SENA: CONOCIMIENTO Y EMPRENDIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS
FORMACION DE AUDITORES INTETRNOS DE
CALIDAD ISO 9001:2008 NTC GP 1000:2009 1.1 HORARIO 8:00 a 17:00 CONTENIDO I. GENERALIDADES NTC GP1000-2009
II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTCGP1000:2009
III. INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS
IV. GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS
V. ACTIVIDADES DE AUDITORA
VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES Objetivos Del Curso
Conocer la evolucin de la Norma Tcnica de la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 y en general de los Sistemas de Gestin de Calidad. Entender los conceptos y principios de gestin de la calidad, incluidos en la Norma NTCGP 1000:2009. Interpretar y analizar los requisitos de la Norma NTCGP 1000:2009 para la implementacin de un Sistema de Gestin de la Calidad. Conocer la metodologa de planeacin, ejecucin, verificacin y control de Auditorias Internas. Desarrollar habilidades para la preparacin de documentos de auditoria y conocimiento de las tcnicas de la auditoria interna. Auditar algunos procesos del Sistema de Gestin de la organizacin conforme a los lineamientos de la Norma 19011. I. GENERALIDADES NTC GP1000:2009
Introduccin Beneficios Ley 872 / 2003 Detectar y corregir desviaciones de los procesos. Control de procesos, con el fin de disminuir Q&R, Denuncias. Anlisis de resultados de estadsticas de los procesos. Facilitar el Control Poltico y ciudadano a la calidad de la gestin en Entidades. Oportunidad para ajustar los Procedimientos de las Entidades Origen De La Norma NTCGP 1000 LEY 872 30/12/2003 Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras Entidades Prestadoras de Servicios.
DECRETO 4110 09/12/2004 Por la cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Decreto 4485 18/11/2009 Por medio de la cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000.
El presente Decreto rige a partir de su publicacin y modifica en lo pertinente al Decreto 4110 de 2004. Origen y evolucin de la NTCGP 1000 Familia Norma NTCGP 1000 FAMILIA GP1000 NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000 Requisitos (fundamentos-vocabulario) ISO 19011 Gua para auditar SG NTCGP 1000:2009 NOTA AL PIE: 1 Como parte de los principios de calidad (vase numeral 1.2) esta norma hace nfasis en que la razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes. En este marco, y aunque no es un requisito de esta norma, es deseable que el Sistema de Gestin de la Calidad se entienda y emplee como una plataforma que le permite a las entidades trascender y satisfacer tambin las necesidades no solo de los clientes sino de todas las dems partes interesadas (vase 3.39). 1. Introduccin. 1.1 Generalidades Esta figura muestra que las partes interesadas juegan un papel significativo para definir los requisitos como elementos de entrada. Identificar y administrar la secuencia e interacciones. Entrada Salida Controles Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D
PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados Actividades de proceso Recursos Controles (ej.: Indicadores) Entradas Salidas GENERALIDADES NTCGP 1000:2009 PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD 1. ENFOQUE AL CLIENTE 2. LIDERAZGO Determina las expectativas, necesidades y requisitos para la satisfaccin del Cliente. Personal alineado en la direccin y propsito de la empresa /entidad. 3. PARTICIPACIN DEL PERSONAL Excelencia de la gente con alto grado de tica en la utilizacin de sus Habilidades para el logro de los objetivos. NTCGP 1000:2009 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS El resultado deseado se Alcanza cuando las actividades y los recursos se gestionan como un proceso. TRANSFORMACIN ENTRADAS SALIDAS PROVEEDOR CLIENTE CONTROL ACTUAR PLANEAR HACER PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD 5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTIN Manejo de un sistema de Procesos interrelacionado para el logro de objetivos. MEJORA CONTINUA DEL SGC C
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Responsabilidad de a Gerencia Gestin de Recursos Medicin, Anlisis y Mejoramiento Realizacin del Producto SATISFACCION Entrada Salida PRODUCTO Y/O SERVICIO REQUISITOS NTCGP 1000:2009 P PLANEAR Definir las Metas Definir los mtodos que permitirn alcanzar las metas propuestas V VERIFICAR Verificar los resultados de la tarea ejecutada H HACER Educar y Entrenar Ejecutar la tarea y recoger los datos Actuar Correctivamente A ACTUAR Ciclo P-H-V-A 6. MEJORA CONTINUA Es la concepcin gerencial bsica que dinamiza la relacin entre el Hombre y los Procesos y entre los Procesos y los Resultados. PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD NTCGP 1000:2009 8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR. 7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS Y DATOS PARA LA TOMA DE DECISIN. Creacin de valor y Capacidad de las organizaciones. Anlisis de datos e informacin. PRINCIPIOS DE LA GESTIN DE LA CALIDAD 10. TRANSPARENCIA. 9. COORDINACIN, COOPERACIN Y ARTICULACIN. Actuaciones y decisiones claras. Trabajo en equipo, en y entre entidades. NTCGP 1000:2009 II. ESTRUCTURA DE LA NORMA NTC GP1000:2009
