AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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QU ES UNA AUDITORIA?
Proceso sistemtico, independiente, documentado, para obtener evidencia y evaluarla objetivamente, con el fin de determinar en que grado se cumplen los criterios de la auditoria. Sistemtico : No aleatorio, metdico, ordenado, las auditorias son una actividad planificada y programada Independiente : Puesto que los auditores deben ser independientes del rea auditada. Documentado: Las actividades para la realizacin de auditorias deben ser establecidas en un procedimiento y sus resultados deben ser documentados.

PARA QU REALIZAR AUDITORIAS?

Evaluar las fortalezas y debilidades del Sistema de gestin Detectar oportunidades para la mejora continua. Verificar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados planificados. Ejecutar seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas y preventivas . Identificar problemas y corregirlos o prevenirlos

OBJETIVOS
Evaluar el nivel de desempeo de los recursos de la Institucin a Auditar. Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones en las diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia. Conocer el entorno o medio ambiente. Establecer planes Institucionales adecuados a la proyeccin de Gobierno.

PERFIL DEL AUDITOR

FORMACION ACADMICA ESPECIALIZADA CUALIDADES PERSONALES. EXPERIENCIA(competencia profesional). RESPONSABILIDAD PROFESIONAL ( objetividad, integridad, confidencialidad, diligencia, compromiso honestidad, imparcialidad) INDEPENDENCIA DE CRITERIO. CONOCIMIENTO MULTIDICIPLINARIO. ETICA.

VALORES DEL AUDITOR

Independencia Objetividad Confidencialidad Iniciativa Responsabilidad Integridad Superacin personal Transparencia Sinceridad Liderazgo

VALORES DEL AUDITOR

Independencia: Los auditores deben ejercer su gestin en forma independiente y autnoma. Objetividad: El Auditor debe emitir juicios veraces y objetivos sobre asuntos inherentes a sus funciones, evitando la influencia de criterios subjetivos o de terceros. Confidencialidad: Los auditores deben respetar el valor y la propiedad de la informacin que reciben y no pueden divulgar informacin sin la debida autorizacin a menos que exista una obligacin legal o profesional para hacerlo.

VALORES DEL AUDITOR

Iniciativa: Los auditores estn en la capacidad de proponer las acciones preventivas y correctivas que sean necesarias para colaborar con la Administracin. Responsabilidad: El auditor es responsable de las acciones u omisiones relativas al ejercicio de su funcin. Integridad: El auditor debe apreciar el trabajo como un medio eficaz para realizar valores. Superacin personal El auditor debe promover la autoestima, reconociendo su valor como ser humano y procurando la superacin personal y profesional.

VALORES DEL AUDITOR

Transparencia: El auditor debe actuar en forma abierta y clara, permitiendo el control y el rendimiento de cuentas. Sinceridad: En el ejercicio de la funcin de auditora debe prevalecer el criterio sincero y honesto de sus profesionales. Liderazgo: Una actitud esperada en la gestin de auditora es el liderazgo de sus profesionales.

TIPOS DE AUDITORIA
INTERNA Es aquella que se practica como instrumento de la propia administracin encargada de la valoracin independiente de sus actividades. EXTERNA Es un examen estructurado de registros u otra bsqueda de evidencia, con el propsito de sustentar una evaluacin, recomendacin u opinin profesional, realizada por un ente independiente. DIFERENCIA En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN EJECUCIN PRESENTACIN DE INFORME SEGUIMIENTO

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACION El Planeamiento de la Auditoria garantiza el diseo de una estrategia adaptada las condiciones de cada entidad tomando como base la informacin recopilada en la etapa de Exploracin Previa. En este proceso se organiza todo el trabajo de Auditoria, las personas implicadas, las tareas a realizar por cada uno, los recursos necesarios, los objetivos, programas a aplicar entre otros.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Programa de Auditora
Herramienta del auditor para cumplir con las normas de auditora Provee una gua para distribuir las tareas Determinar el cumplimiento de la unidad auditada con la reglamentacin aplicable Permite al auditor detectar faltas o deficiencias de controles internos

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Lista de Verificacin o Lista de Chequeo
Apoya al Auditor en reduccin de Tiempo Es una gua para cumplir con la verificacin total del proceso a Auditar. Es una lista de chequeo y observacin Ayuda a centrar la auditoria en aspectos relevantes Permite recopilar las evidencias de la auditoria de acuerdo al desarrollo.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Verificacin de Procesos
ACTUAR PLANEAR

VERIFICAR

HACER

La utilizacin de este ciclo en la evaluacin y verificacin de los Procesos permitir resultados satisfactorios mejorando la integracin de la competitividad de los servicios ofrecidos como firma Auditora Tcnica Externa.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Verificacin de Procesos
PLANEAR

Entrevistar Sobre: Los propsitos del proceso El alcance y las responsabilidades Recursos Despliegue de objetivos. La identificacin y comunicacin de los requisitos del cliente

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Verificacin del Proceso
HACER

La disponibilidad de documentos y registros incluyendo su control La aplicacin de las tcnicas y mtodos de operacin La definicin y aplicacin de las disposiciones establecidas en los documentos Evaluar el contenido de los registros de calidad La formacin del personal

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Verificacin del Proceso
VERIFICAR

Mtodo de seguimiento de desempeo de procesos Seguimiento a los productos. Indicadores de gestin Anlisis de datos generados Resultados de auditorias de calidad al proceso

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PLANEACIN Verificacin del Proceso

ACTUAR Preguntar por: La aplicacin de correcciones El desarrollo de acciones correctivas La implementacin de acciones preventivas Las acciones de mejora continua

