SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

ALBERTO SANTIAGO APONTE LCTOR

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
Principios, normas, procedimientos, tcnicas e instrumentos que promueven la eficiencia en el uso de los recursos en las entidades pblica. Son sistemas de gestin que actan como normas de calidad.

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

PROCESOS EN LA ENTIDAD PBLICA

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

SISTEMA NACIONAL DE ABASTECIMIENTO

Ente Rector: Oficina Central Tcnico Normativa de la Direccin Nacional de Abastecimiento del INAP (Instituto Nacional de Administracin Pblica)

rganos de Ejecucin: Oficina de Abastecimiento de los Ministerios Organismos cuyos jefes tengan rango de Ministro Organismos Pblicos Descentralizados Concejos Municipales Gobiernos Regionales

REGISTRO DE PROVEEDORES
Poseer informacin sobre los proveedores de las entidades pblicas a fin de clasificarlos de acuerdo al giro de sus negocios. Actualmente se cuenta con el Registro Nacional de Proveedores (Art. 9 de la Ley de Contrataciones del Estado)

CATALOGACIN Y PROGRAMACIN

LA ADQUISICIN

LA ADQUISICIN

FASES DE LA CONTRATACIN PBLICA

Actos Preparatorios Seleccin Ejecucin Contractual
Garantas
Plan Estratgico Instit. Plan Operativo Instit. Determinacin de necesidades Presupuesto Institucional Plan Anual de Contrataciones Expediente de contratacin Designacin del Comit Especial Elaboracin de las Bases. Convocatoria. Registro de participantes Consultas Observaciones Presentacin de propuestas Evaluacin y calificacin Otorgamiento de la Buena Pro Formalizacin del Contrato - Suscripcin Adelantos Adicionales y reducciones

Ampliaciones y prrrogas
Subcontratacin Intervencin Econmica de Obra Resolucin Penalidades Recepcin y conformidad Liquidacin

ALMACENAMIENTO

Esta referido a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determinado con fines de custodia, como va para trasladarlos fsicamente a quienes lo necesitan.

DISTRIBUCIN, REGISTRO Y CONTROL

DISTRIBUCIN
A travs del cual el Almacn institucional proporciona en forma adecuada y oportuna los bienes adquiridos por las dependencias solicitantes para el logro de sus objetivos y metas.

REGISTRO Y CONTROL
Esta referido de control previo interno, verificacin y conformidad de las operaciones registradas en cada uno de los procesos tcnicos del Sistema de Abastecimiento.

MANTENIMIENTO Y RECUPERACIN DE BIENES

RECUPERACIN DE BIENES Es una actividad administrativa y jurdica orientada a volver a tener dominio y disposicin sobre los bienes.

MANTENIMIENTO Es el eficiente estado de conservacin de los bienes de la Entidad, a travs de los mantenimientos preventivos y correctivos.

DISPOSICIN FINAL

Est relacionado con la situacin tcnica, administrativa y jurdica de los bienes asignados en uso a la Entidad, que como consecuencia de su normal uso han sobrepasado su periodo de utilidad por lo que es pertinente tramitar su baja

ORGANIZACIN DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

JEFATURA
rea de Programacin rea de Control Patrimonial

rea de Proc. de Seleccin

rea de Servicios Generales

rea de Adquisiciones

rea de Seguridad

rea de Almacn

FUNCIONES DEL RGANO DE ABASTECIMIENTO

Actividades de Programacin Ejecucin de procesos de seleccin Administracin de contratos Registro y Control de Almacenes Registro y control de bienes patrimoniales Seguridad integral Servicios Generales

REA DE PROGRAMACIN
Funciones Generales Implicancias Funcin- Dependencias involucradas Normas relacionadas

Proyeccin PAC seguimiento y modificaciones

En base a los cuadros de necesidades, se realiza la revisin, identificacin de procesos y consolidacin. Se coordina con la oficina usuaria, Unidad de Presupuesto y Unidad de Programacin.

Directiva PAC OSCE Ley de presupuesto para el Ao Fiscal

Evaluacin de Requerimientos generacin de expedientes

Lo ideal es que en todos los casos los requerimientos se presenten con anticipacin (sin presiones) a la convocatoria, a fin de proceder a la revisin de especificaciones y a las evaluaciones presupuestarias. Se encamina el requerimiento para que la aprobacin del Expediente de Contratacin.

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

Seguimiento de la Ejecucin de Calendarios de Compromisos

Se realiza el seguimiento a travs de cuadros a travs de programas informticos, en los cuales se registra el avance de la ejecucin del calendario.

Directiva para la Ejecucin del Proceso Presupuestario para el Ao Fiscal.

Elaboracin del POA

En base a las actividades identificadas en coordinacin con la Administracin y el rgano de Abastecimiento; y en coordinacin con la Unidad de Programacin.

Instructivo para la formulacin de Actividades para el Ao Fiscal

REA DE PROCESOS DE SELECCIN

Funcin General Implicancias de la funcin Dependencias involucradas Norma relacionada

Asistencia a Comits Especiales. en procesos de Adjudicacin Directa, Concurso y Licitacin Pblica. Tambin exoneraciones

La funcin implica la preparacin del proyecto de Resoluciones de designacin de Comits Especiales.

