004 Techniques Anim Reunions

Formation des leaders du CNCR en communication Sance 3 Techniques danimation de runions
En attendant le dbut, sur une feuille
Nom : Fdration : Date : Motivation suivre la formation : Vos attentes : Indiquez si vous avez dj anim des runions
Introduction la communication Page 2
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Techniques danimation de runions
Objectifs
La comprhension des principes defficacit dans la conduite des runions ; La matrise de techniques danimation.
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Introduction la communication
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Plan de formation
Les principes defficacit dans la conduite des runions
Rle et fonction de lanimatrice ou de l'animateur La maitrise de techniques danimation Exemples et mise en situation
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Principes defficacit dans la conduite des runions
Connatre et distinguer les types de runions
Runion dinformation Runion de prise de dcision Runion de stimulation Runion de type rencontre
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Runion dinformation
Communiquer des informations ou ;

Donner des instructions
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Runion de prise de dcision
Prendre ou appliquer des dcisions ; Soumettre une proposition pour discussion et, gnralement, pour dcision.
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Runion de stimulation
Elle vise engendrer des ides cratives
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Runion de type rencontre
Davantage socialisante, elle vise la cration dun bon climat dans le groupe ou lorganisation Elle favorise une meilleure vie associative
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Principes defficacit dans la conduite des runions
Etapes de planification dune runion
Avant Pendant
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Avant la runion (prparation)
Associer lanimateur ds ltape de la planification pour

laider bien se prparer favoriser le bon droulement de la runion
Dfinir lobjectif, la finalit de la runion

communiquer des faits constats ? partager de linformation ? prendre une dcision ?

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Faire un plan gnral de la runion
Points lordre du jour ; Placez en dbut de runion ceux qui demanderont plus dattention (si le temps vous manque, ils auront t traits) ; Placez en fin de runion les points moins importants (ils pourront tre reports faute de temps pour les traiter)
Prvoir le programme de la runion

Estimez le temps ncessaire pour chaque point ; Additionnez le tout pour obtenir la dure totale de la runion
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Choisir les participants

Selon le sujet de la runion ; Selon leurs comptences, expriences, intrts, etc. ; Limiter le nombre un niveau permettant une participation optimale et efficace compte tenu des contraintes budgtaires ou autres
Choisir le lieu de la runion

Rservation de la salle lavance si ncessaire ; Endroit propice au bon droulement de la runion (calme, labri des perturbations externes) avec chaises, tables et matriel adquat disponibles
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Convoquer les participantes et participants

Indiquer avec prcision le lieu, la date et lheure de la runion Annexer un ordre du jour comportant lobjet de la runion, les points discuter et lobjectif poursuivi Inventorier et prparer les informations dont le groupe aura besoin pour traiter les diffrents sujets Prparer une introduction du ou des sujets (il ne sagit pas de le traiter, mais de lintroduire afin de pouvoir enclencher la discussion)
Prparer le sujet
Penser la mthode la plus efficace pour animer la runion

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Runir les documents ncessaires Prvoir un ou des supports visuels
Affiche ou tableau reprenant les points de la runion. Cest un bon moyen pour rappeler vers le but prvu celles ou ceux qui sloignent du sujet ; Un second support pour les synthses des discussions, les dcisions prises et les questions, ides et points en rserve.
Prparer le lieu de la runion

Voir la bonne disposition des chaises et tables ; Prvoir une place pour chacun ; Sassurer de la disponibilit du matriel ncessaire.
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Pendant la runion (droulement)
Ouverture de la runion

Accueil Prsentation de lanimatrice ou animateur Tour de table Prsentation des objectifs de la runion (sans esquisser de solutions) Attribution des rles (3)
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Attribution des rles
Lanimatrice ou animateur
Nous dveloppons plus loin le rle de lanimatrice ou de lanimateur
La gardienne ou le gardien du temps
Il sagit dun rle important qui aidera sassurer que la runion est productive et que les sujets lordre du jour sont effectivement traits par le groupe
Cette personne prend rapidement des notes rsumant fidlement les discussions. Elle note avec prcision les dcisions prises au cours de la runion Son travail assurera une continuit la runion.
La rapporteuse ou le rapporteur
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Droulement proprement parler :

