WORD INTERMEDIO - AVANZADO

PRESENTACIN

Editar prrafos, textos y documentos. Utilizando opciones para hacer los documentos atractivos y profesionales. Pudiendo lograr originales para impresin y reproduccin en el mbito de las publicaciones.

CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Combinar correspondencia Estilos Tablas de contenido e ndices Nota al pie y notas finales Proteger documentos Objetos Plantillas Macros Organigramas y diagramas

OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso los participantes conocern y aplicarn las herramientas avanzadas que proporciona Word 2003 para la generacin de correspondencia masiva y publicaciones, as como para la automatizacin de documentos en general.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Objetivo especfico Al finalizar el captulo el participante manejar la creacin de cartas y otros documentos para enviar a diferentes destinatarios.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia Permite asociar datos a un documento de Word, de tal forma que al imprimir Word har tantas copias como registros diferentes haya.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia

Supone introducir informacin en un documento y fusionarlo con una base de datos.

El documento principal es llamado Carta modelo y la base de datos contiene la informacin variable.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia

1. Escribir el documento principal (machote), dejando espacios libres para los datos variables y guardarlo. 2. Realizar la base de datos y guardarla 3. Regresar al documento principal 4. Hacer clic en Herramientas / Cartas y correspondencia / Combinar corresp.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia 5. En el Panel seleccionar Cartas. 6. Hacer clic en Utilizar el documento actual. 7. Utilizar una lista existente y examinar 8. Se elige el archivo con la tabla de datos 9. Se seleccionan los datos 10. Se escribe la carta

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia

11. Se coloca el cursor donde se quiere insertar el campo 12. Seleccionar Ms elementos 13. Se Elige el campo y se presiona Insertar, aparecer dentro de <<>> 14. Hacer clic en siguiente: Vista previa de las cartas

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Combinar correspondencia

15. En la carta aparecern los registros en lugar de los nombres del campo 16.Verificar que estn correctos los registros 17. Hacer clic en Complete la combinacin 18. Realizar lo siguiente: Imprimir las cartas combinadas o Editar cartas individuales. 19. Elegir entre las opciones.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Barra de herramientas

Se hace clic en Ver / Barra de herramientas / Combinar correspondencia Eleccin de tipo de documento Origen de datos Modificacin de dato de destinatarios Inserta campo de combinacin Permite ver los datos combinados

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Barra de herramientas

Primer registro / ltimo registro Registro anterior / siguiente registro Bsqueda de un registro Revisin de errores en la carta modelo Combinar documento, al imprimir o en correo electrnico

COMBINAR CORRESPONDENCIA

Etiquetas postales El procedimiento es similar al de las cartas personalizadas, en este caso se debe seleccionar etiquetas postales o sobres

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Etiquetas postales

1. Se hace clic en el men Herramientas / Cartas y correspondencia / Combinar correspondencia. 2. Se elige la opcin Etiquetas. 3. Se elige Cambia el diseo del documento y se hace clic en Opciones de Etiqueta para elegir el tamao.

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Etiquetas postales

Se seleccionan los destinatarios Se utiliza una lista existente y se examina para buscar la base de datos. Se hace clic en Disee las etiquetas Se coloca el cursor al inicio de la primera etiqueta

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Etiquetas postales

Se hace clic en Ms elementos y se eligen los campos a insertar. Se hace clic en Actualizar toda las etiquetas. Se realizan los pasos siguientes de la combinacin de correspondencia

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Sobres combinados

1. Se elige la opcin del men Herramientas / Cartas y correspondencia / Combinar correspondencia 2. Se escoge Sobres y se hace clic en las opciones de sobre 3. Se realiza el proceso de combinacin

ESTILOS

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante aprender las opciones necesarias para aplicar, crear y modificar estilos.

ESTILOS
Definicin Un estilo es un grupo de atributos de formato que puede aplicarse de una sola vez a un prrafo o texto seleccionado, las veces que se requiera.

ESTILOS
Aplicar estilo 1. Se selecciona el texto donde se aplicar el estilo. 2. Se elige el estilo de las opciones disponibles.

