ANALISIS DE PUESTOS

Los puestos constituyen el elemento bsico de la productividad de toda la organizacin. El anlisis de puestos se define como el proceso de obtener, evaluar, y registrar la informacin relativa a los puestos.

PLANEACION DEL PROGRAMA DE ANALISIS

Es necesario planificar con anticipacin el sistema que se utilizara para realizarlo.

Los propsito principal de la planeacin 1) Minimizar la resistencia de los empleados 2) Aclarar los propsitos del programa 3) Definir los procedimientos a seguir

PASOS A SEGUIR EN LA PLANEACION DEL PROGRAMA

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Identificar los puestos que es necesario analizar. Mtodo que se utilizara para obtener la informacin. Seleccin y entrenamiento de los analistas. Tipo de informacin a obtenerse. Preparacin del cuestionario de anlisis de puesto.

PASO 1: IDENTIFICAR LOS PUESTOS QUE ES NECESARIO ANALIZAR

Esta tarea resulta sencilla en una organizacin pequea. En una grande, el analista debe recurrir a una investigacin con los empleados, supervisores y gerentes, pues ello permite una participacin mxima del personal.

PASO 2: MTODO QUE SE USARA PARA OBTENER LA INFORMACIN.

1) 2) 3) 4)

5)

Existen cinco mtodos que son los que usan normalmente los analistas para obtener la informacin sobre los puestos: La entrevista. El cuestionario. La observacin. Diario del empleo. Comit de evaluadores.

1. LA ENTREVISTA

En este caso la analista entrevista al empleado, consultndole sobre su trabajo y anotando las respuestas en el cuestionario diseado para el efecto.

VENTAJAS DE LA ENTREVISTA

DESVENTAJAS DE LA ENTREVISTA

Permite obtencin completa y precisa de la informacin.

Requiere mucho tiempo, cuando hay gran numero de puestos que analizar.

Permite que el analista evalu la importancia de los datos, eliminando aquellos no necesarios.

No

permite la participacin de todos los empleados, pues no es posible entrevistarlos a todos.

EXISTEN TRES TIPOS DE ENTREVISTAS QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA EL ANLISIS DE PUESTOS:
1)
2)

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Entrevistas individuales con cada empleado. Entrevistas colectivas con grupos de empleados que desempeen el mismo trabajo. Entrevistas con uno o ms supervisores que tengan un amplio conocimiento del puesto que se est analizando.

2. MTODO DEL CUESTIONARIO

En este caso se le proporciona al empleado el cuestionario para que lo llene. El mejor cuestionario es aquel que combina preguntas abiertas con preguntas estructuradas cerradas.

VENTAJAS DEL CUESTIONARIO

DESVENTAJAS DEL CUESTIONARIO

Es mas barato que el mtodo de la entrevista. Permite la participacin de todos los empleados que puedan llenar un cuestionario.

La construccin cuestionario bastante difcil.

del es

Llenar el cuestionario es difcil para ciertos empleados.

3.METODO DE LA OBSERVACIN DIRECTA

Cuando se utiliza este mtodo, el analista lo que hace es que solicita al empleado que realice sus labores normales mientras l lo observa. El analista va tomando nota de todo lo que hace el empleado en forma detallada, y de las condiciones ambientales en que realiza su trabajo.

PASO:3 SELECCIN Y ENTRENAMIENTO DE LOS ANALISTAS.

Para que el trabajo de anlisis de puestos tenga xito, es necesario que el personal que lo realiza sea el mejor calificado. Podemos poseer buenos formularios y haber elegido el mtodo correcto para obtener la informacin, pero solo con un buen personal, el trabajo de anlisis ser exitoso.

FUENTES DE ANALISTAS.
Habiendo determinado el nmero necesario de analistas, es posible entonces buscar la fuente de donde se obtendr el personal.

Existen fuentes bsicas para ello: Empleados de la empresa. Personal de una firma consultora. Contratacin de analistas externos a la empresa.

EMPLEADOS DE LA EMPRESA.

Este es el mtodo mas usado en la actualidad y el ms recomendado, pues permite crear un equipo de trabajo de analistas permanentes dentro de la empresa. El director del programa debe obtener la cooperacin de los supervisores, para que ellos presenten candidatos adecuados para el entrenamiento.

CONTRATACIN DE UNA FIRMA CONSULTORA.

Esta fuente se usa cuando no es posible que los empleados de la empresa se Separen de sus funciones habituales durante un periodo de tiempo. En ese caso, se Contratan los servicios de una firma consultora especializada y se le solicita que Efectu el trabajo de anlisis. La firma usara sus propios analistas.

3) CONTRATACIN DE ANALISTAS EXTERNOS.

Esta fuente se usa cuando la empresa no puede proporcionar el personal de Anlisis y no desea contratar a una firma consultora

ENTRENAMIENTO DE LOS ANALISTAS.

