LA PLANIFICACIN

FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIN
1. Definicin y propsitos de la planificacin
La planificacin es la definicin de los objetivos de la organizacin, el establecimiento de la estrategia para lograr dichos objetivos. Planificacin informal: es cuando nada est escrito y se comparte poco o nada de los objetivos con otros miembros de la organizacin. Ejemplo: pequeos comercios. Planificacin formal: se definen los objetivos especficos que cubren un periodo, los cuales estn escritos y disponibles para los miembros de la organizacin. La planificacin de una direccin establece estndares para el control:

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La planificacin establece un esfuerzo coordinado por cuanto da una direccin a los gerentes y a los operativos por igual. La planificacin reduce las incertidumbres, obliga al gerente a mirar a la organizacin como un todo, a la anticipacin de los cambios y a desarrollar las respuestas apropiadas. La planificacin reduce la redundancia y el desperdicio de actividades. La planificacin establece los estndares que son utilizados en el control. Se pretende comparar el rendimiento actual frente a los objetivos y tomar las acciones correctivas necesarias.

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Existe mitos de la planificacin: La planificacin que resulta ser inexacta es un desperdicio de tiempo de la gerencia, pues la gerencia debe pensar que es lo que quiere hacer y cmo debe hacerlo. La planificacin eliminar los cambios. La planificacin no puede eliminar los cambios. El planificador lo que trata es de anticipar los cambios y desarrollar una respuesta ms efectiva. La planificacin reduce la flexibilidad.

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2. Tipos de planes
Planes estratgicos vs. Planes operacionales

Planes estratgicos: son los planes que se aplican a la organizacin entera y que establecen los objetivos globales de la misma. Planes operacionales: son los que se detallan especficamente de cmo los objetivos globales sern alcanzados.

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Existen tres diferencias: Los planes operacionales cubren pequeos periodos (mensuales, semanales, diarios) y los planes estratgicos cubren periodos ms largos ( > a 5 aos). Los planes estratgicos establecen la formulacin de objetivos, en tanto que en los planes operacionales se asume la existencia de los objetivos y se establece el camino para lograrlos. Planes a largo plazo vs. Planes a cor to plazo Los analistas financieros normalmente describen el retorno de la inversin en trminos de corto plazo (< a 1 ao), mediano plazo ( entre 1 a 5 aos) y largo plazo (> a 5 aos).

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Planes Direccionales vs. Planes Especficos Intuitivamente se podra afirmar que los planes especficos son preferibles a los direccionales, en tanto en cuanto los objetivos estn claramente definidos y por tanto no existe ambigedad ni compresin. Plan especfico: consiste en establecer los procesos, las adquisiciones necesarias y el calendario de actividades para lograr el objetivo. Planes direccionales: identifican lneas de comportamiento.

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3. Factores de contingencia en la planificacin En algunas situaciones los planes de largo plazo tienen sentido, en otras no lo tienen, as como en ocasiones los planes direccionales son ms efectivos que los especficos. Nivel de la planificacin en la organizacin La figura muestra la relacin entre el nivel del gerente en la organizacin y el tipo de planificacin realizada.

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El grado de incertidumbre del medio ambiente. Para un medio ambiente con alta incertidumbre, los planes necesitan ser ms direccionales y con nfasis puesto en plazos cortos. En este caso los planes especficos deben ser alterados para acondicionarlos a los cambios, lo que involucra altos costos y una reduccin de eficiencia. La duracin de los compromisos futuros. La mayora de los planes actuales pueden afectar a futuros compromisos, entonces el problema es el plazo adecuado para el plan. Los planes no se deben extender ms de all de los acuerdos que se logran hoy, un mayor o menor plazo a ste, significa un acuerdo ineficiente.

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4. Los objetivos: Fundamento de la planificacin Los objetivos se relacionan con los resultados esperados por individuos, grupos u organizaciones enteras, proveen la direccin para todas las decisiones gerenciales y establecen un criterio respecto del cual se deben medir los resultados obtenidos. Multiplicidad de objetivos En primera instancia parece que una organizacin tiene un simple objetivo (para una firma de negocios es el de obtener ganancias). Sin embargo un anlisis ms detenido revela que las organizaciones tienen mltiples objetivos (una empresa tiene como objetivo ampliar el mercado y mirar por el bienestar de sus empleados).

