UNIVERSIDAD JUAREZ AUTONOMA DE TABASCO

Carrera: Lic. En Contadura Publica

Catedrtico: Manuela Montealegre

Tema: Auditoria Operacional Equipo 4 Integrantes: Elsa Solis May Juan Hernndez Feliz Carlos Adrin Vidal Len Ana Marcela Lee Snchez

La auditoria operacional es una actividad que consiste en el examen critico y constructivo, individuales o colectivos, con objetivo de emitir una opinin respecto a ellos y promover la implantacin de acciones correctivas que se consideren necesarias para mejorar su ejecucin.

En diciembre de 1972 la Comisin de Auditora Operacional emiti su primer boletn, con el propsito de identificar el trabajo de auditora Operacional realizado por el Contador Pblico, independiente o no, y con la intencin de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoci que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un alto contenido de creatividad, est sujeto a una dinmica que implica que su conceptualizacin y metodologa fueren afinndose a base de aproximaciones sucesivas. Es este el origen de esta nueva versin del Boletn No.1 de la Comisin de Auditora Operacional.

AUDITORIA OPERACION AL

INVESTIGA, REVISA Y EVALUA

LAS REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

PARA DETERMINAR

Si se tienen controles adecuados

Disminuir costos e incrementar la productividad

Si los controles permiten operar con eficiencia

Consiste en el examen de las reas de operacin de una empresa o institucin, para determinar si se tienen los controles para operar con eficiencia, tendiendo a la disminucin de costos para incrementar la productividad. Autor: Ivan Puerres

La auditoria operacional es el examen de flujo de las transacciones llevadas a cabo en una o varias reas funcionales que constituye la estructura de una entidad, con el propsito de incrementar la eficiencia y la eficacia operativas a travs de proponer las recomendaciones que se consideran necesarias. Autor: Gabriel Snchez Curiel

El servicio que presta el contador publico cuando examina ciertos aspectos administrativos, con la intencin de hacer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad. IMCP

El objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a las que se le practique.

 en la emisin de opiniones sobre el estado actual de lo PRIMERO auditado. en la participacin para la creacin o diseo de sistemas, procedimientos, etc., SEGUNDO interviniendo en su formacin.
en la implantacin de los cambios e innovaciones. TERCERO

La auditoria operacional persigue:

Detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos. Prever obstculos a la eficiencia. Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo. informar sobre obstculos al cumplimiento de planes.

Aplicacin de la Auditoria Operacional

1 2 3

Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.

Cuando tiene indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones.

Para contar con un respaldo para la prevencin de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.

AUDITORIA FINANCIERA VS. AUDITORIA OPERACIONAL.

AUDITORIA OPERACIONAL
AUDITORIA FINANCIERA 1. Agregar confiabilidad emitiendo una opinin independiente, sobre la razonabilidad de los estados financieros. 2. Los estados financieros son el fin, se trata de determinar si las cifras han sido acumuladas de forma equitativa razonable y veraz. 1. Aumentar la eficiencia por medio de recomendaciones tendientes a: incrementar ingresos, reducir costos y simplificar operaciones. 2. Los estados financieros son un medio usado por el autor en el anlisis cuantitativo de la empresa a la que tratara de ayudar con sus recomendaciones.

En ambas se efecta un estudio y evaluacin del control interno.

CONCEPTO
Metodologa es la identificacin de un marco de referencia para la ejecucin y prctica sistemtica y ordenada de la auditoria operacional .

OBJETIVO
Asegurar la cobertura de todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditora interna en sus tres tipos: administrativa, operacional y financiera. Es el contar con una gua que oriente para una adecuada cobertura de revisin.

METODOLOGIA

I. Familiarizacin II. Investigacin y anlisis III. Diagnostico IV.Informe

FAMILIARIZACION
El auditor debe familiarizarse con la operacin u operaciones que revisar dentro del contexto dela empresa que est auditando.

