INDICADORES

Concepto Caractersticas que debe reunir un indicador Aspectos a considerar en su formulacin Niveles de aplicacin

Dimensiones a evaluar por medio de indicadores

Indicadores financieros

Indicadores de gestin

INTRODUCCION
EL USO DE LOS INDICADORES EN LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA OBEDECE A LA NECESIDAD DE CONTAR CON UN INSTRUMENTO QUE PERMITA ESTABLECER EL MARCO DE REFERENCIA PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DE LA GESTION DE UNA ORGANIZACIN

EN ESTE SENTIDO, APORTA ELEMENTOS SUSTANCIALES PARA PROMOVER LA MEJORA CONTINUA DE LOS PROCESOS, BIENES Y SERVICIOS, EL EMPLEO PUNTUAL DE SUS RECURSOS Y ABRE LA POSIBILIDAD DE INSTRUMENTAR LOS CAMBIOS NECESARIOS PARA LOGRAR EL CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO

Concepto

Un indicador es una estadstica simple o compuesta que refleja algn rasgo importante de un sistema dentro de un contexto de interpretacin Es una relacin cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso o procesos diferentes. Por s solos no son relevantes, adquieren importancia cuando se les compara con otros de la misma naturaleza Un indicador pretende caracterizar el xito o la efectividad de un sistema, programa u organizacin, sirviendo como una medida aproximada de algn componente o de la relacin entre componentes

Concepto

Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. Puede medir el desempeo de un individuo, de un sistema y sus niveles, de una organizacin, el comportamiento de un contexto, el costo y la calidad de los insumos, la efectividad de los procesos, la relevancia de los bienes y servicios producidos en relacin con necesidades especficas Es conveniente contar con varios indicadores para garantizar la exactitud de la medicin. Por cada aspecto que se evala es recomendable definir un mximo de 15 a 20 indicadores

Caractersticas que debe reunir un indicador

Ser relevante o til para la toma de decisiones Factible de medir Fcil de conducir informacin de una parte a otra Altamente discriminativo Verificable Libre de sesgo estadstico o personal Aceptado por la organizacin Justificable en relacin a su costo-beneficio Fcil de interpretar

Utilizable con otros indicadores

Precisin matemtica en los indicadores cuantitativos

Aspectos a considerar en la formulacin de un indicador

Definir el objetivo que se pretende alcanzar En su formulacin se deben considerar acciones para llevar a cabo su instrumentacin por el personal normativo y operativo, tomando en cuenta los factores que faciliten su operacin. Deben enfocarse preferentemente hacia la medicin de resultados y no hacia la descripcin de procesos o actividades intermedias. Deben ser acordados mediante un proceso participativo en el que las personas que intervienen son tanto sujetos como objetos de evaluacin, a fin de mejorar conjuntamente la gestin de la organizacin. Se formulan mediante el mtodo deductivo, se implementan por el mtodo inductivo, y se validan a travs del establecimiento de estndares de comportamiento de las partes del proceso que se estn midiendo Se recomienda designar a un responsable, encargado de validarlos, verificarlos, y aplicar acciones inmediatas para evitar una desviacin negativa.

Niveles de aplicacin

- ESTRATEGICOS - DE GESTION - DE SERVICIOS

Niveles de aplicacin
Indicadores estratgicos
Permiten identificar: La contribucin o aportacin al logro de los objetivos estratgicos en relacin con la misin de la unidad responsable. Miden el cumplimiento de los objetivos en: - Actividades - Programas especiales - Procesos estratgicos - Proyectos organizacionales y de inversin

Niveles de aplicacin
Indicadores de Gestin
Informan sobre procesos y funciones clave: Se utilizan en el proceso administrativo para: - Controlar la operacin - Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratgicos - Determinar costos unitarios por reas, programas, unidades de negocio y centros de control

- Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones

Niveles de aplicacin
Indicadores de servicio
Miden la calidad con que se generan productos y/o servicios en funcin de estndares y satisfaccin de clientes y proveedores Se emplean para: - Implementar acciones de mejora - Elevar la calidad de la atencin a clientes Permiten identificar: - Desempeo o cumplimiento de los estndares de servicio - Satisfaccin o calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido

