Metodologa de gestin de la demanda

Necesidad
Actualmente no se cuenta con una metodologa formal que permita balancear la oferta y demanda de los Servicios de la Direccin de Sistemas.

Propsito de la metodologa
Alineacin
Las solicitudes debern de estar alineadas a los objetivos del negocio Involucrar al negocio en el proceso de priorizacin

Eficiencia

Garantizar en la medida de lo posible el uso consiente y eficiente del rea de Sistemas Balancear la disponibilidad real de los recursos con la demanda de estos.

OrdenTransparencia

Contar con un portafolio ordenado/centralizado y formalmente aceptado por las autoridades de la Universidad. Visibilidad del real uso de los recursos en las solicitudes priorizadas

Hacia la metodologa : Conceptos Bsicos

Oferta : Es la cantidad de algn bien servicio que el vendedor pone a la venta. Donde :
Bien o servicio
Cantidad de semanas/hombre del rea de sistemas disponibles para ejecutar proyectos/tareas
La Direccin de Sistemas

Vendedor
Venta

Semanas/hombre puestas a disposicin de las reas funcionales de la Universidad

Hacia la metodologa conceptos bsicos

Demanda : La demanda es la cantidad de un bien o servicio que la gente desea adquirir.
Gente Usuarios de la universidad

Metodologa de Gestin de la demanda Oferta Demanda

Demanda satisfecha

Demanda insatisfecha

Hacia la metodologa conceptos bsicos

SOW (Statement of Work) : Es un documento que describe los productos y/o servicios que se esperan del proyecto/tarea. (necesidad, entregables, alineacin) : Responsable Sponsor/Project Champion.

Metodologa de la Gestin de la Demanda- Fases

Sow.progr. roadmap Matriz.ocup.

Canalizacin controlada y ordenada

Asegurando alineacin

Metodologa de Gestin de la demanda Fase I : Concepcin

Objetivo : Negocio plantee
sus iniciativas tecnolgicas a travs del SOW asegurando una adecuada alineacin a los objetivos estratgicos de la Universidad.

Componentes importantes :
SOW (Proyecto/Tarea) Solicitud de SOW Evaluacin del SOW

Metodologa de Gestin de la demanda Fase I : Concepcin

Desde el punto de vista usuario :
Qu es un proyecto? Qu es una tarea?

Metodologa de Gestin de la demanda Fase I : Concepcin

El proceso de evaluacin requiere recursos de Sistemas. (su uso debe de ser eficiente)

Para facilitar el trabajo del Sponsor se recomienda que se definan reuniones peridicas cada cierto tiempo donde las reas expongan a su Director sus SOWs y luego este de el go para el uso de los recursos de Sistemas en evaluacin.

Metodologa de Gestin de la demanda Fase I : Concepcin

Pasos

1-Proceso de solicitacin
2-Proceso de evaluacin Registro_Control_Consultoria_Evaluacion_SOW

Revisar flujos y formatos

Fase II : Priorizacin
Objetivo : Eleccin de los proyectos/tareas prioritarios y que formarn parte del portafolio de Sistemas.

Diagrama de bloques

Pasos de priorizacin
Paso 1 : Administracin y Control compendia las solicitudes

Pasos de priorizacin
Paso 2 : Sponsor con su equipo rechaza/establece prioridad de su cartera

Pasos de priorizacin
Paso 3: Obtencin de la oferta de semanas/hombre de todos los recursos de Sistemas

Pasos de priorizacin
Paso 4 : Cuadre de la demanda vs. la oferta (Administracin y Control)

Todas las carteras de UPC

Portafolio preliminar de Sistemas

Pasos de priorizacin
Paso 5 : Revisin /ajustes del Comit de Sistemas Paso 6 : Revisin/Ajustes/Autorizacin del Senior Management

Fase III : Difusin

Objetivo : Garantizar una correcta y adecuada comunicacin de los proyectos/tareas que forman parte del portafolio de Sistemas. Entregables :
Informe a Sponsor/Usuarios autorizados : Portafolio de proyectos/tareas autorizados. Roadmap preliminar en el tiempo de los proyectos/tareas. Matriz de recursos (formato de control interno)

Gestin de cambio en el portafolio

Objetivo : Controlar y gestionar adecuadamente los cambios al portafolio asegurando alineacin. Para asegurar una gestin de cambio ordenada, la 3era semana de cada mes se recibir las solicitudes de cambio (ver formato). En algunos casos es posible no sea factible el cambio. Podran haber excepciones.

Gracias