ESTUDIO AMBIENTAL ESTUDIO DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA VISITA A LAS INSTALACIONES

El objetivo de analizar la informacin y examinar la documentacin relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operacin en cuestin. En esta fase, en la que se realizan pruebas de detalle de muy diversa ndole, utilizando especialmente pruebas selectivas a juicio del auditor o por medio de muestreo estadstico.

INVESTIGACIN Y ANLISIS esta segunda fase dela metodologa es

Para lograr la objetividad aludida es recomendable la utilizacin de tcnicas con las que enseguida se mencionan.

ENTREVISTAS EVALUACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN

DIAGNOSTICO

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa se sumaran los hallazgos y se sealara la interpretacin que se hace de ellos, reportndose aquellos que sean indicios de notorias fallas de eficiencias

INFORME
El informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la empresa de la labor del auditor. Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, en su caso, los problemas detectados en relacin con la eficiencia operativa de la empresa y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide fundamentalmente con la finalidad del examen realizado. Este enfoque permitir as mismo, que de la solucin dada a dichos problemas, surjan oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en ultima instancia en la productividad.

Etapas de la Auditoria Operacional

Levantamiento de la informacin Elaboracin de papeles de trabajo Verificacin de la informacin

Implantacin de sugerencias y seguimiento

Diagnostico o informe

Evaluacin

1.-LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIN
Son las actividades que lleva acabo el auditor operacional para allegarse de elementos base para conocerla unidad administrativa, actividad o funcin sujeta a su intervencin; para estudiar y evaluar su comportamiento y desempeo y para sustentar la aplicacin de sus pruebas de auditora

El auditor debe obtener informacin detallada respecto a las caractersticas en el rea funcional sujeta al examen.

Implica conocer previamente la estructura de la empresa, con el fin de identificar los ciclos de operacin en que se localizan los sistemas, los procedimientos y los mtodos a que el auditor se enfrentara.

a. Entrevistas

b. Observaciones de campo

La auditoria operacional se basa en las siguientes tcnicas:

A. ENTREVISTAS
Las entrevistas son charlas que celebra el auditor para obtener informacion de tallada sobre las caractersticas de un sistema, un procedimiento o un mtodo.

Las entrevistas deben celebrarse , en primera instancia , con el ejecutivo de mas alta jerarqua a cuyo cargo este el rea funcional este sujeta a estudios.

Al iniciarse la entrevista el auditor deber establecer con el mayor cuidado que es lo que pretende y sealar que desea una informacin especfica y la recopilacin de datos pertinentes

La tarea del auditor al llevar a cabo una entrevista, es obtener informacin suficiente y digna de confianza lo cual no siempre es empresa fcil.

Un recurso de trabajo indispensable para el auditor son las siguientes interrogantes de anlisis:

Qu?

Para qu?

Dnde?

Cundo?

Quin?

Cmo?

Cunto?

Cada una de estas interrogantes permite al auditor obtener datos muy valiosos en la etapa de levantamiento de la informacin

 QUE es muy til para conocer las

actividades en un departamento, una seccin o un ciclo de operaciones en general: Qu actividades se realizan en este departamento?, Qu funciones tiene asignadas su personal? Estas preguntas son las que permiten al auditor conocer las caractersticas de los mtodos y procedimientos.

PARA QUE Y DONDE permite conocer tanto el propsito como el lugar que se emprenden las actividades de un departamento o la toma de una decisin.

COMO Y CUANTO se relacionan con los medios y la cantidad de recursos involucrados en el desarrollo de los trabajos propios.

CUANDO Y QUIEN permiten al auditor conocer el orden o el tiempo en que se llevan a cabo las actividades.

POR QU ?

Esta interrogante debe estar permanentemente en el animo del auditor; es la expresin clara de su curiosidad y del espritu de investigacin .