Dimensin a evaluar por medio de indicadores

Impacto (Efecto) - Mide el cumplimiento de los objetivos

- Cuantifica valores y efectos en clientes

- Mide el desarrollo de los procesos Cobertura - Informa sobre el alcance de las acciones

Eficiencia
- Mide costos unitarios y productividad - Cuantifica la optimizacin de recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos, para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo Calidad - Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes - Cuantifica la satisfaccin del cliente

Indicadores financieros
Son los que tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar la evaluacin cuantitativa de los hallazgos que, durante una auditora se obtienen, y que sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. Esta claro que su adecuada utilizacin esta subordinada al correcto conocimiento de su significado y alcance

Indicadores financieros
(ejemplos)
RENTABILIDAD RENDIMIENTO DE VENTAS LIQUIDEZ CAPITAL DE TRABAJO FINANCIAMIENTO GRADO DE OBLIGACIN VENTAS ROTACIN DE INVENTARIOS PASIVO TOTAL ACTIVO TOTAL UTILIDAD NETA VENTAS NETAS X 100

ACTIVO CIRCULANTE PASIVO CIRCULANTE

VENTAS NETAS INVENTARIOS

Indicadores financieros
(ejemplos)

PRODUCCIN CAPACIDAD UTILIZADA ABASTECIMIENTO IMPORTANCIA DE LOS ABASTECIMIENTOS FUERZA LABORAL NIVEL DE CAPACITACIN EMPLEADOS CAPACITADOS TOTAL DE EMPLEADOS COSTO MATERIAS PRIMAS Y MATERIALES AUXILIARES COSTO DE FABRICACIN PRODUCCIN REAL CAPACIDAD DE PRODUCCIN

Indicadores de gestin
El fin primordial de emplear indicadores en el proceso administrativo, es el de poder evaluar en trminos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propsito estratgico, a partir de la revisin de sus Componentes Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor informacin, a cada etapa del proceso se le asignan

indicadores cualitativos, que son los que dan razn de

ser a la organizacin, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organizacin El manejo de stos dos indicadores en forma simultnea, es con el propsito de que el auditor tenga una visin global y completa de la organizacin, asociando la esencia con las acciones y el comportamiento con los resultados

Aspectos a considerar

Proceso seguido para su formulacin Asignacin de responsabilidad de su preparacin Difusin de su preparacin

Aceptacin por parte de la organizacin Interpretacin adecuada de los miembros de la organizacin Acceso a la informacin para su consulta Plazo o perodo de ejecucin estimado Claridad en su definicin Consistencia en su conceptualizacin Congruencia con las condiciones de la organizacin Revisin y actualizacin de los contenidos Vnculos con las instancias con las que interacta la organizacin

(ejemplo por etapa de proceso administrativo)

Indicadores de gestin
PLANEACIN
Visin

ORGANIZACIN
Estructura organizacional

DIRECCIN
Liderazgo

CONTROL

Niveles

Planeacin
Visin
Indicadores cualitativos
Indicador cuantitativo
Nivel en que enmarca el logro de aspiraciones comunes Cmo fomenta el nivel de compromiso Cmo eleva la moral y el espritu de equipo Empleados que la conocen Total de empleados
Empleados que la conocen
Empleados que la comparten

Organizacin
Estructura organizacional

Indicadores cualitativos

Indicadores cuantitativos
reas sustantivas Total de reas reas adjetivas Total de reas reas desconcentradas Total de reas reas descentralizadas Total de reas Unidades de lnea Total de unidades Unidades asesoras Total de unidades

Precisin con que se determinan los niveles de autoridad y responsabilidad Manera como traducen el objeto de la organizacin en un mecanismo de trabajo

Direccin
Liderazgo

Indicadores cualitativos
En qu forma el liderazgo constituye una conducta que gua y provee el soporte necesario a la organizacin Cmo el lder ejerce su poder de influencia en las personas Capacidad que tiene para lograr que las acciones se implementen de la mejor manera posible

