3.

1 conceptos y Elementos

3.2 Importancia de los Sistemas de Informacin en la Administracin

3.3 Tipologa 3.4 Etapas en el Diseo de un Sistema de Informacin 3.5 Tendencias

SISTEMAS DE INFORMACIN
Un sistema de informacin es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactan

entre s para procesar informacin y distribuirla de manera

adecuada en funcin de los objetivos de una organizacin.

El estudio de los sistemas de informacin surgi como una subdisciplina de las ciencias de la computacin, con el objetivo de racionalizar la administracin de la tecnologa dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administracin.

Un sistema de informacin es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan informacin para apoyar la toma de decisiones y el control de la Institucin o Empresa.

Componentes de un Sistema de Informacin

Entrada

Salida de Informacin

Sistemas de Informacin General

Almacenamiento

Procesamiento

Entrada de Informacin
Es el proceso mediante el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son tomados de otros sistemas o mdulos. Esto ltimo se denomina interfases automticas. Las unidades tpicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras, los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de Informacin
El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Informacin

Es la capacidad del Sistema de Informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un ao base.

Salida de Informacin

La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una interfase automtica de salida. Otro autor define que Un sistema de informacin es el sistema de personas, registros de datos y actividades que procesa los datos y la informacin en cierta organizacin, incluyendo manuales de procesos o procesos automatizados. (s/a, 2008).

Clasificacin de los Sistemas de Informacin

Sistemas Estratgicos Sistemas de Procesamiento de Transacciones Sistemas de Informacin General Sistemas de Soporte de Decisiones Sistemas de Informacin Ejecutiva

Sistemas Expertos Sistemas de Automatizacin de Oficinas

- Sistemas de procesamiento de transacciones: Son Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc. Que gestionan la informacin respecto a las transacciones producidas en una empresa.
- Sistemas de informacin gerencial: Para solucionar problemas empresariales en general. - Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones: Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos: Son Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones. Analizan las distintas variables de negocio para la toma de decisiones.

-Sistemas de informacin ejecutiva: Para los directivos. - Sistemas de automatizacin de oficinas: Aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo. - Sistemas expertos: Que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto. Sistemas Estratgicos: Son sistemas de informacin desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin.

De acuerdo al elemento principal de proceso de la informacin los sistemas de informacin pueden ser de tres tipos (Manual Mecanizadas y Bath): Manuales: cuando el hombre auxiliado por cierto equipo (mquinas de escribir, sumadoras, archivos, etc.) realiza las principales funciones de recopilacin, registro, almacenamiento, clculo y generacin de informacin.

Mecanizadas: cuando cierta maquinaria realiza las principales funciones de procesamiento. Para los sistemas mecanizados que hacen uso de un computador, de acuerdo al tipo de interaccin Hombre-Mquina, los sistemas de informacin pueden ser de dos tipos (Batch y en Lnea]: Batch: el usuario proporciona los datos necesarios para la ejecucin de un proceso y espera a que el computador termine la tarea para recibir los resultados; En Lnea: existe un dilogo directo entre el usuario y el computador durante la ejecucin de un proceso.

En cuanto a la organizacin fsica de los principales recursos de procesamiento de datos, los sistemas de informacin pueden ser de tipo: Procesos centralizados: los recursos se encuentran ubicados en un rea fsica determinada, por lo que su acceso se realiza en las misma instalacin o desde lugares retirados, mediante lneas de comunicacin de datos (telefnicas, microondas, satlite, etc.).

Proceso distribuido: los recursos se encuentran diseminados en diversos lugares de una zona territorial (ciudad, pas, continente, etc.), por lo que el procesamiento se realiza en el propio lugar donde se originan los datos, existiendo la posibilidad de compartir informacin entre las diversas instalaciones, mediante la informacin de una Red de Comunicacin.

Importancia de los Sistemas de Informacin en la Administracin

Un sistema de informacin es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Pea, 2006).
Los sistemas de informacin tratan el desarrollo y la administracin de la infraestructura tecnolgica de una organizacin.

Peralta (2008), de una manera ms acertada define sistema de informacin como: conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de informacin pueda operar y el recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual est formado por las personas que utilizan el sistema.

Elementos de un Sistema de Informacin

Los sistemas de informacin, segn Pea (2006), tienen 5 elementos importantes, estos son: Financieros Administrativos Humanos Materiales Tecnolgicos

En teora de sistemas, un sistema de informacin es un sistema automatizado o manual que involucra personas, mquinas y/o mtodos organizados de recoleccin, procesos, transmisin, clasificacin y divulgacin de datos. Otro autor desconocido (s/a, 2008b) plantea que un sistema de informacin est compuesto por 6 elementos claramente identificables:

Los elementos del sistema de informacin son: (1) Base de Datos: Es donde se almacena toda la informacin que se requiere para la toma de decisiones. La informacin se organiza en registros especficos e identificables. (2) Transacciones: Corresponde a todos los elementos de interfaz que permiten al usuario: consultar, agregar, modificar o eliminar un registro especfico de Informacin. (3) Informes: Corresponden a todos los elementos de interfaz mediante los cuales el usuario puede obtener uno o ms registros y/o informacin de tipo estadstico (contar, sumar) de acuerdo a criterios de bsqueda y seleccin definidos.