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La realidad vs. Objetivos establecidos.
Los objetivos establecidos son las declaraciones oficiales de lo que la organizacin ha establecido como sus metas (encontrados en el diagrama funcional de la organizacin, en los reportes anuales, en las declaraciones pblicas hechas por los gerentes). El conflicto se produce por cuanto la organizacin debe responder a un amplio grupo de componentes, los mismos que evalan a la organizacin de diferente manera. Si se desea conocer lo que es una organizacin, o sea los objetivos reales, se obser var lo que realizan actualmente sus miembros, y las acciones que definen las prioridades (un taller que promociona reparaciones rpidas y de bajo costo, y ofrece un ser vicio mediocre y caro).

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Objetivos establecidos por tradicin o imposicin
Existe un conjunto de de la organizacin presidente de una costo del producto ao). objetivos impuesto por el nivel alto de gerencia especialmente para control de la misma (el compaa manufacturera expresa cual ser el y el nivel de ventas esperado para el prximo

Aqu se asume que el gerente de alto nivel es el que conoce lo que es lo mejor para la organizacin. Estos objetivos as establecidos se pasan a los niveles inferiores y sir ven para dirigir y guiar, y an limitar, el compor tamiento individual de los empleados. Los objetivos impuestos desde arriba son no-operacionales al principio, sin embargo se convier ten en especficos conforme fluyen hacia los niveles inferiores, pierden claridad y uniformidad.

GERENCIA POR OBJETIVOS

Es un sistema de gestin en el cual los objetivos especficos de rendimiento son determinados conjuntamente por superiores y subordinados, se revisa cada da el progreso hacia el logro de los objetivos, y se entrega una recompensa en funcin de este progreso. En consecuencia los objetivos no son utilizados solo como control sino que sir ven adems como motivacin. Los cuatro principales aspectos de este sistema son: Objetivos especficos. Toma de decisiones par ticipativa. Periodo explcito. La retroalimentacin de acuerdo al progreso. El compromiso del proceso est en el nfasis de convertir objetivos generales en objetivos especficos para las unidades y los miembros de una organizacin.

PLANIFICACIN ESTRATEGICA
Influye en un mejor rendimiento en todo tipo de organizacin. Juega un rol muy importante en el xito de la organizacin. Las organizaciones con sistemas de gestin estratgica tienen un alto retorno financiero. Inicialmente se originaron en el mbito privado y actualmente se utiliza en todas las empresas pblicas y privadas.

NIVELES DE ESTRATEGIA
En una organizacin existen diversas lneas de accin para cada una de las cuales demanda una estrategia por separado. 1. NIVEL CORPORATIVO
Cuando una organizacin tiene ms de un negocio se utiliza una estrategia corporativa (global) para determinar las actividades y el rol que cada unidad juega en la corporacin.

2. NIVEL DE LOS NEGOCIOS

Cuando una organizacin posee diferentes negocios, cada divisin tendr su propia estrategia.

3. NIVEL FUNCIONAL
Resolver problemas de estrategias en los negocios.

PROCESO DE LA GESTIN ESTRATGICA

PASO 1: IDENTIFICAR LA MISIN
Toda organizacin tiene una misin que justifica su propsito y explica el porqu se encuentra realizando su actividad.

PASO 2: ANLISIS DEL MEDIO AMBIENTE EXTERNO

El ambiente externo define las opciones disponibles para la gerencia. El gerente debe realizar estudios de mercado, de oportunidades, debilidades, potenciales usuarios, la competencia, legislacin vigente,

PASO 3:IDENTIFICAR OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

Oportunidades son todas las circunstancias que se pueden aprovechar. Amenazas son todos los aspectos negativos que dificultan el xito de la organizacin.

PROCESO DE LA GESTIN ESTRATGICA

PASO 4: ANLISIS DE LOS RECURSOS DE LA ORGANIZACIN
Mirar hacia adentro de la organizacin, nfasis en las habilidades y conocimientos de los empleados, xitos logrados con la innovacin de productos y servicios . Reconocer cuan grande es la organizacin, sus limitaciones en recursos y habilidades disponibles.

PASO 5: IDENTIFICANDO LAS FORTALEZAS Y DEBILIDADES

Evaluar los recursos disponibles como: capital, experiencia tcnica, habilidades de empleados, experiencia en la gerencia. Fortalezas todo lo que realiza bien o recursos disponibles. Debilidades lo que no se hace bien o los recursos que no dispone.

PASO 6: FORMULACIN DE LAS ESTRATEGIAS

Desarrollar y evaluar diferentes alternativas para una estrategia y seleccionar la ms compatible, para obtener una ventaja competitiva.