Indicadores cuantitativos
Estilos de liderazgo actual Total de estilos empleados Estilos de liderazgo empleados Estilos propuestos Personal que identifica el estilo Total del personal Personal que acepta el estilo Total del personal

Control
Niveles
Indicadores cualitativos Indicadores cuantitativos Controles estratgicos Total de controles Controles tcticos Total de controles

Capacidad de la organizacin
para jerarquizar controles De qu manera efecta el sealamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo

Controles operacionales
Total de controles

Elementos complementarios
Adquisiciones Almacenes e inventarios Asesora externa Asesora interna Coordinacin Distribucin del espacio Exportaciones Globalizacin Importaciones Informtica Investigacin y desarrollo Marketing Operaciones Proveedores Proyectos Recursos financieros y contabilidad Servicio a clientes Servicios generales Sistemas

Adquisiciones

Indicadores cuantitativos Indicadores cualitativos

Adquisiciones realizadas Adquisiciones programadas Monto de las adquisiciones Presupuesto de adquisiciones Adquisiciones directas Total de adquisiciones Adquisiciones por licitacin Total de adquisiciones Base de datos de clientes Total de bases de datos Portafolio de clientes Inventario de clientes

Capacidad que tiene la organizacin

para obtener los recursos que atiendan sus requerimientos De qu manera efecta el sealamiento del ejercicio de controles en los niveles directivos, mandos medios y nivel operativo

Almacenes e inventarios

Indicadores cualitativos
Capacidad para salvaguardar el patrimonio de la organizacin De qu manera agilizan el desplazamiento de recursos materiales

Indicadores cuantitativos
Procedimientos para el manejo de almacenes Total de procedimientos existentes Normas aplicables a los almacenes Legislacin de la organizacin
Catlogos de materiales, artculos y productos disponibles Catlogos necesarios Materiales, artculos y productos con un cdigo de barra Total de materiales, artculos y productos que se manejan

Cmo preservan los bienes muebles e inmuebles

En qu forma posibilitan el puntual control de los recursos

Inventarios practicados_ Inventarios programados Monto de las plizas de seguro de almacenes Total de seguros en la organizacin

Asesora externa

Indicadores cualitativos
Nivel en que el apoyo tcnico especializado colabora con una visin independiente que aporta a la organizacin elementos de decisin valiosos Medida en que brinda soluciones imparciales a factores especficos que permiten percibir, comprender y resolver problemas especficos

Indicadores cuantitativos
Consultores contratados Consultores autorizados Presupuesto ejercido Presupuesto aprobado Estudios realizados Estudios propuestos Tiempo de respuesta Tiempo programado Calidad del servicio Requisitos pactados Impacto logrado Impacto esperado

Asesora interna

Indicadores cualitativos
Hasta qu punto la asesora interna ofrece el apoyo tcnico especializado que la organizacin requiere para atender aspectos especficos que se traducen en elementos de decisin Grado de contribucin con propuestas de accin que complementan y fortalecen las acciones de los rganos de lnea de la organizacin

Indicadores cuantitativos
reas asesoras Total de reas Personal asignado Total de personal Acciones realizadas_ Acciones programadas Estudios efectuados Total de estudios Recursos asignados Total de recursos Resultados obtenidos Resultados programados

Coordinacin

Indicadores cualitativos
De qu manera la coordinacin fomenta la interaccin institucional Forma como apoya la reduccin del margen de error en el trabajo Medida en que integra las actividades de los diferentes mbitos Grado en que facilita la implementacin de acciones

Indicadores cuantitativos
Lineamientos de coordinacin formulados Lineamientos requeridos Lineamientos reas Estudios para mejorar la coordinacin Estudios requeridos Mecanismos de coordinacin aprobados_ Mecanismos de coordinacin establecidos Mecanismos de coordinacin Total de reas

Distribucin del espacio

Indicadores cualitativos
Grado en que la distribucin del espacio apoya la secuencia lgica del flujo del trabajo Forma en que optimiza el uso de espacios Cmo fomenta el cuidado de las instalaciones Grado en que permite el respeto de la planeacin urbana y ecolgica