Lanimatrice ou lanimateur nintervient pas sur le fond Le contenu vient des participantes et participants Les points faisant lobjet de prise de dcision passent normalement par les phases suivantes

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Dfinition de lobjectif, poser le problme Recherche des solutions Critique des propositions Dcisions
Clture de la runion
Synthse finale qui doit recueillir laccord du groupe Rappeler les suites donner aux dcisions prises en cours de runion et valider les tapes subsquentes Penser aux messages-cls communiquer, sil y a lieu
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Plan de formation
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Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur
Trois fonctions essentielles
Fonction de production (amener un rsultat) :
Rendre le groupe et la runion efficaces
Fonction dorganisation (structurer) :

Favoriser lexpression de tous dans un cadre structur Organiser et mettre en forme lexpression
Fonction de gestion
Grer les individus et les interactions

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Onze critres de base pour la conduite de runion
1. tre actif

Avoir de lentrain Dynamiser le groupe
2. Prciser clairement lobjectif de la runion

Avant mme la runion, avoir une ide prcise du rsultat atteindre la fin de la runion Avoir communiqu lobjectif avec lavis de convocation et le rappeler avec prcision au dbut de la runion Informer les participants ds le dbut de la runion du rsultat souhait
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Onze critres de base pour la conduite de runion (suite)
3. Distribuer la parole
Multiplier les appels la participation pour recueillir les avis de tous Stimuler la participation des personnes plus rserves
4. Garder lattention du groupe
Crer et maintenir une atmosphre dtendue
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5. Utiliser un support visuel facilite la comprhension du groupe. Y noter :

Le plan ou la mthode de travail Les phases importantes de la runion, dune intervention ou dune explication Les rsums et synthses intermdiaires Les questions importantes auxquelles vous ne souhaitez pas rpondre immdiatement et les points gards en rserve Les schmas Les ides (lors dun brainstorming, par exemple) Les conclusions et les dcisions
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Quelques conseils

Ne parlez pas en crivant Ne parlez pas au tableau (en regardant le tableau) Dites ce que vous avez dire avant ou aprs lcriture Assurez-vous de laccord du groupe lorsque vous notez une production de celui-ci Si possible, placez-vous de ct pour crire afin de ne pas masquer le tableau certaines personnes
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6. tre attentif ce qui se droule dans le groupe
viter que des personnes se sentent exclues de la discussion Inviter les plus timides participer Prendre garde aux possibles clivages
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7. Doser vos propres interventions pour laisser la place au groupe :
ne pas mler vos opinions, ides ou suggestions la discussion du groupe se rappeler que la tche appartient au groupe la tche de lanimatrice ou animateur est de crer et maintenir les conditions propices ce que le groupe sacquitte de sa tche
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8. Synthtiser
Les synthses se font plusieurs niveaux :

En cas dinterventions un peu longues Synthse dune opinion Synthse partielle (pour faire le point chaque acquis ou chaque tape de la runion) Points saillants et synthse finale (valable seulement si elle recueille ladhsion unanime du groupe)
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9. Recentrer
Si un ou des participants sloignent trop du sujet, rappeler lobjectif poursuivi pour revenir au sujet
10. Grer le temps

Estimer la dure de la runion et le temps requis pour chaque point traiter Communiquer lavance la dure prvue pour la runion ; Durant la runion, rester conscient et faire prendre conscience du temps disponible Effectuer des rappels sans brusquer lvolution du groupe ; Terminer la runion temps (tout dpassement significatif risque dincommoder les participants, de diluer leur attention et de les conduire bcler le contenu et les dcisions prises)
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11. Clturer la runion

Rsumer les discussions et rcapituler les dcisions prises Assurer le report des points en suspens Remercier les participants (question de politesse et de favoriser la participation aux futures runions) Vrifier que quelquun a t dsign pour rdiger un rapport de la runion Prciser quand ce rapport sera disponible ou distribu Indiquer, sil y a lieu, la date et le lieu de la prochaine runion Rserver la salle si vous en avez la responsabilit
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Exercice (45 minutes)
La classe est divise en groupes dau moins 6 personnes et dau plus 10 personnes. Chaque groupe constitue une association ; celle-ci est interpelle sur un sujet ne faisant pas lunanimit et doit prendre position de faon claire sur le sujet. Une animatrice ou un animateur, qui animera les change, et un prsident ou une prsidente, responsable de formuler la position de lorganisation au terme des changes, sont dsigns dans chaque groupe.
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Exercice (suite)
Les groupes se prononcent sur la position propose par son prsident ou sa prsidente, selon les modes de dcision suivants :

