Etapas de la Organizacin

JERARQUIZACION

DIVISIN DEL TRABAJO

ORGANIZACION

DEPARTAMENTALIZACIO
DESCRIPCION DE FUNCIONES

COORDINACIN

Etapas de la Organizacin
Coordinacin: La eficacia de cualquier sistema organizacional estar en relacin directa con la coordinacin, misma que se obtiene a travs del establecimiento de lneas de comunicacin y autoridades fluidas. La funcin bsica de la coordinacin es lograr la combinacin y la unidad de esfuerzos.

Etapas de la Organizacin
Con lo anterior podemos definir que la coordinacin es la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos.

Tipologa de la Organizacin
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social. La determinacin de la clase de organizacin ms adecuada depende de factores tales como giro y magnitud de la empresa, recursos, objetivos, tipo y volumen de produccin etc.

Tipos de Organizacin
Los tipos de organizacin ms usuales son: 1.- Organizacin lineal o militar Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona quien toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando.

Organizacin lineal o militar

Responsabilidad Gerente General
Autoridad

Supervisor

Empleados

Ventajas: a) Mayor facilidad en toma de decisiones y en la ejecucin de las mismas. b) No hay conflictos de autoridad ni fugas de autoridad. c) Es claro y sencillo d) til en pequeas empresas e) La disciplina es fcil de mantener

Desventajas: a) Es rgida e inflexible. b) La organizacin depende de hombre clave. c) No fomenta la especializacin. d) Los ejecutivos estan saturados de trabajo

Tipos de Organizacin
2.- Organizacin funcional o de Taylor Su creador Frederick Taylor quien observo que la organizacin lineal no fomenta la especializacin, propuso que el trabajo del supervisor se dividiera en ocho especialistas uno por cada actividad principal y que los ocho tuvieran autoridad.

Ventajas: a) Mayor especializacin. b) Se obtiene la ms alta eficiencia de las personas. c) La divisin del trabajo es planeada a) El trabajo manual se divide del trabajo intelectual. e) Disminuye la presin sobre un solo jefe.

Desventajas: a) Con frecuencia existe duplicidad de mando. b) Existe indisciplina. c) Dificultad de localizar y buscar responsabilidades. d) Se viola el principio de unidad de mando lo que origina confusin y conflictos. e) Se da atraso de actividades

Tipos de Organizacin
3.- Organizacin lineo-funcional En esta se combina dos tipos de organizaciones, aprovechando las ventajas y evitando desventajas inherentes en cada una. Conserva de ambas: a) De la lineo-militar la autoridad y responsabilidad que se transmite a traves de un solo jefe para cada funcin.(Cadena de Mando)

b) De la funcional la especializacin en cada actividad en una funcin Este tipo de organizacin es la ms utilizada por ser la ms ventajosa.

Tipos de Organizacin
4.- Organizacin estaf En esta organizacin no disfruta de autoridad de linea o poder para imponer sus decisiones, por lo general se usa en empresas de mediana y gran magnitud.

Organizacin estaf
Gerente General Director de Fabrica
---------------Asesor Jurdico

-----------------

Consultor de Director

Supervisor

Obreros

Ventajas: a) Logra que los conocimientos de expertos influyan sobre la manera de resolver los problemas de direccin. b) Hace posible en principio de la responsabilidad y la autoridad indivisible y al mismo tiempo permite la especializacin del estaf.

Desventajas: a) Si los deberes y responsabilidades de la asesora no se delimitan claramente por medio de manuales puede producir confusin. b) Puede ser ineficaz por falta de autoridad. c) Puede existir rozamiento con los departamentos de la organizacin lineal.

Tipos de Organizacin
5.- Organizacin por comits Esta organizacin consiste en asignar diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se renen y se comprometen para discutir y decidir en comn lo problemas que se les encomiendan, generalmente se da en combinacin con otros tipos.

