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POR : ING. LUIS ANIBAL MORA GARCIA DIRECTOR HIGH LOGISTICS COLOMBIA
SUMINISTROS
FABRICACION
PLANTAS
DISTRIBUCION PRIMARIA
CENTROS DE DISTRIBUCION
DISTRIBUCION SECUNDARIA
CLIENTES
PLANTAS
CENTROS DE DISTRIBUCION
INFORMACION
INDICADORES DE GESTIN
EL INCREMENTO DE LA COMPETITIVIDAD DEMANDA SATISFACCIN DEL CLIENTE, REDUCCIN DE COSTOS OPERATIVOS Y AUMENTO DE LA EFICIENCIA INTERNA SE REQUIERE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE PERMITAN MEDIR LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO LOGSTICO
CONCEPTOS GENERALES
INDICADOR DE GESTION Es un porcentaje , razn, o equivalencia que evala e informa sobre el comportamiento de una variable en un periodo de tiempo especifico en el
COMPARABLES Deben estar diseados tomando datos iguales con el animo de poder compararse con similares indicadores de similares industrias
Qu indicadores utilizar?
Los criterios de seleccin para definir los indicadores son:
Queremos indicadores que sean factibles de medir Que los datos para su construccin estn accesibles dentro de la firma Que sean suficientemente estndares dentro de la industria para permitir ejercicios de Benchmarking
Balanced ScoreCard
Liga las medidas de desempeo y provee cuatro preguntas bsicas Cmo nos vemos desde un punto de vista financiero (perspectiva financiera)? Cmo nos vemos ante clientes y accionistas? (perspectiva de cliente) En qu debemos ser excelentes? (perspectiva de procesos) Cmo continuamos innovando y generando valor? (perspectiva de Innovacin y Aprendizaje)
X 100
2. IND. DE RENDIMIENTO
COCIENTE ENTRE LA PRODUCCIN REAL Y LA ESPERADA
RENDIMENTO =
X 100
3. IND. DE PRODUCTIVIDAD
COCIENTE ENTRE VAL. REALES PRODUCCIN Y RECURSOS EMP. PRODUCTIVIDAD =
X 100
Procesos vs. Indicadores Costo Productividad Calidad Tiempo Servicio al cliente y procesamiento de pedidos Planeacin y gerencia de inventarios Suministros (Compras y manufactura) Transporte y distribucin Almacenamiento Logstica Total
2. INDICADORES DE TIEMPO Miden el tiempo que consume una actividad, un proceso de logstica o una operacin. 3. INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Miden la eficiencia en el uso de los recursos en la operacin 4. INDICADORES DE CALIDAD Miden la efectividad en la elaboracin de las actividades o los procesos
Indicadores Financieros
Miden el costo total de la operacin logstica, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes Se clasifican en costos operacionales y costos de capital
Indicadores Financieros
Costos de capital miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de logstica Costos de capital = valor total de los activos de logstica * tasa de capitalizacin de esos activos Activos en logstica, infraestructura fsica, flota de transporte, equipos de comunicaciones y manejo de materiales, etc.
Indicadores de Tiempo
Ciclo total de un pedido - tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto esta entregado y facturado y en algunos casos,
cobrado
Ciclo de la orden de compra - Proveedores Ciclo de un pedido en bodega o almacn Tiempo de trnsito Horizonte del pronstico de inventarios, perodo de tiempo y frecuencia de los estimados de demandas
Indicadores de Productividad
Reflejan la capacidad de la funcin logstica de utilizar eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehculos, sistemas de informacin y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc. El objetivo general de los recursos de logstica es generar ventas, es decir, llegar a los mercados.
Indicadores de CALIDAD
Porcentaje de pedidos perfectos % pedidos entrados correctamente % pedidos completos con cantidades exactas % pedidos recogidos con cantidades correctas % pedidos empacados de acuerdo con cliente % pedidos enviados sin daos o averas % pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado % pedidos comunicados su estado 24 horas % pedidos facturados y cobrados a tiempo % pedidos documentados perfectamente
COSTO Vs SERVICIO
Costo de Ventas, Perdidas y Costos de Mantener Inventarios Costo
Costo de manejo del stock
Diferencial de costos
Nivel de Servicio
80%
85%
90%
95%
ptimo Objetivo
100%
La venta perdida puede ser el Margen o el Precio de Venta. Si hay portafolio sustitutivo este costo no debe ser muy alto. Se recomienda hacer dicho anlisis con buen grado de profundidad: Cliente / Producto.