0. INTRODUCCIN. 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS. 3. TRMINOS Y DEFINICIONES. 4. SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD. 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN. 6. GESTIN DE RECURSOS. 7. REALIZACIN DEL PRODUCTO. 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA. Anexos A, B, C Y D. NDICE HS Salud y Seguridad Ambiental Calidad Ejemplos: - Planes de Desarrollo Administrativo. - MECI 1000: 2005. Para integrar los sistemas de control interno y de desarrollo administrativo algunos elementos de convergencia, se han identificado en el Anexo C de la NTCGP 1000:2009. COMPATIBILIDAD CON OTROS SISTEMAS DE GESTIN NTCGP 1000:2009 OBJETO Constituirse en una herramienta de gestin que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional. Satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo. HERRAMIENTA DE GESTION CALIDAD Y SATISFACCION SOCIAL NTCGP 1000:2009 Los requisitos son genricos y se pretende que sean aplicables a todas las entidades dentro del alcance de la ley 872 de 2003, sin importar tipo, tamao o producto. Oficial Privada Pequea Grande Producto Servicio APLICACION NTCGP 1000:2009 Alta Direccin Persona o grupo de personas que dirigen y controlan del mximo nivel jerrquico de una entidad. Adquisicin de bienes y servicios Cualquier modalidad de contratacin, convenio, concesin o provisin de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la funcin de la entidad. Entidades Entes de la rama ejecutiva del poder pblico y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. TERMINOS Y DEFINICIONES Calidad Cliente Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NTCGP 1000:2009 Competencia Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades TERMINOS Y DEFINICIONES Efectividad Eficiencia Eficacia Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Gestin Documental Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida, desde su origen hasta su destina final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. NTCGP 1000:2009 Proceso TERMINOS Y DEFINICIONES Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Trazabilidad Requisito Registro Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. NTCGP 1000:2009 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 4.2 Requisitos de la Documentacin 4.2.1 Generalidades 4.2.2 Manual de la Calidad 4.2.3 Control de Documentos 4.2.4 Control de los Registros 4.1 Requisitos Generales NTCGP 1000:2009 Determinar procesos. Determinar su Secuencia Criterios y mtodos para asegurar su eficacia y eficiencia. Procedimientos y puntos de control Acciones de Mejora. Seguimiento, medicin(cuando sea aplicable) y anlisis. Proceso A Proceso B Proceso C Proceso D Disponibilidad de Recursos e informacin. Puntos de control sobre riesgos. REQUISITOS GENERALES NTCGP 1000:2009 Poltica y Objetivos de calidad Poltica de Calidad ______________ __________ Objetivos de Calidad ____________ Manual de Calidad. Los documentos, incluidos los registros, requeridos que permitan asegurarse de la eficaz planificacin, ejecucin y control de los procesos. Procedimientos documentados y registros Requeridos por la Norma. GENERALIDADES NTCGP 1000:2009 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN 5.1 Compromiso de la Direccin 5.2 Enfoque al Cliente 5.3 Poltica de Calidad 5.4 Planificacin 5.5 Responsabilidad Autoridad y Comunicacin 5.6 Revisin por la Direccin 5.4.1 Objetivos de la calidad 5.4.2 Planificacin del SGC 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 5.5.2 Representante de la Direccin 5.5.3 Comunicacin Interna 5.6.1 Generalidades 5.6.2 Informacin para la revisin 5.6.3 Resultados de la Revisin NTCGP 1000:2009 Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 5 Comunicar a los servidores pblicos o particulares que ejerzan funciones pblicas la importancia de satisfacer los requisitos. Establecer la Poltica y Objetivos de la Calidad. Llevar a cabo la Revisin por la Direccin. Asegurar la disponibilidad de Recursos. 5.1 Compromiso de la Direccin La Alta Direccin debe asegurarse de: Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 5