Organizacin por comits

Presidente
Comit de presupuestos -------------------------------Comit de Mercadotecnia

Obreros

Supervisor

Supervisor

Los comits ms usuales son: 1.- Directivo 2.- Ejecutivo 3.- De vigilancia 4.- Consultivo

Ventajas: a) Las soluciones son ms objetivas ya que representan el conjunto de varios criterios. b) Se comparte la responsabilidad. c) Se aprovechan al mximo los conocimientos especializados

Desventajas: a) Las decisiones son lentas ya que las deliberaciones son tardas. b) Una vez constituido un comit es difcil disolverlo. c) En ocasiones los gerentes se desligan de responsabilidades.

Tipos de Organizacin
6.- Organizacin matricial Esta organizacin consiste en combinar la departamentalizacin por proyecto con la de funciones. La organizacin matricial surge como una respuesta al crecimiento de las organizaciones y a la necesidad de desarrollar proyectos en los que se requiere la intervencin de especialistas

Ventajas: a) Coordina la satisfaccin de necesidades tanto para mejorar el producto como para el programa y presupuesto requerido para el gerente de departamento. b) Propicia una comunicacin interdepartamental. c) Favorece un intercambio de experiencia

Desventajas: a) Existe confusin acerca de quien depende de quien. b) Da lugar a lucha de poder. c) Funciona a travs de muchas reuniones lo que ocasiona perdida de tiempo. d) Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

Tcnicas de Organizacin
Son las herramientas necesarias para implantar un sistema organizacional son indispensables durante el proceso de organizacin y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social.

Tcnicas de Organizacin
Las principales son las siguientes: Organigramas (carta o grafica de organizacin) Son representaciones graficas de la estructura formal de una organizacin que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerrquicos, las obligaciones y la autoridad.

Segn el concepto de organigrama, este muestra: Un elemento (figuras) La estructura de la organizacin Los aspectos ms importantes de la organizacin Las funciones Las relaciones entre las unidades estructurales Los puestos de mayor y aun los de menor importancia Las comunicaciones y sus vas Las vas de supervisin Los niveles y los estratos jerrquicos Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin Las unidades de categora especial.

 El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.

 Finalidad del Organigrama Un organigrama posee diversas funciones y finalidades. Un autor expone lo siguiente: Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos niveles jerrquicos. Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.

Los organigramas pueden clasificarse: Por su objeto: Estructurales Especiales

Por su rea: Generales Departamentales

Por su contenido: Esquemticos Analticos

Formas de representar los organigramas: Verticales Horizontales Circular Escalar

Organigrama Vertical

Organigrama Horizontal

Organigrama Circular

Organigrama Escalar

Tcnicas de Organizacin
Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemtica informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales de acuerdo a su contenido pueden ser: De polticas, departamentales, bienvenida, organizacin, procedimientos, contenido, tcnicas y puestos

Formato ndice de los manuales ndice Objetivos y antecedentes Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o corrija se emita y quede vigente. Nombre de las personas que intervinieron en el manual. Instrucciones Redaccin clara y concisa Complementarlo con graficas

Contiene: Objetivos generales de la organizacin Polticas generales Glosario de trminos. Nombre de reas de departamentos y puestos. Procedimiento de organizacin Responsabilidades de los altos niveles Funciones Cartas de organizacin

Contiene. Descripcin de puestos Descripcin de actividades Introduccin y objetivos del manual Historia de la empresa

Tcnicas de Organizacin
Diagrama de flujo o grafica de flujo Es la representacin simblica y grafica de la secuencia lgica que se sigue en un conjunto de actividades, documento y archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado.

Tipos de diagrama Lineales o Verticales De bloque u horizontales Panormicos

Importancia - Ayuda a la sistematizacin de actividades - Genera coordinacin de las reas responsables - Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades - Fomenta la comunicacin formal - Erradica la duplicidad de esfuerzos - Elimina o reduce el atraso de actividades