ESTILOS
Crear un estilo nuevo

1. Se hace clic en el men Formato / Estilos y formato. 2. En el panel Estilos y formato se selecciona Nuevo estilo 3. Se escribe le nombre, tipo de estilo, formato y si se requiere, se agrega a la plantilla.

ESTILOS
Modificar un estilo

1. Se hace clic en el men Formato / Estilos y formato 2. En el Panel del lado derecho se selecciona Modificar 3. Se cambian las caractersticas y se presiona Aceptar

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante aplicar los pasos necesarios para insertar y modificar ndices y tablas de contenido.

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Vista esquema

Esta vista permite organizar un documento fcilmente, adems muestra distintos niveles de ttulos y subttulos, sin ver el contenido entre ellos.
Las sangras muestran la jerarqua de los ttulos

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Vista esquema Se hace clic en el men Ver / esquema

Ttulo con subttulos Texto expandido Texto independiente

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Vista esquema

Aumenta / disminuye nivel o texto Aplica nivel de esquema Desplazar texto hacia arriba / abajo Elegir niveles a mostrar Mostrar solo la primera lnea del prrafo Muestra el formato del texto

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Tabla de contenido Es una lista de los ttulos de un documento junto con los nmeros de pgina donde comienzan. Los elementos de la tabla quedan enlazados automticamente con sus referencias.

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Tabla de contenido

1. Se definen los ttulos y subttulos 2. Se ubica el cursor donde se colocar 3. Se hace clic en el men Insertar / referencia / ndice y tablas 4. Se selecciona la ficha Tabla de contenido 5. Se elige el carcter de relleno y un formato

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Tabla de contenido

Para actualizarla se coloca el cursor sobre la tabla de contenido, con el men contextual se elige Actualizar campos.
Se escoge la opcin que se necesite y se presiona Aceptar.

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

ndice Enumera los trminos y los temas que se tratan en un documento impreso, as como las pginas en las que aparecen.

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

ndice

Se hace clic en Insertar / referencia / ndice y tablas Se hace clic en el botn Marcar entrada Se selecciona la palabra escogiendo Marcar o Marcar todas Se presiona el botn Cerrar

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

ndice

Se activa la vista Marcadores de texto Se coloca el cursor donde se colocar el ndice Se hace clic en Insertar / referencia / ndice y tablas Se selecciona un formato y Aceptar

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Mapa del documento

Es un panel que se activa a la izquierda de la pantalla y muestra una lista de los ttulos del documento.
Panel izquierdo: Muestra Ttulos y subttulos Panel derecho: Documento justificado a la pantalla.

TABLAS DE CONTENIDO E NDICES

Mapa del documento Se hace clic en Ver / Mapa del documento

Es muy til esta vista cuando se trabaja con documentos muy extensos pues permite desplazarse rpidamente.

NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante insertar notas al pie y notas finales como referencias en el documento.

NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

Notas de pie de pgina Indican la fuente de donde provienen los datos o aclarar algn dato. Se ubican al final de la pgina, en forma progresiva, por captulo o a lo largo de todo el documento. Nota al final Se ubica al final del documento

NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

Crear notas

Se coloca el cursor donde se requiera el nmero o smbolo. Se hace clic en Insertar / Referencia / Nota al pie o Nota al final Se escoge el formato, se marcan las opciones necesarias y se presiona Insertar.

NOTAS AL PIE Y NOTAS FINALES

Eliminar notas
Se selecciona el nmero o smbolo y se presiona la tecla Supr.