El auditor debe obtenerse de comentarios o criticas sobre la calidad y confiabilidad de los controles, sino solo para evitar inquietudes en el personal del rea sujeta a examen.

B. OBSERVACIONES DE CAMPO
Es la presencia fsica del auditor para observar cmo se realizan ciertas operaciones o hechos.

Observacin como tcnica de auditora

2.- Elaboracin de papeles de trabajo

El auditor prepararan papeles de trabajo que contienen los detalles relativos a los mtodos y procedimientos vigentes en el rea sujeta al examen.

La auditoria operacional depende de manera sustancial del profesionalismo con el que el auditor actu durante las entrevistas y las observaciones de campo.

Preparacin de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo que documentan la auditoria deben ser preparados por el auditor y revisados por el responsable del departamento de auditoria interna.

contendrn la informacin recopilada, los anlisis y bases que soportan los hallazgos y recomendaciones a reportar.

Propsito:
Los papeles de auditoria, generalmente sirven para:

Proporcionar la evidencia principal que respalde los hallazgos

Auxiliar en la planeacin, desarrollo y supervisin de las auditoras

Documentar si fueron logrados los objetivos

Facilitar la supervisin por parte de los auditores y revisores.

Los papeles de trabajo pueden estar constituidos por:

Cedulas de auditoria

Graficas de flujo

Una combinacin de ambas

Cedulas de auditoria

Son papeles de trabajos que contienen narraciones de los procedimientos en la secuencia que estos se llevan acabo

Graficas de flujo

Facilitan la comprensin inmediata de los procedimientos y mtodos.

Claras y legibles Deben ser autosuficientes Formularse con precisin y profesionalismo

Deben ser planteadas mental y materialmente.

La elaboracin de cedulas de auditoria deben llevarse acabo de acuerdo con las siguientes consideraciones:

Son confidenciales y propiedad del auditor

Las cdulas de auditoria deben de contener los siguientes elementos:

El anlisis, es la informacin que se incluye en el cuerpo de la cdula.

Comprobacin respaldan las cifras o los procedimientos analizados.

Tcnicas para la preparacin de los papeles de trabajo de auditora:

1.-papel de trabajo

debe contener un encabezado que usualmente comprender el nombre de la entidad, funcin sujeta a auditoria, titulo u objetivo del papel de trabajo, fecha o periodo que abarca la auditoria.

Cada papel de trabajo debe ser firmado o inicializado, adems de fechado, por el auditor interno..

debe contener un ndice o nmero de referencia, as como las marcas de auditoria utilizadas y su significado.

En el ejercicio de la auditoria ya constituye una rutina en la elaboracin de diagrama de flujo de acuerdo con una simbologa de uso uniforme que incluye elementos como los siguientes:

DOCUMENTO

OPERACIN MANUAL

ARCHIVO

PROCESAMIENTO MANUAL DE INFORMACIN

DECISIN

CONEXIN DE LA SECUENCIA DE UN SISTEMA EN VARIAS PAGINAS

INICIACIN O TERMINACIN DE UN SISTEMA

NORMAS PARA LA FORMULACIN DE LAS CEDULAS DE AUDITORIA

Una de las metas que el auditor se debe fijar cuando comienza un trabajo profesional, es la de actuar dentro de un rango de absoluta eficiencia.

A.

Que quede plasmado en los papeles de trabajo la informacin estrictamente necesaria y suficiente para cumplir con las normas de auditoria generalmente aceptadas y apoyar las afirmaciones que el auditor incluye en sus informes.

B.

Una adecuada planeacin, razonamiento, predeterminacin y estudio de los objetivos de la auditoria.

C.

Que la auditoria operacional se efectu en forma metdica y con sujecin al principio econmico que obliga a obtener el mximo rendimiento al costo mas bajo posible

Proceso de revisin Todos los papeles de trabajo de auditoria deben ser revisados para garantizar que soportan en forma adecuada el informe de auditoria y que se utilizaron todos los procedimientos de auditoria que se consideraron necesarios.

