Beruflich Dokumente
Kultur Dokumente
1.1. Identifica el tipo de documentacin que se genera, recibe y despacha en la unidad organizacional de acuerdo con la informacin contenida para dar respuesta a los requerimientos de las reas de trabajo.
Ele me nt os s
Caractersticas
Pueden ser en papel o material plstico en cinta . Se puede acceder en forma directa o a travs de un ordenador
Soporte
Informacin
Registro
Practica 2
Ejercicio nm. 2: Identificacin de la documentacin por el lenguaje utilizado Instrucciones: 1. Proporciona un ejemplo de cada uno de los siguientes tipos de
documentos. Si no te es posible tener acceso a un prototipo utilizado en alguna unidad administrativa u oficina, constryelo t mismo.
2. Indica por escrito las ventajas y limitaciones que plantea el uso de cada tipo de documento llenando una tabla similar a la siguiente:
Ventajas con respecto a los documentos audiovisuales Escrita Tipo de documenta cin Audiovisual Limitaciones con relacin a los documentos audiovisuales Ventajas con respecto a los documentos escritos
I n i c i o
C o nt e ni d o
F i n a l
Acta de la Junta General Ordinaria de Accionistas de la Sociedad Mercantil La Industria, S.A. En [localidad], a [fecha] y en el domicilio social de la compaa mercantil sita en [ctese clase de va pblica y nmero], siendo las ____ horas se celebra Junta [General Ordinaria / Extraordinaria] con asistencia de los socios que se relacionan: [Relacin nominal de socios, nmero de acciones y porcentaje de participacin] Y actuando como Presidente D./Da. ........................................................................................................................, Presidente del Consejo de Administracin y como Secretario D./Da. ..........................................................................................................................................., Secretario/a del Consejo de Administracin, se pasa a dar lectura del Orden del da [se escribe el Orden del da que figura en la convocatoria] Abierta la sesin por el Sr. Presidente se pasa a deliberar los asuntos relacionados en el Orden del da [a continuacin se redactan los temas debatidos]. Se adoptan por [unanimidad o votos a favor y en contra] los siguientes acuerdos: 1. 2. 3. 4. Se suspende por unos momentos la sesin para proceder a la redaccin de la presente Acta, que leda por el Secretario de la Junta, constituida de nuevo, es aprobada por unanimidad de los asistentes. Y al no haber ms asuntos que tratar, se levanta la sesin a las ____ horas en el lugar y fecha arriba mencionados. V.B. V.B. EL PRESIDENTE EL ADMINISTRADOR Fdo.: .......................................... Fdo.: ..........................................
Importancia de la documentacin
Legal sirven de evidencia y proteccin ante reclamacin de derechos Econmica en ellos se concentran datos que dan imagen a la empresa
Codificacin
Asignar una let5ra , numero o combinacin de ellos a las personas empresas o dependencias gubernamentales Objet ivo
Mtodos
Contables financieros
Organizacional
Manuales de
Administrativa
Tipo de correspondencia
Ordinaria La que lega cotidianamente Contiene informacin general Informacin no urgente No genera respuesta No requiere seguimiento Urgente Debe atenderse de ,amera inmediata Se enva de forma personal c o por va electrnica o fax
Confidencial Es aquella cuya informacin solo debe leerla la persona a la que es dirigida Se entrega de forma personal y en sobre sellado
1.2. Organiza y distribuye, documentos en el rea de trabajo en funcin de su origen, caractersticas o propsito comunicativo.
Organizacin de la documentacin
Es
Proceso intelectual y fsico orientado a la recuperacin de la informacin
Proceso
Elabora cuadro de clasificacin y tabla de retencin documental Clasificacin del fondo del documento Ordenacin de los documentos en el archivo
Todo documento forma parte de un Todo documento forma parte de un expediente administrativo Todo documento forma parte de expediente 1 un expediente
Cuadro de clasificacin
Administracin y finanzas
Series
Cobranza COB
Facturas FAC Solicitud de crdito SOLC Cuentas por cobrar CPC Control de cobranza CDC Cartas cobranza CATC
Compras COM
Requisicin REQ Cotizacin COT Orden de compra O/C Factura FACC Nota entrada almacn
Ventas VNTS
Catalogo de productos CAT Pedido del cliente P/C Nota de entrega N/E Factura FAC
au
Autoriza
Inspecciona
au
Codifica
au
Archiva Clasifica
Clasificacin funcional
Se refiere a las funciones de la institucin que genera o ha generado el fondo documental de un archivo. Dado esto, agruparemos los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentacin en series, stas deben ser reunidas bajo clases ms amplias que recojan todas las actividades relacionadas por ser fruto de una misma funcin
FIGURA N 1 Fondo Direccin del Trabajo Actividad y Serie Expediente de Fiscalizacin Expediente Personal
Clasificacin orgnica
Las series se agrupan de acuerdo a la estructura orgnica de la institucin, representando sus servicios, secciones o unidades etc.:
FIGURA N 2 Fondo Direccin del Trabajo Sub fondo y Serie Departamento de Fiscalizacin Expediente de Fiscalizacin
FIGURA N 3 Fondo Direccin del Trabajo Sub fondo y Serie Departamento de Fiscalizacin Condiciones laborales de los empleados o funcionarios
Uso de colores
Carpetas de colores
Membretes de colores Carpetas rotuladas co uno o mas colores Sellos de diferentes colores y estilos
azul Verde
Departamentos
Color
ROJO SOLIDO AMARILLO SOLIDO ANARANJADO SOLIDO VERDE PALIDO SOLIDO VERDE OBSCURO SLIDO
Letra
N O P Q R
Color
DOS PARTES VERDE OBSCURO DOS PARTES AZUL DOS PARTES MORADOS DOS PARTES VIOLETA DOS PARTES MARRON
F
G H I J K L M
AZUL SOLIDO
MORADO SLIDO VIOLETA SLIDA DOS PARTES ROSA DOS PARTE ROJO DOS PARTE AMARILLO DOS PARTES ANARANJADO DOS PARTES CLARO
S
T U V W X Y Z