3

Conceptos Generales

Definiciones
AUDITOR (ISO 19011): persona con la competencia para llevar a cabo una auditora

AUDITOR LIDER: persona calificada para gerenciar y desempear auditoras ambientales

CLIENTE (ISO 19011): organizacin o persona que solicita una auditora. Nota: puede ser el auditado, o cualquier otra organizacin que tenga derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditora.

AUDITADO (ISO 19011): organizacin (rea) que es auditada.

Auditora del SGI

Proceso de verificacin sistemtico y documentado que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencias, con el fin de determinar si el SGI cumple con los criterios de auditora y comunicar los resultados de ese proceso a la direccin.
(ISO 9000 - ISO 14001 OHSAS 18001)

Tipos de Auditoras
1a Parte (Interna) - La organizacin evala resultados de la implementacin del SGI y del cumplimiento de la Poltica Integrada. 2a Parte - La organizacin evala resultados y actividades de contratistas, proveedores, etc.

3a Parte - Por un ente independiente. La organizacin evaluada se somete a la evaluacin del cumplimiento de los requisitos de ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 y de implementacin efectiva de su SGI.

Auditoras Internas vs Externas

Menos protocolo que las externas

Auditores trabajan para la misma compaa

implicaciones de polticas temas delicados

La Auditora resulta no tener efecto directo en el Certificado

Criterios de Auditora
Cualquier requisito del SGI que el Auditor utiliza como referencia frente al cual compara la evidencia reunida durante la auditora.

Poltica(s) Procedimientos Requisitos Prcticas

Alcance
Extensin y Lmites de la Auditora Interna
Departamento Proceso Actividades Instalaciones fsicas Elementos de la norma Total
(ISO 19011)

PROGRAMA DE AUDITORIA:
Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico.

PLAN DE AUDITORIA:
Descripcin de las actividades y de los detalles acordados para la ejecucin de una auditora.
(ISO 19011)

Evidencia de Auditora (ISO 19011):

Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de auditora y que son verificables.
(ISO 19011)

Puede ser cualitativa o cuantitativa.

Demostrar la conformidad con el criterio de auditora

9

No Conformidad
Incumplimiento de un requisito especificado
Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria.

Las No Conformidades se levantan sobre el incumplimiento de requisitos normativos, otros criterios de auditora y/o incumplimiento de la legislacin de HSE.

Las No Conformidades sealan las reas donde pueden hacerse mejoras al Sistema.

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Niveles de No Conformidades Mayor (rompimiento del sistema)

Es sistemtica, es una falla del sistema.
Incumplimiento total o parcial a un
requisito de la Norma. Documentacin del SGI que no se ha implementado consistentemente y que puede poner en riesgo la efectividad del sistema.

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Menor
Es puntual (falla aislada no del SGI).
No afectan directamente el resultado en HSE de
actividades, productos o servicios y se estima que son fcilmente solucionables

Existen discrepancias en el cumplimiento de los

requisitos o en la implementacin del Sistema

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Observacin
Situacin actual que a juicio del auditor,

justifica una aclaracin o investigacin para mejorar el estado general y eficacia del SGI.
Pueden sealar la posibilidad de que

ocurra una no conformidad, pero normalmente no requiere una respuesta por parte del auditado.

13

Accin Correctiva Accin tomada para eliminar las causas de una No Conformidad detectada o cualquier otra situacin indeseable para evitar su recurrencia

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Accin Preventiva

Accin tomada para eliminar las causas potenciales de una No Conformidad a fin de prevenir su ocurrencia.

15

Investigacin de Causa Raz

Evidencias objetivas NC-ACC-INC

NC
Sntomas

Por qu?
Por qu?
Por qu?

Causas aparentes

Alcance
Implicancias ocultas

Causa Raz

?
16

EJERCICIO 2:
Anlisis de casos para determinar si es No Conformidad, Observacin, AC y AP.