Adecuada al objeto de la entidad. Coherente con el Plan de desarrollo, planes sectoriales, sistema de control interno, planes estratgicos. Compromiso cumplir con requisitos de clientes, mejora continua eficacia, eficiencia y efectividad. Marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos de la Calidad. Es comunicada y entendida dentro de la entidad. Es revisada para su continua adecuacin. 5.3 Poltica de la Calidad. La Alta Direccin debe establecer una Poltica de la Calidad: GESTIN DE LOS RECURSOS 6.2.1. Generalidades 6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formacin 6.2 Talento Humano 6.3 Infraestructura 6.1 Provisin de Recursos 6.4 Ambiente de Trabajo NTCGP 1000:2009 Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6 6.1 Provisin de Recursos Implementar y mantener el sistema de gestin de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. Aumentar las satisfaccin del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Talento Humano Infraestructura Ambiente de Trabajo Estructura NTCGP 1000:2009 Capitulo 6 6.2.2 Competencia, formacin y toma de conciencia Proporcionar formacin o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria. Evaluar las acciones tomadas efecto sobre la eficacia, eficiencia y efectividad. Asegurar que el personal es consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades. Registros apropiados de educacin, formacin, experiencia y habilidades Se debe determinar la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan la conformidad con los requisitos del producto. 7.1 Planificacin Realizacin del Producto y/o prestacin del servicio 7.6 Control de Equipos de Seguimiento y Medicin 7.2.1 Determinacin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2 Procesos relacionados con el Cliente 7.2.2 Revisin de los requisitos relacionados con el producto y/o servicio 7.2.3 Comunicacin con el cliente 7.3.1 Planificacin 7.3 Diseo y Desarrollo 7.3.2 Entradas 7.3.3 Resultados 7.3.4 Revisin 7.3.5 Verificacin 7.3.6 Validacin 7.3.7 Control Cambios 7.4 Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.1 Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.2 Informacin de la Adquisicin de Bienes y Servicios 7.4.3 Verificacin productos y/o servicios contratados 7.5 Produccin y Prestacin del Servicio 7.5.1 Control de la Produccin 7.5.2 Validacin de los Procesos 7.5.3 Identificacin y Trazabilidad 7.5.4 Propiedad del Cliente 7.5.5 Preservacin del Producto REALIZACIN DEL PRODUCTO O PRESTACIN DEL SERVICIO NTCGP 1000:2009 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.5.1 Mejora Continua 8.5.2 Accin Correctiva 8.5.3 Accin Preventiva 8.2.1 Satisfaccin del Cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto y/o servicio 8.5 Mejora 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medicin 8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme 8.4 Anlisis de Datos NTCGP 1000:2009 Demostrar la conformidad del producto y/o servicio Asegurar la conformidad del Sistema de Gestin de Calidad. Mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema de Gestin de Calidad. Se deben planificar las actividades de Seguimiento, Medicin, Anlisis y Mejora Para: Se deben determinar los mtodos aplicables incluyendo tcnicas estadsticas y el alcance de su utilizacin. GENERALIDADES NTCGP 1000:2009 III. INTRODUCCIN A LAS AUDITORAS
La norma ISO 19011, ha sido preparada conjuntamente por : el Comit Tcnico ISO /TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad , Subcomit 3, tecnologas de apoyo y el Comit Tcnico ISO /TC 207, Gestin ambiental, y el Subcomit 2, auditora ambiental e investigaciones ambientales relacionadas. NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales 3. Introduccin a las Auditorias 1. Objeto y campo de aplicacin. 2. Referencias normativas. 3. Trminos y definiciones. 4. Principios de auditora. 5. Gestin de un programa de auditora. 6. Actividades de la Auditora. 7. Competencia y evaluacin de los auditores. 3. Introduccin a las Auditorias NTC ISO 19011 Directrices para la Auditora de Sistemas de Gestin de la Calidad y Ambientales AUDITORA
Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el alcance al que se cumplen los criterios de auditora 3. Introduccin a las Auditorias REFERENTES A LOS AUDITORES:
Conducta tica : confianza, integridad, confidencialidad y discrecin. Presentacin ecunime: obligacin de reportar con veracidad y exactitud. Debido Cuidado profesional: la aplicacin de diligencia y juicio al auditar. REFERENTES A LA AUDITORA:
Independencia: la base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora. Enfoque basado en la Evidencia : mtodo racional para conclusiones de la auditora fiables y reproducibles. PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA 3. Introduccin a las Auditorias
3. Introduccin a las Auditorias Criterios de Auditoria Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos. Nota: Los criterios de auditora se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria. Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de auditora. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los Criterio s de auditora y que son verificables. Evidencia de la Auditoria Hallazgos de la Auditoria CLIENTE AUDITOR AUDITADO Persona con la competencia para llevar A cabo una auditora. Organizacin o persona que solicita una auditora ej. Gerencia general/responsable de un rea/director de calidad.