PROTEGER DOCUMENTOS

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante aplicar las opciones necesarias para controlar cambios y proteger su documento.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios Al trabajar un documento en equipo, para revisar y comparar la informacin se redacta un documento y se comparte con diversos usuarios.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios

Al hacer clic en Herramientas / Control de cambios, se ven globos informativos con los distintos cambios producidos en el documento. Cada cambio que ocurra se marcar.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios

Inserciones: Coloca el texto del color asignado al revisor y lo subraya

Cambios de formato: Globo con el texto con formato e indica el tipo de formato aplicado.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios

Texto eliminado: Globo con el prefijo eliminado y en el interior el texto eliminado

Lneas cambiadas: A la izquierda una lnea vertical negra, indicando que el documento ha sido editado y modificado.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios

Barra de herramientas Marcas mostradas finales, indica como se quiere ver el documento. Final, muestra el documento sin marcas Marcas mostradas originales, muestra el documento original y las marcas de los cambios que se han realizado. Original, muestra el documento original

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios Barra de herramientas Mostrar, ver u ocultar marcas. Revisores, lista de componentes que han modificado el documento. Globos, opciones para mostrarlos Opciones, cuadro de dilogo que permite cambiar la forma de visualizacin en las marcas.

PROTEGER DOCUMENTOS
Control de cambios Cuadro de dilogo Tipo de formato de las marcas Formato de los globos Impresin

PROTEGER DOCUMENTOS
Proteccin del documento Permite restringir el acceso a un archivo, aplicando una contrasea. Men herramientas / Opciones Ficha Seguridad

PROTEGER DOCUMENTOS
Proteccin del documento

En el cuadro se presentan dos opciones (puede contener de 1 a 15 caracteres): Contrasea de apertura, no podr abrir el archivo. Contrasea de escritura, no podr guardar las modificaciones realizadas.

PROTEGER DOCUMENTOS
Restricciones de formato

Permite que otros usuarios abran el documento e impide la modificacin del formato. En el men Herramientas / Proteger documento Se activa Restricciones / limitar el formato

PROTEGER DOCUMENTOS
Restricciones de edicin

Cambios realizados, los cambios sern resaltados. Comentarios, solo pueden introducir comentarios Rellenado de formularios, solo podrn escribir en las reas de los formularios.

OBJETOS
Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante manipular las acciones necesarias para insertar objetos y elementos vinculados dentro de su documento.

OBJETOS
Insertar y vincular objetos

Permite agregar otro archivo o parte de este.

En el men Insertar / Objeto Se puede trabajar con archivos de sonido, diapositivas, grficos de Excel, videos, etc.

OBJETOS
Insertar y vincular objetos
Para insertar un objeto en base a un archivo existente Se coloca el cursor donde se va a insertar el objeto. Se hace clic en Insertar / Objeto Se activa la ficha Crear desde un archivo Se elige el archivo y se vincula.

OBJETOS
Realizar pegados especiales

Para colocar informacin de otros archivos a un documento existente. Se abre el archivo donde est el objeto o texto a copiar. Se realiza la seleccin, se copia y se pega de acuerdo a la opcin elegida.

OBJETOS
Hipervnculo

Se le llama tambin enlace, es un texto o grfico en el que se hace clic para ir a un archivo o pgina. Aparece subrayado. Se selecciona la palabra Se hace clic en Insertar / Hipervnculo Se busca la ubicacin y se selecciona el archivo

PLANTILLAS

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante aprender a crear, manipular y utilizar plantillas de Word.

PLANTILLAS
Plantillas

Es un documento prediseado que contiene texto, formatos y grficos que sirven de modelo para crear uno nuevo.
La extensin es .dot y estn creados el texto, formato, detalles bsicos de diseo (mrgenes, bordes, encabezados, fechas, etc.)

PLANTILLAS

Utilizar una plantilla de Word Se hace clic en el men Archivo / Nuevo Del Panel se elige Plantillas / en mi PC

PLANTILLAS
Utilizar una plantilla de Word
Se presentan las siguientes opciones en la ventana: Cartas y faxes General Combinar correspondencia Informes Otros documentos Memorandos Publicaciones

PLANTILLAS
Utilizar una plantilla de Word Dentro de la opcin General / Documento en blanco. Sobre el documento se teclean los datos necesarios para personalizarlo La original queda guardada, se trabaja con copia.

PLANTILLAS
Crear una nueva plantilla Se hace clic en el men Archivo / Nuevo documento. Se Guarda como y se escoge el tipo (plantilla).

MACROS
Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante aprender los pasos a seguir para automatizar acciones que realiza de forma peridica mediante las macros.

