Diseo Organizacional

Unidad 4: Normalizacin
Sesin 13 - 14 - 15

Logro de la Unidad
Al finalizar la unidad, el alumno elabora el manual de funciones y polticas de una empresa.

MANUALES DE ORGANIZACIN
El Manual de Organizacin es un documento que se prepara en una empresa con el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los empleados de una compaa

MANUALES DE ORGANIZACIN: OBJETIVOS

Fijar por escrito y sistematizar las diversas polticas y procedimientos de trabajo. Servir de medios de comunicacin entre la direccin y los empleados. Facilitar la delegacin de funciones y la autoridad Simplificar y ordenar el trabajo. Permiten conocer los medios personales e instrumentales de que dispone la organizacin. Facilitan el conocimiento de la estructura y hacen posible la valoracin de los puestos que la integran. Posibilitan la accin directiva al establecer los canales de comunicacin. Fomentan la motivacin al proporcionar a cada funcionario una visin global de la unidad, un conocimiento completo de su papel dentro de ella.

MANUALES DE ORGANIZACIN
POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN

a)Macroadministrativos b)Microadministrativos

POR SU CONTENIDO

a)De organizacin b)De normas y procedimientos a)Direccin b)Ventas c)Produccin d)Administracin

POR AREAS FUNCIONALES

MANUALES DE ORGANIZACIN
CLASIFICACIN
1. POR SU NATURALEZA O AREA DE APLICACIN a)MACROADMINISTRATIVOS: contienen la informacin de ms de una organizacin. b)MICROADMINISTRATIVOS: corresponden a una sola organizacin y pueden referirse a ella en forma general o a una de sus rea en forma especfica. 2. POR SU CONTENIDO a)De organizacin b)De normas y procedimientos 3. POR AREAS FUNCIONALES a)Direccin b)Ventas c)Produccin d)Administracin

MANUALES DE ORGANIZACIN
GUIAS PARA LA REDACCIN DE MANUALES a)Deben hacerse en papel tamao carta y a rengln cerrado b)Debe ponerse el nombre de la empresa en el margen izquierdo c)Todas las hojas deben tener agujeros en el margen izquierdo d)Se debe contar con suficientes ejemplares e)Para la edicin se usar el sistema de hojas sueltas. f)El estilo de redaccin debe ser sencillo, claro y conciso, que no tenga que recurrirse al diccionario para aclarar conceptos. g)Deben evitarse abreviaturas en los ttulos de los temas h)Las hojas de los manuales llevaran numeracin correlativa del 1 en adelante. Se omitir el nmero 1 y en el resto se anotar el nmero en el margen superior derecho

MANUALES DE ORGANIZACIN
1.ndice o contenido 2.Introduccin 3.Antecedentes de la empresa, unidad administrativa y manual. 4.Marco jurdico institucional, bases legales que sustentan el origen de la institucin o empresa: (acuerdos, acta de constitucin, escritura pblica, estatutos, reglamentos) 5.Objetivos del manual 6.Organigramas: general, especfico, de funciones y nominal o de puestos 7. Descripcin de puestos 8. Glosario 9. Anexos

CONTENIDO DEL MANUAL

MANUALES DE ORGANIZACIN
DESCRIPCIN TCNICA DE PUESTOS I. IDENTIFICACIN: Cdigo del puesto Ttulo del puesto Ubicacin administrativa Inmediato superior Subalternos II. DESCRIPCIN - Naturaleza: (descripcin genrica del puesto) - Atribuciones: (descripcin especfica del puesto) - Relaciones de trabajo: - Autoridad: - Responsabilidades:

III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO (requisitos mnimos exigidos) a) Educacin: b) Experiencia: c) Habilidades y destrezas: d) Otros requisitos:

MANUALES DE ORGANIZACIN
DESCRIPCIN TECNICA DE PUESTOS I.IDENTIFICACIN: Cdigo del puesto: Este es un nmero clave que en algunas empresas se utiliza para efectos de ordenamiento y fcil localizacin de los mismos. En algunos casos, se otorga el nmero que presupuestariamente le corresponde. Titulo del puesto: Anotar el nombre con que formalmente se ha denominado el puesto. (va presupuesto, nmina de pago, contrato de trabajo, etc) Ubicacin administrativa: En este apartado se debe anotar el rgano administrativo en donde se encuentra el puesto indicado o en donde se le puede localizar. Inmediato Superior: Sealar el nombre del puesto de la persona de quien recibe rdenes y/o instrucciones directamente en su trabajo. Subalternos: Indicar el nombre de los puesto a los cuales dirige, supervisa o controla directamente en el desarrollo del trabajo.

MANUALES DE ORGANIZACIN
II DESCRIPCIN DEL PUESTO: Naturaleza: Se define si el trabajo es operativo, de apoyo, tcnico, profesional o administrativo; Su complejidad, responsabilidad y autoridad, las instrucciones que recibe, la supervisin recibida y/o ejercida, as como el grado de independencia y criterios necesarios para el desarrollo del trabajo y cmo son revisadas y evaluadas las labores o tareas realizadas.

Atribuciones: Descripcin breve, de la importancia de las tareas o labores que son caractersticas del puesto. Atribuciones especificas, generales, especiales, particulares, Atribuciones diarias, semanales, mensuales, anuales, etc. Atribuciones en orden de la ms a la menos importante.

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Relaciones de trabajo: Describe los contactos personales y de relaciones pblicas que los empleados deben mantener en el desempeo de sus atribuciones tanto en forma intra como interinstitucional.

Autoridad: Es la descripcin del grado de decisin que el titular del puesto tiene para actuar en las diferentes actividades, tareas o labores en que participa, sobre que puestos tiene mando y responsabilidad y en qu grado se afectan sus relaciones de trabajo.
Responsabilidades: Se refiere a la descripcin de los elementos que inciden en la participacin del servidor en la custodia, despacho, uso de equipo y mobiliario, valores; as como por la eficiencia en el trabajo. Deben indicarse en orden de prioridades y conforme su cuanta de utilizacin.

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III ESPECIFICACIN DEL PUESTO: (Requisitos mnimos exigidos) Educacionales o Acadmicos: Grado de educacin escolar, media y/o universitaria indispensable. Experiencia: Describe el conjunto de conocimientos prcticos y/o tcnicos que se requieren del candidato para el desarrollo del trabajo, preferentemente se debe dar en funcin del tiempo de prctica dentro y/o fuera de la empresa o institucin.

Habilidades: Capacidad mental para comprender y entender, cumplir rdenes, instrucciones, mensajes y otras formas o maneras de relacin de trabajo.
Destrezas: Capacidad para ejecutar una actividad especifica; esta funcin es prctica y tiene relacin directa con la habilidad requerida para una actividad o tarea.

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Otros requisitos: Puede indicar el esfuerzo, grado de concentracin y atencin necesaria para ejecutar las labores, el esfuerzo visual, auditivo o muscular requerido para el desarrollo de las tareas asignadas. Las condiciones de trabajo especficas tanto ambientales agradables o desagradables bajo las cuales debe actuarse Experiencias en otros puestos de trabajo, conocimiento y/o dominio de idiomas, edad limite requerida, sexo, antecedente laborales, penales y/o policiales, etc forman este apartado.

Polticas (objetivo, alcance, definiciones,

responsabilidades, distribucin)

Formulacin de polticas
1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una poltica.
2. DEFINICION. Precisar los conceptos bsicos que se invocan en la poltica. 3. CONTENIDO. Describir en orden numrico y de acuerdo a su importancia los lineamientos especficos necesarios para la aplicacin de la poltica.

4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgnicas que deben observar las prcticas de la poltica.