Organizacin que es auditada. Auditor: Cliente de La auditora: Auditado: 3. Introduccin a las Auditorias Primera Parte - por una organizacin en s misma para sus propios propsitos. Segunda parte - por una organizacin interesada en otra organizacin, por ejemplo un cliente en un proveedor. Tercera parte - por una organizacin independiente, tpicamente para la certificacin. 3. Introduccin a las Auditorias CLASIFICACION DE LAS AUDITORIAS Auditor Auditado Primera Parte (auditora Interna) Organizacin Organizacin Segunda Parte (Auditoria Externa) Otra Organizacin Organizacin Tercera Parte (Auditoria Externa) Organismo Independiente Organizacin 3. Introduccin a las Auditorias OBJETIVO DE LA AUDITORIA INTERNA Evaluar el grado de adecuacin entre: Los objetivos que se pretenden, Las disposiciones adoptadas, y Los resultados obtenidos Determinar la conformidad del sistema de gestin de calidad con las disposiciones planificadas. Proveer oportunidades de mejoramiento. Evaluar la aptitud para alcanzar la calidad esperada, verificar la aplicacin de las disposiciones contractuales. Reconocer la capacidad para satisfacer los requisitos especificados . Certificar, acreditar una organizacin auditora de certificacin o acreditacin. Taller No. 1 - TERMINOS Y DEFINICIONES DE LA 19011 -
IV. GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS
4. Gestin de un Programa de Auditoria Programa de Auditoria Conjunto de una o ms auditoras planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especifico. Nota: un programa de auditora incluye las actividades para planificar, organizar y llevar a cabo las auditoras. Autoridad para el programa de auditora Autoridad para el programa de auditora Definicin del programa de Auditora Objetivos /Extensin. Responsabilidades. Recursos. Procedimientos. Definicin del programa de Auditora Objetivos /Extensin. Responsabilidades. Recursos. Procedimientos. Implementacin del programa de Auditora Evaluacin de auditores. Asignacin de equipos auditores. Direccin de las actividades de auditora. Registro Actividades de la Auditoria. Implementacin del programa de Auditora Evaluacin de auditores. Asignacin de equipos auditores. Direccin de las actividades de auditora. Registro Actividades de la Auditoria. Seguimiento y revisin del programa de auditora Identificacin de oportunidades de mejora Seguimiento y revisin del programa de auditora Identificacin de oportunidades de mejora Competencia de los auditores Competencia de los auditores Actividades de auditora Actividades de auditora ACTUAR Mejora del programa de auditora Mejora del programa de auditora PLANEAR HACER VERIFICAR LOS OBJETIVOS DE UN PROGRAMA DE AUDITORAS PUEDEN BASARSE EN :
Prioridades de la direccin. Propsitos comerciales. Requisitos del Sistema de gestin. Requisitos legales, reglamentarios , contractuales. Necesidad de evaluar proveedores. Requisitos del cliente. Necesidades de otras partes interesadas. 4. Gestin de un Programa de Auditoria La responsabilidad de la gestin de un programa de auditora debera asignarse a una o ms personas con conocimientos generales de los principios de la auditora, de la competencia de los auditores y de la aplicacin de tcnicas de auditora. Estas personas deberan tener habilidades para la gestin , as como conocimientos tcnicos y del negocio pertinentes para las actividades que van a auditarse 4. Gestin de un Programa de Auditoria
-La Programacin de las auditoras. -Seleccin de los equipos auditores y la asignacin de funciones y responsabilidades. -Planeacin. -Preparacin. -Ejecucin. -Informe de auditora. -Seguimiento. -La conservacin de los registros de auditora. -La comunicacin de los logros globales del programa la alta direccin. LOS PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS DEL PROGRAMA DE AUDITORA, DEBERIAN CONTENER LOS CRITERIOS PARA: 4. Gestin de un Programa de Auditoria
-Comunicacin del programa -Evaluacin de auditores -Seleccin del equipo auditor -Provisin de recursos -Realizacin de auditoras -Revisin, aprobacin y distribucin del informe. -Conservacin de registros. IMPLEMENTACIN DEL PROGRAMA Debe realizarse a intervalos planificados para evaluar si se han cumplido los objetivos y para identificar oportunidades de mejora. PERIODICIDAD DESEABLE DE LAS AUDITORAS: 6 MESES, SEGN LA NATURALEZA DE LAS ACTIVIDADES. SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE AUDITORA 4. Gestin de un Programa de Auditoria
V. ACTIVIDADES DE AUDITORA
1. Determinacin de la factibilidad de la auditora. 2. Establecimiento del equipo de la auditora. 3. Contacto inicial con el responsable del proceso auditado 4. Cronograma del perodo. 1. Definicin de objetivos y criterio. 2. Planificacin de las actividades de las auditoras. 3. Asignacin de responsables del equipo auditor. 4. Establecimiento de documentos de trabajo. 1. Estudio de documentos. 2. Elaboracin de listas de verificacin. 1. Reunin de apertura. 2. Recopilacin y verificacin de informacin. 3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace. 4. Comunicacin con el cliente y el responsable del proceso auditado ( reuniones de retroalimentacin). 5. Preparacin de la reunin de cierre. 6. Reunin de cierre. Programacin Planeacin Ejecucin Preparacin Informe S e g u i m i e n t o