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
El auditor debe asegurarse del cumplimiento de las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas, y del conocimiento y dominio del Manuales de procedimientos del rea a auditar

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Esquema de fases en la Ejecucin
Fase de Reunin de Inicio Presentacin del Equipo Auditor Comunicacin de la Auditora Confirmar los canales de Comunicacin Presentacin de Cronograma tentativo Recopilacin de datos e informacin Obtencin de informacin para la auditora Obtencin de documentos Claves Aplicacin de procedimientos de Auditora de acuerdo al programa

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Esquema de fases en la Ejecucin
Analisis y evaluacin de datos e informacin Anlisis de Resultado Hallazgos de Auditora Anlisis de las recomendaciones basadas en los resultados Determinar recomendaciones Finales Reunin de Cierre Comunicar los principales resultados Formalizar acuerdos, si corresponde Relevar importancia de toma de medidas

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Fuentes de Informacin Equipo en Funcionamiento Registros Datos ( Estadsticas) Condiciones de Almacenamiento Condiciones De Operacin Observaciones Medicin

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Las Entrevistas Las entrevistas constituyen un elemento clave de las auditoras y se necesitan ciertas habilidades para que agreguen valor. Las entrevistas son el corazn de toda auditora. Pueden proporcionar informacin clave para comprender los xitos y desafos de los sistemas.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Las Entrevistas Errores que no se deben cometer al realizar las entrevistas: Auditar solamente documentos Tomar las cosas de forma personal Expresar antipata por el auditado Aceptar afirmaciones sin tener acceso a los hechos Expresar juicios propios

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
En las Entrevistas ser : Detallista Diplomtico Respetuoso Seguro Decidido Persistente

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Anlisis y evaluacin de datos e informacin Hallazgo Resultados de la evaluacin de la evidencia objetiva recopilada frente al conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Es registrado en la lista de verificacin como respuesta a los cuestionamientos que han sido preparados Resultados de la auditoria Tcnicas de auditorias.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Marcas de Auditoria Las marcas de auditora son signos que utiliza el auditor para sealar el tipo de procedimiento que est aplicando, simplificando con ello su papel de trabajo. suma correcta Calculo Verificado Cifra que no debe ser considerada. Es decir, no incluirse en tabulaciones, sumatorias, inventarios, etctera Documento o asunto pendiente por aclarar, revisar o localizar

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Marcas de Auditoria Documento o asunto pendiente aclarado, revisado o localizado. Verificado contra registros Verificado contra documento original o expediente. Confrontado contra evidencia fsica, se utiliza cuando algn dato o cifra se compara contra bienes o artculos tangibles, ejemplo: bienes inventariados o fondos arqueados

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN Conectores y Notas

Los conectores son nmeros arbigos encerrados en crculo con una flecha que indica la direccin donde se encuentra el conector correspondiente y se utiliza para identificar dos datos o cifras que dependen uno de otro, haciendo referencia en todos los casos al mismo dato, pero con diferentes niveles de desagregacin.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Traduce fielmente las conclusiones de la reunin de cierre. Recuerda el objetivo y alcance de la auditoria. Indica la fecha de la auditoria Referencia los documentos examinados. Define no conformidades puntuales Puntos fuertes de la actividad auditada Presenta las Recomendaciones.

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Contenido del Informe Final Primera Parte: Carta de Gerencia o Nota expositiva. Segunda Parte: Base Legal Datos sobre la Unidad Auditada Alcance y metodologa Comentarios Generales Recomendaciones Anexos

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Contenido del Informe Final
Base Legal Indica que se realizo ( evaluacin, Auditoria) Base legal para ejecutar la auditoria Datos sobre la Unidad Auditada Breve descripcin de la unidad (creacin, funciones, organizacin) Alcance y metodologa Declaracin de Cumplimiento con Normas Perodo auditado Auditoria

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Contenido del Informe Final Comentarios Generales No necesariamente implican violaciones a leyes Situaciones significativas para las operaciones de la unidad Se incluye slo si lo amerita Recomendaciones Remedio para corregir las situaciones sealadas Dirigidas al funcionario responsable de la accin Dirigidas a la causa del hallazgo Anexos Grficas, anlisis, listas tablas, entre otras

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Atributos de los Hallazgo
Titulo del Hallazgo
Situacin actual Las normas
Razones de las desviaciones

1.Condicion

lo que es
lo que debe ser

2.Criterios

3. Causa

Por que sucedi

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

PRESENTACIN DE INFORME
Atributos de los Hallazgo
Titulo del Hallazgo
Diferencia entre lo medidode que es y debe ser Acciones correctivas

4.Efecto

Costos Mejoras de las operacines

5.Recomendacin

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

EJECUCIN
Modelo General de Auditoria
Requsitos
Exte rnos Manuales Procedimientos Instrucciones

Comparacin

Evidencia

Observaciones

Fisica Los sentidos Entrevistas Doc. de trabajo Los patrones

Analisis

Hallazgos

Analisis

Conclusiones

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

SEGUIMIENTO
Auditoria de Seguimiento
Responsabilidades del auditado. Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones provenientes del informe de auditoria . Definir fechas limite para la implantacin de estas acciones . Verificar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas antes de la auditoria de seguimiento .

FASES O ETAPAS DE LA AUDITORIA

SEGUIMIENTO
Auditoria de Seguimiento
Responsabilidades del auditado. Realizar la Auditoria de Seguimiento. Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento. Evaluar la eficacia de las acciones implantadas.

Preguntar por: La aplicacin de correcciones El desarrollo de acciones correctivas La implementacin de acciones preventivas Las acciones de mejora continua

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