17

4
El Auditor Interno

18

Competencia del Auditor

Atributos Personales:

tico, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto De mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Persistente Decidido ISO 19011 Seguro de si mismo
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Conocimientos Genricos:
Principios, procedimientos y tcnicas de auditora
Documentos del sistema de gestin y de referencia (ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001) Situaciones de la Organizacin Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables
ISO 19011
20

Conocimientos Especficos:
Mtodos y tcnicas de gestin:
Terminologa
Principios de gestin de HSEQ Herramientas de gestin

Ciencia y tecnologa ambiental, de seguridad y salud

ocupacional

Aspectos tcnicos, ambientales y de salud y seguridad

de las operaciones
ISO 19011
21

Educacin, Experiencia y Formacin:

Educacin suficiente.
Experiencia laboral (funcin tcnica, de gestin, profesional) Formacin como auditor Debera tener experiencia en auditoras

ISO 19011
22

Auditor Lder

Conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditora:

Planificacin de la auditora y uso eficiente de los recursos Comunicaciones con el cliente y el auditado Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor Proporcionar direccin y orientacin a auditores en formacin Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones Prevenir y resolver conflictos Preparar y completar el informe de auditora

Haber adquirido experiencia adicional en auditoras

ISO 19011
23

El Auditor...
Expresa de manera clara y fluida conceptos e ideas de forma oral o escrita Posee capacidad para ESCUCHAR Mantiene independencia y objetividad para cumplir con sus responsabilidades Es organizado para llevar a cabo auditoras efectivas y eficientes Sabe hacer un juicio claro con base en evidencia objetiva

Es sensible a la cultura y costumbres de la regin del pas en donde se encuentra auditando

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Responsabilidades
Auditor ...
Sigue las directrices y apoya al auditor lder,

Planea y realiza las tareas asignadas de la auditora de

manera objetiva, eficaz y eficiente,

Rene y analiza suficiente y relevante evidencia objetiva,

Prepara los documentos de trabajo bajo la direccin del

auditor lder,

Documenta hallazgos individuales de la auditora, Salvaguarda documentos y los regresa segn sea
requerido y

Coopera en la redaccin del Informe de Auditora

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Auditado ...
Informa al personal de su rea sobre los objetivos y alcance de auditora, Dispone los recursos necesarios para asegurar una auditora efectiva y eficiente, Designa responsables para guiar al equipo auditor

Facilita el acceso a las instalaciones, al personal, a la informacin relevante y a los registros a los auditores,
Coopera con el equipo auditor para alcanzar los objetivos de la auditora, y Recibe copia del Informe de auditora.

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Caractersticas del Auditor

POSITIVAS
Amabilidad Servicialidad Constructivo Informativo Perceptivo Justo Tenaz Mente abierta Diplomacia Honestidad Madurez Tacto

NEGATIVAS
Criticn Emite juicios Precipitado Agresivo Desconsiderado Inconsistente Inflexible Perezoso Susceptible No prctico Sabelotodo Indeciso

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EJERCICIO 3:
REVISION DE CONCEPTOS DE AUDITORAS, CLASIFICACION DE PROPOSISIONES EN F o V.

28

5
Gestin de la Auditora

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FINALIDAD DE LA AUDITORA
El SGI fue documentado e implantado

en conformidad con los requisitos?

Es efectivo para los fines propuestos y mejora de manera continua? Se atienten los requisitos del cliente, legales y la Poltica de la Organizacin?

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EFICACIA DE LA AUDITORIA

La auditoria eficaz INCLUYE:

Planificacin
Ejecucin de actividades de medicin / verificacin de una forma competente y objetiva. Comunicacin constructiva de resultados y conclusiones

Anlisis crtico de resultados.

