Microsoft Excel

OFIMATICA BSICA Manejo de Controles

Carrera Acadmico Profesional de Medicina
VI Semestre UANCV
Ing. Max A. Jara Paredes

La hoja de Clculo
> definicin
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula.1 A comparacin de la versin anterior (2003) es ahora trabaja a base de cintas o paneles horizontales
(1)Aulaclic.es/excel2010

La hoja de Clculo
> Los Controles
La barra de frmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda.

La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

La barra de estado: Indica en qu estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. Tambin dispone de tres botones para cambiar rpidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

La Ayuda: Un mtodo consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante:

La hoja de Clculo
> Modelo de una Historia Clnica
Excel Permite manejar data que pueda almacenarse en sus hojas Se toma como ejemplo la construccin de un historial clnico

> El molde:
Nos apoyaremos del archivo: Talleres / Taller_3 /
historia_clinica_completa.pdf

La hoja de Clculo
> Las Celdas
Estas permiten la dosificacin de la informacin ordenada a ingresar.

Deber dar formato a las celdas con la finalidad que la ingresar los datos, este sea cmodo en su ingreso, para el usuario
Tomar nfasis en el ancho de columnas Modificar el formato de textos Establecer ms orden con respecto a ciertos campos (Nom y Ap) Manejar fechas y paquete de datos (datos combo)

La hoja de Clculo
> Los errores en las Celdas
Al ingresar datos a veces podemos experimentar tipos de errores tales como:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM! cuando se escriben valores numricos no vlidos en funcin. una frmula o operando

#NULO! cuando se especifica una interseccin de dos reas intersectan.

que

no

se

La hoja de Clculo
> Restringiendo manejo de la hoja:
Refinada la hoja esta puede bloquearse (forma de restringir

zonas de no modificacin) Debemos desbloquear celdas de modificacin (seleccionar slo las celdas y clic + Der / Pestaa Proteger

Luego deberemos proteger la

hoja: Revisar / Proteger hoja

La hoja de Clculo
> Formato refinado de la historia:

La hoja de Clculo
> Ingreso de datos contenedores
Otra caracterstica importante es la asignacin de datos combo, como ayuda en el ingreso especfico de informacin: Manejando datos especficos para Sexo:
Ingresar la lista desplegable:

Asignar la validacin de datos: Datos / Validacin de datos

La hoja de Clculo
> Ingreso de hojas duplicadas
Llenado la historia clnica se desea contar con otra historia nueva Posible camino: Duplicar anterior historia

Luego borramos los datos, teniendo en blanco dicha historia. (Este proceso se puede realizar antes de llenar una nueva historia; con el objetivo de tener listo una historia clnica en blanco). 10 Guardar con el nombre de Historia_clinica.xlsx

La hoja de Clculo
> Procesos tediosos Solucin????
Accin que borre solo los campos de ingreso de datos Guardar la informacin en hoja formateada. Como hacer eso????

USO DE MACROS

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Las Macros
> definicin
Una macro lo que pretende, es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, aadiendo por ejemplo un botn en nuestro libro que al pulsar sobre l realice todas esas tareas.
(1)Aulaclic.es/excel2010

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Creacin de Macros
> Entender lo siguiente
La forma ms fcil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.
Este, permite grabar las acciones deseadas que posteriormente se traducen a instrucciones en VBA(Visual Basic Application), las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programacin. Para grabar una macro ir a la: pestaa Vista y despliega el submen Macros:

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Creacin de Macros
> Ejemplo para una Macro
En un libro en blanco: ubicarse en la celda A1 y escribe Prueba de macros. luego sitate
de nuevo en esta misma celda. Ir a pestaa Vista / Macros / Grabar nueva macro... Escribe el nombre de la macro, Formato y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando ahora, con el anterior texto Asignar el formato Negrita. Asignar el formato Cursiva. Cambiar el tipo de fuente Cambria. Asignar tamao: 14 puntos. Por tanto concluimos la grabacin de la macro. Presiona sobre el botn detener de la barra de herramientas, o accede al men Macro y selecciona Detener grabacin. Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.

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Creacin de Macros
> Ejemplo para una Macro
Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro
creada: Escribe en la celda E1 Cabecera. Escribe en la celda G1 de. Escribe en la celda I1 prueba. Selecciona las celdas anteriores E1, G1 y I1. Ir a la pestaa Vista / Macro/ Ver Macros. Selecciona la macro creada Formato y pulsa sobre Ejecutar.

Cierra el libro guardando con el nombre de: prueba_macro.xlsx Evaluar el mensaje de advertencia
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Guardando una Macro

> Indicaciones de guardado de una Macro
Toda macro debe tener contenido especfico Al grabar el formato en una hoja simple *.xlsx se tiene el
inconveniente de perder la relacin de dicho contenido.

Al seleccionar el botn NO, deberemos escoger la extensin:

Slo as se podr ingresar dicho contenido y estaremos usando

16 una hoja de calculo a base de macros: *.xlsm

Dando permisos a la Macro

> La ficha programador:
Permite asignar los permisos respectivos a la Macro: Activar ficha Programador: Botn Inicio / Opciones de Excel /

Necesariamente las macros deben estar habilitadas: Ficha Programador / Cdigo / Seguridad de macros

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Estudio de una Macro

> Cdigo de programacin???
Para ver los cdigos generados hacemos:

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El Lenguaje de Prog. VBA. aplicacin que permite controlar funciones y roles que cumple un S.O. Poder construir nuevas funciones en base a las que se conoce OJO!!! ensear este tipo de aplicativo demandara tiempo y concentracin para su especializacin.