Groupe A: dcision prise la majorit des voix exprimes lors dun vote main leve Groupe B: dcision exprime lors dun vote secret Groupe C: dcision par consensus
La partie runion de lexercice durera 30 minutes, la partie plnire , 15 minutes

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Rappel des 11 critres
tre actif Prciser clairement lobjectif de la runion Distribuer la parole Garder lattention du groupe Support visuel Attentif ce qui se passe dans le groupe Doser ses propres interventions Synthtiser Recentrer Grer le temps Clturer la runion
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Plan de formation
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La matrise des techniques danimation
Lcoute active
Un bon auditeur essaie de comprendre compltement ce que l'autre personne dit. la fin, il peut tre en dsaccord, mais avant d'tre en dsaccord, il veut savoir prcisment ce avec quoi il est en dsaccord... - Kenneth A. Wells, amricain
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Lcoute active
couter activement est une technique de communication difficile intgrer, car elle va l'encontre de nos habitudes quotidiennes. L'coute active est indispensable dans des situations d'entretien et dans toute activit de gestion de groupe ou d'quipe. Elle implique une relle disponibilit la parole de l'autre.
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Outils de lcoute active
L'art

du questionnement, de la reformulation de la synthse
Voici, pour mieux matriser cet art, quelques rgles dchange en coute active.
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Le questionnement
Il permet de prciser, de clarifier, dapprofondir le dbat Il stimule la pense collective Il permet davoir des informations complmentaires :

les faits : ce qui a t vu, entendu, expriment... lmotion : ce qui a t ressenti, prouv... lopinion : ce qui est pens, rflchi, estim, jug...
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La reformulation
La reformulation consiste redire (compltement ou partiellement) ce qui a t exprim par une personne en utilisant sa terminologie exacte Son but ?

indiquer que ce qui a t dit a t bien compris valoriser la pense ou le tmoignage de cette personne et encourager les autres interlocuteurs rflchir cette parole
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La synthse
Une synthse permet de marquer la fin dune squence de communication ou dune tape de travail avant de passer la suivante
Cest un rsum au cours duquel on met en valeur les ides, les dcisions, ou les contradictions essentielles de la discussion ou du travail en cours Il sagit dun excellent moyen pour passer avec succs d'une tape une autre
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La matrise de techniques danimation
Lanimatrice ou lanimateur, tout comme la formatrice ou le formateur sont avant tout des communicatrices ou des communicateurs
Il doit tre attentif certains points critiques Lapproche systmique peut nous aider comprendre ces points critiques
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Liens entre coute active et approche systmique
On ne peut pas ne pas communiquer Lapproche systmique nous enseigne que refuser de communiquer (prendre l'air renfrogn, dtourner la tte) est un acte de communication qui entrane des ractions Chacun envoie, en permanence et sans en tre forcment conscient, une multitude d'informations ceux qui le voient Notre parole ne reprsente que 15 25% des informations captes par les autres
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Autres enseignements de lapproche systmique
L'information verbale ou crite mise n'est jamais la seule tre reue Dans une organisation, la culture et lambiance du moment rajoutent du sens Dans une interaction verbale, le ton, la distance entre les locuteurs, le regard, les expressions, la gestuelle, la tenue... rajoutent de l'information renforant ou disqualifiant le propos Si des lments du contexte divergent du message et de son intention, la rceptrice ou le rcepteur va interprter et choisir !
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Lanimatrice ou lanimateur avis
Prend garde tous ces signes Fait tout pour viter que sa tenue, son attitude, ses propos, envoient ses auditrices et auditeurs des signaux contredisant ce quil souhaite communiquer
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Quelques questions
Quelles sont, votre avis, les qualits dun bon auditeur ? Comment faire pour couter efficacement ? Quest-ce qui gne lcoute ?
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Quelques qualits dun bon auditeur
Lcoute exige une participation ACTIVE Un bon auditeur doit se concentrer sur la personne qui parle et sur ce quelle exprime Un bon auditeur coute les ides et les thmes centraux qui sen dgagent Un bon auditeur rduit au minimum les obstacles la communication qui peuvent menacer son efficacit Il se place face son interlocuteur et lui accorde toute son attention
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Il coute lINTENTION ou le BUT de son interlocuteur et les confirme verbalement Il ne coupe pas la personne qui parle car il sefforce de saisir et de bien comprendre tout ce quelle exprime Il confirme par la reformulation le contenu du propos de son interlocuteur Il sefforce de clarifier limportance de ce propos en invitant son interlocuteur en exprimer la raison, la ncessit ou lurgence Il sait reconnaitre le niveau dmotion (timidit, difficult sexprimer, etc.) dmontr par linterlocuteur
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Il sassure de sa bonne comprhension en partageant, en questionnant, en reformulant ou en rsumant au besoin ce quil a entendu Mme une personne souffrant de perte auditive peut tre un bon auditeur car la capacit dcouter fait appel bien dautres qualits que simplement la capacit auditive La plupart des gens ncoutent pas aussi bien quils pensent ; cest plutt le contraire, la plupart dentre nous avons besoin de pratiquer
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Comment couter efficacement ?
Lcoute efficace se fait avec lensemble du corps car si votre corps se dtourne de la personne qui parle, si votre attitude corporelle ne rvle aucun intrt pour ce quelle exprime, elle peroit votre manque de rceptivit et se limite elle-mme dans son expression
Il ne suffit pas de comprendre la langue de lautre pour tre un bon auditeur. Lcoute efficace ne consiste pas seulement entendre des mots, particulirement dans un contexte interculturel. Un auditeur habile doit aussi tre capable de percevoir ce qui est, parfois, une information non verbale assez complexe
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Les facteurs qui gnent lcoute
Rver tout veill Prparer nos rponses lavance (pendant que lautre sexprime) Avoir lesprit ailleurs (penser dautres personnes, dautres choses, dautres lieux) Lcoute active peut aider lutter contre ces facteurs
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Les moyens damliorer votre coute
Augmentez votre champ dcoute