COSTO Vs SERVICIO
Costo de Ventas, Perdidas y Costos de Mantener Inventarios
NIVEL DE SERVICIO 50% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 92,5% 95% 97% 98% 99% COSTO VENTAS PERDIDAS 2.000 1.600 1.400 1.200 1.000 900 800 600 400 300 250 200 150 COSTO INVENTARIO 750 751 752 752 754 755 800 1.100 1.300 1.400 1.500 1.600 1.700 TOTAL COSTO 2.750 2.351 2.152 1.953 1.754 1.655 1.600 1.700 1.700 1.700 1.750 1.800 1.850
99,5%
99,7%
100
50
1.800
1.900
1.900
1.950
Compras y aprovisionamientos
VOLUMEN DE COMPRAS
OBJETIVO: Controlar la evolucin del costo de compras en relacin con el volumen
de ventas.
DEFINICIN: Porcentaje sobre las ventas de las pesos gastados en compras. FORMULA:
Valor =
* 100
PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Conocer el peso de la actividad de compras en relacin con las ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimizacin de las compras y negociacin con proveedores.
Valor =
* 100
IMPACTO: Costes de recibir productos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio,
como: coste de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc..
CERTIFICACIN DE PROVEEDORES
OBJETIVO: Controlar la calidad de los proveedores y nivel de integracin con los mismos. DEFINICIN: Nmero y porcentaje de proveedores certificados FORMULA: Valor = PERIODICIDAD: Mensual. IMPACTO: Costes de implantar controles adicionales en la recepcin de productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de servicio Proveedores certificados Total proveedores * 100
CAPACIDAD DE PRODUCCIN
OBJETIVO: Controlar la utilizacin efectiva de las instalaciones (productivas, de
almacenaje o transporte) de la compaa. DEFINICIN: Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculando
como la produccin actual real (unidades, kilos, etc..), dividida por la mxima produccin conseguible en operaciones de 24 horas, 7 das a la semana.
FORMULA: Capacidad utilizada Valor = * 100
PERIODICIDAD: anual).
IMPACTO: Costes inherentes al mantenimiento de recursos claves ociosos, que deberan ser minimizados (Just in Time).
para conocer el perfomance del operario y poder determinar incentivos o mejoramientos en la produccin de la maquina.
ROTACIN DE MERCANCIA
DEFINICIN:
Proporcin entre las ventas y las existencias promedio e indica el nmero de veces que el capital invertido se recupera a travs de las ventas.
FORMULA R= Vtas Acumuladas Inv. Promedio = UNIDADES O VALOR $
IMPACTO: Las polticas de inventario en general deben mantener un elevado ndice de rotacin. Para lo anterior se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con tamaos muy pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicacin entre cliente y proveedor.
DURACIN DE MERCANCIA
DEFINICIN: Proporcin entre el inventario final y las ventas promedio del ltimo perodo e indica el numero de das de inventario de la mercanca.
FORMULA
D=
IMPACTO : Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materializacin inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.
DEFINICIN: Se determina midiendo el costo total invertido en mantener el inventario de mercancas en las bodegas y centros de distribucin. FORMULA: = Costos de mantener inventario X100 Valor del inventario
NOTA:
SE TOMA EL TOTAL DE COSTOS Y GASTOS INHERENTES A CUSTODIAR LAS MERCANCIAS DURANTE UN TIEMPO ESPECIFICO EN LO RELACIONADO CON LAS INSTALACIONES, SISTEMAS, EQUIPOS, MANO DE OBRA, SERVICIOS, COMPRAS, MANTENIMIENTO, ETC
IMPACTO: En un periodo de tiempo se mide el nivel el valor del inventario de producto terminado en relacin con las ventas al costo, con el fin de evaluar el cumplimiento de las polticas de inventario de la compaa.
Pesos = Valor diferencia ($, Uds, Ref) X 100 Valor total inventario($, Uds, Ref)
IMPACTO:
Conocer el nivel de confiabilidad de la informacin de inventarios en centros de distribucin con el fin de identificar las posibles desfases en los productos almacenados y tomar acciones correctivas con anticipacin y que afectan la rentabilidad de las empresas.
PERIODICIDAD: Segn la corrida que se tenga para el pronstico. IMPACTO: Medir la calidad, importancia y vigencia del sistema de pronstico que tenga la compaa, identificando los items que presentan mayores divergencias con el fin de tomar las acciones prcticas que permitan mejorar la planificacin y asignacin de los recursos a lo largo de las operaciones de logstica, propendiendo por un mejoramiento en el nivel de servicio al cliente.
CAPACIDAD DE PRODUCCIN
OBJETIVO: Controlar la utilizacin efectiva de las instalaciones (productivas, de almacenaje o transporte) de la compaa. DEFINICIN: Porcentaje de la capacidad disponible actualmente utilizada, calculando como la produccin actual real (unidades, kilos, etc...), dividida por la mxima produccin conseguible en operaciones de 24 horas, 7 das a la semana.