Crear Macros Manualmente

> Implementar macro de Limpiar:
Se desea implementar una macro que limpie la historia clnica: Accede al archivo: Historia_clinica.xlsx Grabar una macro que limpie los campos de ingreso de datos: Dar el nombre al mdulo: Limpiar_Historia Grabar con el nuevo formato

Y si deseamos que automticamente se cree una hoja y se le

asigne los espacios en blanco Borrar la otra macro y crear esta, con las nuevas caractersticas Nombre de macro: Nueva_historia Por ltimo renombrar la hoja: Historia y borramos las dems hojas sobrantes. 19

Y si deseamos usar esta macro en un botn???

Interactuando con los Controles

> Asignacin de Macro a un control:
Poner la anterior Macro en un control de tipo Botn: Insertar el control de tipo Botn:

Dibujamos el Botn y le asignamos un nombre:

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Modificamos la etiqueta: Botn 2 por Historia Nueva Clic+Der Botn / Asignar Macro: Nueva_historia Ejecutar (haciendo clic sobre botn)

Interactuando con los Controles

> Error en el cdigo:

Verificar Macro: para ello presionar el botn:

del menaje

Modificamos ndice de la hoja (Sheets): 1

Ejecutar (haciendo clic sobre botn)
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Actividades en el uso de Macros

> Se pide mejorar lo siguiente: Terminar de completar la historia clnica (principio de
capitulo)

Mejorar el autocompletado de las listas combo (investigar

sobre el control ComboBox)

Asignar el botn de guardado con la peculiaridad de que las

celdas de la historia grabada cambien de color a una tonalidad gris

Investigar, qu otros controles pueden ser muy tiles en la

optimizacin de la historia clnica electrnica.

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Una Posible Base de Datos?????

> Se requiere: Tener una hoja de nombre: BD Ingresar los datos de la historia clnica segn el formato:

Implementar el botn de guardado con la caracterstica de

ir ingresando a partir de la fila 2 en adelante por cada historia creada. Pasos: Obtener el autogenerado de la Historia (nuevo) Conocer las concatenaciones para textos Conocer frmulas de conteo de rangos Buscar el procedimiento para ingresar una la fila (guardado)
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Una Posible Base de Datos?????

> CONCATENAR???: Unin de Textos (pueden estar contenidos en celdas) Frmula: CONCATENAR(texto1; texto2;) Ejm:

Formato: y los espacios entre texto y texto???? > Contando datos de una columna: Indicar cuantos datos contiene una columna especfica Frmula: CONTARA(BD!A:A) Ejm:

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Cuidado!!! Espacios en blanco dentro de celdas

El lenguaje de Prog. Visual Basic

> Los tipos de datos en VB

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El lenguaje de Prog. Visual Basic

> Sentencias de condicin:
Permiten tomar caminos alternos de acuerdo a la verificacin de una pregunta la cual se establezca como VERDADERA o FALSA

Anidaciones:

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El lenguaje de Prog. Visual Basic

> Sentencias de repeticin:
Repetidor While (Mientras) Repetidor For (Para)

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El lenguaje de Prog. Visual Basic

> Sentencias de Procedimiento y funcin:
Procedimiento: aquel tipo de cdigo que se independiza del cdigo general y que se encarga de obtener datos Llamada Seccin

Funcin: aquel tipo de cdigo que se independiza del cdigo general y que se encarga de obtener y enviar datos Llamada Seccin

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Agregando controles grficos

> El Control Botn
Para este ejemplo usaremos: Taller_7 / Ingresos.xlsx EJEMPLO: Se quiere crear un botn que me calcule el total de matriculados por curso, el cual deber agregarse en la columna F con el anterior formato de columnas.

Para activar la ficha programador: Clic en el botn de Microsoft

Office / Opciones de Excel / Ms frecuentes / active la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Dentro de la ficha ir a Controles / Insertar Seleccionar el Botn (control de formulario) Dibujar en la parte posterior dicho botn, agregar el nombre: y luego presionar: Nuevo

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Se crea automticamente un modulo con el nombre del

procedimiento anteriormente escrito.

Agregando controles grficos

> Cdigo para el Botn
Para ello necesitamos hacer una suma repetitiva para cada fila comprometida y luego copiar el formato de la columna de la izquierda sobre esta nueva columna

Para activar la ficha programador: Clic en el botn de Microsoft

Office / Opciones de Excel / Ms frecuentes / active la casilla Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones. Dentro de la ficha ir a Controles / Insertar Seleccionar el Botn (control de formulario) Dibujar en la parte posterior dicho botn, agregar el nombre:

Se crea automticamente un modulo con el nombre del

procedimiento anteriormente escrito. 30

Agregando controles grficos

> Cdigo para el Botn
Obtenemos el siguiente entorno:

Ahora vamos a guardar la macro: para ello hacer clic sobre Observamos que una hoja con
macros no puede ser guardada en extensin *.xlsx (presionamos NO) Por tanto deberemos guardar con el mismo nombre pero escogiendo la extensin *.xlsm

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Agregando controles grficos

> Cdigo para el Botn
El cdigo a ingresar deber ser el siguiente:

Posteriormente guardamos y cerramos esta ventana. Acto seguido vemos que el botn tiene la etiqueta: Botn 1 Deberemos cambiar por el nombre: Total de Matriculados (hacemos
Clic+Der sobre el botn / Modificar texto) Hacemos clic en cualquier parte de la hoja para aceptar los cambios Luego hacemos Clic sobre el Botn: que obtuvimos haciendo ello? 32

Hacer lo mismo con el valor de los ingresos

Manejando varias hojas

> La hojas en Excel

Workbooks(1).Sheets("Hoja1")

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