La proyeccin de las Bases, actas del Comit Especial, cuadros de evaluacin, cartas de Buena pro, informes del Comit Especial y dems documentos relacionados al proceso de seleccin. Las Dependencias involucradas son las Oficinas usuarias, el rea de Programacin, Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores.

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Proyeccin de Contratos

Coordinacin con los postores ganadores de la buena pro de los procesos de seleccin para la presentacin oportuna de los documentos necesarios para la suscripcin del contrato Las Dependencias involucradas son la Oficina de Asesora Jurdica, Oficina de Administracin, Alta Direccin y postores ganadores de la Buena pro.

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

REA DE ADQUISICIONES
Funciones Generales Implicancias de la funcin Dependencias involucradas Norma relacionada

Determinacin de Valore Referencial

Implica estudio de posibilidades que ofrece el mercado Solicitud de disponibilidad presupuestal y proyecta aprobacin Del Expediente de contratacin. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Emisin de Ord. Compra y Servicio

Emite O/C y O/S r de procesos de seleccin, servicios bsicos. Compromisos y devengados de O/C y O/S, Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y la Unidad de Fiscalizacin

Manual de Pago a Proveedores

Ejecucin Contractual y Administracin de Contratos

Adendas, ampliacin de plazo, reducciones adicionales, contratacin complementaria Administracin y liquidacin de contratos, administra cartas fianza. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS, Oficina de Administracin y Of. de Economa y Finanzas

Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento

Compras Directas y Adquisiciones por Caja Chica

Efecta la atencin de bienes y servicios por la modalidad de compra directa y caja chica. Interrelacin: OFICINAS USUARIAS y Oficina de Administracin.

Directiva de Tesorera

REA DE ALMACN
Funcin General Implicancias de la funcin Dependencias involucradas Norma relacionada

Recepcin, Registro y Almacenamiento de bienes y materiales

rea de Programacin rea de Adquisiciones rea de Control Patrimonial Oficinas Usuarias

Sistema de Abastecimiento Decreto Ley N 22056 INAP /DNA -Normas Generales de Abastecimientos Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Resolucin de Contraloria Normas de Control Interno en el Sector Publico. Resolucin Jefatural N335-90 INAP/DNA-Manual de Adm. Almacenes Normas de Control Interno en el Sector Pblico.

Despacho y Distribucin

Oficinas Usuarias

Emisin de Documentos Fuentes NEA, Pecosas, Krdex,

Oficinas Usuarias

Informacin Contable

Oficina de Administracin Financiera rea de Contabilidad

Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado

REA DE CONTROL PATRIMONIAL

Funciones Generales Implicancias de la FuncinDependencias involucradas Normas relacionadas

ADMINISTRACIN Y DISPOSICIN DE BIENES DE LA ENTIDAD

Administra los bienes patrimoniales asignados en uso a los usuarios, ejecucin de altas y bajas y su disposicin final

Decreto Supremo N 0072008-VIVIENDA- Rgto. de la Ley de 29151- Ley General Del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Resolucin N 039-98/SBN Reglamento para el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado.

INVENTARIO, REGISTRO Y CONTROL DE BIENES PATRIMONIALES

Registro y control de bienes, conciliacin contable en coordinacin con la Oficina de Finanzas (ajustar y depreciar activos fijos)

SEGUROS

Seguro de los bienes muebles, inmuebles y valores - Plizas de Seguros Multiriesgo, Deshonestidad y de vehculos

Resolucin N 320-2006-CGNormas de control interno.

PLANIFICACIN DE LAS COMPRAS

Visin de Gobierno:
Hacer ms transparente el mercado de las compras pblicas
Reducir asimetras del mercado Facilitar la planificacin de los proveedores Tener un mercado ms competitivo

Fortalecer procesos de seleccin y modalidades de seleccin como fuente principal de suministro para las necesidades del sector pblico
Transparencia y eficiencia - Descuentos por volumen - Menores costos de proceso Control

GESTIN INTERNA DE LA ENTIDAD

Planificar las compras permite a la Entidad: Generar estrategias de mejoramiento del abastecimiento Contrato de suministro Descuentos por volumen Reducir el requerimiento sin perder poder de negociacin Reducir los costos de administracin Reducir el fraccionamiento de las compras Optimizar la programacin de actividades Mejorar la planificacin financiera

VENTAJAS PARA LA UNIDAD DE COMPRAS

Programacin de las compras (PAC) Fortalecer competencias del equipo Administrar la distribucin de trabajo Generar nuevas estrategias de suministro Verificar la necesidad del usuario Atencin oportuna al usuario

PROBLEMAS COMUNES EN LA PLANIFICACIN DE COMPRAS

Demora o imprecisin de los usuarios en la entrega de informacin / Tdr / Et Falta de informacin /elaboracin Ct Deficiencias en la planificacin de los procesos que generan la demanda Falta de anlisis de oportunidades Falta de mecanismos de programacin de actividades Falta de mecanismos de seguimiento y evaluacin

Planificar las compras significa

Definir lo siguiente:
Qu se comprar Cundo se necesitar Qu cantidad se comprar Se debe definir e identificar adems:
Periodicidad de la compra Tiempos de respuesta de proveedores Restricciones legales Normas reglamentarias