La evidencia sobre el examen de supervisin consistir en las inciales y las fechas consignadas por el supervisor una vez que la revisin ha quedado concluida.

Otras tcnicas de revisin que producen evidencia sobre el trabajo de supervisin incluyen el cumplimiento de una lista de pruebas sobre los papeles de trabajo, o bien la preparacin de reportes o memorndum que detalle la naturaleza, el alcance y los resultados de la revisin.

3.- VERIFICACIN DE INFORMACIN

Esta etapa de la auditora operacional, consiste en verificar la cantidad, calidad, veracidad y procedencia de la informacin recopilada base para ser verificada y/o auditada. El propsito fundamental es verificar los procedimientos y los mtodos cuyas caractersticas han quedado reflejadas en los papeles de trabajo.

Para verificar los sistemas que se describen en los papeles de trabajo el auditor se sirve de programas de auditoria que estn constituidos por procedimientos de revisin cuya estructura debe considerar las caractersticas de las operaciones en las reas sujetas a examen.

ESTRUCTURA DE LOS PROGRMAS DE AUDITORIA OPERACIONAL

1. Los programas deben guardar congruencia con los objetivos de auditoria para el rea funcional sujeta a estudio: hablar de objetivos de auditoria es esencial en

el examen de flujo de transacciones.

El departamento de auditoria interna debe establecer objetivos para cada uno de los ciclos de operacin de la empresa en la que se llevaran a cabo revisiones sobre los sistemas y procedimientos.

COMPAA ABC CICLO DE EGRESOS SISTEMA DE NOMINAS OBJETIVOS DE AUDITORIA OPERACIONAL

1. Determinar la existencia de adecuados mtodos y procedimientos para el reclutamiento y la seleccin del personal. 2. Determinara en la existencia de adecuados mtodos y procedimientos para el adiestramiento y la capacitacin del personal. 3. Determinar la existencia de mtodos y procedimientos para el control del personal en relacin con asistencias, ausencias, desarrollo de actividades y pagos de sueldos y salarios. 4. Cerciorarse que los mtodos y procedimientos sealados en los tres apartados anteriores satisfagan los requerimientos universales de control interno. 5. Determinar l influencia del personal en la organizacin y el desarrollo de las operaciones, de acuerdo con la capacidad tcnica para los puestos que integran la estructura.

Para lograr estos objetivos, el auditor debe preparar programas de auditoria con procedimientos que permiten obtener la evidencia suficiente y relacionada con cada uno de ellos.

2. Los programas de auditoria deben prepararse con base en los papeles de trabajo, graficas o descripciones de los procedimientos y sistemas. Los procedimientos de auditoria sern exclusivo de cada ciclo de operaciones en que la revisin se eta llevando a cabo.

Es conveniente agregar que existen algunos procedimientos universales de auditoria cuyas caractersticas permiten su aplicacin en cualquier tipo de empresa:

Verificacin de la secuencia numrica y de fechas de los cheques.

Verificacin de la secuencia numrica y de fechas en recibos de caja. Corroboracin de la secuencia numrica y de fechas en la documentacin que se emplea para el control de los pagos de clientes.

Verificacin del pago de sueldos y salarios con el fin de cerciorarse de que el personal incluido en la nomina trabaja para la empresa-

Verificacin de que los pedidos de clientes estn autorizados de acuerdo con los limites de crdito y condiciones de pago establecidas por la gerencia.

Verificacin de la secuencia numrica y de fechas en las remisiones, las facturas y cualquier otro documento.

3. Los programas de auditoria deben seguir el mismo orden que los procedimientos y sistemas sujetos a verificacin, con el fin de que el auditor pueda examinar el conjunto y no solo partes aisladas de ellos

4. Los programas de auditoria operacional deben ser claros y precisos en su relacin; constituyen papeles de trabajo de referencia permanente y, deben prepararse de acuerdo con los lineamientos mnimos de calidad y las normas para la elaboracin de las cedulas de auditoria:
Los programas de auditoria deben ser autosuficientes, de tal manera que cualquier ayudante pueda entender de inmediatamente la secuencia en que la revisin debe llevarse a cabo.