FORMULA:
Valor =
Capacidad utilizada
Capacidad mxima del recurso clave
* 100
DEFINICIN: Nivel de produccin real en relacin con la capacidad instalada de produccin de unidades de la maquina. en un periodo determinado.
Valor =
Capacidad mxima del recurso clave
IMPACTO:
* 100
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIN
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA EMPLEADO Y PODER COMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS DE BODEGAS SIMILARES CON EL FIN DE TERCERIZAR LA OPERACIN DE ALMACENAMIENTO.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL COSTO CON EL QUE PARTICIPA CADA EMPLEADO DENTRO DE LOS GASTOS DE LA EMPRESA, CON EL FIN DE REDUCIRLO EN FORMA CONTINUA.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA MEDIR EL NIVEL DE CUMPLIMIENTO DE LOS PEDIDOS SOLICITADOS AL CENTRO DE DISTRIBUCIN Y CONOCER EL NIVEL DE AGOTADOS QUE MANEJA LA BODEGA.
COSTOS DE TRANSPORTE
OBJETIVO: Controlar el costo del transporte respecto a las ventas de la empresa. DEFINICIN: Consiste en controlar el rubro respecto a las ventas generadas en un periodo determinado.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA CONOCER EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS POR TRANSPORTE Y ASI PODER APLICAR MEDIDAS QUE REDUZCAN ESTE IMPORTANTE COSTO LOGISTICO.
FORMULA=
NOTA: SIRVE PARA COSTEAR LA CONTRIBUCIN Y RELACIN DE CADA CONDUCTOR SOBRE LOS GASTOS GENERADOS EN TRANSPORTE.
FORMULA=
PROMEDIO DE LA CAPACIDAD REAL USADA (MT3,KG) CAPACIDAD INSTALADA DEL CAMION (MT3,KG)
NOTA: SIRVE PARA MEDIR EL NIVEL DE USO DE LA CAPACIDAD QUE TIENE LOS VEHICULOS EN CUANTO A SU PESO Y DIMENSIONES PERMITIDAS.
FORMULA=
NOTA: Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o asumir la distribucin directa del mismo..
ENTREGA PERFECTA
DEFINICIN Cantidad de ordenes que se atienden perfectamente por una compaa y se considera que una orden es atendida de forma perfecta cuando cumple con lo siguientes:
La entrega es completa, todos los artculos se entregan a las cantidades solicitadas.
La fecha del entrega es la estipulada por el cliente. La documentacin que acompaa la entrega es completa y exacta. Los artculos se encuentran en perfectas condiciones El equipo de transporte de carga esta en condicione adecuadas en presentacin y mantenimiento. El personal de tripulacin con nivel de servicio en la entrega de la mercanca. La retroalimentacin en la informacin de entrega de productos y ayudas inalmbricas (paperless and wireless) (trazabilidad)
ERRORES EN FACTURAS
OBJETIVO: Controlar la exactitud de las facturas enviadas a los clientes. DEFINICIN: Nmero y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregacin de los mismos.
FORMULA:
Valor =
* 100
DEFINICIN Los costos logsticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte que demanda mayor inters.
Nota: Sirve para controlar los gastos logsticos en la empresa y medir el nivel de contribucin efectuado
% BACKORDERS
DEFINICIN Se determina estableciendo la proporcin existente entre el nmero de unidades pendientes (Backorders) y el nmero de unidades pedidas.
INGRESOS
COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS PRODUCCION GASTOS DE VENTAS Y ADMIN. PROCESO DE PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE CONTROL INVENTARIOS EMBALAJES MARGEN OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS UTLIDAD NETA
COSTOS LOGISTICOS
INGRESOS
COSTOS LOGISTICOS
FORMULA:
Nota: Sirve para conocer el nivel de participacin de la materia prima dentro del costo total de fabricacin del bien exportado.
FORMULA:
Nota: Sirve para conocer el costo individual del producto exportado o importado,con el fin de conocer el porcentaje de costos dentro de los costos totales del producto y as poder definir el precio de venta adecuado.
NIVEL DE EXPORTACIN
DEFINICIN: Consiste en determinar el nivel de unidades y valor exportadas en relacin con el total de ventas de la empresa.
FORMULA:
Nota: Sirve para conocer el nivel de exportacin en unidades y valorizadas , con el fin de planear mejor los procesos logsticos de distribucin local e internacional y enfocar el plan estratgico de la empresa.
RENDIMENTO =
X 100
COCIENTE ENTRE VAL. REALES PRODUCCIN Y RECURSOS EMP. PRODUCTIVIDAD = VALOR REAL PRODUCCIN VALOR REAL PROD. ESPERADO X 100
INDICADORES DE UTILIZACIN
ALMACENAMIENTO
Horas de equipo utilizadas/Horas disponibles( para una actividad). Volumen total recibido por da/capacidad de recepcin diaria. Volumen utilizado /Volumen disponible. Localizaciones de almacenamiento utilizadas/Idem disponibles. Peso manipulado/Peso mximo que es posible manipular.
