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PLAN DEL PROYECTO

"Optimizacin Integral de Mejora de Proceso de Notificaciones"

GESTIN ALCANCE - EDT


Antes

GESTIN DEL TIEMPO - EDT


HITOS DEL PROYECTO
Act ividad Antes P r incipal
Ela borac in y presenta c in de Pla n de T ra bajo Induc c in al personal del Proyec to C ontra ta c in de Personal C ontra ta c in de Bienes y Servic ios

E s t ado
T erminado T erminado En proc es o En proc es o T erminado T erminado

F in
17/ 10/ 2011 17/ 10/ 2011 18/ 11/ 2011 30/ 11/ 2011 25/ 10/ 2011 28/ 10/ 2011 21/ 11/ 2011 02/ 12/ 2011 09/ 12/ 2011 04/ 11/ 2011 28/ 11/ 2011 27/ / 12/ 2011 27/ 12/ 2011 29/ 12/ 2011 29/ 12/ 2011 29/ 12/ 2011 29/ 12/ 2011 29/ 12/ 2011

Rec olec c in, identific a c in, anlisis y priorizac in de problema s c rtic os

T erminado T erminado T erminado T erminado

Reportes de a vanc e del Proyec to

T erminado En proc es o

Va lida c in de propuesta s de ac uerdo a la normatividad vigente Adec ua c in de doc umenta c in normativa y formatos Propues ta de O ptimizac in de Sistema Informtic o Depurac in y a c tualizac in de domic ilios Reuniones de T ra ba jo Propues ta Direc tiva de Notific ac iones

En proc es o En proc es o En proc es o En proc es o En proc es o En proc es o

GESTIN DE CALIDAD:
Objetivo General

Antes

Indicador

Meta propuesta

Propuesta de Directiva de Notificaciones. Mejora Integral del Proceso de N de Formatos de Cargos de Notificiaciones Notificacin actualizados. Depuracin de Domicilios incorrectos

Directiva de Notificaciones aprobada.

Cargos de Notificacin rediseados.

Domicilios saneados y actualizados.

Objetivos Especficos Mayor efectividad en la cobranza Incremento del Pago Voluntario

Indicador Incremento en la Efectividad en la notificacin con Acuse de recibo.

Meta propuesta Incremento de la Recaudacin anual.

Efectividad en la bsqueda de domicilios Incremento en la recaudacin del Pago alternos. voluntario. Indice de errores en los Cargos de Notificacin Reduccin del porcentaje de Reclamos

Satisfaccin del ciudadano

RIESGOS
RIESGO

Antes
2

RESPONSABLE

RESPUESTA AL RIESGO

CONTINGENCIA

La convocatoria de personal CAS verificadores de campo, se estn concursando, puesto que fueron declarados Desiertos.

Lder del Proyecto

Realizar seguimiento permanente de todas las convocatorias. Ampliar difusin en bolsas de trabajo.

Continuar el proceso con el personal de planta.

Probabilidad de no contar con el presupuesto para los primeros meses del 2012

Lder del Proyecto

Preveer los recursos necesarios a fin de asegurar la continuidad el proyecto.

Continuar el proceso con el personal de planta.

Rotacin del personal asignado al proyecto postula a otras oportunidades.

Lder del Proyecto

Convocar personal de planta asignado a la Unidad Usuaria

Contratacin de Locadores

Poca viabilidad de la propuesta de modificacin y mejora del sistema SIAT

Lder del Proyecto

Implementar propuestas viables.

Contratacin de programadores y desarrolladores informticos por locacin.

(P) Probalidad (I) Impacto

(3) Alta (2) Media (1) Baja

REPORTES DE AVANCE DATA A DEPURAR


Antes codigos de
contribuyente revisados a la fecha 26,504 Avance 100 Situacion concluido

(26,504) 10,636 cdigos trabajados: requeridos para cambio domicilio, cambio domicilio de oficio, actualizados y modificados (saneados) 15,868 cdigos se reprocesaran de la siguiente manera: 5,833 se estructuraran en el SIAT de acuerdo a los parmetros establecidos para las zonas de difcil acceso como son Unidad Vec. No. 3, Mirones, Manzanilla, entre otros; ya que existieron problemas en la ubicacin del domicilio para su notificacin exitosa: block, pasaje, Dpto. 10,035 se va a realizar una nueva bsqueda de domicilios, en bases de datos alternas, con lo cual se proceder realizar el cambio de domicilio de oficio.

