplica a todos los recursos de la empresa. Determina y analiza rpidamente sobre las causas que originan

desviaciones. Localiza a los sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se establecen medidas correctivas. Informa sobre el desempeo de ejecucin de los planes. Reduce costos y se ahorra tiempo al evitar errores. Se incrementala productividad en la empresa.

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PRINCIPIOS BASICOS
Equilibrio: Al delegar autoridad se han de establecer mecanismos

suficientes para verificar que se est cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada est siendo debidamente ejercida. Los objetivos: El control debe estar en funcin de los objetivos. Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con anterioridad al error, de forma que se puedan tomar medidas correctivas sin anticipacin. Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las causas y situaciones futuras de las desviaciones para evitarlas. De excepcin: Se debe aplicar principalmente en actividades representativas a fin de reducir los costos y tiempo. De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser separada de la funcin controlada. Esto es, adecuada segregacin de funciones para evitar actos fraudulentos.

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ETAPAS DEL CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES MEDICIN DE RESULTADOS

CONTROL

RETROALIMENTACION CORRECCIN

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ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, gua o patrn con base en la cual se efecta el control. Hay tres tipos de estndares en cuanto al mtodo: estndares estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los estndares tcnicamente elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estndares cuantitativos son fsicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de evaluacin de la actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.
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MEDICION DE RESULTADOS
Los estndares sirven para establecer unidades de medida definidas segn el problema presente. Es de utilidad en los sistemas de informacin, pues la efectividad del control depende en buena parte de la informacin recibida cuyas caractersticas (confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser importantes. Una vez efectuada la medicin, se comparan los resultados obtenidos con los estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones.
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CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora con base en el anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de retroalimentacin entre el control y la planeacin lo que permite aumentar la calidad en la accin correctora.

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RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello es necesario, que el sistema de informacin sea funcional y eficiente, pues de esta manera se retroalimenta ms rpidamente el proceso de controlplaneacin.

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INFORMES PROYECTADOS PLAN DE DESARROLLO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) NDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO

INFORMESREALES/EJECUTADOS PLAN DE DESARROLLO CUMPLIDO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) NDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO

MEDIDAS

VS
LANEACIN JECUCIN

O
ARIACIN

E S T U D I A R / A N A L I Z A R

I N V E S T I G A R

C O M P A R A R / P R O B A R

C A U S A S / E F E C T O S

TOMAR DECISIONES CAMBIAR LA PLANEACIN Y SU INFORMACIN

MODIFICAR CAMBIAR MODERNIZAR RETROALIMENTAR

CONCLUSIONES RECOMENDACIN INFORMES DE EJECUCIN

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CARACTERISTICAS
Refleja la naturaleza de

la estructura organizacional. Oportunidad Accesibilidad Ubicacin Estratgica.

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FACTORES
El control comprende cuatro factores que son: Cantidad Tiempo Costo Calidad.

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CLASES
Control de Produccin.
Control de Calidad. Control de Mercados Control Financiero Control Presupuestal Control Contable Control de recursos Humanos

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Sistemas de informacin TCNICAS DE CONTROLES

Contabilidad Evaluacin Financiera o AUDITORA Administrativa/ Presupuestos Reportes, informes Formas Archivos ( memorias, expedientes, etc. ) Computarizados Mecanizados

Grficas Diagramas

Proceso, procedimientos, Gantt, etc. Procedimientos, hombre-mquina, mano derecha, mano izquierda, etc.

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Estudio de Mtodos

Tiempos y movimientos, estndares, etc.

Redes TCNICAS DE CONTROLES Mtodos Cuantitativos

Camino Crtico PERT Modelos matemticos Investigaciones de operaciones Estadsticas Clculos probaliblsticos Programacin dinmica

Control Interno, Programas

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