5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA Cmo programar auditoras internas? Considere: La importancia de la actividad. Estado de la actividad. Resultado de auditoras previas. Disponibilidad de los auditados. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION Ejemplo: Programa de Auditoras FECHA (MM/DD/AA) PROCESO A AUDITAR RESPONSABLE DEL PROCESO TIPO DE AUDITORIA ALCANCE DE AUDITORIA EQUIPO AUDITOR
5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PROGRAMACION Objetivos y alcance de la auditora. Identificacin de las personas que tengan responsabilidades directas con respecto a los objetivos y alcance. Identificacin de los documentos de referencia (tales como la norma aplicable del sistema de calidad y el procedimiento o instructivo del auditado). Identificacin de los miembros del equipo de auditora Designacin del lder del equipo auditor. Fecha y lugar donde va a ser realizada la auditora. Hora y duracin esperados para cada actividad principal de la auditora. Distribucin del informe de la auditora y la fecha esperada de publicacin. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN Aprobado por el cliente. Comunicado a los auditores y al auditado. Suficientemente flexible para permitir cualquier cambio que pueda surgir. Cualquier revisin del plan debe ser acordado entre las partes involucradas. FECHA EN QUE SE EFECTUARA LA AUDITORIA: HORA DE INICIO DE LA AUDITORIA: HORA DE FINALIZACIN DE LA AUDITORIA: RESPONSABLE (S) AREA AUDITADA : EQUIPO AUDITOR : Lder: ______________________________ Secundarios:_________________________ OBJETIVOS DE LA AUDITORIA: . ALCANCE DE LA AUDITORIA: . DOCUMENTACIN CON BASE A LA CUAL SE REALIZARA LA AUDITORIA: ITEMS DE LA NORMA A AUDITAR: FECHA DE LA ULTIMA AUDITORIA RECIBIDA EN EL REA: OBSERVACIONES: ____________________ FIRMA AUDITOR LIDER 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PLANEACIN Taller No. 6 - PLAN DE AUDITORIA - Documentos de trabajo
Son todos los documentos requeridos para facilitar las investigaciones del auditor y para documentar y presentar los resultados, estos documentos pueden ser:
Procedimientos de auditora Listas de verificacin Formatos de No Conformidad Actas de Reunin Formatos de informes de auditora 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION Documentos del SGC tales como: _Registros. _Normas. _Guas. _Procesos. _Procedimientos. REVISIN DE LA DOCUMENTACION 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION - Es una herramienta para relacionar los resultados y ayudar a hacer una sntesis. - Su contenido depende de la situacin a examinar. - Ayuda a preparar la entrevista. - Permite estructurar la auditora. LA LISTA DE VERIFICACIN 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION Propsitos de la lista de verificacin: _ Ayudar a la memoria. _ Asegurar que se cubren los aspectos y puntos de control. _ Asegurar que la interaccin entre procesos sea cubierta. _ Asegurar profundidad y continuidad de la auditora. _ Ayudar al manejo del tiempo. _ Organizar la toma de notas. _ Es parte del reporte de auditora. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION PREGUNTA ACTIVIDAD PRUEBA HOJA DE CHEQUEO - AUDITORA Pgina ___ de ___ Auditoria No.: ____________ Fecha: ____/_____/____ Actividad/Procedimiento: __________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________ Auditor^Principal: _ ______________________________ Auditor(es): ________________________________________________ ________________________________________________ EVIDENCIA OBJ ETIVA TIPO COMENTARIOS 4 Ejemplo de una lista de verificacin: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION Mal uso de las listas de verificacin: Los cuestionarios pueden limitar la visin. Los cuestionarios pueden obstruir la comunicacin. Un seguimiento estricto a la lista de verificacin puede resultar en la omisin de importantes pistas de auditora. ETAPAS DE LA AUDITORIA - PREPARACION Taller No. 7 - LISTA DE VERIFICACION - 1. Reunin de apertura. 2. Recopilacin y verificacin de informacin. 3. Hallazgos de la auditora y reuniones de enlace. 4. Comunicacin con el cliente y el responsable del proceso auditado. 5. Preparacin de la reunin de cierre. 6. Reunin de cierre. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION _ Presentar el equipo. _ Razn, alcance y criterio. _ Revisin del plan de auditora y mtodos. _ Explicar acerca del muestreo. _ Confidencialidad. _ Mtodo de reporte. _ Clasificacin de RNC. _ Confirmar que el personal est avisado y disponible. _ Confirmar la logstica. _ Requisitos de seguridad. _ Preguntas. Agenda de la reunin de apertura 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION El auditor debe estar listo para: Seguir los procesos de un extremo hasta el otro, verificando la efectividad del control. No limitarse a determinar la conformidad de las actividades. Evaluar tambin, si los procesos tienen la capacidad para producir los resultados deseados.