Los restantes elementos de un sistema de informacin son: (4) Procesos: Corresponden a todos aquellos elementos que, de acuerdo a una lgica predefinida, obtienen informacin de la base de datos y generan nuevos registros de informacin. Los procesos slo son controlados por el usuario (de ah que aparezca en lnea de puntos). (5) Usuario: Identifica a todas las personas que interactan con el sistema, esto incluye desde el mximo nivel ejecutivo que recibe los informes de estadsticas procesadas, hasta el usuario operativo que se encarga de recolectar e ingresar la informacin al sistema . (6) Procedimientos Administrativos: Corresponde al conjunto de reglas y polticas de la organizacin, que rigen el comportamiento de los usuarios frente al sistema. Particularmente, debieran asegurar que nunca, bajo ninguna circunstancia un usuario tenga acceso directo a la Base de Datos.

Etapas en el Diseo de un Sistema de Informacin

Cada organizacin es nica, tiene su propia combinacin exclusiva de hombres, recursos econmicos, mquinas, materiales y mtodos. No solamente son diferentes los componentes individuales de la organizacin, sino tambin el grado de evolucin de su sistema de informacin para la administracin. Esta singularidad hace necesario que cada organizacin desarrolle sus propias especificaciones de su sistema de informacin para la administracin, mediante una evaluacin sistemtica de su propio ambiente externo e interno y de su punto de vista, de acuerdo con sus propias necesidades nicas.

Dicha evaluacin comprende la cumplimentacin de diez etapas, las cuales son:

Etapa 1: Organizacin del equipo de estudio de sistemas. No puede exagerarse la importancia que tiene el equipo de estudio. Debe ser grande e incluir a representantes de los principales campos funcionales de la organizacin.
Etapa 2: Establecimiento de los objetivos del equipo de estudio de la organizacin. La participacin en el establecimiento de objetivos de quienes deben ayudar a alcanzarlos es esencial. Una vez se hayan tomado debidamente en consideracin los objetivos a largo plazo de la organizacin, pueden desarrollarse las metas a corto plazo que permitan alcanzar esos objetivos, siendo interpretadas por el equipo de estudio para convertirlas en requisitos del sistema de informacin para la administracin.

Etapa 3: Investigacin de las necesidades de informacin de la organizacin. Se requiere de un estudio que de respuesta a las necesidades actuales y, a corto y largo plazo. Dicha investigacin deber cubrir los siguientes campos: - Revisin del alcance general de las actividades de registro, procesamiento, transporte, y almacenamiento de informacin de la organizacin. - Compilacin de las necesidades de la administracin en lo que se refiere a la informacin para la resolucin de problemas y la toma de decisiones. - Determinar del cuadro de tiempo de la obtencin de informacin, su procesamiento y su entrega. - Identificacin de todos y cada uno de los canales de retroalimentacin dentro de los subsistemas y entre los subsistemas de la organizacin. - Inventario del personal y del equipo de procesamiento de informacin, dentro de la organizacin.

de todos los informes y las formas que se utilizan en la actualidad, se piensa emplear o pueden requerirse eventualmente. -Compilacin de datos sobre la eficiencia y el costo del sistema actual y prediccin de los costos probables de los sistemas existentes y los posibles. - Preparacin de especificaciones generales sobre las necesidades de informacin de la organizacin, de acuerdo con la oportunidad y los elementos identificables de datos, subsistema por subsistema. - Identificacin de entradas y salidas de subsistemas definibles, dentro de la organizacin y de todos los subsistemas organizativos que se enfrenten al ambiente exterior. - Preparacin de medidas provisionales de realizacin para elementos de subsistemas y los subsistemas mismos.

- Inventario

Etapa 4: Establecimiento del programa y los objetivos del estudio. Dichos estudios sern modulares en lo referente a sus conceptos. Esta filosofa modular evitar las grandes complicaciones de todos los planes grandiosos el tratar de hacer demasiado en un espacio de tiempo excesivamente breve. Etapa 5: Anlisis de los procedimientos existentes de informacin. Mediante grfica de flujos, diagramas y simplificaciones de trabajo, deber evaluarse si los elementos y los subsistemas contribuyen o no eficientemente a los objetivos de la organizacin. Etapa 6: Desarrollo de las especificaciones mejoradas de funcionamiento para el sistema. Debe desarrollarse el nuevo sistema de informacin para la administracin satisfaciendo los requisitos y superando las limitaciones que se hayan especificado previamente.

Etapa 7: Diseo del sistema mejorado de informacin. Conforman esta etapa las siguientes actividades: - Utilizacin de grficas de flujo de sistemas, diagramas de flujo del proceso y grficas de distribucin, para describir las etapas generales de procesamiento de la informacin. - Descripcin de la entrada, la salida, los requisitos de archivo, las etapas de procesamiento, los requisitos de comprobacin y la documentacin para todos los programas de computadoras y los procedimientos de hombres y mquinas que se requieran. - Bosquejo de los procedimientos necesarios para asegurar las posibilidades de mantenimiento, la compatibilidad y las posibilidades de ampliacin de los mtodos y los procedimientos que constituyen el sistema de informacin para la administracin.

Etapa 8: Evaluacin y seleccin del equipo de procesamiento de datos con el nuevo sistema de informacin para la administracin. Etapa 9: Lista detallada de los procedimientos de funcionamiento del sistema de informacin. Etapa 10: Aplicacin de la conversin al nuevo sistema de informacin para la administracin.