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COGUANOR
La comisin Guatemalteca de Normas (COGUANOR) es el organismo nacional de normalizacin. Creada en mayo de 1962, sus funciones estn definidas en el marco de la Ley del Sistema Nacional de la Calidad, Decreto 782005. COGUANOR funge como representante de Guatemala ante la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO).
COGUANOR es una entidad adscrita al Ministerio de Economa, su principal misin es la de proporcionar soporte tcnico a los sectores pblicos y privados por medio de la actividad de la normalizacin. ISO (Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin. La tarea principal de los comits tcnicos es preparar normas internacionales. La publicacin como norma internacional requiere la aprobacin por al menos el 75% de los organismos miembros que emiten votos.
DEFINICIONES
AUDITORIA: proceso sistemtico independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva.
AUDITORIAS INTERNAS: denominadas de primera parte, se realizan en la propia organizacin para propsitos internos (confirmar eficacia) AUDITORIA EXTERNA: incluyen auditorias de segunda parte y tercera parte (proveedores y certificaciones)
AUDITORIAS COMBINADAS: cuando se auditan dos o mas sistemas de gestin de disciplinas diferentes.
DEFINICIONES
CRITERIOS DE AUDITORIAS: conjunto de polticas, procedimientos o requisitos usados como referencia. REGISTROS DE AUDITORIA: registros, declaraciones de hecho o cualquier otra informacin pertinente para que los criterios de auditoria sean verificables. HALLAZGOS DE AUDITORIA: resultado de la evaluacin de la evidencia recopilada frente a los criterios de auditoria. PROGRAMA DE AUDITORIA: detalles acordados para la auditoria planificada en un perodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propsito especfico.
DEFINICIONES
CONFORMIDAD: cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD: incumplimiento de un requisito.
4. PRINCIPIOS DE AUDITORIA
La auditora se caracteriza por ser una herramienta
eficaz y fiable en apouo de las politicas y controles de gestin. Tambin proporciona informacin con la cual el auditado puede actuar para mejorar su desempeo.
LOS PRINCIPIOS
A) Integridad: fundamento de la profesionalidad
Ser honestos, diligentes y responsables
Observar y cumplir todos los requisitos legales aplicables Demostrar su competencia en el trabajo Ser imparcial Ser sensible a influencias que puedan ejercer en su juicio
B) Presentacin imparcial
Obligacin de informar con veracidad y exactitud
D) Confidencialidad
Seguridad de la informacin
E) Independencia
Es bsico para la imparcialidad y objetividad en la auditora y
las conclusiones.
en consideracin una o mas normas de sistemas de gestin, individuales o combinadas. El alcance del programa depende del tamao y la naturaleza de la organizacin que se audita. Debera darse prioridad para auditar los asuntos de importancia dentro del sistema de gestin.
5.1 GENERALIDADES
El programa debe incluir lo siguiente:
Objetivos Alcance, numero, tipos, duracin, ubicacin y calendario Procedimientos Criterios Mtodos
5.4.5 Gestin del resultado Revisin y aprobacin de informes Revisin anlisis de la causa raz y la eficacia de las acciones Distribucin de informes a la alta direccin Determinar si es necesario una auditoria de seguimiento 5.4.6 Gestin y mantenimiento de los registros Asegurarse de que se crean, gestionan y mantienen registros de la auditoria para demostrar la implementacin del programa de auditoria.
durante la auditoria
auditoria y los errores cometidos y los puntos no cubiertos, identificndoles y mejorando el programa y todo lo anterior.
6.3.3 Asignacin de las tareas al equipo auditor. 6.3.4 Preparacin de los documentos de trabajo.
Realizacin de la reunin de apertura. Realizacin de la revisin de la documentacin durante la auditoria. Comunicacin durante la auditora. Asignacin de funciones y responsabilidades de los guas y observadores: No deben interferir ni influir en la realizacin de la auditora. Recopilacin y Verificacin de la informacin: entrevistas, observaciones, documentos y registros . Generacin de hallazgos de la auditora Preparacin de las Conclusiones de la auditora Realizacin de la Reunin de cierre.
Competencia personal para el cumplimiento del programa de auditora. Establecer los criterios de evaluacin. Seleccionar el mtodo de evaluacin apropiado. Realizar la evaluacin.
El resultado nos ayuda a seleccionar los miembros del equipo, determinar la necesidad de mejorar la competencia y la evaluacin continua de los auditores.
7.2. Determinacin de la competencia del auditor para cumplir las necesidades del programa de auditora.
7.2.1 Generalidades
Contemplar lo siguiente:
1. 2. 3. Tamao, naturaleza y complejidad del auditado. Disciplinas que se van auditar. Objetivos y amplitud del programa.
In Situ
Interaccin Humana Entrevistas Listas de verificacin y Cuestionarios Revisar Documentacin Muestrear Realizar documentos (Registros anlisis de datos) Observar trabajo desempeado Realizar visitas al sitio Listas de verificacin Muestrear
A Distancia
Comunicacin interactiva: Realizar entrevistas Completar listas de verificacin y cuestionarios Revisar documentos Realizar documentos (Registros anlisis de datos) Observar trabajo desempeado (Medios de vigilancia) Analizar datos
Revisin de documentos
La informacin en los documentos debe ser:
Completa Correcta Coherente Actual
Los documentos deben cubrir el alcance de la auditora. Los documentos deben tener seguridad de informacin
Muestreo
Es utilizado para proporcionar informacin, y verificar que se alcanzarn los objetivos de la auditora. Se corre el riesgo que las muestras no sean representativas de la poblacin. Implica los siguientes pasos:
Establecer objetivos Seleccionar extensin y composicin de la poblacin. Seleccionar mtodo de muestreo Determinar tamao de la muestra Ejecutar el muestreo Resultados
Tipos de muestreo
Basado en juicios Depende del conocimientos, habilidades y experiencia del auditor. Considera lo siguiente: Experiencia de auditoras previas Complejidad de los requisitos Interaccin de los procesos de la organizacin y SG. Cambio de tecnologa, FH o SG. Identificacin de riesgo y reas de mejora. Seguimiento de SG Estadstico Basado en objetivos de auditora y caractersticas de la poblacin Muestreo por atributos (Dos posibles resultados) Muestreo por variables (Resultado en un rango continuo) Elementos que afectan al muestreo: Tamao de la organizacin Nmero de auditores competentes. Frecuencia de auditoras. Duracin de la auditora Nivel de confianza requerido.
Preparacin de documentos
Registro de auditora Actividad de la auditora que afecta el documento. Usuario del documento. Informacin necesaria. Los documentos deben ser adecuados para todos los elementos del SG.
Actividades en situ:
Programar la comunicacin para minimizar interrupciones. Coordinar autorizacin y aseguramiento para manipulacin de equipo o toma de fotografas, videos o copia de documentos etc.
Realizacin de entrevistas
Importante para recopilar informacin.
Se debern llevar a cabo durante jornada laboral. Se deber preguntar la descripcin de actividades. Agradecer a los entrevistados.
Hallazgos de la auditora
Se deber considerar: Seguimiento de registros y auditoras previas. Oportunidades de mejora. Hallazgos crticos. Categorizacin de hallazgos.
Tipos de registros
Conformidades Identificar criterios de auditora Evidencia de la auditora. Declaracin de conformidad No conformidades Identificar criterios de auditora Declaracin de no conformidad Evidencia de la auditora Hallazgos relacionado.