Essayez de rsister la tentation dinterrompre Avant de prendre la parole, assurez-vous que votre interlocuteur a pu exposer son point de vue Si vous ne saisissez pas la totalit du message, demandez lui de le rpter Ne mettez pas de limitations votre coute votre interlocuteur se sentirait bouscul Bien des gens pensent tout haut et cherchent en parlant les mots pour exprimer ce quils veulent dire. Laissez-les rassembler leurs ides
Prenez le temps dcouter

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Les moyens damliorer votre coute (suite)
Accordez toute votre attention
Hochez la tte ou faites une intervention de temps en temps pour clarifier un point. Ne vous htez pas de remplir les silences ; montrez-vous intress Utilisez des questions ouvertes pour encourager lautre laborer
Rappelez le message
Quand votre interlocuteur a termin, rappelez les points principaux Vous lassurez ainsi que le message a bien t reu
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Ne ragissez pas ce qui est dit de manire excessive
Ne laissez pas le style de linterlocuteur nuire au message
Ne ragissez pas au contenu de manire excessive
Ne laissez pas vos motions nuire au message

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Ne feignez pas lattention

Rien ne sert de simuler lcoute Posez des questions qui aideront votre interlocuteur mieux sexpliquer
coutez entre les lignes

Ne vous contentez pas de ce quon vous dit Essayez de comprendre les attitudes, les besoins et les motifs
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Ne monopolisez pas la conversation