Las etapas ms importantes que deben cumplir en esta fase son: Hacer que el analista estudie literatura de evaluacin de puestos, particularmente la relacionada con el anlisis de trabajo. Realizar seminarios y talleres con los analistas para entrenarlos sobre los detalles del trabajo a realizarse. Hacer que los analistas elaboren cuestionarios de muestra y realicen entrevistas de prctica, seguidas por una discusin de las mismas y de los problemas que se encontraron en su desarrollo.

PASO 4: TIPO DE INFORMACIN A OBTENERSE

Se divide normalmente en cuatro grupos: Identificacin del puesto. Funciones y responsabilidades del puesto. Anlisis y requisitos de habilidad y fsicos. Condiciones ambientales y riesgos del puesto.

IDENTIFICACIN DEL PUESTO

Debe contener como informacin bsica: Titulo del puesto. Cdigo del puesto. Ubicacin del puesto. Fecha de obtencin de la informacin. Sueldo base del puesto.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL PUESTO

La informacin debe dividirse en tres fases: La primera: Es el detalle de las tareas que se realizan diariamente La segunda: Comprende la descripcin de tareas que realiza en periodos de tiempos fijos. La tercera: Comprende la descripcin de aquellas tareas que son llamadas ocasionales.

ANLISIS DE REQUISITOS DE HABILIDAD Y FSICOS

Dependen de la forma en que se realiza el trabajo as sern los requisitos que se requieren para efectuarlos. Requisitos de habilidad: Estos son los que muestran el grado de habilidad que se necesitan para realizar las funciones que se efectan en el puesto

EL TERMINO DE HABILIDAD SE DIVIDE EN DOS AREAS

HABILIDADES MENTALES: Se dividen en: educacin experiencia y aplicacin mental HABILIDADES MANUALES: Son las necesarias para realizar un trabajo con un grado de precisin y cuidado

REQUISITOS FSICOS

Nos indica el grado de esfuerzo fsico que debe efectuar el empleado al efectuar su tarea, este debe medir aquel esfuerzo que el empleado hace y que es superior al normal del puesto.

CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DEL PUESTO

Se refiere ala informacin que debe obtenerse sobre el ambiente y sus alrededores en los cuales el empleado realiza el trabajo Riesgos del puesto: Estos son todos aquellos aspectos que pueden ser peligroso para el empleado y que se encuentran presentes en el trabajo

PASO 5: PREPARACIN DEL CUESTIONARIO DE ANLISIS DE PUESTOS

Tiene como objetivos recabar la informacin que corresponde a cada puesto de la organizacin conforme a lo establecido en el paso anterior. __________________________________________ Titulo del puesto ______________ cdigo________ Ubicacin: Departamento ________ seccin_______ Titulo del supervisor del puesto _________________ Sueldo base ________ Fecha de anlisis _________ __________________________________________

DESCRIPCIN DE TAREAS

Funciones diarias: son las que se realizan todos los das: Funciones peridicas: Son las que se realizan semanales quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales, anuales. Funciones ocasionales: enumera las tareas que se efecta, pero que no tienen un periodo fijo de realizacin.

RESPONSABILIDAD DEL PUESTO

Hay tres tipos de responsabilidades:

1) Responsabilidad por manejo de informacin confidencial. 2) Responsabilidad por contacto con el publico. 3) Responsabilidad por supervisin.

ESFUERZOS

Esfuerzo mental: se requiere concentracin mental hasta el punto de producir cansancio, determina la intensidad del esfuerzo. Esfuerzo fsico: Determina el grado de esfuerzo fsico que debe realizarse en la ejecucin de las labores del puesto.

EXPERIENCIA
Experiencia mnima que se requiere para ejercer el puesto de cabalidad marque con una X lo que corresponda. ___ Ninguna experiencia necesaria. ___ Hasta dos meses. ___ De cuatro a seis meses. ___ De seis meses a un ao. ___ Mas de un ao.

ADIESTRAMIENTO (PERIODO DE ADAPTACIN)

Indica el tiempo de adiestramiento que se necesita en el puesto para desempearlo en forma efectiva y conocer todas sus funciones.

Otras habilidades requeridas Indica que otro tipo de habilidades ser requieren para efectuar la cantidad y calidad de trabajo exigido en el mismo y seale el grado de frecuencia en que se presenta

CONDICIONES AMBIENTALES

Determina las condiciones ambientales anormales que afectan las labores del puesto regularmente; seala los factores que los hacen desagradable y el tiempo de la jornada. Factores: Calor en exceso. Humedad constante. Ruido en exceso. Poca ventilacin.

DESARROLLO DEL TRABAJO

Seguir instrucciones definidas exactas Tomar pequeas decisiones Tomar decisiones de alguna importancia para resolver problemas sencillos Analizar y resolver problemas complejos. Planear el trabajo en lneas generales, en detalles y tomar decisiones de mucha importancia. Presentar el trabajo realizado para decisiones de mediano y largo alcance.