Es posible que el lector desconozca algunas expresiones tcnicas que convienen recordar y que se incluyen a continuacin como una muestra de ciertos trminos utilizados en la auditoria:

Inspeccin de evidencia documental: examen fsico de comprobantes. Prueba global: calculo rpido y estimativo para juzgar la responsabilidad de un sueldo. Rotacin de nfasis: examen cclico en varias auditorias recurrentes sobre un universo de dimensiones importantes. Vuocheo de gastos: examen de los comprobantes que respaldan los gastos efectuados. Aplicacin de procedimientos suplementarios: utilizacin de un procedimiento de auditoria en sustitucin de otro que no permiti obtener la evidencia requerida.

5. Los programas de auditoria estn sujetos a modificaciones: cada nueva auditoria operacional debe incluir una actualizacin absoluta de las graficas de flujo o las descripciones narrativas sobre los sistemas en uno varios ciclos de operacin.

EL ALCANCE DE APLICACIN DE LOS PROGRAMAS DE AUDITORIA

La auditoria operacional esta sujeta por sus propias caractersticas a la misma clase de riesgos. Los universos sobre los cuales se realizan revisiones sobre el flujo de transacciones, algunos ejemplos se incluyen a continuacin:

Sistemas de ventas

Las operaciones de este sistema involucran el uso de los siguientes formularios que integran el universos sujeto a revisin: numero de pedidos, de remisiones, de facturas.

Sistemas de compras

El universo sobre el que tienen que aplicarse los procedimientos de auditoria estar representado por: numero de requisiciones, pedidos a proveedores.

El examen y el diagnostico sobre la calidad de un sistema deben basarse en pruebas selectivas cuyo calculo se lleva a cabo en la practica profesional de la auditoria atreves de la aplicacin de tcnicas de muestreo.

Las pruebas selectivas en la auditoria operacional: las muestras debern ser representativas del conjunto sujeto a revisin.

Diferentes opciones de muestreo utilizarse en la auditoria operacional.

1. A juicio o dirigido

pueden

1. Aleatorio Simple

2. De Aplicacin
3. De Atributos 4. De Conglomerados 2. Estadstico o probabilstico 5. De Descubrimiento 6. De Estimacin 7. De Supervisin o Continuacin 8. Estratifico

La seleccin de muestras de auditorias a travs de su muestreo estadstico permite considerar con un determinado grado de confianza, reduce los riesgos inherentes a las pruebas selectivas .
Muestreo de Aleatorio Simple: se seleccionan totalmente a lazar los elementos de la muestra tomando en consideracin la totalidad del universo. Muestreo de Aceptacin: se emplea para distinguir entre los lotes elementos buenos y malos.

Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotmicas y binomiales. Muestreo de Conglomerados: este mtodo implica ordenar el universo en grupos de elementos. Muestreo de Descubrimiento: es una tcnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificacin de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes. Muestreo de Estimacin: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.

Muestreo de Atributos: se basa en el uso clasificaciones dicotmicas y binomiales. Muestreo de Conglomerados: este mtodo implica ordenar el universo en grupos de elementos. Muestreo de Descubrimiento: es una tcnica especializada para localizar ciertas clases de irregularidades, tales como fallas en la verificacin de procedimientos de control interno o evidencias de malos manejos y posibles fraudes. Muestreo de Estimacin: se emplea para determinar, dentro de los limites y riesgos especializados, la frecuencia con la que ocurren eventos tales como errores de control interno.