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ESCENARIOS DE LA AUDITORIA AL SGI

CONCEPTUALIZACION

SITUACIO N REAL

MARCO DE REFERENCIA

La Diferencia Conformidad o No Conformidad

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CARACTERSTICAS DE LAS AUDITORIAS

Legitimidad Planificacin / Programacin Mtodo consistente Utilizacin de personal Calificado

Transparencia
Efecto de retroalimentacin

La caracterstica fundamental de las Auditoras es su independencia en relacin a las actividades / reas a ser auditadas.
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Programa de Auditoras Internas

EJEMPLO DE PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS

Planificacin y Organizacin de:

Tipo Nmero de auditoras Fechas Criterios - Alcance Provisin de recursos

PLAN DE AUDITORIAS INTERNAS SEMANAS SETOR/UNIDAD GRUPO AUDITOR 01 02 03 04 05 06 P 1. COMERCIAL R P 2. SUMINISTROS R P 3. PRODUCCION R P R P 5. CONTROLSMS R P 6. RECURSOS HUMANOS R P 7. MANTENIMIENTO R P 8. INGENIERIA R
LEYENDA: AP = AUDITORIA INTERNA PARCIAL AC = AUDITORIA INTERNA COMPLETA AF = AUDITORIA INTERNA DE FOLLOW-UP CC = AUDITORIA DE CERTIFICACION COMPLETA CP = AUDITORIA DE CERTIFICACION PARCIAL CF = AUDITORIA DE CERTIFICACION DE FOLLOW-UP P = PROGRAMADA R = REALIZADA CONVENCIONES:

ANO:

48 49 50 51 52 53

4. ALMACENAMIENTO

- AUDITORIA PROGRAMADA - AUDITORIA REALIZADA - INFORME EMITIDO - ACCIONES CORRETIVAS DEFINIDAS - ACCIONES CORRETIVAS IMPLEMENTADAS R - AUDITORIA REPROGRAMADA

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ETAPAS DE LA AUDITORA
ETAPA I: Preparacin ETAPA II: Realizacin in-situ ETAPA III: Informe

ETAPA IV: Seguimiento

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ETAPA I: PREPARACION DE LA AUDITORA

Definir el alcance y objetivo de la auditora (dnde) Identificar documentos de referencia (criterios)

Decidir la estrategia de auditora (metodologa)

Seleccionar el equipo de auditores e informarles Revisin documental preliminar

Reunin de equipo auditor (asignacin tareas)

Realizar el Plan de Auditora (agenda) Logstica (eventual)

Comunicar al responsable del rea o instalacin con anticipacin (Plan de Auditora)

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REVISIN DOCUMENTAL PRELIMINAR

Revisin de documentacin como:

Polticas
Objetivos, Metas, Programas del SGI Revisiones gerenciales

Auditoras previas (registros)

Manual del SGI (si existe) Legislacin

Aspectos Ambientales, Peligros

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PLAN DE AUDITORA
RESPONSABLE: AUDITOR LDER
Dnde? (rea especifica) Qu? (alcance / criterio)

Cmo? (metodologa)
Quin? (auditores / auditados)

Cundo? (secuencia de ejecucin)

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LISTA DE VERIFICACIN
Proporciona estructura - gua Define muestra - garantiza cobertura Facilita lograr el objetivo Ayuda a mantener auditores en camino Evita la duplicacin Ayuda a la administracin del tiempo Reduce improvisaciones del auditor

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TIPOS DE LISTA DE VERIFICACIN

Lista de Preguntas

Lista de Palabras Clave De acuerdo reas

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PLANIFICACION DE LA AUDITORIA
COMPAIA MUNDIAL S.A.
Procedimiento

Area/actividad: Almacenes Actividades a evaluar

Informe No.: Comentarios Notas

ISO9001 Requisito

ELABORAR LISTAS DE VERIFICACION

Ejemplo de formato para LISTA DE VERIFICACIN

5.5.6 (d)

P.05

Disponibilidad del ensayo y estado de los siguientes procedimientos: P.10.1 Recepcin e inspeccin P.13 Rechazo P.15.1 Manipuleo P.15.2 Almacenaje y preservacin P.15.3 Inspeccin preentrega y despacho Recepcin Autorizacin de recepcin vouchers GRV. Inspeccin deRecepcin Verificar etiquetas de aprobacin en los GRV 1. Verificar las etiquetas de aprobacin en envases 2. Verificar etiquetas de aprobacin en listas de empaque

15 min

7.5.4

P.10.1

15 min

7.4.3

P.10.1

15 min 10 min

7.5.2

P.10.1 P15.3

Tiempo

Item

41

TALLER 3:
REALIZAR EL PLAN DE AUDITORA, PARA AUDITAR EL AREA ASIGNADA.