Adaptez la vitesse de votre pense
Nous pensons trois fois plus vite que nous parlons et il est difficile de ralentir notre pense pour sadapter au rythme de notre interlocuteur Gardez vos processus de pense lis au propos de votre interlocuteur Rcapitulez mentalement les points dj exposs et prvoyez vers o votre interlocuteur dirige ses penses (mais ne linterrompez pas)
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Les aptitudes rflchir
Question Quel sens doit-on donner au mot rflchir dans le contexte de lanimation?
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Rponse Tendre lautre un miroir qui refltera ses ides ou propos, afin de lamener prciser sa pense ou confirmer que ce quil dit exprime correctement sa pense
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Donner une rtroaction
Quand nous pratiquons lcoute active, nous dveloppons un ensemble de comptences appeles les aptitudes rflchir. Elles sont extrmement utiles pour donner la personne une rtroaction directe. Cette rtroaction a pour objectif de montrer votre interlocuteur que vous avez entendu et compris.
Pourquoi est-ce important?
Cela fait savoir votre interlocuteur que quelquun lui accorde une attention totale et sans partage. Le fait de montrer une personne que vous avez entendu et compris est extrmement encourageant.
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Rappel interculturel
La dimension interculturelle
Tout ce que nous avons vu jusqu maintenant est valable au sein dune mme culture. Mais, dans une interaction qui implique des cultures diffrentes, linterprtation des signes se rvle plus difficile. Nen connaissant pas lorigine, nous ne les comprenons pas toujours.
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La dimension interculturelle (suite)
En Europe et en Amrique du Nord les gens ont une perception du temps diffrente des populations dAfrique, dAsie ou de lAmrique latine. Ce qui vous semble une course, cest pour un Amricain le souci dtre efficace. Son agenda est trs charg. Des activits y sont inscrites la demi-heure prs. Sil doit modifier ou annuler un engagement, le NordAmricain craint de perdre sa crdibilit.
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LAfricain ne dramatise pas le report dune runion ou un retard. Le Nord-Amricain a lhabitude daller droit au but. Il peut mme oublier de saluer avant de demander une information. LAfricain, beaucoup plus orient vers les relations humaines, interprte cet oubli comme une insulte ou une preuve de mauvaise ducation.
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Il faut, dans un contexte interculturel, viter de juger trop rapidement et faire un effort de plus pour comprendre les signaux que lautre nous envoie.
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Les aptitudes rflchir (suite)
Comment peut-on manifester des aptitudes rflchir ?
En encourageant En paraphrasant En rptant En rcapitulant En confirmant
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Encourager
La technique la plus simple est dencourager la personne continuer Rptez un ou deux mots cls sous forme dune question ou dune dclaration Ou faites des petites interjections encourageantes. Vous pouvez simplement rpter un ou deux mots de la dclaration prcdente de la personne
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Paraphraser
Ce processus consiste rpter, en vos propres termes, ce qua dit lautre personne. Utilisez plusieurs mots cls et concentrez-vous sur le contenu des dernires phrases.
Exemple
Linterlocuteur Je pense que lon devrait abandonner ce projet dans sa totalit. Animateur Voulez-vous dire que nous devrions revenir lancienne manire ?
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Rpter
Choisir quelques mots cls que vous avez entendus quand la personne parlait et les rpter pour montrer que vous avez compris
Ces aptitudes ont beaucoup en commun avec le fait de paraphraser, sauf quelles utilisent les propres termes de linterlocuteur et non les vtres Ceci montre votre interlocuteur que vous avez compris les points importants de son message et encourage la personne continuer
Exemple
Linterlocuteur partir de maintenant, je vais commencer arriver plus tt le matin, parce que cest plus calme et que je peux travailler davantage. Lanimateur ...plus tt ou ...travailler davantage.
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Rcapituler
Les rcapitulations sont des paraphrases plus longues et couvrent plus que la dclaration antrieure de la personne.
Elles peuvent essayer de saisir ce qui a t dit pendant toute lentrevue ou au moins une grande partie de ce qui a t dit. Le fait que vous vous rappeliez ce sur quoi a port la discussion encourage la personne continuer. Rcapituler peut montrer lautre personne que nous avons t attentifs, nous aider vrifier que notre comprhension est exacte, et indiquer notre interlocuteur que nous avons compris.
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Rcapituler (suite)
Exemple
Linterlocuteur Je travaillais Hong Kong. Ctait passionnant et jai eu la possibilit dapprendre le chinois. tant clibataire et sans enfant, jai aussi pu voyager beaucoup dans toute lAsie. Jai rencontr mon mari en Asie. Il enseignait langlais comme langue seconde. Nous sommes rentrs au Canada pour nous rapprocher de nos familles, quand nous avons eu un enfant. Jai accept un poste dans un organisme non gouvernemental au Canada. Maintenant que notre enfant est dge scolaire, nous cherchons trouver un emploi ltranger, de prfrence en Europe, o le systme scolaire est semblable celui du Canada et o nous pouvons faire dautres voyages. Lanimateur Ainsi, vous avez apprci le fait de travailler Hong Kong, dapprendre le chinois et de voyager. Mais, maintenant que votre enfant est plus g et que vous avez acquis une certaine exprience au Canada, vous pensez quil est temps de relever le dfi dun nouvel emploi, de prfrence en Europe. Est-ce exact ?
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La confirmation
Les aptitudes rflchir comprennent un contrle pour confirmer. Est-ce bien ce que vous avez lesprit? et Ceci couvre-t-il convenablement le tout? - pour tre certain(e) que votre rflexion est exacte. Ceci exprime galement que vous cherchez comprendre
Personne ne sattend ce que vous saisissiez parfaitement ce quil ou elle dit chaque fois. Il est acceptable, quand vous navez pas compris, de demander quon rpte ce qui a t dit. Je suis dsol(e) mais je ne comprends pas. Pourriez-vous me rpter ceci nouveau, sil vous plait? Il ne sagit pas vraiment dune rflexion, mais ceci a pratiquement le mme effet : ceci indique que vous vous efforcez de comprendre, mme si vous admettez que vous ne comprenez pas immdiatement
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La confirmation (suite)
Exemples
Alors, ce qui est vraiment important pour vous est... Tel que je comprends les choses, vous avez besoin de... Est-ce bien exact ? Laissez-moi voir si je vous ai compris. Vous pensez quil est essentiel que...
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Plan de formation
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Exemples et mise en situation