Muestreo de supervisin o de continuacin: se basa para en cuadros especiales para indicar el riesgo implicado . Al emplear los cuadros, el auditor deber determinar determinar: 1. Tasa mxima aceptable de error 2. Grado de seguridad deseado respecto a las conclusiones Muestro Estratificado: es un mtodo de muestro segn el cual primeramente se separan los elementos del universo en dos o mas clases.

4.- EVALUACIN
Esta etapa es de comparacin: lo que se est haciendo, con lo que se debe hacer, as como, la calidad de la accin y resultados alcanzados.

5.- Diagnostico o informe

Una vez que el auditor anoto en sus papeles de trabajo todas las deficiencias que a su juicio existen, debe efectuar un examen critico sobre cada observacin y cada sugerencia.

PUNTOS QUE DEBEN CUMPLIRSE ANTES DE LA PREPARACIN DEL INFORME

Todos los papeles de trabajo deben estar revisados y firmados por el gerente o el supervisor de la auditoria.

El auditor como sus ayudantes deben tener conocimiento profundo de los mtodos y sistemas que se han examinados en la empresa.

El auditor como sus ayudantes deben estar convencidos de la autenticidad de cada observacin incluida en los papeles de trabajo.

El auditor debe clasificar los problemas detectados de acuerdo a su importancia sobre la entidad.

Los papeles de auditoria deben incluir no solo descripciones de problemas sino sugerencias tiles, claras y objetivas para corregirlos.

Secuencia para preparar un informe

Esta fase de la auditoria es esencial para el logro de sus objetivos. Si los hallazgos de los auditores no se comunican a la entidad por los medios correctos y oportunos, todo el trabajo efectuado en cuanto a las etapas anteriores se reducir a un conjunto de actividades sin beneficio para la empresa.

Es necesario que el auditor siguientes pasos:

lleve acabo los

Discusin de las observaciones y sugerencias. Recopilacin de respuestas a las observaciones y sugerencias. Elaboracin del borrador del informe.

Atributos que se deben cumplir en un reporte de auditoria operacional es necesario analizar cada una de las partes que lo integran:

Caratula.

Texto con observaciones, sugerencias y respuestas.

Dictamen.

CARATULA: constituye el encabezado del informe , debe incluir siempre la denominacin o razn social de la entidad sin abreviaturas especificacin de que es un informe de auditoria o un reporte con recomendaciones derivadas de una auditoria operacional y la fecha a que se refiere las observaciones y sugerencias.

La fecha que aparece en la caratula pude incluir solamente el mes y el ao en que el reporte se termino de preparar.

La caratula debe ser breve, objetiva y satisfacer los requerimientos del buen gusto y la sencillez profesional.

DICTAMEN: se le denomina tambin un diagnostico y lo constituye la parte esencial de la auditoria .

Elementos que lo integran: - Destinatario - Prrafo de alcance - Prrafo intermedio - Prrafo de opinin - Firma y Fecha.

TEXTO CON OBSERVACIONES Y SUGERENCIAS Y RESPUESTAS

Debe ser congruente con el prrafo intermedio y el prrafo de opinin del dictamen.

El texto que integra el contenido del informe debe incluir, las respuestas de los funcionarios a cargo de las reas involucradas en el desarrollo de la auditoria

Los cuestionarios se integran por preguntas enfocadas a garantizar una emisin profesional del reporte de auditoria; deben ser respondidos por el auditor.

La respuestas y la aprobacin de los cuestionarios de control de calidad debe formar de las normas de observancia obligatoria previas a la publicacin formal del reporte de auditoria.

Estos cuestionarios de control de calidad permiten al auditor llevar a cabo una supervisin final.

Puntos esenciales antes de la emisin del informe:

El borrador del reporte debe incluir las observaciones y sugerencias relativas a todos los problemas.
El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de que se determinaron las causas verdaderas de todos los problemas detectados.

El auditor y sus ayudantes deben estar absolutamente seguros de haber identificado todos los riesgos a que esta expuesta la empresa.