El auditor debe evaluar los procesos y el ciclo de gestin de mejora continua: Programas de mejora se cumplen? recursos? adecuados? Mediciones permiten evaluar si se alcanzan las mejoras propuestas? Si no se alcanzan los objetivos se toman acciones correctivas ? Mecanismos de mejora son sistemticos? 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Identificar el propsito de cada proceso. Identificar las entradas y salidas. Establecer el flujo o secuencia de actividades. Identificar los recursos usados. Identificar qu controles estn implementados (procedimientos, instrucciones, especificaciones, etc.) Identificar los procedimientos planeados de monitoreo que son necesarios para mantener el control. Aspectos a tener en cuenta: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Desarrollo de la auditora: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION La tcnica o metodologa para ejecutar la auditora consta de tres elementos: La entrevista, La observacin, y La revisin de documentos. Utilizar la lista de chequeo como una gua. Identificar el circuito lgico del producto y seguirlo siempre que sea posible. Estar atento a cada indicio de fluya en la auditora. Registrar las observaciones y en caso de no conformidades validarlas con el auditado. Evaluar. Consiste en obtener pruebas tangibles (objetivas) de cmo el sistema de calidad funciona correcta y efectivamente. Un procedimiento Un registro Aprobaciones (vo.Bo.). Una prctica demostrada. EVIDENCIAS OBJETIVAS Recoleccin y verificacin de informacin: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Fuentes de informacin Informacin Evidencia de Auditora Hallazgo de la Auditora Conclusiones de la Auditora Recoleccin y seleccin ( a travs de revisin de documentos entrevistas, observacin otros) Verificacin Comparacin con los criterios de Auditoria Revisin RECOLECCIN DE EVIDENCIAS 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION 1. Auditora Por Actividad Investigacin a travs de una de las actividades del sistema. 2. Auditora Por Trazabilidad Investigacin a travs de un caso formal, un documento, un producto, etc. siguiendo su historia. Recoleccin de evidencias, Dos caminos para obtenerlas: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION EL FONDO Cubrimiento del tema Quin, qu, cundo, cmo? Exactitud de las referencias a otros documentos Secuencia adecuada Coherencia Actualizado LA FORMA Conformidad con la norma fundamental de la empresa Identificacin LA APLICACIN Adecuada difusin Efectiva implementacin
Buscar evidencias objetivas: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Actividades Verificaciones Calibracin Separacin, Registros, Autoridad, Trazabilidad Calibracin Programa de Calibracin Hojas de vida Registro Verificaciones Revisin por la Gerencia Actas Rev. por la Direccin Compras Evaluacin Proveedores OBJETIVOS Informacin ETAPAS CONCLUSIONES Resultados Efectividad Eficacia Objetivos Requisitos Riesgos y consecuencias LA ENTREVISTA 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION PROCESO DATOS DE ENTRADA DATOS DE SALIDA Preguntar Escuchar Reformular Tomar Notas Agradecer Los % de la comunicacin: Gestos, actitudes, mirada: 75% Expresin oral : 25% Tcnicas para hacer preguntas Las preguntas deben: Buscar informacin relevante. No sugerir las respuestas. No contener frases emotivas o deducciones. Haga preguntas en forma natural. Introduzca las preguntas en la conversacin general. No haga preguntas cruzadas. Evite caer en la prctica preguntas-respuestas. LA ENTREVISTA 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Los siete amigos del auditor: Mustreme! Qu hace usted? Dnde lo almacena? Por qu se firma? Quin lo autoriza? Cundo lo enva Cmo lo recibe? Qu? Quin? Dnde? Por qu? Cundo? Cmo? 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Cul es el objetivo de este proceso? Quienes lo integran? Cules son los requerimientos que se han identificado de las partes interesadas ( Cliente, organizacin, entorno ) Cules son los recursos necesarios para el proceso? Verificar si lo visto corresponde a lo planificado Mirar registros, resultados, mtodos ( trazabilidad) P Preguntas bsicas en relacin Con los procesos utilizando el PHVA H 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Cmo se analizan los datos generados del proceso? Hay datos de monitoreo o medicin por fuera de los lmites Que se hace en estos casos? Cules acciones y preventivas se han identificado? Tienen registros de acciones correctivas, cual es su tendencia? Evidenciar el seguimiento de cumplimiento de la eficacia de las acciones correctivas Cules son los mtodos que se aplican para monitorear este proceso? Pedir Evidencia del monitoreo Cules son los indicadores que se tienen de la medicin del proceso? Pedir Evidencia de indicadores Cul fue la ltima auditora que le realizaron? 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Preguntas bsicas en relacin Con los procesos utilizando el PHVA V A Las relaciones entre los auditores y los auditados son crticas para el xito de la auditora. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Malos hbitos a evitar durante sus entrevistas: +Fingir atencin +Ocuparse previamente +Sobre reaccin +Interrumpir al que habla +Escuchar slo lo que queremos or +Usar el tiempo de escuchar, para pensar en otras cosas 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Enfoque exitoso para la auditora : Establecer un clima adecuado Tranquilizar al auditado Usar una tcnica adecuada para hacer preguntas Mantener informado al auditado acerca de sus observaciones Eliminar miedos Elimine obstculos Observar el lenguaje corporal Ser amigable y diplomtico Explicar la toma de notas 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Cuales documentos revisar? _Manual de calidad _Procesos _Procedimientos _Instrucciones de trabajo _Registros _Normas _Certificados _Listado de distribucin _Listado de documentos _Contratos _Pedidos 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Mantngase observando la evidencia fsica:
Productos Equipo Instrumentos Condiciones Operaciones Manejo del tiempo _El tiempo es siempre corto. _Planee bien. _No permita que su auditora se extienda demasiado. _No se enfoque en trivialidades. _Decida el tamao de la muestra y apguese a ella. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION No conformidad: No cumplimiento de un requisito
ISO 9000:2005 REPORTES DE NO CONFORMIDAD 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION + Un requisito de la norma o criterio de auditora no se ha tomado en cuenta, no se ha implementado. + Alguna desviacin o incumplimiento pone en riesgo el desempeo de todo el sistema de gestin de calidad. + Existe producto no conforme y es enviado al cliente deliberadamente en ese estado. + Falla sistemtica en cumplir un requisito. No Conformidad Mayor : 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Incumplimiento puntual o aislado de algn requisito de la norma o criterio de auditora. Falla no sistemtica. PLANO 1998 PLANO 2010 DOCUMENTO OBSOLETO No Conformidad Menor : Nota: Se puede levantar una no conformidad mayor por la acumulacin de varias no conformidades menores del mismo requisito o criterio (Ver definicin de n.m. Mayor) 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Es deseable que contengan tres elementos: Redaccin de las No Conformidades - LA CONCLUSIN Genrica, breve, precisa y aceptada por el auditado. - LA REFERENCIA Al requisito de la norma y/o manual de calidad o procedimiento. Un requisito a la vez, el que ms aplica. - LA EVIDENCIA Lista de hallazgos, respaldados con evidencias objetivas o atestiguadas por el auditado. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION IRCA QUALITY AUDITS Incident Number .................... NONCONFORMITY REPORT Company under Audit: XYZ plc Note Number ............................. Area under review: ISO 9001 Clause Number . Category MAJOR* MINOR* * delete one Deficiency Auditor 4 de los 18 operarios que se encontraban empacando alimentos, no estaban utilizando los gorros y tapabocas como lo indica el procedimiento PP-01. Cdigo del vestuario para la evitar la contaminacin de los alimentos durante su manipulacin . rea de empaque de alimentos 6.4 A. U. Ditor 4 rea/Proceso 4 Clasificacin 4 Evidencia 4 Referencia
4 Firma Ejemplo: 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Reportar el hallazgo explicando el requisito que se incumple y soportado en la evidencia objetiva. SER: O Claros O Concisos y exactos O Completos O Que describan el problema Esto ayuda a la investigacin y sirve al auditor como una auto verificacin, para evitar inventar los requisitos. Los Reportes de No Conformidad deben: ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION 5. Actividades de Auditoria Ejemplo de Formato Corrective Action Request Company: Date: NCR Number: Auditor: Auditee: Standard & Clause Major: Minor Auditors Report: (Nonconformance) Signed: Date: Cause & Proposed Corrective Action: Proposed Completion Date: Date: Signature Corrective Action Review: Signed: Date: Reportes de No Conformidad 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Formato utilizado para los ejercicios IRCA QUALITY AUDITS Incident Number ............... NONCONFORMITY REPORT Company under Audit: XYZ plc Note Number .......................... Area under review: ISO 9001 Clause Number . Category MAJOR* MINOR* * delete one Deficiency Auditor If you do not think that there is sufficient evidence of non-conformity, state the reasons for your decision and state also what further actions the auditor should take. Reportes de No Conformidad 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION
+ No juzgue con base en las apariencias. + Est seguro de tener la evidencia completa. + Est seguro de que su evidencia es objetiva. + En caso de duda , investigue! + Identifique las pistas para investigaciones adicionales. Al redactar el reporte de no conformidad: Reportes de No Conformidad 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Taller No. 8 - REDACCIN NO CONFORMIDADES - Preparacin reunin de cierre
Hacer el balance de las observaciones, incluir:
Resumen y conclusiones de la auditora
- Actividad auditada. -Aspectos favorables. -Aspectos no conformes.
5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION Agradecer al auditado y nueva presentacin del equipo. Reiterar la razn, alcance y criterio. Reportar las observaciones positivas y negativas. Declaracin Confidencialidad. Resumen General. Preguntas y respuestas. Acciones correctivas y plazos. Seguimiento. Agenda de reunin de cierre 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - EJECUCION 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de clausura. Contiene el alcance y el objetivo de la Auditora. Fecha de Auditora. Equipo Auditor. Los documentos de referencia consultados. No Conformidades u Observaciones detectadas. Puntos fuertes de la actividad auditada.