Indicadores cuantitativos
Estudios de distribucin de espacio realizados Estudios programados Estudios para la distribucin de mobiliario y equipo realizados Estudios programados Asignacin de personal y equipo por unidad Total de unidades Normas dictadas para el uso y cuidado de instalaciones Pautas observadas para el uso y cuidado de instalaciones Estudios para la expansin de instalaciones Total de estudios programados

Exportaciones

Indicadores cualitativos
Nivel en que contribuye a orientar los esfuerzos de exportacin Forma en que reduce el margen de incertidumbre para exportar Grado en que capitaliza las fortalezas y convierte las debilidades en oportunidades Capacidad para definir criterios en el desarrollo de un plan de exportacin

Indicadores cuantitativos
Fuentes de informacin seleccionadas Fuentes de informacin disponibles Estrategias competitivas Total de estrategias Investigacin del mercado meta Estudios de mercado Clientes potenciales Clientes detectados Oportunidades reales Oportunidades estimadas

Monto de las exportaciones Exportaciones realizadas

Globalizacin

Indicadores cualitativos
Evala el calibre de la capacidad para crear y operar empresas de primera clase Define el modelo de negocio requerido para producir resultados con un desempeo superior Grado en que se consolidad la alternativa de convertirse en un estndar por tipo de industria

Indicadores cuantitativos(31)
Franquicias Total de empresas por giro industrial Alianzas estratgicas Total de empresas por giro industrial

Adquisiciones Total de empresas por giro industrial

Estrategias de liderazgo en costos Total de estrategias globales Estrategias de concentracin Total de estrategias globales Estrategias de diversificacin Total de estrategias globales

Importaciones

Indicadores cualitativos
En qu proporcin la organizacin integra recursos de importacin para atender sus requerimientos y funcionar adecuadamente Forma en que las importaciones constituyen una fuente de recursos que coadyuvan a la reduccin de costos y elevacin de la calidad de los procesos, productos y servicios

Indicadores cuantitativos(10)
Adquisiciones de importacin Adquisiciones programadas Monto de las adquisiciones de importacin Monto de adquisiciones Certificados de calidad solicitados Comprobacin de calidad Monto de las adquisiciones de importacin Presupuesto aprobado

Informtica

Indicadores cualitativos
Cmo fortalece la calidad de la gestin Forma en que determina cundo y cmo son salvaguardados los activos de los sistemas computarizados Manera en que mantiene la integridad de los datos

Indicadores cuantitativos(16)
Normas para preservar la informacin Normas de seguridad diseadas Estudios para evaluar el rea de procesos electrnicos Estudios de evaluacin de la gestin organizacional Evaluacin de los equipos de cmputo instalados Estudios para evaluar la infraestructura organizacional Equipos de cmputo necesarios Total de equipos

Investigacin y desarrollo

Indicadores cualitativos
De qu manera la investigacin y desarrollo fortalece la capacidad de cambio

Indicadores cuantitativos(6)
Proyectos de investigacin y desarrollo Total de proyectos Personal responsable de la funcin Total de personal Presupuesto asignado Presupuesto total Productos mejorados Total de productos

Medida en que permite la diversificacin de productos y/o servicios

Forma en que impulsa la generacin de mejores servicios y productos

Marketing

Indicadores cualitativos

Indicadores cuantitativos(18)
Programas de comercializacin Total de programas Estrategias comerciales___ Programas de comercializacin Estrategias comerciales Estrategias de negocio Fuerza de ventas Total de personal

Grado en que el marketing constituye un vnculo estratgico entre la organizacin y sus clientes

Cmo aumenta el conocimiento del mercado y la capacidad competitiva de la organizacin

Forma en que posibilita el posicionamiento de la organizacin

Proyectos de e-commerce Total de proyectos

Operaciones

Indicadores cualitativos
Cmo el rea de operaciones administra

Indicadores cuantitativos(19)
Procesos productivos Total de procesos Personal asignado a la funcin Total de personal

los recursos necesarios para generar los bienes y servicios requeridos por la organizacin