Los cuestionario s de control de calidad deben incluir preguntas que permitan corroborar si los puntos anteriores detallados han sido cumplidos satisfactoriamente durante la auditoria operacional.

Es necesario sealar que los cuestionarios deben ser fechados y firmados.

Es la publicacin definitiva del reporte de auditoria debe llevarse a cabo solo si el cuestionario del control de calidad ha sido aprobado por el gerente , el director o socio responsable del examen. La emisin de dicho informe contempla los siguientes pasos: Captura del borrador Confronta Envi a destinatarios.

La captura del borrador es un evento muy importante que con frecuencia se toma a la ligera.

La confronta, a su vez parte de las responsabilidades del auditor y en las mayora de las ocasiones se lleva a cabo por los ayudantes

El envi del informe a los destinatarios debe llevarse acabo una vez que los trabajos de mecanografa, confronta y firma del dictamen estn concluidos.

El reporte se enva a los directores y gerentes que participaron en la junta en que se discutieron las observaciones y sugerencias; as mismo, debe remitirse ejemplares al director gerente y, en su caso, al consejo de administracin y a la asamblea de accionistas.

El informe se enva tambin a los jefes de departamentos y, excepcionalmente a los empleados de lnea.

Cuando el reporte final sale del departamento de auditoria interna o del despacho concluye todo un proceso de actividades profesionales.

1. reas responsables de la implantacin

La auditoria operacional no concluye con la entrega del informe. En realidad, la emisin y la entrega del reporte constituyen el inicio de un nuevo proceso que debe observarse metdicamente a fin de que el trabajo de las cinco fases ya cubiertas resulte verdaderamente un beneficio para la empresa.

Las sugerencias clasificarse:

de

auditoria

pueden

Recomendaciones que constituyen ajustes o cambios poco significativos a los sistemas y procedimientos . Recomendaciones que involucran una modificacin sustancial a los sistemas y procedimientos.

Recomendaciones que implican cambios sustanciales en los sistemas.

Que exista un departamento de organizacin y sistemas en la empresa.

Que la empresa decida contratar servicios de asesora externa.

Es necesario que el auditor establezca en coordinacin con el departamento de organizacin y sistemas un programa que incluya fechas tentativas para el cumplimiento de las sugerencias. Requiere de una comunicacin constante y formal enfocada a que el diseo de los procedimientos satisfaga, a juicio del auditor, los requisitos de control interno establecidos en el reporte.

Lo importante es que el auditor no pierda de vista su objetivo fundamental que es el objetivo de la auditoria operacional: mejorar los sistemas a travs de la implantacin de las acciones correctivas diagnosticadas durante el desarrollo del examen.

2. Metodologa y Alcance del Seguimiento

Resulta esencial que los departamentos involucrados en las sugerencias del auditor se comprometen a concluir su implementacin en fechas claramente determinadas. Estas consideraciones cobran mayor importancia ante el hecho de que tales fechas representan para el auditor un parmetro que ser utilizado par programar nuevas revisiones .

La verificacin del cumplimiento de sugerencias constituye la sexta etapa de la auditoria operacional, se cono de cmo seguimiento al informe de auditoria y debe llevarse a cado conforme a la secuencia que se indica a continuacin:

C. Evaluacin del cumplimiento.

B. Verificacin del cumplimiento.

A. Entrevista con ejecutivos a las reas involucradas y recopilacin de respuestas.

A. Entrevista con ejecutivos a las reas involucradas y recopilacin de respuestas. Los trabajos del seguimiento comenzaron con las entrevistas que se basan en el informe de la auditoria operacional. Durante ellas el auditor da lectura a las sugerencias y a las fechas en que los departamentos involucrados se comprometieron a concluir los cambios sugeridos. El objetivo de las entrevistas es obtener informacin de carcter verbal sobre el cumplimiento de las sugerencias contenidas en el reporte de auditoria.