REPORTES DE AVANCE
Antes 15,868 por reprocesar: Inicio 21 Noviembre, se proyecta culminacin 27 Diciembre

Inicio:
21 Nov. 0

Fin:
25 Nov. 4000 02 Dic. 4000 09 Dic. 2035 16 Dic. 1944 21 Dic. 1944 27 Dic. 1945

TOTAL: 15,868

ANLISIS Y PRIORIZACIN DE PROBLEMAS CRITICOS


Antecedentes: De acuerdo a la informacin compartida: El 1er semestre del 2010 ejecutaron 1`086,147 notificaciones en total. El 1er semestre del 2011 ejecutaron 1`591,782 notificaciones en total. La cantidad de notificaciones ejecutadas en el 2011 se ha visto incrementada en 46.6% respecto al 2010.

Variacin de Notificaciones
I Semestre 2010/2011

1,600,000 1,400,000 1,200,000 1,591,782

N Notificaciones

1,000,000 800,000 600,000 400,000 200,000 0 2010 2011 1,086,147

Aos

% Incremento = (1`591, - 1`086,) / 1`086, = 46.6%

ANLISIS Y PRIORIZACIN DE PROBLEMAS CRITICOS Propuesta N 01: Poltica de actualizacin de datos personales y de referencias
Requisitos:
DNI copia. Formato de Confirmacin de datos personales con el siguiente contenido:
Copia de DNI y Nombres completos. Deber consignar en un slo formato:
Domicilio exacto indicando referencias domicilio. Telfono/Celular (opcional). Referencia personal (opcional).

Impacto:

Formato de autorizacin para notificarlo electrnicamente (opcional).

Establecer Poltica de actualizacin de datos personales.

Reduccin de registros de contribuyentes consignado domicilios incorrectos e inconsistentes. Reduccin de bsquedas de domicilios alternos. Reduccin de recursos y tiempo para la generacin de Reenvos. Incremento de la efectividad de notificaciones con acuse de recibo. Sincerar base de datos de contribuyentes del SAT. Pasa a un segundo plano la adquisicin de Bases de Datos de mayor alcance y solicitar incremento de personal, slo de ser el caso.

Propuesta N 02: Rediseo de Formatos de Cargos de Notificacin


Requisitos: Materializar el intercambio de know how en notificaciones coordinado con SUNAT. Redisear campos, texto, u otros de acuerdo a Ley. Reducir el N de formatos. Adecuar los cambios a la normatividad vigente Impacto: La reduccin de errores en el ingreso de datos. Reduccin de cargos de notificacin con informacin ilegible. Mejorar la Calidad de Cargos digitalizados. Reduccin de Notificaciones no exitosas. Reduccin del nmero de reenvos. Incremento en la recaudacin.

Propuesta N 03: Implementar el proceso de notificacin electrnica y tcita


Requisitos:
Elaborar reglamentacin y formatos respectivos. Sensibilizacin y capacitacin del personal. Implementarlo en el sistema informtico. Asegurar la intangibilidad de la informacin y de los expedientes.

Impacto:
Reduccin de costos de notificacin de documentos. Mejora de los tiempos para hacer firme la notificacin. Incrementar el ratio de notificaciones con acuse (personal y electrnico). Incrementar la recaudacin. Mejorar la calidad de servicio al contribuyente. Mejora la eficacia del proceso de notificaciones.

Propuesta N 04: Incorporar en los Valores y REC`s deudas anteriores del contribuyente
Requisitos:
Evaluar factibilidad para incorporar los campos necesarios. Determinar tamao, campos de informacin, ubicacin, entre otros. Definir el tiempo necesario para la implementacin. Presentar nuevo diseo de formatos.

Impacto:
Oportunidad de recuperacin de deudas anteriores. Mejorar la gestin de cobranza. Mantener informado al contribuyente del pago de obligaciones anteriores. Incremento en la motivacin del personal de cobranzas.