42

LA LISTA DE VERIFICACIN...

... es un recurso, no el maestro!

En caso de un evento inesperado, el Lder del Equipo decide si: * Se hace caso omiso, * Anota para investigar despus, * Hace seguimiento inmediatamente .

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RESUMEN ETAPA I: PREPARACION

Inicio Revisar documentos Programacin

Programa
Preparacin: Grupo Auditor Listas Verificacin
Listas de Verificacin

Definir Objetivo

Plan de auditora Plan Auditora

(Agenda)

Notificar auditado Definir Alcance Fin

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ETAPA II : REALIZACIN DE LA AUDITORA

Reunin Inicial o de Apertura
Desarrollo de la Auditora. Evaluacin

Reunin de cierre

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REUNIN DE APERTURA
Participantes Objetivos, alcance y criterios Horario y otras disposiciones (reuniones) Mtodos y procedimientos de la auditora Canales de comunicacin formal Confirmar que se va a informar durante el progreso Confirmacin de recursos e instalaciones, Confidencialidad Procedimientos de proteccin laboral, emergencia y seguridad Guas Presentacin de la informacin (clasificacin de hallazgos)

ISO 19011: 2002

46

DESARROLLO DE LA AUDITORIA
Expresin utilizada para describir el trabajo que realiza el auditor en el sitio (instalacin). Las actividades se concentran en conseguir suficientes datos para satisfacer los requerimientos de la auditora.

BUSCAR LA CONFORMIDAD
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PROCEDIMIENTO DE AUDITORA
Llegar al rea (puntual) Presentarse a travs de un gua o solo Mantener a la gente en calma Explicar lo que se quiere

Investigar lo necesario
Satisfacer la muestra

Decir a la gente los resultados

No crear pnico, no buscar lo malo
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TCNICAS DE AUDITORAS

1. 2.

Observacin de Condiciones Observacin de Actividades

3.
4.

Revisin de Documentos
Entrevistas
49

1. OBSERVACIN DE CONDICIONES

50

OBSERVACION DE LAS INSTALACIONES Unidades de proceso Fuentes de emisin Puntos de descarga reas de almacenamiento reas de mantenimiento

Oficinas

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OBSERVACIN DE EQUIPOS
Para qu sirve? Puede tener un impacto en la calidad, el medio ambiente o en SySO? Se calibr?

Existe un registro?
Cul es la lectura? La lectura est dentro de los criterios aceptables?

52

2. OBSERVACIN DE ACTIVIDADES

53

 CMO SE HACEN LAS ACTIVIDADES?

Se cumplen los procedimientos? Se siguen los instructivos de trabajo? Las actividades se realizan con criterios de preservacin en HSEQ? Se controlan los aspectos ambientales y los peligros en la ejecucin de las actividades? Son efectivos los controles?

54

55

3. REVISIN DE DOCUMENTOS

Manual Procedimientos Instrucciones de trabajo Otros documentos Registros

56

DIFICULTADES
El nmero de registros que el auditor debe revisar es por lo general muy amplio, es difcil analizarlos en su totalidad. La auditora constituye una verificacin, trabajar sobre UNA MUESTRA para conceptuar acerca del cumplimiento.

57

4. ENTREVISTAS
Fuente de informacin ms importante

Ms difcil de hacer
Involucra aptitudes y actitudes personales Verbal y no verbal Elegir a la gente adecuada

quienes estn a cargo

quienes hacen el trabajo

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QUE HACER?