PROCESO DE LA GESTIN ESTRATGICA

PASO 7: IMPLEMENTACIN DE ESTRATEGIAS
El gerente tomar las decisiones para lograr el cumplimiento de la estrategia tales como: reclutar, seleccionar, entrenar, transferir, promover e incluso despedir empleados. Conveniente usar equipos de trabajo y mantener un control adecuado.

PASO 8: EVALUACIN DE RESULTADOS

Evaluar los resultados obtenidos y compararlos con los esperados. Cuando se han alcanzado los objetivos planeados se dice que se ha aplicado una estrategia acertada y efectiva.

ESTRATEGIAS EN EL NIVEL CORPORATIVO

1. ESTABILIDAD
Es la ausencia de cambios significativos o permanentes. El gerente propiciar un ambiente estable cuando el rendimiento de la organizacin sea satisfactoria y el medio ambiente permanezca estable.

2. CRECIMIENTO
Crecer es buenos y crecer ms, mejor an . Se traduce en el incremento de ventas, ingresos, empleados, mercado (clientes).

3. LA DISMINUCIN
Se aplica para organizaciones con problemas en las cuales se disminuye el tamao o las operaciones en lugar de cerrarlas.

ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE LOS NEGOCIOS

1. ADAPTACIN
a) DEFENSORES: Proteger los negocios . Se esfuerzan por que la competencia no se entere de su secreto, implantando polticas de precios bajos, productos de alta calidad. Ignoran las tendencias de desarrollo. VISIONARIOS: Buscan la innovacin . Se esfuerzan por encontrar y explotar nuevos productos y nuevas oportunidades de mercado. Beneficios altos para justificar los riegos e ineficiencias.
ANALIZADORES: Son imitadores . Copian las ideas exitosas de los visionarios, miran las oportunidades y capacidades de su organizacin. REACCIONARIOS: Operan sin plan estratgico . Siempre se encuentran en situaciones crticas porque responden inapropiadamente y tienen un bajo rendimiento.

a)

a)

b)

ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE LOS NEGOCIOS

2. COMPETITIVAS
Consiste en el anlisis de las actividades que pueden darse en el ambiente en el cual se encuentra la organizacin.
a) Barreras: La economa, el capital, la confiabilidad. b) Amenaza de los sustitutos: Diferencias entre el costo la confiabilidad del comprador. c) Regateo de los compradores: Numero de compradores y la disponibilidad de sustitutos. d) Regateo de los proveedores: Debido al grado de concentracin de proveedores (competencia). e) Rivalidad existente: Produce bajas e incrementos de la demanda.

ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE LOS NEGOCIOS

3. SELECCIN DE UNA VENTAJA COMPETITIVA
Seleccionar la alternativa que proporcione una clara ventaja a la organizacin frente a la competencia.
a) Bajo costo competitivo: eficiencia en la produccin, en el mercado y en otras reas. b) La estrategia de la diferenciacin: tener una calidad alta, un servicio extraordinario, un diseo innovador, la tecnologa y una imagen positiva. c) El enfoque en una ventaja: seleccionar el mejor campo de trabajo.

TCNICAS PARA LA PLANIFICACIN

TCNICAS: Ayudan al gerente a evaluar el medio ambiente de su organizacin.
a) ESCUDRIAMIENTO DEL MEDIO
El objetivo de esta labor es anticipar e interpretar los cambios que se realizan en el medio ambiente. Conseguir informacin de las actividades de la competencia anticiparse. Con una buena informacin se puede reducir las incertidumbres para la toma de decisiones.

b)

PRONSTICO:
Con la informacin obtenida se crean las bases para desarrollar escenarios y establecer premisas para un pronstico que predicen un futuro resultado. Descubrir posibles cambios en lo social, econmico y factores del medio ambiente en general. Pronstico cuantitativo: aplica reglas matemticas en base a los datos para predecir futuros resultados. Pronstico cualitativo: queda a juicio y opinin de personas especializadas, es til cuando no se dispone de datos.

TCNICAS PARA LA PLANIFICACIN

c) EXMEN DEL RENDIMIENTO:
Mejorar la calidad mediante el anlisis y la implementacin de los mtodos de evaluacin verificar el avance y los objetivos alcanzados.

d)

PRESUPUESTOS:
Un presupuesto es un plan numrico para la localizacin y determinacin de los recursos para actividades especifica. TIPOS DE PRESUPUESTOS: DE INGRESOS: Es una proyeccin de los ingresos debido a las futuras ventas. DE GASTOS: Lista las actividades principales para alcanzar los objetivos de la organizacin y se localiza los recursos que se requiere para cada una de ellas. Dependiendo de la situacin de la empresa el gerente tomar las decisiones como recesin econmica cuando existe mucha competencia.