B. Verificacin del cumplimiento.

Se basa en la aplicacin de procedimientos de auditoria cuyas caractersticas estn determinadas Por la naturaleza de los cambios incorporados a los sistemas para cumplir con las recomendaciones contenida en el informe del auditor. Los trabajos de verificacin se deben llevar acabo con base en las respuestas proporcionadas por los directores y gerentes de la entidad.

Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias, debe fijarse un lapso al que se referirn las pruebas de auditoria. Este lapso es el periodo durante el cual las recomendaciones han sido acatadas y aplicadas por los procedimientos involucrados ; su extensin ser establecida a criterio del auditor.

Durante la verificacin del cumplimiento de las sugerencias pueden presentarse dos situaciones:

Correcciones Definitivas CorreccionesTemporales

Correcciones Definitivas
Son una muestra indudable del xito alcanzado en la auditoria operacional ; son el resultado de los esfuerzos conjuntos del personal de la empresa y de los auditores que tuvieron a cargo del desarrollo del examen y la preparacin del reporte con las observaciones y sugerencias.

Correcciones Temporales
Son el resultado de la resistencia al cambio y se localizan frecuentemente en la ejecucin de actividades asignadas a personal de menor jerarqua.

C. Evaluacin del Cumplimiento

Los procedimientos de auditoria aplicados para verificar el cumplimiento de las recomendaciones, deben quedar reflejados en los papeles de trabajo. Asimismo , las pruebas selectivas , de las excepciones o errores y los comentarios de los auditores deben plasmarse en cedulas de auditoria.
Estos elementos probatorios constituyen la base del auditor concluya acerca de que si la implementacin de las recomendaciones contenidas en su informe es satisfactorias.

Es importante enfatizar que la evaluacin , por simple que resulte solo puede llevarse a cabo si el auditor ya verifico la autenticidad de las respuestas que sobre las actividades de la implantacin le proporcionaron los directores y los gerentes de las reas involucradas.

3. El Informe del Seguimiento a las Sugerencias de Auditoria.

Este reporte esta basado en los resultados del seguimiento y en la evaluacin que el auditor ha hecho de los trabajos empleados por la empresa para solucionar los problemas que se localizaron en las reas sujetas al examen.

Es importante sealar que el informe derivado del seguimiento debe referirse solo a las recomendaciones de auditoria que fueron aceptadas y que no se han cumplido satisfactoriamente en las fechas.

El reporte derivado de los trabajos de seguimiento debe, sujetarse a los pasos que se sealan a continuacin:

Preparacin del borrador Discusin del borrador con el personal involucrado Emisin y entrega del informe.

La preparacin del borrador de este nuevo reporte esta basado en el informe de auditoria operacional.

El segundo elemento del borrador es la transcripcin fiel de la respuesta que los funcionarios de la empresa dieron a cada una de las recomendaciones del auditor.

La situacin encontrada por el auditor en sus trabajos de seguimiento es el tercer elemento del informe.

El informe derivado del seguimiento debe ser corto y simple.

Su estructura es similar al reporte de auditoria operacional y se integra por los siguientes elementos:

Caratula Dictamen

contenido

En la caratula se incluyen nuevamente la denominacin de la empresa, los sistemas sujetos al examen , la mencin de que se trata de un reporte derivado de trabajos de seguimiento y la fecha, integrada por el mes y el ao.

El dictamen vuelve a constituir un diagnostico que proviene de los procedimientos de verificacin, cuyo propsito es capturar la atencin del lector. Esta formado por el destinatario , los prrafos de alcance, intermedio y de opinin , la firma y la fecha.

El contenido es la redaccin secuenciada de las recomendaciones emitidas en el informe original, las respuestas del personal a dichas sugerencias, las observaciones derivadas del seguimiento y finalmente, las respuestas de los funcionarios responsables de la implementacin.

Bibliografa
G. Snchez Curiel. AUDITORIA OPERACIONAL 1993

IMCP AUDITORIA OPERACIONAL 1989