Calmar a la persona

Explicar el propsito Preguntar qu hacen Escuchar y analizar el mensaje Exponer las conclusiones Explicar el siguiente paso
59

REGLAS
1. Dirija las preguntas preferiblemente al empleado que ejecuta el trabajo. 2. Considere el lugar y el tiempo 3. Hable el lenguaje de la persona. No emplee tecnicismos incomprensibles. 4. Hable clara y cuidadosamente.

5. ESCUCHE.
6. Confirme la informacin
60

PROVOQUE RESPUESTAS
Presentando una situacin hipottica: Qu pasara, si..

Pidiendo una explicacin: Puede explicarme eso de nuevo ?

Quedndose callado: Despus de una breve respuesta, asienta con la cabeza y cllese un momento. Seguramente el entrevistado le dar ms informacin. Haciendo preguntas obvias: Permita al empleado mostrarse como el experto, esto le da confianza para discutir el proceso o procedimiento en cuestin. Tambin sirve como un recordatorio al auditor para no hacer suposiciones.

61

TCNICAS DE ENTREVISTA
Hacer Amigos del Auditor Qu? Intentar Quin? No-verbal Cmo? Hipottico Cundo? Dnde? Por qu? No Hacer Retrico Suponer No prestar atencin Interrogatorio

Muestreme !!!
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Es responsabilidad del que habla asegurarse que el que escucha tiene inters en el mensaje para entenderlo, confirmarlo y actuar sobre l.

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CONDUCCIN DE LA AUDITORA
Mantener el Control Habilidades de Comunicacin Observar Lenguaje Corporal Reunir Evidencia Objetiva No Sorpresas Foco en Problemas, No en Personas

Administrar el Tiempo

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EJERCICIO 4:
CLASIFICACION DE HECHOS E INFERENCIAS.

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REGISTRANDO...
Hallazgos: no conformidades y observaciones Establecer los Hechos
Obtener ayuda de los auditados Discutir asuntos y verificar

Recolectar TODA la Evidencia

Observaciones exactas Exponer: cundo, qu, dnde, por qu

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ESCRIBIENDO NO-CONFORMIDADES
Use terminologa local, pero no jerga

Rastreable
til, Conciso Utilizar el lenguaje de la norma

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SUGERENCIAS DE REDACCIN DE NO CONFORMIDADES

1. No existe evidencia objetiva que _______ la norma requiere ________

2. La prctica de _______ no ha sido documentada en el sistema de gestin ambiental, el Requisito __________ de la ISO9001, ISO 14001 y OHSAS 18001 solicita que ___________
3. Se evidenci que la actividad de ________ no se realiza como est indicado en el tem 6 del procedimiento P-012 que expresa __________

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EJEMPLO
Departamento W-4 Produccin Turno de la Maana 4 de 18 operarios no estaban utilizando cascos de seguridad. Los cascos estaban disponibles a la entrada del rea. WI4-01, clasula 6, requiere que todo el personal que entre al departamento W-4 debe usar los cascos de seguridad. La instruccin estaba claramente visible a la entrada del rea.

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REDACCION EJEMPLO
AUDITORIA DE SGI
MUNDIAL S.A. INFORME DE NO CONFORMIDAD 23/12/2001 Fecha:..................... AUD/01 NC Nmero...............

Produccin .Div.W-4 SECTOR/PROCESO :..................................................... Categora MAYOR* MENOR*

rea/Proceso Hallazgo Requisito Firma Clasificacin

OHSAS 18001; Requisito 4.4.6 ..............

Descripcin

Durante el turno de la maana 4 de 18 operarios no estaban usando los cascos de seguridad. Los cascos estaban disponibles a la entrada del rea. El WI4-01, clusula 6, requiere que todo el personal que entre a W-4 debe usar cascos de seguridad.