MACROS

Una macro es una serie de comandos e instrucciones agrupadas en un solo comando para que la tarea sea realizada automticamente.

MACROS
Sugerencias

Planear los pasos y comandos Anticiparse a cualquier mensaje de Word Si se utiliza Buscar o Reemplazar y establecer Todo Al usar la macro para otros documentos, asegurarse que est asociada a la plantilla. Asignarle un botn de la barra de herramientas una combinacin de teclas

MACROS
Sugerencias No se pueden grabar los movimientos del ratn para seleccionar texto o mover el cursor. Se graban los movimientos del ratn para activar los mens o barras de herramientas.

MACROS
Crear una macro Se hace clic en Herramientas / Macro / Grabar nueva macro Se escribe el nombre de la macro Se guarda la macro en donde se requiera Se anota una descripcin de la macro

MACROS
Crear una macro

Para asignar la macro a una barra de herramientas o a un men se hace clic en Barras En la ficha Comandos se hace clic en el botn correspondiente y se arrastra a donde se quiera colocar Se cierra para empezar a grabar la macro

MACROS
Crear una macro

Para asignar la macro a una combinacin de teclas se hace clic en Teclado En el cuadro Comandos se hace clic en la macro En el cuadro Nueva tecla de mtodo abreviado se escribe la secuencia de teclas Se cierra para empezar a grabar la macro

MACROS
Crear una macro Se realizan las acciones que se desea incluir en la macro Al terminar de grabar la macro, se selecciona el men Herramientas / Macro / Detener grabacin

MACROS
Ejecutar una macro

Solo se presiona el botn colocado en la barra de herramientas o se teclea la combinacin de mtodo abreviado que se eligi.
Otra opcin es ir al men Herramientas / macros / elegir la macro y Ejecutar

MACROS
Eliminar una macro Se hace clic en el men Herramientas / Macro / Macros Se elige la macro de la lista Se hace clic en eliminar

MACROS
Seguridad de macros Establecer el nivel de seguridad sobre los documentos Se hace clic en Herramientas / Macro / Seguridad y se elige la opcin
Muy alto, es el ms restrictivo Alto, permite la ejecucin de macros firmadas Medio, permite la eleccin de macros firmadas o no Bajo, es el ms peligroso, no ofrece proteccin

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS

Objetivo especfico Al finalizar el captulo, el participante insertar y manejar las opciones que intervienen en la creacin de organigramas y diagramas.

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Organigrama Elemento grfico que representa organizacin, normalmente jerrquica.

una

Diagrama Representa un grupo relacionados entre s

de

elementos

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Crear organigramas
Hacer clic en el men Insertar / Diagrama Elegir la primer opcin y Aceptar

Para modificar el texto de los recuadros se hace clic en el interior y se escribe el texto.

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Barra de herramientas Organigama Insertar forma, coloca elementos Diseo, modifica la colocacin de los elementos Seleccionar Ajuste de formato Autoformato, permite la utilizacin de un formato ya definido Zoom, modifica el tamao de visualizacin

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Modificar organigrama

Desactivar en el men Diseo / Autodiseo Mover la posicin del elemento que se requiera Si se quiere eliminar, se selecciona y con la tecla Supr se suprime

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Crear diagramas Se hace clic en Insertar / Diagrama De la galera de diagramas se elige entre 5 tipos de diagramas diferentes y se pulsa Aceptar

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Tipos de diagramas
Ciclo, cuando se tiene un flujo continuo y repetitivo Radial, muestra los componentes de un elemento principal Piramidal, muestra relaciones basadas en jerarquas o niveles

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Tipos de diagramas Venn, para mostrar reas de superposicin entre los elementos Crculos concntricos, muestra los pasos necesarios para lograr un objetivo

ORGANIGRAMAS Y DIAGRAMAS
Barra de herramientas de diagramas
Insertar forma, agrega una nueva Mover forma, hacia delante o atrs Invertir, da vuelta al diagrama Diseo, permite modificarlo Autoformato, contiene estilos predefinidos Cambiar a, si se quiere cambiar a otro tipo