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5 Mantenimiento de registros
Las empresas, independientemente de si son manufactureras o industriales, requieren un sistema de inventarios para registrar las cantidades de mercancas existentes y para establecer el costo de la mercanca vendida. Existen bsicamente dos sistemas para llevar a cabo los registros de inventario: el sistema peridico y el sistema perpetuo.
Sistema peridico
Sistema peridico de inventarios: con el sistema de inventario peridico el costo de los artculos vendidos se determina al final del periodo contable cuando se realiza un conteo fsico del inventario existente. El proceso de conteo del inventario fsico existente se puede realizar una o dos veces durante el ao, no obstante, la mayora de las empresas siempre lo realizan al finalizar el periodo contable. Este sistema no lleva un registro diario de las unidades vendidas o en inventario.
Sistema perpetuo
Sistema perpetuo de inventarios: con el sistema de inventario perpetuo se llevan registros continuos, corrientes y diarios del inventario y del costo de los artculos vendidos. Este sistema muestra de manera permanente la mercanca disponible en el inventario y permite desarrollar un adecuado control sobre las existencias por parte de los administradores. En este sistema, el costo de ventas se determina cada vez que se realiza una venta.
El sistema perpetuo permite un registro actualizado del inventario, no obstante, no elimina la necesidad de realizar un recuento fsico del inventario. Las Cuentas fsicas del inventario (arqueo) deben realizarse cuando menos una vez por ao a nivel general o por muestreo para verificar la precisin de los registros computarizados y establecer la denominada contraccin del inventario, que son las diferencias en las existencias ocasionadas por robo, daos, perdida u obsolescencia de las mercancas.
Estudio de localizacion
El estudio de localizacin debe evaluar posibles opciones de localizacin, teniendo en cuenta los diversos criterios y objetivos que busque la empresa. Debe contemplar los asuntos relacionados con la expansin y diversificacin del negocio y adems la adaptabilidad de la posicin. Es decir, debe tener en cuenta las posibles variaciones de mercado, infraestructura y logstica para tratar de predecir el valor del sitio en el futuro.
Localizacin: Una excelente localizacin de la empresa, puede generar mejoras en la eficiencia en trminos de: Costos de transporte, facilidad en la obtencin de materias primas, utilizacin eficiente de canales de distribucin, cercana al cliente y a sus necesidades.
e) Posibilidades de eliminacin de desperdicios: De acuerdo a criterios ambientales. f) Aspectos legales: Tributacin, facilidad administrativa, costos legalizacin etc. g) Seguridad: En todos los niveles posibles seguridad industrial, seguridad fsica, evitar posibles robos etc. h) Cercana al mercado: Es importante tener la capacidad de llegar primero y en mejores condiciones al mercado que se ataca. i) Aceptacin social: Este punto muchas veces no es identificado y genera problemas. Es importante que la localizacin de la empresa o negocio no perturbe o genere conflictos con personas, entidades o grupos sociales que obliguen a la empresa a asumir costos adicionales. j) Acceso a informacin: Otro punto que a menudo no se tiene en cuenta, es la necesidad de informacin empresarial. La localizacin puede afectar la cantidad de clientes, contactos, bsqueda de oportunidades de negocio etc.