INDICADORES DE UTILIZACIN
TRANSPORTE:
Horas de trabajo conduciendo/Horas de trabajo totales. Distancia recorrida cargado/Distancia total recorrida. Horas de trabajo cargado /Horas de trabajo Capacidad real cubica usada vehculo/ Capacidad cubica por vehculo. Carga en peso por vehculo/ Capacidad en peso por vehculo.
INDICADORES DE UTILIZACIN
INVENTARIO:
Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles. Pedidos servidos/capacidad mxima de servir pedidos. Lneas de productos servidas/capacidad de lneas de productos. Unidades manipuladas/cantidad mxima de unidades que es posible manipular horas de inventario real mercancia / horas programadas inventario
INDICADORES DE UTILIZACIN
ADMINISTRACIN:
Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles. Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos. Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos. Horas dedicadas a responder reclamos/ horas disponibles.
IND. DE PRODUCTIVIDAD
BODEGAS CAJAS DESPACHADAS / HORAS DE TRABAJO COSTO MERCANCIA DESP. / PERSONAL BOD. VALOR DEL INVENTARIO / AREA MT2 BODEGAS COSTO DE BODEGA / COSTO MCIA DESPACHADA COSTO DISTRIBUCIN / VENTAS TOTALES TRANSPORTE VEHICULOS CARGADOS / HORAS TRAB. DE CARGA DISTANCIA RECORRIDA / HORAS DE TRABAJO UNIDADES CARGADAS / HORAS DE TRAB. CARGA DISTANCIA RECORRIDA / CONSUMO COMBUSTIBLE
40
INDICADORES PRODUCTIVIDAD
ALMACENAMIENTO:
Valor de los artculos recibidos/ Horas de trabajo. Peso manipulado internamente/ Horas de trabajo. Cajas manipuladas internamente/ Horas de trabajo. Estibas manipuladas internamente/ Horas de trabajo. Pedidos servidos/ Costo total de la bodega
INDICADORES PRODUCTIVIDAD
ALMACENAMIENTO
Valor de inventario/ Superficie. Valor de inventario/Volumen. Unidades/Superficie. Peso manipulado de recepcin y expedicin / Horas de trabajo. Unidades manipuladas en recepcin y expedicin/ Costo total de la bodega.
INDICADORES PRODUCTIVIDAD
TRANSPORTE:
Vehculos cargados/Horas trab. de carga. Peso cargado/ Horas de trabajo de carga. Unid. cargadas/ Horas de trabajo de carga. Tm. x Km.. Transportadas/Horas de viaje.
Distancia recorrida/Consumo de combustible = 10 Km/ Galn. Paradas realizadas /Horas empleadas en paradas.
INDICADORES PRODUCTIVIDAD
ADMINISTRACIN
Valor de los pedidos introducidos/ Horas de equipo. Pedidos introducidos/ Da . Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo. Lineas de artculos introducidas/ Da. Pedidos introducidos/ Costos totales. Ordenes de compra procesadas/ Horas de trabajo..
IND. DE RENDIMIENTO
BODEGAS
PERDIDAS POR DETERIORO / PERDIDAS STANDAR POR DETERIORO. ROTACIN REAL / ROTACIN STANDAR UNIDADES ALMACENADAS X MT2 / UNIDADES STANDARD ALMACENADAS.
TRANSPORTE
USO REAL COMBUSTIBLE X HORAS / USO STANDAR GALON CONSUMIDOS X KMT REAL / STAND. GAL/KMTS DISTANCIA REAL RECORRIDA / DISTANCIA STANDAR RECORRIDA.
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INDICADORES RENDIMIENTO
ALMACENAMIENTO
Lineas almacenadas por horas de trabajo/ Lineas estndar por horas de trabajo. Horas estndar de trabajo realizado/ Horas de trabajo reales. Equipo real de servicio/ Equipo estndar fuera de servicio. Costo real equipo/ Costo Presupuestado. Costo total real de la bodega/Costo presupuestado
INDICADORES RENDIMIENTO
INVENTARIO
Costo de planeacin real/ Costo de planeacin presupuestada. Costo de gestin de inventario real/ Costo de gestin de inventario presupuestado. Pedidos retrasados como porcentaje de las ventas de las ventas totales. Tasa de rotacin de inventario planeado contra los fijados como objetivo.
INDICADORES RENDIMIENTO
INVENTARIO
Equipo real fuera de servicio/ Equipo estndar fuera de servicio. Errores reales en transacciones/ Errores estndar. Preguntas reales respondidas/ Preguntas estndar respondidas. Das de inventario disponible planeados contra los fijados como objetivo. Nivel de servicio planeado contra nivel de servicio objetivo