Cmo promueve la rentabilidad de recursos productivos

Forma en que fomenta el respeto a las condiciones ambientales

Costo de los insumos Costo de produccin

Costo de produccin Artculos producidos Valor de los equipos y maquinaria Activo fijo Depreciacin Activo fijo

Proveedores

Indicadores cualitativos
Grado en que los proveedores abastecen de recursos que pueden ampliar las ventajas competitivas Cmo aumentan la capacidad de respuesta En que medida permiten elevar la calidad de los productos y/o servicios

Indicadores cuantitativos(10)
Nmero de proveedores actual Cartera de proveedores Asistencia tcnica recibida Asistencia tcnica solicitada Monto de las lneas_ Lneas de crdito de proveedores Sistemas de informacin de proveedores Total de sistemas de informacin

Proyectos

Indicadores cualitativos
Dimensin de los proyectos como mecanismo de trabajo que hace posible el definir y realizar las acciones en tareas especficas

Indicadores cuantitativos

Proyectos aprobados Proyectos presentados Proyectos instrumentados Total de proyectos Financiamiento por proyecto Total de proyectos Proyectos rentables Total de proyectos

En qu medida crean un marco de referencia en cuanto al tratamiento de procesos, productos y servicios

Forma en que se constituyen como marco de accin para ordenar el trabajo organizacional

Recursos financieros y contabilidad

Indicadores cualitativos
Hasta qu punto la organizacin administra de una manera inteligente sus recursos financieros Capacidad que tiene para obtener ventaja competitivas derivadas de la captacin y uso de recursos econmicos En qu grado el manejo que hace de sus registros le posibilita el seguimiento y control sistemtico de todas y cada una de sus operaciones realizadas

Indicadores cuantitativos(19)
Circulante o capital de trabajo Margen de utilidad bruta Utilidad por accin Precio a valor en libros Rotacin de la planta Activo circulante_ Pasivo a corto plazo Utilidad bruta Ventas netas Utilidad neta____ Nmero de acciones Precio____ Valor en libros por accin Ventas netas Activos fijos

Servicio a clientes

Indicadores cualitativos
Nivel en que el rea de servicio a clientes ha integrado de un portafolio servicios Grado en que permite el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes Forma en que promueve el desarrollo de una actitud de servicio, as como de habilidades y destrezas para tratar a los clientes De qu manera fortalece la imagen institucional

Indicadores cuantitativos
Servicios al cliente Total de servicios Personal responsable de la atencin a clientes Total de personal

Personal capacitado en trato a clientes_ ____ Total de personal

Estadstica de servicios brindados Servicios programados Inversin en servicios a clientes Total de servicios brindados

Servicios generales

Indicadores cualitativos
Medida en que el rea de servicio generales conserva los medios productivos en buen estado Cmo mejora las condiciones de higiene y seguridad

Indicadores cuantitativos(34)
Personal de vigilancia Total del personal Personal de limpieza Total de personal Servicios de transporte realizados Servicios necesarios Correspondencia tramitada Total de correspondencia Documentos archivados Total de documentos Servicios de mensajera realizados Servicios de mensajera solicitados Vehculos propios Total de vehculos Vehculos arrendados Total de vehculos

En qu forma coadyuva con la racionalizacin del uso de instalaciones y medios de operacin

Manera en que apoya el desahogo de las actividades Como contribuye a simplificar el trnsito de personas y documentos

Sistemas

Indicadores cualitativos
Nivel que tiene la organizacin en el desarrollo de mecanismos de informacin consistente y oportuna Capacidad que muestra para realizar un manejo efectivo de la informacin Grado en que fortalece el proceso de toma de decisiones a travs de informacin oportuna y especfica

Indicadores cuantitativos
Normas aplicadas en el diseo de sistemas Normas aprobadas en el diseo de sistemas Sistemas aceptados Sistemas propuestos Sistemas de informacin Total de sistemas

Sistemas de informacin Total de sistemas de control

Sistemas de informacin administrativa Total de sistemas