Propuesta N 05: Actualizar Directiva, procedimiento y dems documentos


Requisitos:
Adecuar la Directiva y formatos de Cargos de Notificacin de acuerdo a la normatividad vigente. Actualizar conceptos, trminos y actividades en la operatividad del proceso.

Impacto:
Responsabilidades, funciones, facultades y roles claramente establecidas para c/rea que afecte directamente el proceso. Fortalecer el seguimiento y monitoreo de resultados del proceso de notificaciones. Aplicacin de nuevos procesos de notificacin de acuerdo a la normatividad vigente. (Notificacin Electrnica / Notificacin Tcita).

Propuesta N 06: Implementar tecnologa para la obtener resultados de notificacin en lnea.


Requisitos:
Asegurar cumplimiento de plazos del proceso de notificaciones en los T/R para la contratacin del Courier. Actualizar el sistema y/o adquirir tecnologa que permitan transmitir la informacin en lnea. Uniformizar criterios de transmisin de resultados de la gestin de notificaciones a travs de las reas directamente involucradas en el proceso.

Impacto:
Reducir las brechas de comunicacin entre la fecha de envo y la fecha de resultado de la notificacin cargada en el Sistema. Mejorar el tiempo de atencin de los documentos informados como extraviados. Condiciones establecidas en los trminos de referencia para la prestacin del Servicio de Courier adecuados a las necesidades del proceso de notificaciones. Agilizar las acciones de respuesta y resolucin de expedientes en las reas relacionadas directamente con el proceso. Incremento de la recaudacin por motivo de costas procesales.

Propuesta N 07: Establecer criterios de trabajo claros entre reas y el Courier.


Requisitos:
Actualizar el Procedimiento de Notificaciones. Actualizar las funciones y responsabilidades del rea y de su personal en el MOF. Promover reuniones peridicas de retroalimentacin con el personal a fin de identificar y resolver los problemas detectados.

Impacto:
Responsabilidades, funciones claras y delimitadas. Mejorar el Clima de Trabajo entre el personal de la UN y personal de las reas afectadas.

Propuesta N 08: Establecer indicadores de desempeo en la gestin de notificaciones, Courier vs Gestores


Requisitos:
Disear indicadores de seguimiento y control en la ejecucin de los documentos a notificar. Disear indicadores que identifiquen el grado en que afecta los resultados de la notificacin en la recaudacin.

Impacto:
Facilitar la Toma de decisiones. Planificacin y eficaz distribucin de la carga de trabajo en la gestin de notificaciones. Contar con informacin oportuna que permita una efectiva toma de decisiones a nivel gerencial.

Propuesta N 09: Implementar un Plan de Mantenimiento y actualizacin del Sistema en el proceso de notificaciones.
Requisitos:
Consolidar todas las modificaciones y/o actualizaciones en el Sistema para mejorar el proceso de notificaciones. Definir el los tiempos y recursos humanos y econmicos requeridos para el cumplimiento y actualizacin del sistema. Elaborar un Plan de Trabajo de actualizacin del Sistema.

Impacto:
Reducir tiempos de carga operativa utilizada en cada etapa del proceso. Brindar informacin oportuna a las reas cuando la requieran.

PLAN DE EJECUCIN DE PROPUESTAS


Proyecto: Optimizacin integral del Proceso de Notificaciones
N P ro p u e s ta s U n id a d Me d id a
Poltica

R e p o n s a b le
GOR

P e riod od e im p le m e n ta c i n
D el 15 al 30 de diciem bre del 2011

In d ic a d or(e s )
Poltica aprobada

F orm ad ec c u lo *

Establecer una Poltica de actualizacin de datos pers onales y de referencias dom iciliarias

Reg istro

D el 2 enero al 31 de D OA / UN / GAL diciem bre del 2012

Efectividad de la notificacin =

N notifica ciones efectivas x 100% Total de reg is tros actualizados Monto recuperado x 100% Monto Tota l involucrado del tota l de reg istros actualizados N Errores en los C arg os de Not. x 100%/ Tota l de docum entos notifica dos N Notif. Elect. c/ acuse de confirm acin x 100% N Tota l de autorizaciones x Notif. Elect. N Notif. T citas efectuadas x 100% N Total de autorizaciones x Notific. E lect.

