Mdulo: Gestionar la normatividad de la salud ocupacional

Archivar implica almacenar o preservar la informacin.

Archivo es aquel donde permanecen los documentos desde el mismo momento en que se genera hasta que su trmite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. Por lo tanto custodia los documentos mientras estn en trmite o su uso sea muy frecuente.

Independencia de las informaciones con respecto a los programas. La informacin almacenada es permanente. Puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos. Gran capacidad de almacenamiento

Todo archivo debe cumplir las siguientes funciones bsicas: Reunir de forma ordenada todos los documentos y archivos que circulan en una oficina. Guardar de manera ordenada el material reunido. Poder sacar los documentos o archivos rpidamente cuando sea necesario.

 Conservacin del documento: Se establecen unos plazos mnimos de conservacin, durante los cuales puede ser requerido su presentacin. Centro activo de Informacin: Permite relacionar los nuevos documentos con los ya archivados . Medio de consulta: Cuando se pretender indagar en las situaciones del pasado. Elemento probatorio: Cuando se pretende demostrar la realizacin de un acto o la forma de hacerlo.

 Documentos: Es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la informacin que se requerir posteriormente. Expedientes: Son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un folder o carpeta membretada. Archivero: Es el mueble donde se guardan los expedientes de forma ordenada y segura. Disquetes y Discos Compactos (cd): Son discos donde se almacenan informacin y puede grabarse varias veces. Flderes o carpetas: Son de cartulina, los hay de varios colores en tamao carta u oficio y cuando contienen documentos y la pestaa esta rotulada se llaman expedientes.

 Porta carpeta: Se fabrican en tamao carta u oficio, son de cartoncillo grueso o papel manila, algunas se sostienen de la gaveta por dos rieles metlicos y otras estn reforzadas con cartn resistente. Tarjeta Guas: Son de material resistente, las hay en varios colores y tamaos, carta u oficio y algunas ms pequeas para directorios personales. Tiene un borde superior o pestaa para indicar lo que contiene el archivo. Etiqueta: Puede ser de cartulina o papel adhesivo se rotulan a mquina para indicar que contienen los archiveros o porta carpetas.

 ndice: Son de acrlico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a travs de los rieles, son muy tiles para proteger etiquetas. Computadora: Se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y almacenar los escritos de una organizacin.

1.Creacin o recibo. 2.Archivo y proteccin. 3.Utilizacin. 4.Eliminacin. 5.Transferencia.

De acuerdo a su fuente esta se clasifica en : Correspondencia Recibida: Es la recibida de organizaciones externas. Correspondencia Enviada: Es aquella que se remite a individuos u organizaciones externas. Correspondencia Interna: Se incluye aquella que da entre los departamentos de una misma organizacin.

 Sistema Alfabtico: Conocer adecuadamente el alfabeto . Considerar que para el archivo no existen las letras doble (ll, rr, ch). Aplicar las reglas de clasificacin. Reglas de Clasificacin: Se anota primero el apellido paterno, seguido del materno y por ltimo el nombre (s).

 Sistema Geogrfico: Consiste en agrupar las carpetas por pases, regiones o territorios. Sistema Cronolgico Sistema por asuntos o temas: Consiste en archivar el material de acuerdo a su tema o contenido. Sistema Numrico : Consiste en asignar nmeros consecutivos a

las personas o empresas.

SOPORTE ELECTRONICOS Disquete: La informacin es fcil de aadir y eliminar; capacidad de almacenamiento mnima de 1.5Mb. El tiempo de acceso a la informacin es lento. Disco Zip: Capacidad de almacenamiento hasta de 250 Mb. El tiempo de acceso es muy lento. Por ello sirve para hacer copias de seguridad pero no para consultar. Disco Duro: Capacidad de almacenamiento muy grande

hasta 60Gb. Tiempo de acceso muy rpido. Posibilidad de aadir o eliminar carpetas muy fcilmente; pero se puede controlar a travs de contraseas.

 CD ROMS: Capacidad de Las redes: internet, almacenamiento muy grande intranet y correo hasta 650 Mb. Es til para electrnico. conservar documento, sonidos e imgenes. Tiempo de acceso rpido. Son tiles para conservar informacin que no se ha de modificar y de consulta permanente. DVD: Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb. Tiempo de acceso muy rpido. Permite controlar la posibilidad de aadir, modificar o eliminar informacin.

Hardware y Software

 Sistemas de archivos de disco. Sistemas de archivos de red. Sistemas de archivos de propsito especial.