TCNICAS PARA LA PLANIFICACIN PRESUPUESTOS

DE GANANCIAS: Combina el presupuesto de ingresos y costos en uno solo. DE CAJA : Es un pronostico de como la caja debe ser manejada y mantenida, asi como se emplear el dinero para cubrir los gastos. DE CAPITAL : Son gastos que se realizan para construccin, investigacin. VARIABLES : Basado sobre la presuncin un volumen especificado, cuando una empresa no sabe precisar sus volmenes sus gastos varan.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN

1. LA PROGRAMACIN:
Es realizado por supervisores o gerentes, quienes detallan las actividades a realizar, el orden en que deben ejecutarse, quien realiza cada una de ellas, y cuando deben ser finalizadas.

2. EL DIAGRAMA DE GANTT:
Es un diagrama de barras en el que se dispone el tiempo en el eje horizontal y las actividades programadas en el eje vertical. Visualiza como se efecta secuencialmente las actividades y paralelamente mediante una doble barra se puede comparar a stas con el progreso obtenido. Evala como se est completando los trabajos.

DIAGRAMA DE GANTT:

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN

3. DIAGRAMA DE CARGA
Es un diagrama de Gantt modificado. En el eje horizontal se dispone le tiempo y en el eje vertical se listas los recursos (en lugar de las actividades como en el diagrama de Gantt).

4. RED DE ANLISIS PERT

(Program Evaluation and Review Technique)

Sirve para la programacin de proyectos complejos. Es un flujograma que muestra la secuencia de actividades para completar un proyecto y adems los costos y tiempos asociados con cada actividad. Sirve para evaluar el progreso del proyecto, identificano los posibles cuellos de botella, y disponer los recursos de acuerdo a la programacin.

RED DE ANLISIS PERT

Se requiere conocer 3 trminos:
EVENTOS: Son los puntos finales que representan la culminacin de una actividad cuando ha sido completada.
ACTIVIDAES : Representan el tiempo o recursos requeridos para la realizacin de un evento. RUTA CRTICA : Es la mayor ruta o periodo de tiempo secuencial necesario de los eventos y actividades de la red.

RED DE ANLISIS PERT

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN

5. ANLISIS DE BREAKEVEN (Punto Muerto)
Un gerente debe conocer el mnimo nmero de unidades que debe vender para lograr una ganancia. Es una tcnica que ayuda a realizar pronsticos de beneficios. Se puede decir que una organizacin est en el punto Breakeven si sus ingresos totales son los justos para cubrir sus costos totales, es decir no hay ni ganancia ni prdida. COSTOS TOTALES: Estn compuestos por los costos fijos y los variables. Costos Fijos: Son los que no cambian dependiendo del volumen de los productos. Ejemplo: seguros, rentas, impuestos. Costos Variables: Son aquellos que cambian en proporcin al volumen de produccin. Ejemplo: materia prima, costos de labores, energa.

HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN

6. PROGRAMACIN LINEAL:
Supone la existencia de una relacin lineal entre las variables analizadas. Puede resolver algunas aplicaciones como la seleccin de rutas que minimicen los costos de transporte, la optimizacin de recursos del personal, la determinacin de cuantos productos se puede realizar con un conjunto limitado de recursos.

7. TEORIA DE PROBABILIDADES:
Medi ante el uso de la estadsti ca se puede reducir el riesgo e n l a planificacin . La pl anifi caci n puede ser mej orada cuando se analiza l os datos histricos de la organizacin y se los introduce en expresiones matemticas. Por ejempl o en un negoci o conociendo se puede conocer la edad promedio de sus clientes con su respectiva desviacin estndar.

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8. ANLISIS MARGINAL:
Ayuda en la toma de decisiones para optimizar los resultados o para minimizar los costos. Por ejemplo se considera un costo adicional para tomar una decisin especfica en lugar de un costo promedio.

9. SIMULACIN:
Mediante una simulacin es posible crear el modelo de un evento del mundo real y entonces manejando una o varias variables del modelo establecer su impacto. Por ejemplo: Una empresa simula como sera su rendimiento con la fusin de otra empresa, y otra sin ella. Los gerentes y expertos en finanzas construyen estos modelos con un sinnmero de variables.