R ediseo de form a tos de carg os de notificacin Im plem entar el proceso de notificacin electrnica y tcita

Form atos Reg istro Reg istro Reg istro Reg istro

GOR / UN / C OUR IER GOR / GIN / UN GOR / GIN / UN GOR / GIN / GC GOR / GIN / GC

D el 15 al 30 de diciem bre del 2011 D el 2 enero al 31 de diciem bre del 2012 D el 2 enero al 31 de diciem bre del 2012 D el 15 al 30 de diciem bre del 2011 D el 2 enero al 31 de diciem bre del 2012 D el 10 al 30 de diciem bre del 2011

Efectividad de la notificacin = Efectividad de la notificacin =

Incorpora r alos form atos de Valores y R EC ` s inform acin sobre deuda s anteriores del contribuyente. Actua lizar la directiva, procedim iento y dem s docum entos relacionados al proceso de notificaciones Establecer m ecanism os que perm ita n obtener resultados de la notificacin en lnea Establecer criterios de trabajo estandarizados entre las reas que afectan al proceso y el C ourier Establecer indica dores que m idan el m idan el des em peo en la g estin de notificaciones, ta nto del C ourier y de los g estores dom iciliarios Im plem entar un Plan de Mantenim iento y actualizacin del S is tem a en el proceso de notificaciones

Valores adecuados Efectividad en la recaudacin =

Monto recuperado en valores x 100% Monto Total involucrado del total de valores actualizados

D irectiva

GOR / D C D/ UN

Proyecto de D irectiva Efectividad de la notificacin = Efectividad en la recaudacin = Proyecto de Procedim iento Efectividad de la notificacin = Efectividad en la recaudacin = N m odificaciones efectivas en el sistem a

Reg istro Reg istro Procedim ient o Reporte

GOR / UN / GAL D el 2 enero al 31 de / GC diciem bre del 2012 GOR / UN / GAL D el 2 enero al 31 de / GC diciem bre del 2012 UN / GOR D el 2 enero al 31 de diciem bre del 2012 D el 15 al 30 de diciem bre del 2011 D el 15 al 30 de diciem bre del 2012

N Notifica ciones efectivas reenviadas x 100% N de reenvos g enerados Monto de recuperacin efectiva x reenvios x 100% Monto Total de reenvos g enera dos

UN / GOR

N Notificaciones efectivas x 100% Total de notificaciones realizadas Monto Tota l recuadado x not efectivas x 100% Valor Total de notificaciones realizadas

Reporte

UN / GOR

Reg istro

UN / GIN / GOR

D el 2 enero al 31 de diciem bre del 2012

* La m edic in de las m ejoras im plem entadas se calcularn a partir de la fecha de su im plem entacin.

Objetivos y Metas - Tributario


Proyecto: Optimizacin integral del Proceso de Notificaciones
RESULTADO DE NOTIFICACIN SEGN "EFECTIVIDAD DE NOTIFICACIN vs CANTIDAD NOTIFICADA X COURIER" AO 2010 - TRIBUTARIO
COURIER SERPOST PITS MHM SAT Acuse de Recibo 59,319 15% 45,163 14% 18,961 16% 128,705 47% Se neg a Recibir 159,191 40% 9,141 3% 3,164 3% 53,192 19% Persona No Capaz 5 0% 0 0% 0 0% 2,524 1% Domicilio Cerrado 143,983 36% 258,420 78% 90,015 75% 79,145 29% Direccin No Existe 26,698 7% 17,478 5% 7,153 6% 8,034 3% Zona Peligrosa 2 0% 0 0% 0 0% 371 0% Cargo Extraviado 3,550 1% 57 0% 6 0% 4 0% Sin documento 1,786 0% 2,583 1% 673 1% 3,766 1% TOTAL 394,534 35% 332,842 30% 119,972 11% 275,741 25%

Total Notificaciones 2010:

1,123,089

RESULTADO DE NOTIFICACIN SEGN "EFECTIVIDAD DE NOTIFICACIN vs MOTIVO DE NOTIFICACIN X COURIER" AO 2010 - TRIBUTARIO
COURIER SERPOST PITS MHM SAT Total Not. Acuse de Recibo 59,319 24% 45,163 18% 18,961 8% 128,705 51% 252,148 100% Se neg a Recibir 159,191 71% 9,141 4% 3,164 1% 53,192 24% 224,688 100% Persona No Capaz 5 0% 0 0% 0 0% 2,524 100% 2,529 100% Domicilio Cerrado 143,983 25% 258,420 45% 90,015 16% 79,145 14% 571,563 100% Direccin No Existe 26,698 45% 17,478 29% 7,153 12% 8,034 14% 59,363 100% Zona Peligrosa 2 1% 0 0% 0 0% 371 99% Cargo Extraviado 3,550 98% 57 2% 6 0% 4 0% Sin documento 1,786 20% 2,583 29% 673 8% 3,766 43% 8,808 100% TOTAL 394,534 332,842 119,972 275,741

373 3,617 100% 100% Total Notificaciones 2010:

1,123,089

Objetivos y Metas No tributario


Proyecto: Optimizacin integral del Proceso de Notificaciones
RESULTADO DE NOTIFICACIN SEGN "EFECTIVIDAD DE NOTIFICACIN vs CANTIDAD NOTIFICADA X COURIER" AO 2010 - NO TRIBUTARIO
COURIER SERPOST PITS MHM SAT Acuse de Recibo 55,928 11% 30,621 10% 9,499 11% 18,910 62% Se neg a Recibir 230,231 46% 9,887 3% 2,714 3% 6,157 20% Persona No Capaz 1 0% 0 0% 0 0% 280 1% Domicilio Cerrado 157,370 32% 218,552 74% 62,881 72% 4,256 14% Direccin No Existe 46,823 9% 37,808 13% 12,257 14% 698 2% Zona Peligrosa 12 0% 0 0% 0 0% 14 0% Cargo Extraviado 4,114 1% 8 0% 0 0% 0 0% Sin documento 1,630 0% 116 0% 13 0% 171 1% 910,951 TOTAL 496,109 54% 296,992 33% 87,364 10% 30,486 3%

Total Notificaciones 2010:

RESULTADO DE NOTIFICACIN SEGN "EFECTIVIDAD DE NOTIFICACIN vs MOTIVO DE NOTIFICACIN X COURIER" AO 2010 - NO TRIBUTARIO
COURIER SERPOST PITS MHM SAT Total Not. Acuse de Recibo 55,928 49% 30,621 27% 9,499 8% 18,910 16% 114,958 100% Se neg a Recibir 230,231 92% 9,887 4% 2,714 1% 6,157 2% 248,989 100% Persona No Capaz 1 0% 0 0% 0 0% 280 100% 281 100% Domicilio Cerrado 157,370 36% 218,552 49% 62,881 14% 4,256 1% 443,059 100% Direccin No Existe 46,823 48% 37,808 39% 12,257 13% 698 1% 97,586 100% Zona Peligrosa 12 46% 0 0% 0 0% 14 54% Cargo Extraviado 4,114 100% 8 0% 0 0% 0 0% Sin documento 1,630 84% 116 6% 13 1% 171 9% 1,930 100% 910,951 TOTAL 496,109 296,992 87,364 30,486

26 4,122 100% 100% Total Notificaciones 2010:

Reflexiones
Se incrementa la cantidad de notificaciones y no prevemos contar con herramientas para notificarlas de forma efectiva. Se incrementa la cantidad de escritos por apelaciones y no prevemos poner mayor nfasis en revisar los escritos y verificar la correcta consignacin del domicilio del administrado. Desconocemos el costo de una notificacin No exitosa. No hemos evaluado los ingresos que dejamos de recaudar por notificaciones No exitosas. Mantenemos herramientas de trabajo desactualizados.
(Sistema, formatos procedimientos). y

Practicamos frgiles sistemas de comunicacin y/o retroalimentacin.