Petit exercice dcoute active. 3-4 quipes: 1 interlocuteur, 1 auditeur et des observateurs. couter activement: En encourageant En paraphrasant En rptant En rcapitulant En confirmant
Janvier 2010 Introduction la communication Page 72
Exemples et mise en situation
Jeu-questionnaire portant sur lcoute active

Source: Lcoute active, Jeunes professionnels linternational http://www.international.gc.ca/ypi-jpi/
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Fin de la sance
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En attendant le dbut, sur une feuille

Techniques danimation de runions

Principes defficacit dans la conduite des runions

Connatre et distinguer les types de runions

Connatre et distinguer les types de runions

Communiquer des informations ou ;

Connatre et distinguer les types de runions

Runion de prise de dcision

Connatre et distinguer les types de runions

Elle vise engendrer des ides cratives

Connatre et distinguer les types de runions

Runion de type rencontre

Principes defficacit dans la conduite des runions

Etapes de planification dune runion

Etapes de planification dune runion

Avant la runion (prparation)

Associer lanimateur ds ltape de la planification pour

laider bien se prparer favoriser le bon droulement de la runion

Dfinir lobjectif, la finalit de la runion

communiquer des faits constats ? partager de linformation ? prendre une dcision ?

Etapes de planification dune runion

Avant la runion (prparation)

Faire un plan gnral de la runion

Prvoir le programme de la runion

Etapes de planification dune runion

Avant la runion (prparation)

Choisir les participants

Choisir le lieu de la runion

Etapes de planification dune runion

Avant la runion (prparation)

Convoquer les participantes et participants

Penser la mthode la plus efficace pour animer la runion

Etapes de planification dune runion

Avant la runion (prparation)

Runir les documents ncessaires Prvoir un ou des supports visuels

Prparer le lieu de la runion

Etapes de planification dune runion

Pendant la runion (droulement)

Pendant la runion (droulement)

Attribution des rles

Nous dveloppons plus loin le rle de lanimatrice ou de lanimateur

La gardienne ou le gardien du temps

Etapes de planification dune runion

Pendant la runion (droulement)

Droulement proprement parler :

Etapes de planification dune runion

Pendant la runion (droulement)

Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur

Trois fonctions essentielles

Fonction de production (amener un rsultat) :

Rendre le groupe et la runion efficaces

Fonction dorganisation (structurer) :

Grer les individus et les interactions

Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur

Onze critres de base pour la conduite de runion

Avoir de lentrain Dynamiser le groupe

2. Prciser clairement lobjectif de la runion

Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur

Onze critres de base pour la conduite de runion (suite)

4. Garder lattention du groupe

Crer et maintenir une atmosphre dtendue

Rle et fonctions de lanimatrice ou animateur