Aprobacin y distribucin El informe debe: 1. Emitirse dentro del perodo de tiempo convenido. Si no es posible, las razones del retraso deben ser informadas al cliente y debe acordarse una fecha revisada de emisin. 2. Ser fechado y firmado por el lder del equipo auditor, revisado y aprobado como est definido en los procedimientos documentados. 3. Distribuirse a los destinatarios designados por el cliente de la auditora. El informe es propiedad del cliente y su confidencialidad debe ser respetada y salvaguardada apropiadamente por los integrantes del equipo de auditora y todos los destinatarios del informe. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - INFORME En el tiempo acordado. Revisin de evidencia documental. Auditoria nuevamente en el sitio. Solamente revisar las acciones correctivas. No se empieza todo nuevamente. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - SEGUIMIENTO Registros. Certificados de entrenamiento. Procedimientos modificados. Fotografas. Videos. Evidencia documental Para el seguimiento. La auditora termina cuando se han concluido todas las actividades indicadas en el plan de auditora, incluyendo la distribucin y |aceptacin del informe de auditora. 5. Actividades de Auditoria ETAPAS DE LA AUDITORIA - TERMINACION Auditor Auditado Revisa eficacia Propone la Accin Correctiva Acuerdo tiempo Reconoce e investiga Identifique,anote & comunique Aprueba NC Prepare RNC Implementa, verifica & notifica
VI. COMPETENCIA Y EVALUACION DE AUDITORES Responsabilidades Auditores Seguir el plan y los procedimientos de Auditoria. Permanecer dentro del alcance de la auditora. Planear y ejecutar las labores individuales efectivamente. Recolectar y analizar evidencias con exactitud. Mantener la confidencialidad. Reportar las observaciones, no conformidades y fortalezas. Verificar las acciones correctivas. Cooperar con y apoyar al auditor lder. No retener y/o mantener documentacin. Actuar de manera tica. Responsabilidades Adicionales del Auditor Lder Obtener toda la informacin requerida para la planificacin. Ayudar a la seleccin del equipo. Preparar el plan de auditora. Asignar tareas individuales. Asegurar que los documentos de trabajo estn preparados. Representar el equipo de auditora. Presidir las reuniones de apertura y cierre. Asegurar el progreso de la auditora de acuerdo al plan. Asegurar que las reuniones de enlace se lleven a cabo regularmente. Asegurar que los resultados de auditora sean reportados de una forma clara, concluyente y sin demoras. Auditor Interno
_Poder limitado dependiendo del respaldo gerencial _Un compromiso y respaldo insuficiente de la gerencia puede arriesgar la efectividad de las auditoras internas _Conoce la gente, lo cual puede ayudar a la comunicacin _Gua para el auditor externo Auditor Externo
_Alto grado de poder, no abuse de l _Sus recomendaciones son de gran importancia para el auditado, asegrese que estn bien fundamentadas _Un punto de vista externo ayuda a identificar problemas _Ayuda a la auditora interna _Imparte conocimiento Competencia Auditores
Experiencia laboral. Experiencia en Auditoras. Formacin como auditor. Conocimientos y habilidades especficos de calidad. Atributos personales. Los auditores desarrollan, mantienen y mejoran su competencia a travs del continuo desarrollo profesional y de la participacin regular en auditoras. Habilidades Auditores Habilidad para entender el problema rpidamente sin saltar a conclusiones. Perceptividad La habilidad para vencer las dificultades y mantener el curso de accin planeado a pesar de las contrariedades. Persistencia
La habilidad para ver cosas desde diferentes puntos de vista y adaptarse a circunstancias cambiantes. Habilidades Auditores Punto de vista flexible Enfoque Disciplinado Habilidad para enfocar un problema lgica y sistemticamente. Habilidad para definir los lmites de responsabilidad del rea de investigacin. Habilidades Auditores La habilidad para expresar claramente juicios, ideas y propuestas, tanto oral como por escrito. Habilidades de Presentacin Habilidades Tcnicas Habilidad para investigar y determinar el grado de cumplimiento en todas las reas y procesos. Habilidades Auditores Habilidad para comunicarse y trabajar con otras personas de diferentes niveles y experiencia. Habilidades Sociales Caractersticas Positivas Corts. Amigable. Servicial. Constructivo. Informativo. Perceptivo. Juicioso. Tenaz. Mente abierta. Diplomtico. Honesto. Maduro. Modesto. tico. Caractersticas para Evitar Criticn. Polmico. Agresivo. Desconsiderado. Inconsistente. Indeciso. Inflexible. Perezoso. Errtico. Susceptible. No prctico. Sabelotodo. Declogo del Auditor Sea objetivo y racional en todas sus actuaciones. Aplique siempre principios ticos y morales; en su comportamiento y en su desempeo profesional. Sea discreto y mantenga la confianza en la informacin obtenida. Cumpla estrictamente las normas y disposiciones reglamentarias de la organizacin auditada La auditora no se realiza en el escritorio del gerente o en la sala de conferencias. Evale con objetividad en el sitio de los acontecimientos. Mantenga siempre el control de la auditora y compruebe todas las informaciones personalmente. Case a los parmetros preestablecidos para la ejecucin de la misma. Permita que su interlocutor se exprese. Recuerde que la cortesa no est dems y siempre es el mejor camino. Concntrese. Evite que sus pensamientos su atencin se desve. No se considere demasiado bueno como para no aprender de los dems. Recuerde que cada auditora es una experiencia nueva. Asegrese de conocer plenamente los hechos y de obtener evidencias objetivas de los aspectos auditados, antes de emitir cualquier juicio. Exponga los hechos ajustndose a la realidad sin herir susceptibilidades o crear conflictos. Declogo del Auditor