La Norma requiere que se establezcan y mantengan procedimientos documentados para cubrir situaciones que puedan conducir a desviaciones de la poltica y objetivos.
Auditor :

A. U. Ditor

70

EJERCICIO 5:
REDACCION DE NO CONFORMIDADES.

71

NOTAS DEL AUDITOR

Utiles para auditoras posteriores Definen la muestra de la auditora Registro de evidencia objetiva
Declaraciones

Referencia de documentos observados

Identificadores Departamento/rea

Posiciones

CLARAS, PRECISAS, CONCISAS !

72

REUNIN DEL EQUIPO AUDITOR

Presidida por el lder del equipo

Redacta agenda para Reunin de Cierre

Slo el equipo auditor Completar no conformidades Revisar no conformidades Lder prepara el resumen

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REUNIN DE CIERRE
Formalidades Relacin del desarrollo de la auditora

Presentar los hallazgos de la auditora (positivos y negativos)

Presentar las conclusiones
reas particulares que son fuertes y/o dbiles Tiempos de respuesta recomendados

Aclaraciones (preguntas)

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PERSONAJES Y OBSTCULOS
El documento olvidado La interrupcin El papel arreglado La salida inesperada La confrontacin El caso especial La falta de preparacin El ausente indispensable La amnesia La barrera del lenguaje El drama
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ETAPA III: INFORME DE LA AUDITORA

Preparacin del informe de auditora Distribucin del informe Conservacin de los documentos Finalizacin de la Auditora

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INFORME DE AUDITORA
Objetivo y Alcance (Qu) Auditados / Cliente (Quines) Auditores (lder y equipo) Fechas y lugares de auditora (Cundo, Dnde) Criterios de auditora Hallazgos de la auditora

(ISO 19011)

Fortalezas
Debilidades (No Conformidades, Observaciones)
Conclusiones Puede hacer referencia a: cumplimiento de objetivos, reas no cubiertas, opiniones divergentes, recomendaciones confidencialidad y lista de distribucin.
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ETAPA IV: SEGUIMIENTO A LA AUDITORA

En el proceso de Auditora del SGI es necesario que haya evaluacin del proceso
Evaluacin del informe de Auditora Evaluacin de los Clientes de la Auditora Evaluacin por los sectores auditados

Seguimiento del Auditor

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SEGUIMIENTO

Plan de accin correctiva

Plan al auditor - cundo, cmo

Evaluacin

Accin implementada

Verificada por el auditor

(dentro / fuera del lugar)

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ACCIONES DE SEGUIMIENTO

En la fecha pactada

Revisin de pruebas documentales

Verificacin en el sitio

Slo revisin de acciones correctivas

No empiece todo de nuevo

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Auditor
Identifica, toma nota y comunica

Auditado
Acepta

Prepara el RNC

Reconoce e investiga

Acuerda plazo para AC

Propone la Accin Correctiva

Revisa eficacia

Implementa, verifica y notifica

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RESUMEN Y DURACION DE LAS ETAPAS

inicio
40% DEL TIEMPO TOTAL 40% DEL TIEMPO TOTAL
- Equipo Auditor - Programa - Contacto Inicial con auditado - Revisin de la Documentacin - Preparacin de actividades in-situ (Plan, asignacin tareas auditores, preparacin documentos de trabajo) Reunin de apertura Recopilacin y verificacin de informacin Generacin de hallazgos Comunicacin de hallazgos Preparacin de conclusiones Reunin de cierre

PREPARACION PLANEACION

DESARROLLO REALIZACION
INFORME DE AUDITORIA

10% DEL TIEMPO TOTAL

10% DEL TIEMPO TOTAL

- Preparacin de informe - Aprobacin y distribucin

SEGUIMIENTO
NO
A.C. EFECTIVA?

- Evaluacin de auditora - Presentacin, aprobacin e implementacin de Accin Correctiva

SI

CIERRE DE AUDITORIA

Registros

fin
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TALLER 4:
GESTIONAR LA AUDITORA Y PRESENTAR EL INFORME.

83